Filer bör namnges på ett sådant sätt att namnen beskriver vad filerna innehåller. Kataloger bör namnges på liknande sätt. Om katalogstrukturen kategoriseras utifrån typ av information antar kataloger namn efter kategorierna. Dessa namn behöver inte förändras om organisationen förändras. De blir därmed stabila. Filerna bestäms av organisationens medarbetare tillhöra en viss kategori och lagras följaktligen i den katalog som bär kategorins namn. En fils kategoritillhörighet förändras mycket sällan. När länkar namnges gäller samma premisser som för filer. Möjligen är det än mer viktigt att länkarna har beskrivande namn. Länkarna bestäms också av organisationens medarbetare tillhöra en viss kategori och återfinns på kategorins ingångssida. Om flera länkstrukturer skapas kommer alla länkar att dels tillhöra en kategori som beskriver typ av information och dels tillhöra en kategori som beskriver organisationsstrukturen.
7.6 Sökning
Rowley (1995) och Johannesson (bilaga 7) menar att kategorisering sker på subjektiva grunder utifrån människors erfarenheter och uppfattningar. Därför bedömer jag att överenskommelser bör ske inom en organisation eller företag angående det Bergstrand och Wallin (1995) benämner en gemensam begreppsapparat för att en heltäckande
7 Resultat
klassificering skall kunna gälla över organisationen eller företaget. Denna begreppsapparat tjänar som en sorts ordlista innehållande nyckelord som utgör sökbegrepp vid sökning. Användande av ”metatags”, där dessa nyckelord finns inlagda i html-sidan, är därför ett sätt att ge användare bättre möjligheter att hitta relevant information vid sökning via en sökmotor.
8 Slutsatser
8 Slutsatser
I detta kapitel koncentrerar jag resultaten från kapitel sju. Jag har kommit fram till nedanstående slutsatser.
• Fundamenten i en informationsstruktur är katalogstruktur och länkstruktur. Vid utformande av en informationsstruktur måste därför katalog- och länkstrukturer särskiljas. Den mest grundläggande av de båda är katalogstrukturen eftersom länkstrukturers utformning bygger på katalogstrukturens utformning.
• En stabil och flexibel struktur berör främst katalogstrukturen, men även länkstrukturen kan i vissa delar erhållas stabilitet och flexibilitet.
• Använd kategorisering i någon mening för att skapa en förståelig och överskådlig bild över både katalog- och länkstrukturer. En organisations informationsmassa kan t.ex. kategoriseras efter typ av information eller enligt organisationsstrukturen.
• En informationsstruktur som kategoriserats efter typ av information förändras inte när organisationsstrukturen förändras och är därmed mer stabil och flexibel. Katalogstrukturen kategoriseras därför i möjligaste mån efter typ av information.
• Flera länkstrukturer kan skapas. En länkstruktur kategoriseras efter typ av information och en annan enligt organisationsstrukturen. Det finns inget som hindrar att ännu fler länkstrukturer skapas. Flera länkstrukturer skapar motiv för användning av intranätet. Låt därför användaren själv avgöra vilken väg som för tillfället är effektivast för att inhämta information. Länkstrukturer utformas därför med fördel ur användarens synvinkel.
• En katalogstruktur utformas till att vara grund. Ett optimalt antal nivåer går inte att generellt fastslå, eftersom det är den avsedda användningen som bestämmer antal nivåer.
• En länkstruktur utformas att vara djupare, eftersom överskådligheten för användarna ökar med ett ökande antal undernivåer i strukturen. Ett optimalt antal nivåer går inte heller här att generellt fastslå, eftersom det är behovet som bestämmer hur många nivåer som bör finnas. Om strukturen blir för djup finns risk för att den blir en belastning för användarna.
• Ett analys- och designarbete med avseende på behov krävs för att möjliggöra ett uppfyllande av ovanstående kriterier.
• Det logiska oberoendet i intranätsammanhang går inte att jämföra med det logiska oberoende som diskuteras i databassammanhang, eftersom det råder ett omvänt beroende mellan länkstruktur och länkrepresentation.
• Beträffande det fysiska oberoendet kan jag inte fastslå något entydigt svar, men i intranätsammanhang tyder resultaten på att ett visst oberoende i vissa fall kan uppnås. Detta verkar vara avhängigt av om relativa eller absoluta sökvägar angivits vid skapandet av länkar. Detta kan också vara beroende på vilken webbadministrationsprogramvara som används.
• Informationsenheter namnges på ett sådant sätt att namnen beskriver vad enheterna innehåller och representerar. Detta gäller såväl filer som kataloger och länkar.
8 Slutsatser
• En gemensam begreppsapparat skapas som definierar ett antal nyckelord och beskrivning av dessa. Dessa nyckelord används som metainformation (metatags) på webbsidor då dessa skapas och underlättar sökning av relevant information för användare. Dessutom kan nyckelorden användas till att i vissa fall ge namn åt informationsenheter.
9 Diskussion
9 Diskussion
Ett intranät kan användas både för informationsspridning och informationsförsörjning. I detta arbete har jag dock mest rört mig i området kring informationsförsörjning, d.v.s. hur kan användarnas behov av information genom ett intranät tillgodoses för ett effektivt utförande av deras arbetsuppgifter. Det har till största delen handlat om en ur användarnas perspektiv logisk uppläggning av intranätets informationsstruktur samt sökning av information.
9.1 Allmän diskussion
I detta avsnitt kommer jag allmänt diskutera möjligheter och problem vid tillämpning av vad som framkommit som resultat från detta arbete.
9.1.1 Gemensam begreppsapparat
Bergstrand och Wallin (1995) påvisar ett behov av en gemensam begreppsapparat inom en organisation (se avsnitt 6.5). Om en sådan gemensam begreppsapparat skapas inom organisationen underlättar detta enligt min mening namnsättningen på kataloger och kategorisering av dokument. Anledningen är att de gemensamma begreppen tillhandahåller en vokabulär som gäller över hela organisationen och misstolkningar undviks. Gemensamma kategorier skapas också genom begreppsapparaten. Detta leder till att namnsättningen på kataloger blir enhetlig mellan olika delar av intranätet som i sin tur leder till att flyttning av dokument och sammanslagningar samt uppdelningar av olika kataloger i intranätet underlättas.
9.1.2 Problem vid kategorisering
Om katalogstrukturen kategoriseras utifrån typ av information kan detta ställa till problem för de administratörer som har ansvaret för att lägga in information om ”sin” avdelning. Problem uppstår på så vis att det inte finns någon logisk plats för administratören att lagra ”sina” webbsidor på utan att beblandas med katalogstrukturen för hela domänen. Detta kan ställa till vissa säkerhetsproblem, eftersom alla administratörer måste få skrivrättigheter i kategoriernas respektive kataloger. Ett sätt att lösa detta kan vara att administratörerna tilldelas en egen katalog på nivå ett, som administratören har skrivrättigheter i, vari sedan standardiserade underkataloger skapas utifrån typ av information. När sedan förändringar sker, t.ex. att en administratörs arbetsområde slås ihop med någon annans, kan webbsidorna flyttas till samma kategorier i den andres kataloghierarki. Anges dessutom sökvägar på relativ basis behöver, beroende på den administrationsprogramvara som används för webbservern, kanske ingen manuell uppdatering i någon större utsträckning ske. I sammanhanget kan betänkas att det bör vara administratörens ansvar att dokumenten kategoriseras enligt den gemensamma begreppsapparaten.
9.1.3 Register över länkar
I Microsoft Frontpage Explorer 98 går det att hålla reda på vart länkar på olika webbsidor leder. Jag upplever dock att när det är många webbsidor är det lätt att tappa överblicken, även om administrationsprogramvaran visar att en länk är bruten. Därför kan det vara värdefullt om personer som har till uppgift att lägga in webbsidor i intranätet upprättar ett sökbart register över vilka länkar som finns på vilka webbsidor. Enligt Hjelm (1995) är ett sådant sökbart register användbart då förändringar i
9 Diskussion
länkstrukturen måste göras. Genom att söka i registret efter en viss webbsida som har förändrats kan svar erhållas om vilka sidor som länkats till denna. Åtgärden har ett berättigande eftersom den leder till att döda länkar i möjligaste mån undviks. Det finns också andra datorprogram enligt Hjelm (1995) som kan kontrollera om länkar är giltiga. Ytterligare sätt är att låta användarna komma med påpekanden om att vissa länkar inte fungerar. Det som kan uppmärksammas är att det är tidpunkten då döda länkar upptäcks som spelar roll för vilken metod som väljs. Användarna skall enligt min mening inte upptäcka döda länkar inom webbplatsen, det är administratörens arbetsuppgift att utföra underhåll på länkstrukturen att existensen av döda länkar elimineras.
9.1.4 Relationer mellan informationsenheter
Det finns en sekundär frågeställning i problembeskrivningen som behandlar hur administratören kan få reda på vilka länkar som skall relatera till varandra. Svaret på frågeställningen är från kapitel åtta att användarna bör involveras i utformandet av länkstrukturen. Denna frågeställning har enbart belysts i detta arbete. Vad som ytterligare kan nämnas i sammanhanget är att det enligt Hjelm (1996) kan göras en förfrågan hos de användare som skall använda intranätet. Jag uppfattar också att den centrala begreppsapparaten spelar en viss roll i sammanhanget. Detta på grund av att om användarna också är med vid utformandet av begreppsapparaten kan en naturlig övergång skapas till hur länkar bör relateras mellan informationsenheter.