Nycke ltal

2.1 IT-KOSTNADER SOM ANDEL AV VERKSAMHETSKOSTNADEN

IT-kostnad som ande l av ve rksam he tskostnad visar vilke n roll IT har inom ve rksam he te n och är e tt strate g iskt och taktiskt nycke ltal. Ett högre värde be höve r inte inne bära att m an har e n bättre och e ffe ktivare IT utan kan äve n påvisa ine ffe ktivite t. De tta nycke ltal bör därför användas tillsam m ans m e d e tt annat kvalitativt nycke ltal för att m äta vilke t värde / se rvice som IT faktiskt ge ne re rar för sin ve rksam he t och de ss kunde r re lativt sina kostnade r.

Nycke ltale t har tagits fram g e nom att använda Botkyrka kom m uns årsre dovisning för att fånga totala

ve rksam he te nskostnade r. De n fram gick till 6 105 000 000 kr. Däre fte r har de n totala IT-kostnade n använts, 234 380 361 kr.

Botkyrka kom m uns totala IT-kostnade r är re lativt lågt i förhållande till de n totala ve rksam he tskostnade n i jäm före lse m e d ESV:s data för andra offe ntliga aktöre r. Botkyrka kom m un lägge r 3,83 % av sina totala ve rksam he tskostnade r på IT-kostnade r, e n ökning på 0,07% från före gåe nde år. De tta kan jäm föras m ot m e de lvärde t i ESV:s m ätningar som ligge r på 9 %. De t som inte fram går av nycke ltale t och jäm före lse n är i vilke t ske de i sin digitalise ringsre sa som Botkyrka kom m un och de and ra aktöre rna be finne r sig. I ESV:s uppföljande unde rsökning hade inga näm nvärda förändringar ske tt hos aktöre rna som ingick i analyse n.

I Botkyrkas fall är de t äve n viktigt att se hur spridninge n av IT-kostnade rna är. De n totala IT-kostnade n förde las e nligt följande :

I Botkyrka kom m un står ve rksam he te n för 2,29% av de totala IT-kostnade rna och IT-e nhe te n 1,54%. Ökning e n från före gåe nde år ligge r hos ve rksam he te n som ökat m e d 0,17 proce nte nhe te r. IT-e nhe te ns ande l har m inskat m e d 0,1 proce nte nhe te r. De nna sprid ninge n visar på att IT-e nhe te n inte är d e n största drivare n av IT-kostnade r i kom m une n, utan att ve rksam he te rna till stor de l drive r d e t IT-be hove t de har.

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 8

Dokum e ntnum m e r: 1 Utgåva: 1.0 Dokum e nttyp: Slutrap port

Knowit Insig ht Klarabe rgsgatan 60 knowit.se

Vale t av hur kostnad e rna ska förde las inom kom m une n hänge r he lt på de t strate giska vale t och hur m an se r att IT-frågor ska drivas inom kom m une n.

2.2 IT-INVESTERING SOM ANDEL AV VERKSAMHETSKOSTNADEN

IT-inve ste ringar som ande l av ve rksam he tskostnade n är e tt nycke ltal för att visa var i inve ste ringscyke ln m an be finne r sig i. De tta ge r e n ind ikation på vilke t be hov av förnye lse som finns av IT inom ve rksam he te n. Nycke ltale t är e tt bra ve rktyg för att unde r lägre tid följa upp och jäm föra var i e n inve ste ringscyke l m an be finne r sig. Ett högre nycke ltal bör på längre sikt kunna ge e n lägre total IT-kostnad i förhållande till totala ve rksam he tskostnade n, då inve ste ringar och förbättringar bör e ffe ktivise ra ve rksam he te ns IT. Lågt nycke ltal kan på längre sikt ge ne re ra högre kostnad e r för IT om m an inte löpande jobbar för att förbättra sin IT.

Botkyrka kom m uns nycke ltal har m inskat från 0,34% till 0,31% av de n totala ve rksam he tskostnade n på att inve ste ra i ny IT. En m argine ll ökning lik de nna kunde äve n ESV skönja i sin uppföljande unde rsökning av nycke ltale n. I förhålland e till de t m e de lvärde t på 2% som före låg för de aktöre r som ingått i ESV:s jäm före lse m e llan 2013 och 2014 så ligge r

Botkyrka kom m un lägre än m e rparte n. Dock är de t värt att note ra att de t före ligge r e n stor spridning m e llan d e aktöre r som ingår i analyse n och vissa aktöre r som inve ste rar väld igt m ycke t i sin IT. I jäm före lse m e d lärosäte n så ligge r Botkyrka kom m un i linje . I förhållande till re ste rande aktöre r så ligge r m an dock lägre än m e rparte n. De tta kan be ro på att Botkyrka kom m un re dan har e n fullgod IT inom kom m une n. Nycke ltale t be hövs unde rsökas und e r längre tid för att se var i sin inve ste ringscyke l m an be finne r sig.

Botkyrka kom m uns inte rna förde lning av inve ste ringsm e de l m e llan IT-e nhe te n och ve rksam he te rna se r ut som följande :

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 9

Ve rksam he te n står för 77% av de totala IT-inve ste ringarna vilke t m otsvarar 14 500 000kr, m e dan IT-e nhe te n står för 23% vilke t m otsvarar 4 500 000kr.

2.3 IT-INVESTERING SOM ANDEL AV IT-KOSTNADER

En utve ckling på nycke ltale t inve ste ring som ande l av de n totala ve rksam he tskostnade n är att jäm föra

IT-inve ste ringarna som ande l av IT-kostnade rna. De tta nycke ltal påvisar just d e n förde lninge n av själva IT-kostnade rna.

De tta nycke ltal är e tt kom ple tte rande värd e .

För nycke ltale t IT-inve ste ring som ande l av IT-kostnade r så be finne r sig Botkyrka kom m un i linje m e d m ajorite te n av aktöre rna i ESV:s data. Botkyrka ligge r i d e n lägre spridninge n om m an jäm för m e d E-d e le gationsm yndighe te rna m e n Botkyrka ligge r i linje m e d lärosäte nas inve ste ringskvot. Övriga m yndighe te r har e n väldigt stor spridning och i

jäm före lse m e d de ssa så lig ge r Botkyrka lågt. De tta be höve r dock inte inne bära att Botkyrka kom m un inve ste rar för lite utan kan påvisa att andra aktöre r ligge r e fte r i utve cklinge n/ sin inve ste ringscyke l. Viktigt blir att ve ta var i sin e ge n digitalise ringsre sa/ inve ste ringscyke l m an be finne r sig och att de tta stäm m e r m e d strate gin m an har, snarare än att jäm föra sig m ot andra.

Nycke ltale t har m inskat m e d 1,06 % se dan före gåe nde år. IT-e nhe te ns and e l m inskad e 0,25% och ve rksam he te ns 0,81%.

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 10

Dokum e ntnum m e r: 1 Utgåva: 1.0 Dokum e nttyp: Slutrap port

Knowit Insig ht Klarabe rgsgatan 60 knowit.se

2.4 INHYRD IT-PERSONAL SOM ANDEL AV TOTAL IT-PERSONAL

Kostnade n för inhyrd IT-pe rsonal som ande l av total IT-kostnad ge r e n bild av sin be m anningssituation. Att använd a inhyrd pe rsonal kan vara e tt e ffe ktivt sätt att lyfta och driva utve cklinge n och kom pe te nse n fram åt. Nycke ltale t värde ras utifrån om d e t går i linje m e d ve rksam he te ns strate gi. En viktig aspe kt blir hur m an jobbar för att be hålla önskvärd IT-kom pe te ns inom ve rksam he te n.

Botkyrka kom m un har e n ande l inhyrd IT-pe rsonal som uppgår till 23,9%. Ökninge n från före gåe nde års 16,9% till åre ts 23,9% inne bär att Botkyrka går från unde r m e d e lsnitte t till öve r m e de lsnitte t. De tta på grund av ökade IT-kostnade r utan att ordinarie pe rsonalkostnade r förändrats. I förhållande till sam tliga m yndig he te r i ESV:s sam m anställning så ligge r Botkyrka strax öve r m e de lvärde t på 21%. ESV såg dock att de tta nycke ltal har ökat något bland de aktöre r som ingick i de ras uppföljande unde rsökning.

Nycke ltale t blir viktigt att följa upp m ot e n e ve ntue ll re sursförsörjningsplan. Först då kan m an se om nycke ltale t lig ge r i linje m ot de n p lan som ve rksam he t har gjort. I falle t då e n re sursförsörjningsplan inte finns så får m an ta hänsyn till aspe kte r såsom e ve ntue lla aktivite te r som ge nom förs där de t finns e tt ökat be hov av inhyrd pe rsonal för att täcka upp e ve ntue lla kom pe te nsbe hov.

I Botkyrka kom m uns fall går de t inte att avgöra om ve rksam he te rna hyr in IT-pe rsonal utan he la nycke ltale t bygge r på IT-e nhe te ns tillstånd pga. Att de t inte finns någon data från ve rksam he te rna att utgå ifrån och att göra e n analys på.

Slutsatse n är dock att e n IT-e nhe t bör vara de n de l inom e n ve rksam he t som är av störst be hov av att stärka upp sin be m anning av IT-pe rsonal m e d inhyrd kom pe te ns.

2.5 IT-KOSTNAD PER ANVÄNDARE

För att kunna se hur m ycke t kostnade rna blir pe r användare som IT ska stödja så kan m an använda nycke ltale t IT-kostnad pe r användare . Värd e t blir vägle dande för att kunna m äta sig m ot andra snarlika aktöre r. Nycke ltale t kan varie ra stort be roe nd e på hur m an välje r att d e finie ra e n användare . Användare kan de finie ras som e xe m pe lvis tjänste m än, e le ve r e lle r slutkunde r.

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 11

För att kunna göra e n användbar jäm före lse så har uppdrage t be slutat att visa två nycke ltal. Ett nycke ltal där m an välje r att inklude ra e le ve r och e tt nycke ltal där m an e nbart visar på IT-kostnad pe r anställd. I Botkyrka kom m un finns de t uppskattningsvis 8 681 anställda och 14 543 e le ve r. Uppskattningarna grundar sig på antale t användarkonton som IT-e nhe te n le ve re rar till ve rksam he te rna. De tta kan anse s vara e tt korre kt m ått då varje anställd och e le v ska ha e tt användarkonto.

IT-kostnad pe r användarnycke ltal som analyse n fått fram är:

Inklusive e le ve r: 10 092 kr p e r användare

2.6 ANDEL UTKONTRAKTERAD VERKSAMHET

Nycke ltale t visar hur m ycke t ITtjänste r som ligge r ute på annan aktör att utföra. De tta grundar sig på de n sourcing -strate gi som m an välje r att ha. De t är svårt att värde ra vad som är rätt och fe l utan vilke t värde på nycke ltale t som är bra e lle r m indre bra be ror he lt på vilke t strate giskt val m an gjort.

Utkontrakte rade tjänste r på IT-e nhe te n tillhandahålle s från kostnadsposte n 7436(0) som har e n kostnad som uppgår till 14 207 932 kr. Kostnad e n för utkontrakte rad IT-ve rksam he t i ve rksam he te n är tage n från förra års IT-kostnadsanalys och ligge r på 20 855 834 kr. Ge nom att använda både IT-e nhe te n och ve rksam he te ns kostnade r så får m an Botkyrkas totala utkontrakte ringsgrad, vilke n är på 15,0 % i förhållande till sina IT-kostnade r, e n m inskning m e d knappt två proce nte nhe te r från före gåe nde år. ESV såg e n lite n ökning av de tta nycke ltal var att förväntas och uppskattade att de t skulle ligga på ca 18% 2019.

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 12

Dokum e ntnum m e r: 1 Utgåva: 1.0 Dokum e nttyp: Slutrap port

Knowit Insig ht Klarabe rgsgatan 60 knowit.se

I jäm före lse m e d ESV:s data så ligge r Botkyrka nära ge nom snitte t på 14 %, dock finns de t e n väldigt stor sprid ning m e llan sam tliga aktöre r, allt från 0 – 93 %. De t går inte att dra någon slutsats kring nycke ltale t base rat på jäm före lse n då de t inte går att utläsa vilke n sourcing-strate gi som de andra aktöre r har. Då IT-e nhe te n i Botkyrka har e n uttalad m ulti-sourcing strate gi så finns de t inge t att anm ärka kring nycke ltale t.

2.7 KOSTNAD PER IT-ARBETSPLATS

Nycke ltale t visar på hur kostnadse ffe ktivt m an le ve re rar e n IT-arbe tsplats till sina användare . Nycke ltale t ge r e n bra m öjlighe t till att jäm föra m e llan olika aktöre r. De finitione n av e n IT-arbe tsplats grundar sig på Kam m arkolle gie ts de finition, dock m e d tillägge t att inklud e ra surfplattor i Botkyrkas de finition.

Kostnadsbilde n är sam m anställd av de n tillgängliga kostnadsinform atione n som finns och se dan uträknad på totala antale t IT-arbe tsplatse r i kom m une n. Totalt finns de t 18 249 IT-arbe tsplatse r e nligt BoP/ Stratsys inte rnfakturor, d ock har m an inte kunnat e xklude ra surfplattor då de t inte gick att få fram e n korre kt kostnadsbild för de m vilke t hade givit e tt fe laktigt nycke ltal att jäm föra m e d. Uppdrage t anse r att äve n om surfplattor inte har kunnat e xklude ras så ge r nycke ltale t e tt användbart värde i e n jäm före lse .

Alla kostnade r som används för att be räkna nycke ltale t förutsätte r att sam tliga inköp av hårdvara är gjorda ge nom de ram avtal som kom m une n har m e d sina le ve rantöre r. Eve ntue lla köp som ge nom förs utanför ram avtal har inte varit m öjligt att se .

Botkyrka har idag e n kostnadsbild för e n IT-arbe tsplats p å 8 793 kr, vilke t är e n ökning om 7%/ 612 kr från 8 181 kr före gåe nde år. I förhållande till ESV:s data så ligge r m an något öve r ge nom snitte t på 8 000kr m e n öve rlag så ligge r m an inom spanne t av sam tliga aktöre r. I ESV:s uppföljning är nycke ltale t oförändrat och de tror d e t kan tänkas m inska något till 2019.

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 13

2.8 KOSTNAD FÖR TELEFONI PER ANVÄNDARE

Kostnad för te le foni pe r användare ge r, pre cis som IT-arbe tsplatse r, e n öve rblick i d e n öve rgripande kostnadsbilde n för att tillhandahålla te le foni till sina användare . Pre cis som för IT-arbe tsplatse rna är de t väld e finie rat vad som ska inklude ras i kostnadsbild e n vilke t gör nycke ltale t bra för att kunna jäm föra m e d andra aktöre r.

Unde r 2016 så ge nom förd e Botkyrka kom m un e n ny upp handling av te le fonitjänste r. De nna upphandling har m e d fört stora kostnadssänkningar för kom m une n. Me d d e n gam la le ve rantöre n var kostnade n för te le foni pe r användare 3 626 kr m e dan d e t nya avtale t ge r e n kostnadsbild på 1 966 kr.

Nycke ltale t har utgått ur ESV uppföljning m e n för att ge e n bra jäm före lse har uppdragsle dare n valt att inklude ra nycke ltale t för att m äta nuvarande kostnadsbild.

I jäm före lse m e d ESV:s data så står sig Botkyrka kom m un väldigt väl. Man har öve rlag m ycke t lägre kostnade r för te le foni än ge nom snitte t på 4 400kr. I jäm före lse m e d lärosäte n så ligge r m an i linje . Jäm fört m e d re ste rand e aktöre r har Botkyrka kom m un e n anm ärkningsvärd lägre kostnad.

2018

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 14

Dokum e ntnum m e r: 1 Utgåva: 1.0 Dokum e nttyp: Slutrap port

Knowit Insig ht Klarabe rgsgatan 60 knowit.se

2.9 KOSTNAD FÖR LAGRING

Nycke ltale t för att m äta kostnade n för lagring av data är e tt re lativt obe prövat nycke ltal. Lagringskostnade n kan ge e n indikation kring IT-m ognade n hos e n aktör, då de n ge r e n finge rvisning till var i IT-utve cklinge n m an be finne r sig. En hög kostnad kring lagring kan inne bära att m an sitte r kvar i gam la lösningar och inte tagit ste ge t öve r till lagring som tjänst e lle r m olnhante ring.

IT-e nhe te n på Botkyrka kom m un gjorde und e r 2016 e n analys för att be döm a vilke n kostnadsbild som d e hade kring lagring. De n uppgick då till 5kr för ca 6 000 GB. För de nna analyse n har proje kte t, i sam råd m e d be ställare , valt att använda de nna m ätning för att göra e n be döm ning m ot ESV:s data. De tta då de t är väldigt svårt att få ut korre kta siffror kring kostnade n för lagring.

Botkyrka kom m un låg unde r 2016 väldigt bra till i jäm före lse m e d sam tliga aktöre r i ESV:s data. I de ras m ätning så var de t e nbart E-de le gationsm yndighe te r som m e dve rkade . De tta ge r e tt m indre unde rlag att jäm föra sig m ot. I

förhållande till de n data som finns så står sig Botkyrka kom m un väld igt väl m ot ge nom snitte t som ligge r på 11,2 kr/ gb.

De t som bör tilläggas är att he la Botkyrka kom m uns lagringsm iljö är he lt avskrive n vilke t äve n har bidragit till de n låga kostnadsbild e n. ESV uppskattar i sin uppföljande unde rsökning att nycke ltale t kom m e r att öka något fram öve r pga.

m ängde n data som lagras, äve n om kostnade n för lagring m inskar.

Botkyrka kom m un p lane rar att gå öve r till m olnlagring via sina IT-arbe tsplatslice nse r, vilke t inte är kostnadsdrivand e och därm e d kom m e r re duce ra kom m une ns kostnade r för lagring ytte rligare . De n nya lösninge n för lagring kom m e r att ge varje användare i kom m une n e n lagringsvolym på 1 000 GB pe r användare , vilke t kan jäm föras m e d dage ns

lagringsvolym på ca 6 000 GB. Vid be hov så finns de t äve n m öjlighe te r att skala upp lagringsutrym m e t utan e xtra kostnad.

Utifrån de n utve ckling som ske r idag och m e d förändring ar i kostnadsbild e n kring lagring så anse s de tta nycke ltal bli obsole t inom e n snar fram tid . Nycke ltale t kom m e r e nbart ge e n ind ikation på vilke n IT-m ognad aktöre n har, vilke t m e dför att på sikt kom m e r d e tta nycke ltal inte vara re le vant för Botkyrka kom m uns d e l.

Författare : Pontus Hagm an och Sofie Sjöborg Datum :2019-09-13 Sida 15