köps in vilket kräver fler och fler resurser för att säkerställa och upprätthålla den tekniska miljön. Kostnader och komplexiteten ökar. Komplexa miljöer som ska kopplas ihop blir ett dyrbart ”spagetti-trassel” som till slut blir omöjligt att hantera, vilket hindrar utvecklingen och ökar sårbarheten. En plattform och arkitektur med tillhörande riktlinjer och instruktioner ska ge stöd till verksamheterna i utvecklingen.
Arbetssätt ska förändras och systemstöd ska ersättas vid införskaffning och utveckling av IT-stöd för att hantering, utveckling och ekonomi ska vara hållbart i längden. IT-miljön ska hanteras ur ett kommungemensamt perspektiv med styrning mot långsiktiga nyttor och kostnadseffektiviseringar.
FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI
DATUM DIARIENR SIDA
2013-05-23 KS-2012/1250.159 14 (16)
Mål: Gemensam medborgarportal/ e-tjänsteplattform
Serviceutbudet (information, länkar, blanketter och tjänster) ska vara anpassade till användares behov. En gemensam funktion för inloggning, signering och information om ärendestatus ska etableras. Gemensamt digitalt stöd för ärendeprocesser och ärendehantering kopplat till de digitala kanalerna och handläggning av e-tjänster ska etableras. Ett gemensamt ramverk för funktioner, arkitektur och teknisk plattform för e-tjänsterna ska ligga till grund för utveckling av e-tjänster och e-förvaltning. Stöd och principer för integrationer mellan olika tjänster och verksamhetssystem som ingår i plattformen ska utvecklas. Organisation, roller och ansvar ska utses för
utveckling och förvaltning av den gemensamma plattformen och dess ingående delar.
Kommunen ska med stöd av riktlinjer säkerställa krav på gränssnitt, funktionalitet, säkerhet och teknik så att kommunens tjänster utvecklas enhetligt och så att befintlig funktionalitet kan återanvändas.
Mål: Bättre miljö med stöd av IT
En del av området hållbar samhällsutveckling kallas Grön IT. Med IT minskas belastningen på miljön genom minskat resande, minskade transporter och
pappersförbrukning. Dessutom ger IT-baserade mötesverktyg möjlighet att minska personalens tid och kostnader för möten. Grön IT ska beskriva hur kommunen tillgodoser miljömål med stöd av IT (ex. möten, resor, inköp och avtal) och ska inordnas i kommunens miljöstrategi.
Mål: Smartare användning av gemensamma systemstöd
Styrning och uppföljning, beslutstöd och e-förvaltning bygger på ett effektivt utbyte mellan verksamhetssystemen. Det är viktigt att skapa lösningar för
informationsutbyte och integrationer för att kunna modernisera och utveckla
processer och e-tjänster. IT-stöd såsom e-tjänster, verksamhetssystem, ekonomi- och PA-system ska möjliggöra nya sätt att lagra, bearbeta, analysera och sammanställa information. Det handlar också om att övergå till nya rutiner, så att information och data återanvänds och bearbetas på sätt som ger nytta för verksamheten. Stora effektiviseringar kan uppnås med interna e-tjänster. Rätt utformat IT-stöd kan
minimera den manuella hanteringen. Kommunens medarbetare ska kunna logga in en gång till samtliga system de har behörighet till. Manuella och administrativa
processer ska effektiviseras och digitaliseras.
Mål: Ökad samordning av system och information
Ett säkert och standardiserat informationsutbyte förutsätts för samverkan inom landet och inom Europa. Att tillgängliggöra information som kan nyttjas av andra framhålls som en viktig förutsättning för samhällsvinster och vinster med ökad e-förvaltning.
Att informationen är sammanhållen tillgänglig för åtkomst över
organisationsgränserna är viktigt både för invånaren och för att kommunens verksamheter ska kunna samverka på ett effektivt sätt, internt och externt.
Utvecklingen av den offentliga förvaltningen och tillgängliggörande av offentlig
FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI
DATUM DIARIENR SIDA
2013-05-23 KS-2012/1250.159 15 (16)
information förutsätter att informationen kan tillgängliggöras på ett kontrollerat och säkert sätt. Det handlar också om att övergå till nya rutiner, så att information och data återanvänds och bearbetas på sätt som ger nytta för verksamheten. Riktlinjer för hantering, bearbetning och integration av systeminformation ska finnas. Definierade och standardiserade gränssnitt för informationsutbyte ska ligga till grund för ett effektivt utbyte av information och data mellan systemen. En ”Business
Intelligence”-strategi hanterar dessa frågor utifrån ett lednings- och
uppföljningsperspektiv och ska samordnas med kommunens övriga hantering av informationsutbyte mellan systemen. Kommunen ska ta ställning till hur
utvecklingen av öppna data ska ske.
Mål: IT-organisationens ansvar och leveranskvalitet är tydligt
Kommunen behöver förtydliga IT-organisationens ansvar och tjänster samt definiera leveranskvalitet och mått för IT. Ansvar för system och drift ska vara tydligt för samtliga verksamheter och en etablerad modell för systemförvaltning ska införas i kommunen. Mallar och instruktioner ska finnas för som stöd i verksamheternas samarbete med IT-organisationen. IT-organisationen ska bistå med kostnadsanalyser för IT-drift i de fall det är aktuellt. IT-organisationens ansvar i utvecklingsprocess, e-tjänsteutveckling och förvaltning av e-tjänsteplattform ska beskrivas och vara tydligt för samtliga parter.
Mål: Kommunens IT-miljö är stabil och hållbar
Kommunens IT-miljö ska vara flexibel, stabil och bygga på nationella standarder och protokoll. Kommunens IT-miljö ska vara dokumenterad samt hålla god teknisk, ekonomisk och säkerhetsmässig kvalitet. IT-investeringar är kostsamma och för att investeringar ska tillföra nytta och kostnadsbesparingar ska en gemensam syn på kommunens totala IT-miljö och kostnader etableras. De investeringar som görs vid inköp av system är endast en liten del av de egentliga kostnaderna. Kostnader för anskaffning, utveckling, avskrivning, drift, förvaltning och support ska ligga till grund för kommunens uppföljning av kostnader för IT. För att inte hindra
utvecklingen och öka komplexitet och kostnader för IT ska system som ersätts eller är omoderna avvecklas. Styrning och stöd ska säkerställa en stabil och långsiktig förvaltning av kommunens IT-miljö. Utvecklingen av kommunens tekniska plattform för e-förvaltning ska säkerställa kommunens långsiktiga och gemensamma behov.
Strategi för hur kommunens IT-tjänster ska tillhandahållas ska upprättas och belysas ur perspektivet av kommunen som en 24-timmarsmyndighet.
Mål: Ökad digital kompetens
En attraktiv arbetsgivare erbjuder bland annat moderna IT-stöd, kvalificerade
uppgifter och kontinuerlig kompetensutveckling. Kommunens viktigaste resurs är de anställda. Kommunen konkurrerar med privat näringsliv och övriga regionen om kompetenta medarbetare. Utvecklingen av den moderna e-förvaltningen bygger på tillämpning av teknikens möjligheter och kräver anställda med hög kompetens och
FÖRSLAG TILL REMISSVERSION STRATEGI
DATUM DIARIENR SIDA
2013-05-23 KS-2012/1250.159 16 (16)
kunskap inom utveckling med stöd av informationsteknik och medarbetare med god kunskap i digital användning. Kommunens attraktionskraft som arbetsgivare ökar om anställda erbjuds stimulerande arbetsmiljö där tillgång och möjlighet finns att nyttja moderna arbetsmetoder och IT-stöd. Kommunen ska utbilda och öka medarbetares digitala kompetens samt erbjuda moderna arbetsverktyg som tillgodoser användarnas behov i det dagliga arbetet. En inventering av medarbetares spilltid och manuella hantering i administrativa processer ska genomföras för att identifiera interna effektiviseringspotentialer.
7 Uppföljning och översyn
Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för förankring och lansering av strategin som ett styrande dokument. Förankring och uppföljning av strategin är en viktig förutsättning för strategins efterlevnad och effekt. Strategins genomförande är en process som utvärderas och följs upp. Nämnderna är ansvariga för att strategin följs och realiseras.
Kommunstyrelsens förvaltning ansvarar för att vid behov och senast under 2018 inleda en översyn av strategin.
För att säkerställa att kommunens övergripande mål styr IT-utvecklingen
tillsammans med verksamheternas mål och behov ska utvecklingen följa kommunens verksamhetsplanerings- och budgetprocess.
Strategin ska kompletteras av en kommungemensam handlingsplan som tas fram av kommunstyrelsens förvaltning i dialog med övriga förvaltningar. Handlingsplanen ska mer ingående beskriva insatser, ansvarsfördelning, tidplan och budget för de olika insatserna. Invånar- och verksamhetsnytta ska analyseras så att det är möjligt att prioritera mellan olika utvecklingsinsatser. Aktiviteterna ska utvärderas med avseende på utvecklings- och driftkostnader i för hållande till den besparing/nytta som förväntas uppnås. Handlingsplanen fastställs av kommundirektören och uppdateras årligen.