Den arkivorganisation som finns i Östhammars kommun idag är en organisation som är utvecklad för att förvalta den pappersbaserade informationshanteringen och arkiveringen, enbart.
Arkivorganisationen är avpassad för den äldre kontorstekniken och den gamla sortens fysiska arkivbildning. Det finns varken mandat, verktyg, tid eller organisatoriska förutsättningar för arkivarien och arkivredogörarna att styra och stödja den elektroniska informationshanteringen utifrån lagkraven på området.
För förvaltningen av verksamhetssystemen i Östhammars kommun svarar förvaltningsledare av olika slag. I Östhammars kommun används sedan några år tillbaka en systemförvaltningsmodell som kallas pm3. Modellen är effektiv på många sätt, men den är i första hand knuten till förvaltning av
systemen. Modellen är inte primärt utformad för att leda till uppfyllelse av lagkraven för informationshantering inom offentlig sektor, även om förvaltningsarbetet inom pm3 förstås i praktiken kan kombineras med insatser i den riktningen.
Vid sidan om personalen i arkivorganisationen och systemförvaltningsorganisationen finns personal som verkar för digitalisering, kvalitetsutveckling, dataskydd, informationssäkerhet och annat säkerhetsskydd. Samarbete pågår mellan alla dessa personalkategorier, men samarbetet är inte organiserat inom ramen för en gemensam organisation och arbetsprocess.
Östhammars kommun saknar alltså en informationsförvaltningsmodell av modernt snitt – en genomtänkt organisation, en samlad agenda, ett tydligt mandat och lämpliga verktyg – för att effektivt och rättsäkert förvalta myndighetens samlade såväl pappersburna som elektroniska information, från det att den skapas, genom olika användningsområden och brukningsfaser, till det att den slutarkiveras, i relation till de lagar som gäller på området. Det handlar alltså inte bara om att leva upp till arkivlagen, utan även tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, dataskyddslagstiftningen och säkerhetsskyddslagen. Personal saknas egentligen inte – i alla fall inte i någon större utsträckning enligt vår uppfattning – däremot saknas en organisering av personalen inom ramen för en informationsförvaltningsmodell.
Vad är informationsförvaltning?
I informationsförvaltningen utgör informationen det centrala förvaltningsobjektet, inte systemen eller pappersbestånden. Det finns olika modeller för informationsförvaltning. En teoretisk flora har utvecklats inom informations- och systemvetenskaperna under de senaste decennierna. Gemensamt
informationsförvaltningsmodellerna är också att de föreskriver en mer eller mindre samordnad informationsförvaltning och ett helhetsgrepp på myndighetens samlade informationsbestånd, utifrån olika behov och lagkrav. De föreskriver också att informationsförvaltningen styr informationens hela livscykel.
Många myndigheter i Sverige arbetar idag utifrån ett informationsförvaltningsperspektiv. Den
samlade informationsförvaltningen bidrar vanligen till att myndigheterna kan uppfylla många lagkrav, samtidigt. Insatser för att förvalta information utifrån arkivlagen, dataskyddsförordningen,
offentlighets- och sekretesslagen och säkerhetsskyddslagen kan samordnas, ofta i en enda gemensam process. Personalkategorier, som tidigare arbetat åtskilda med olika delar av informationsförvaltningen, i snudd på parallella processer, kan sammanföras och utveckla
gemensamma åtgärder, till allas fördel. En informationssäkerhetsåtgärd som är nödvändig utifrån en lag, exempelvis, kan samordnas med en åtgärd som föreskrivs i en annan lag, så att endast en arbetsinsats företas, ibland en enda arbetsinsats under informationens hela livslopp. Likaså med åtgärder för registrering, informationsklassning och incidentrapportering.27 Dubbelarbete i tid och rum kan på så sätt undvikas. Dessutom kan olika lagstadgade dokument (exempelvis
arkivförteckningar och arkivbeskrivningar enligt arkivlagen, dokumentation enligt offentlighets- och sekretesslagen, förteckningar över personregister enligt dataskyddsförordningen och
säkerhetsklassningar utifrån säkerhetsskyddslagen) samlas i en enda gemensam dokumentation av myndighetens information.
Informationsförvaltningens betydelse för e-arkiv
Östhammars kommun är inte den enda kommun i Sverige som saknar en modern
informationsförvaltning. Många andra kommuner arbetar emellertid i nuläget aktivt på att utveckla en organisation som kan tillgodose behoven inom den alltmer digitaliserade informations- och arkivhanteringen. Frågan om e-arkiv verkar här ofta pådrivande. För att kostnadseffektivt, lagenligt och långsiktigt kunna förvalta ett e-arkiv behövs nämligen under alla omständigheter någon form av informationsförvaltning.28
Enskilda överföringar till e-arkiv av information ur utvalda verksamhetsystem kan förvisso göras ändå, utan att ett helhetsgrepp tas om myndighetens informationsbestånd och utan att en kommunövergripande informationsförvaltning finns på plats. Sådana enskilda överföringar kan hanteras som tekniskt avgränsade projekt och de informationsförvaltande åtgärderna kan arbetas ned till ett minimum. Överföringar av det här slaget kan med fördel göras som pilotprojekt, för att testa nyinköpta e-arkivlösningar och för att skapa lärtillfällen och övningsobjekt för den personal vid myndigheten som har att förvalta e-arkivet och kanske planera för nya överföringar. De kan också
27 Se exempelvis Metodstöd för systematiskt informationssäkerhetsarbete, s. 7, där Myndigheten för samhällskydd och beredskap förespråkar att olika nyckelfunktioner – däribland dataskyddsombud, it-chef, arkivarie, säkerhetschef, kvalitetsansvarig och verksamhetsutvecklare – arbetar tillsammans:
https://www.informationssakerhet.se/siteassets/mediegalleriet/metodstod_systematiskt_informationssakerh etsarbete_oversikt_msb.pdf 2020-01-07.
28 Se mer på Sveriges kommuner och regioners (SKR) hemsida:
https://skr.se/naringslivarbetedigitalisering/digitalisering/earkiv.350.html . 2020-01-07.
Men att regelmässigt göra sådana enskilda överföringar till e-arkivet, löpande, utan att en
fungerande informationsförvaltning någonsin sjösätts, kan bli en dyrköpt historia. Utan en reguljär informationsförvaltning vid myndigheten finns nämligen inget självklart helhetsperspektiv på verksamhetssystemen, informationsflödena och myndighetsarkivet. Då finns heller ingen långsiktig planering för e-arkivet.
Utan helhetsperspektivet och långtidsperspektivet som finns inbyggt i den samlade
informationsförvaltningen riskerar man exempelvis att tanka fel eller för mycket information ur verksamhetssystemen, alltså information som man ur ett förvaltningsmässigt eller offentligrättsligt perspektiv inte hade behövt bevara utan lika gärna kunnat gallra efter ett antal år. Man riskerar också att tanka verksamhetssystemen på information som redan finns integrerad i andra
informationsflöden i kommunen och kanske redan bevarats på annat håll. Man riskerar också att bli beroende av att till stora kostnader upphandla en rad återkommande tjänster i anslutningen till överföringarna, kanske grundläggande informationsförvaltande tjänster som man med fördel kunnat utföra själv.
Den myndighet som vill förvalta sitt e-arkiv på ett långsiktigt kostnadseffektivt sätt, bör således se till att samtidigt med införskaffande av e-arkiv skaffa sig bättre överblick över
myndighetsinformationen, samt utforma en robust organisation för informationsförvaltning.