I NMATNING OCH ÄNDRING AV UPPGIFTER

3.3.1 Allmänt om redigering i budgetverktyget

Alla blankettsidor för inmatning av kursutveckling, handledning, lokalkostnader etc. har ett liknande upplägg. Bilden nedan visar inmatningssidan för föreläsningar (i detta fall på kursen

”Humanfysiologin i sitt sammanhang”, vilket framgår av rubriken). Den övre raden innehåller kolumnrubriker och de följande raderna visar de kostnader som lagts in i budget. Varje rad läggs till, ändras eller raderas var för sig. Under raderna finns ett belopp i fetstil som visar summan i kronor av kostnaderna på raderna ovanför.

1 Termin betyder här T1, T2, T3 etc, inte i VT eller HT. Vill man ha separata budgetblanketter för VT och HT kan man ange det i kursnamnet. Förutom T1-T11 kan termin även vara ”Ledning” vilket avser programmets centrala budget med ersättning till PD: etc,

”Valfria” vilket kan avse en kurs som inte är obligatortisk i utbildningsprogrammet eller ”Strimman” vilket avser läkarutbildningens kurser i professionell utveckling.

Sortera rader

Det är möjligt att sortera om raderna så att de visas i en annan ordning. Om man exempelvis vill att de två momenten som behandlar Parkinson (till höger) ska komma efter varandra i listans ordningsföljd håller man muspekaren över det moment man vill flytta – pilen förvandlas då till ett pilkors – klickar och håller inne musknappen, drar momentet till önskad plats i listan och släpper sedan musknappen.

Lägga till ny rad

1. Klicka på knappen Lägg till nytt moment (eller … ny inventarie eller … ny lokal). En ny rad läggs då till sist efter de existe-rande, vita rutor markerar de

uppgifter som ska fyllas i (övriga uppgifter fyller systemet själv i automatiskt) och två röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt).

2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den första vita rutan, fyll i moment (eller motsvarande).

3. Hoppa till nästa ruta med tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan och sedan nästa ruta etc.

4. När alla de vita rutorna är ifyllda klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda.

Du kan när som helst avbryta inmatningen genom att trycka på Avbryt-knappen.

Ändra rad

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill ändra. De uppgifter som kan ändras markeras då med vita rutor och tre röda knappar dyker upp till höger om raden (Spara, Avbryt resp. Radera).

2. Genom att trycka på tabb-tangenten eller klicka med musen flyttar du textmarkören till den ruta du vill ändra, ändra uppgifterna.

3. Om du ska ändra ytterligare rutor, flytta textmarkören med hjälp av tabb-tangenten eller genom att klicka i rutan.

4. När du är klar med ändringarna klickar du på Spara-knappen. Om någon av rutorna är felaktigt ifylld får du en varning om detta, det går inte att spara förrän alla rutor är korrekt ifyllda.

Du kan när som helst avbryta ändringen genom att trycka på Avbryt-knappen.

Radera rad

1. Klicka på den grå pennan till höger om raden du vill radera.

2. Klicka på den röda Radera-knappen till höger om raden.

3. En grå ruta dyker upp där du bekräftar raderingen genom att klicka på OK. (Det går inte att ångra en gjord radering.)

Vill du inte radera raden klickar du istället på Avbryt, den grå rutan stängs då och du klickar på den blå Avbryt-knappen till höger om raden.

3.3.2 Rutan Lärare

De rutor där en lärares (eller administratörs) namn ska fyllas i fungerar på ett särskilt sätt.

Välja lärare

1. Börja skriv lärarens för- eller efternamn, systemet söker i databasen efter matchande lärare. För varje bokstav du skriver in förfinas sökningen.

2. Förutsatt att det som skrivits in matchar någon av lärarna i databasen visas dessa i en lista.

Först visas matchande lärare som redan används på kursen och sedan övriga matchande lärare. Välj lärare från listan genom att klicka på lärarens namn.

3. Om läraren inte finns i databasen visas ett felmeddelande. Om läraren faktiskt saknas men borde finnas kan den läggas till (se avsnitten 3.5.1 och 3.6).

(Att ingen lärare hittas kan förstås också bero på felstavning och lösningen är då givetvis att stava rätt.)

Söklistan visar alla matchande lärare, sorterade på efternamn, samt vilka kostnadsställen de tillhör.

Dessutom visas hur många timmar de är tillgängliga för undervisningsverksamhet på grund- och avancerad nivå (inkl administration och kursutveckling), hur många timmar som redan budget-erats (utnyttjats) på och hur många timmar som fortfarande är tillgängliga för GA-verksamhet.

Det finns ingen teknisk spärr mot att budgetera en lärare på fler timmar än vad denne är tillgänglig, men det är naturligtvis olämpligt. Om situationen uppstår får berörda kurs-/terminsansvariga och programdirektörer hitta en lösning på för den överutnyttjade lärarens timmar ska fördelas.

Mer om budgetering av personal hittar du i avsnitt 3.5.

3.3.3 Rutan Kostnadsställe

Vid budgetering av personalkostnader fylls kostnadsställe i automatiskt (alla personer i lärardata-basen har ett kostnadsställe knutit till sig). När man lägger upp externa lärare (se avsnitt 3.6) eller budgeterar verksamhetsförlagd utbildning, material- eller lokalkostnader måste kostnadsställe anges.

I budgetverktyget finns alla kostnadsställen vid Medicinska fakulteten, några kostnadsställen vid andra fakulteter (LTH, N, S, HT) samt Region Skåne i systemet. Hela listan hittar du i bilaga 1.

(Vid behov kan ytterligare kostnadsställen läggas till, kontakta i så fall GA-ekonomerna.)

De flesta kostnader (t ex fakturor och löner) betalas av institutionerna som sedan får ersättning från GA-nämnderna. I de fall du vet vilket kostnadsställe som kommer att betala fakturan eller den externe lärarens lön ska du ange detta kostnadsställe. Om du vet vilken institution, men inte vilket kostnadsställe som kommer att betala kostnaden kan du välja den institutionens huvud-kostnadsställe (i bilaga 1 ser du vilka som är huvudhuvud-kostnadsställen).

Vissa kostnader ska betalas direkt av utbildningarna, genom att fakturan skickas till utbildningens eget kostnadsställe och attesteras av programdirektören. I dessa fall ska du ange utbildningen som kostnadsställe (t ex 314952 Läkarutbildningen eller 314958 Sjukgymnastutbildningen).

Om du inte vet vilken institution som ska betala kostnaden ska du också välja respektive utbild-nings eget kostnadsställe. Pengarna blir då kvar hos utbildningen och betalas ut efter hand som kompletterande uppgifter lämnats in.

Välja kostnadsställe

1. I rutan för kostnadsställe kan du söka på kostnadsställets nummer eller ett ord i kostnadsställets namn. Systemet söker i databasen efter matchande kostnadsställen.

För varje siffra/bokstav du skriver in förfinas sökningen.

2. Välj kostnadsställe från listan genom att klicka på det.

3.3.4 Att ange en totalkostnad när styckepriset är okänt

På vissa blankettsidor (material- och lokalkostnader) anges antal (eller yta) och styckepris (kr/st eller kr/m²). Normalt sett ska faktiskt antal och styckepris anges, men om antal och styckepris är osäkra kan man istället ange en totalkostnad under kr/st (eller kr/m²) och sedan ange 1 (ett) som antal (eller yta).

3.3.5 Observera följande

• Alla tal som fylls i på blanketten ska vara heltal och siffrorna ska skrivas in i en följd utan tusentalsavgränsning.

• Alla kostnader som anges ska avse hela budgetåret.

• Materialkostnader ska anges exklusive moms.

• Personalkostnader har redan ett påslag för beräknade löneökningar. Övriga kostnader ska budgeteras i 2012 års kostnadsnivå. Detta innebär att troliga prisökningar kommer att justeras i samband med sammanställning av respektive programs budget.