Nyttofaktorer uppkommer i olika situationer

Sammanfattningen i tabell 8 (på sidan 78) är gjord utifrån de resultat som framkommit i detta arbetes intervjuer och enkäter, men även från litterturstudier som gjorts i arbetet och där har material från Andersen (1994), Dahlgren m.fl. (2000) och Falk & Olve (1996) vägt tyngst. Sambanden visas i tabell 8 och beskrivs utförligare efter tabellen.

Tabell 8: Sammanfattning av möjliga nyttofaktorer i olika situationer (Delvis från Andersen (1994), Dahlgren m.fl. (2000) och Falk & Olve (1996)).

En organisation som är i början av sin IT-utveckling skaffar oftast ett system för att stödja den administrativa nivån för administrativa hjälpfunktioner (till exempel bokförings- och lönesystem). Detta i syfte att underlätta utförandet av administrativa rutiner och därmed ge rationaliseringsvinster (tabell 8). Exempel på sådana nyttofaktorer är minskat personalbehov, förenklade administrativa rutiner och effektivare organisation, vilka oftast leder till direkt resultatpåverkande nyttoeffekter (lättvärderad nytta) och som därmed ger kostnadssänkningar. Detta samband har

Nivå Olika kategorier av system:

Viktigaste nyttofaktorerna: Typ av nytta

enligt PENG:

Strategisk

Konkurrens förändrande system

Intäktsökningar i form av:

• Nya kunder

• Nya produkter och tjänster • Nya marknader • Ökad konkurrenskraft Svårvärderad nytta. Taktisk Besluts- stödjande system

Kostnadssänkningar och intäktsökningar i form av:

• Förbättrad arbetssituation • Höjd servicenivå

• Nya produkter och tjänster • Effektivare organisation • Bättre kommunikation Svårvärderad nytta. Indirekt resultat- påverkande. Besluts- stödjande system

Intäktsökningar i form av:

• Nya produkter och tjänster

Kostnadssänkningar i form av:

• Möjlighet att styra företaget på ett bättre sätt • Bättre kontroll och uppföljning

• Mer lättillgänglig information • Mer tillförlitlig data

Indirekt resultat- påverkande. Direkt resultat- påverkande. Admin- istrativ Rational- iserande system

Kostnadssänkningar i form av:

• Minskat personalbehov • Förenklade adm. rutiner • Effektivare organisation Direkt resultat- påverkande Konkurrens förändrande system

Intäktsökningar i form av:

• Höjd kvalitet på produkter och tjänster • Stärkta kundrelationer

• Ökad kundlojalitet

• Större flexibilitet att genomföra

systemändringar Indirekt resultat- påverkande. Operativ Rational- iserande system och oumbärliga system

Kostnadssänkningar i form av:

• Effektivare organisation

• Effektivare logistik och lagerhantering • Effektivare produktion

• Minskat personalbehov • Kortare svarstider

• Enklare att använda systemet • Mer lättförståeligt gränssnitt

• Besparingar genom ändrade arbetssätt och

automatiserade rutiner.

Direkt resultat- påverkande.

framkommit genom analys av litteraturmaterial, men har också påvisats genom den undersökning som genomförts.

När en organisation går vidare i sin IT-utveckling anskaffas oftast någon form av system på den operativa nivån för huvudverksamheten i syfte att underlätta utförandet och därmed ge rationaliseringsvinster (tabell 8). I tillverkande företag anskaffas oftast någon form av MPS-system för att avgöra hur produkter på bästa möjliga sätt kan produceras. Eftersom nyttofaktorerna är av rationaliserande karaktär leder de också främst till kostnadssänkningar och nyttofaktorerna är därmed lätta att värdera. Exempel på sådana nyttofaktorer är effektivare organisation, kortare ledtider genom effektivare logistik och lagerhantering samt effektivare produktion, minskat personalbehov och kortare svarstider. I dessa sammanhang görs också besparingar genom ändrade arbetssätt och automatiserade rutiner. Dessa slutsatser har framkommit genom analys av material från litteraturen och stöds även av den undersökning som är genomförd i detta arbete. På den operativa nivån kan även konkurrensförändrande system anskaffas. Nyttofaktorer som uppstår i dessa sammanhang är svårvärderade och leder oftast till intäktsökningar genom nyttofaktorer som höjd kvalitet på produkter och tjänster, stärkta kundrelationer och ökad kundlojalitet.

Nästa steg för en organisation är att skaffa sig beslutsstödjande system (tabell 8).

Dessa system anskaffas i syfte att få styrningsinformation och beslutsunderlag. De beslut som fattas ger både intäktsökningar och kostnadssänkningar, vilket i dessa sammanhang leder till så kallade styrningsvinster. Denna typ av system kan anskaffas för att stödja den administrativa nivån i form av operativ styrning för att på bästa sätt avgöra hur verksamhetens bestämda resurser ska utnyttjas på bästa sätt i det dagliga arbetet. Intäktsökningar kan bland annat erhållas genom nyttofaktorerna nya produkter och tjänst. Kostnadssänkningar kan till exempel erhållas genom att det finns möjlighet att styra företaget på ett bättre sätt och att bättre kontroll och uppföljning är möjlig. Detta möjliggörs bland annat tack vare att de nya systemen erbjuder mer lättillgänglig information och mer tillförlitlig data. Nyttofaktorerna är både direkt och indirekt resultatpåverkande och något svårare att identifiera och värdera i denna nivå. Sambanden i denna nivå sammanfaller med det resultat som framkommit genom analys av litteraturmaterial och även genom det som redovisats i undersökningen i detta arbete.

Det är också möjligt att anskaffa beslutstödjande system för den taktiska nivån för styrning på en mer övergripande nivå (tabell 8). Syftet är då att se vilka resurser som behövs för verksamheten (i form av människor och maskiner) och hur dessa resurser ska utvecklas på bästa sätt. Nyttofaktorerna kan även här leda till såväl intäktsökningar som kostnadssänkningar genom förbättrad arbetssituation, höjd servicenivå, bättre kommunikation, nya produkter och tjänster samt en effektivare organisation, vilka är indirekt resultatpåverkande eller mer svårvärderade.

Konkurrensförändrande system kan sen anskaffas för styrning på den strategiska nivån (tabell 8). Syftet är att skaffa styrningsinformation och beslutsunderlag för att erhålla styrningsvinster. Att nyttan är mer svårbedömd på denna nivå mot de konkurrensförändrande system som anskaffas för den operativa nivån beror till stor del på att informationen i dessa system skiljer sig åt. För strategisk styrning kommer informationen i stort sett från externa källor och avser information om framtiden i form av prognoser och planer. Informationen för operativ styrning har en helt annan

karaktär och kommer oftast från interna källor och avser information från förfluten tid (historisk information). Detta medför också att nyttofaktorer som uppkommer i den strategiska nivån är ytterst svåra att identifiera och bedöma, medan nyttofaktorerna i den operativa nivån är mindre svåra att bedöma. Nyttofaktorer som uppkommer i system för den strategiska nivån är oftast intäktsökande genom nyttofaktorer som nya kunder, nya produkter och tjänster, nya marknader samt ökad konkurrenskraft.

Företagen i undersökningen anskaffade endast system för den operativa och administrativa nivån och systemen var i huvudsak rationaliserande och oumbärliga. Därför kunde samband som gäller den taktiska och strategiska nivåerna och för system som är konkurrensförändrande och beslutsstödjande i stort sett endast utläsas från den litteraturstudie som gjorts i detta arbete. När det gäller nyttofaktorer som leder till intäktsökningar, har företagen i undersökningen oftast angett att de inte använt IT för att uppnå dessa typer av nyttofaktorer, vilket tyder på att sambanden på den strategisk och taktiska nivån indirekt kan visas.

Orsaken till att en IT-investering görs är också starkt förknippat med syftet eller målsättning med investeringen och påverkar också vilka typer av nyttofaktorer som uppstår, vilket beskrivs i kapitel 5.5. Eftersom det i detta arbete framkommit att det finns ett samband mellan målsättning med en IT-investering och möjliga nyttofaktorer, visar det också att det är viktigt för en organisation att fastställa målsättningen med en investering. Att fastställa målsättningen gagnar flera olika aspekter, bland annat är det lättare att identifiera möjliga nyttofaktorer och värdera dessa samt att även se till att möjliga nyttofaktorer verkligen realiseras i verksamheten efter genomförd investering. Målsättningen kan då fungera som en måttstocks genom hela införandeprocessen.