Liite 12. Ohjeita sopimuksen allekirjoitustilaisuuteen
12a. Kahdenvälisen sopimuksen allekirjoitustilaisuus ulkomailla
Kun kahdenvälisen sopimuksen allekirjoitustilaisuus järjestetään ulkomailla, asiaa hoitavan virkamie-hen on huolehdittava seuraavista asioista ja muistutettava edustustoa toimenpiteistä, jotka kuuluvat edustuston suoritettavaksi:
– Allekirjoitusvaltakirja lähetetään hyvissä ajoin edustustoon otettavaksi mukaan allekirjoitustilai-suuteen. Kiireellisissä tapauksissa valtakirjan tuo Suomesta allekirjoitustilaisuuteen matkustava henkilö. Jos alkuperäisen valtakirjan toimittaminen ajoissa ei onnistu, skannataan tai faksataan edustustolle valtakirjan kopio ja alkuperäinen valtakirja toimitetaan kuriirissa. Tällöin on kuitenkin varmistuttava, että toinen osapuoli hyväksyy menettelyn.
– Hyvissä ajoin on varmistettava, että toinen osapuoli on saanut suomenkielisen sopimustekstin oman alternaattinsa laatimista varten ja toimittanut vastaavasti omankielisen sopimustekstin Suomen al-ternaattia varten.
– Pääsääntöisesti sopimus tulostetaan sopimuspaperille ja sidotaan sopimuskansiin ulkoministeri-össä, ja lähetetään kansiin sidottuna edustustoon. Jos sopimus kuitenkin sekä tulostetaan että sido-taan tai pelkästään sidosido-taan sopimuskansiin edustustossa, on varmistettava, että edustustolla on joko suomalaista sopimuspaperia riittävästi tulostusta varten tai Suomen sopimusalternaatti sopi-muspaperille valmiiksi tulostettuna sekä sopimuskannet, joihin sopimus sidotaan sinivalkoisella silkkinarulla (ks. sitomisohjeet liitteessä 12b).
– Sopimuksia ei yleensä enää sinetöidä, mutta mikäli niin päätetään kyseessä olevassa tapauksessa tehdä, on siitä sovittava toisen osapuolen kanssa erikseen. Tällöin tulee varmistaa, että edustustossa on lisäksi sinettilakkaa ja metallisinetti. Jos näitä ei ole edustustossa valmiina, ne toimitetaan Suo-mesta hyvissä ajoin ennen sopimuksen sinetöintiä. On huomattava, että sinetin tulee olla suomalai-nen metallisinetti, joka on välittömästi käytön jälkeen palautettava ulkoministeriöön. Sinetöinnissä voidaan käyttää isäntävaltion lakkaa.
– Edustusto toimittaa allekirjoitetun sopimuksen sopimuskansissa kuriiritse ulkoministeriössä asiaa hoitavalle virkamiehelle, joka huolehtii edelleen alkuperäiskappaleen toimittamisesta ministeriön arkistoon.
– Jos sopimus vaatii tullakseen voimaan valtioiden ilmoituksen siitä, että valtiosäännön edellyttämät toimet on saatettu päätökseen, edustuston on ehdottomasti toimitettava ulkoministeriölle virallisella lähetteellä kyseisen valtion tätä koskevat myöhemmät nootit. Vastaanotetut nootit on myös arkis-toitava.
a) Sopimuksen allekirjoitustilaisuus ulkomailla
Liite 12. Ohjeita sopimuksen allekirjoitustilaisuuteen
12a. Kahdenvälisen sopimuksen allekirjoitustilaisuus ulkomailla
Kun kahdenvälisen sopimuksen allekirjoitustilaisuus järjestetään ulkomailla, asiaa hoitavan virkamie-hen on huolehdittava seuraavista asioista ja muistutettava edustustoa toimenpiteistä, jotka kuuluvat edustuston suoritettavaksi:
– Allekirjoitusvaltakirja lähetetään hyvissä ajoin edustustoon otettavaksi mukaan allekirjoitustilai-suuteen. Kiireellisissä tapauksissa valtakirjan tuo Suomesta allekirjoitustilaisuuteen matkustava henkilö. Jos alkuperäisen valtakirjan toimittaminen ajoissa ei onnistu, skannataan tai faksataan edustustolle valtakirjan kopio ja alkuperäinen valtakirja toimitetaan kuriirissa. Tällöin on kuitenkin varmistuttava, että toinen osapuoli hyväksyy menettelyn.
– Hyvissä ajoin on varmistettava, että toinen osapuoli on saanut suomenkielisen sopimustekstin oman alternaattinsa laatimista varten ja toimittanut vastaavasti omankielisen sopimustekstin Suomen al-ternaattia varten.
– Pääsääntöisesti sopimus tulostetaan sopimuspaperille ja sidotaan sopimuskansiin ulkoministeri-össä, ja lähetetään kansiin sidottuna edustustoon. Jos sopimus kuitenkin sekä tulostetaan että sido-taan tai pelkästään sidosido-taan sopimuskansiin edustustossa, on varmistettava, että edustustolla on joko suomalaista sopimuspaperia riittävästi tulostusta varten tai Suomen sopimusalternaatti sopi-muspaperille valmiiksi tulostettuna sekä sopimuskannet, joihin sopimus sidotaan sinivalkoisella silkkinarulla (ks. sitomisohjeet liitteessä 12b).
– Sopimuksia ei yleensä enää sinetöidä, mutta mikäli niin päätetään kyseessä olevassa tapauksessa tehdä, on siitä sovittava toisen osapuolen kanssa erikseen. Tällöin tulee varmistaa, että edustustossa on lisäksi sinettilakkaa ja metallisinetti. Jos näitä ei ole edustustossa valmiina, ne toimitetaan Suo-mesta hyvissä ajoin ennen sopimuksen sinetöintiä. On huomattava, että sinetin tulee olla suomalai-nen metallisinetti, joka on välittömästi käytön jälkeen palautettava ulkoministeriöön. Sinetöinnissä voidaan käyttää isäntävaltion lakkaa.
– Edustusto toimittaa allekirjoitetun sopimuksen sopimuskansissa kuriiritse ulkoministeriössä asiaa hoitavalle virkamiehelle, joka huolehtii edelleen alkuperäiskappaleen toimittamisesta ministeriön arkistoon.
– Jos sopimus vaatii tullakseen voimaan valtioiden ilmoituksen siitä, että valtiosäännön edellyttämät toimet on saatettu päätökseen, edustuston on ehdottomasti toimitettava ulkoministeriölle virallisella lähetteellä kyseisen valtion tätä koskevat myöhemmät nootit. Vastaanotetut nootit on myös arkis-toitava.
b) Ohjeet valtiosopimuksen sitomista varten
Liite 12. Ohjeita sopimuksen allekirjoitustilaisuuteen 12b. Ohjeet valtiosopimuksen sitomista varten
Sopimuskansien valinta
Jos sopimus sekä sidotaan että sinetöidään, valitaan sopimuskannet, joissa on sinettikupit. Sinettikupit jäävät kannen takaosaan.
Jos sopimus ainoastaan sidotaan, valitaan sopimuskannet, joissa sinettikuppeja ei ole.
Sopimuksen sitominen
Sopimuspaperi tulee ensiksi rei’ittää sopimuskansissa olevan keskilistan reikien mukaisesti.
Kuva 1. Piirroskuva sopimuskansista.
Sopimus sidotaan siihen tarkoitetulla sinivalkoisella silkkinarulla.
Sitominen aloitetaan toiseksi alimmasta reiästä. Silkkinaru kuljetetaan toiseksi alimmasta reiästä läpi kulkien oikealta vasemmalle. Naru viedään seuraavaksi vasemmalta puolen läpi toiseksi ylimmästä rei-ästä. Sitten naru viedään oikealta puolen läpi ylimmästä reiästä ja sen jälkeen vasemmalta puolen läpi toiseksi ylimmästä reiästä. Tämän jälkeen naru kuljetetaan oikealta puolen läpi toiseksi alimmasta rei-ästä ja viimeiseksi naru viedään läpi vasemmalta puolen alimmasta reirei-ästä.
Kuva 2. Solmimisen vaiheet piirrettynä.
Lopuksi narun päät solmitaan yhteen. Jotta sopimuskansien avaaminen olisi sujuvaa, solmua ei tule solmia liian tiukalle. Allekirjoitusta varten solmua voi olla tarpeen löysentää.
Kuva 3. Piirroskuvat valmiista sidonnasta ja solmusta.
Liite 12. Ohjeita sopimuksen allekirjoitustilaisuuteen 12b. Ohjeet valtiosopimuksen sitomista varten
Sopimuskansien valinta
Jos sopimus sekä sidotaan että sinetöidään, valitaan sopimuskannet, joissa on sinettikupit. Sinettikupit jäävät kannen takaosaan.
Jos sopimus ainoastaan sidotaan, valitaan sopimuskannet, joissa sinettikuppeja ei ole.
Sopimuksen sitominen
Sopimuspaperi tulee ensiksi rei’ittää sopimuskansissa olevan keskilistan reikien mukaisesti.
Kuva 1. Piirroskuva sopimuskansista.
Sopimus sidotaan siihen tarkoitetulla sinivalkoisella silkkinarulla.
Sitominen aloitetaan toiseksi alimmasta reiästä. Silkkinaru kuljetetaan toiseksi alimmasta reiästä läpi kulkien oikealta vasemmalle. Naru viedään seuraavaksi vasemmalta puolen läpi toiseksi ylimmästä rei-ästä. Sitten naru viedään oikealta puolen läpi ylimmästä reiästä ja sen jälkeen vasemmalta puolen läpi toiseksi ylimmästä reiästä. Tämän jälkeen naru kuljetetaan oikealta puolen läpi toiseksi alimmasta rei-ästä ja viimeiseksi naru viedään läpi vasemmalta puolen alimmasta reirei-ästä.
Kuva 2. Solmimisen vaiheet piirrettynä.
Lopuksi narun päät solmitaan yhteen. Jotta sopimuskansien avaaminen olisi sujuvaa, solmua ei tule solmia liian tiukalle. Allekirjoitusta varten solmua voi olla tarpeen löysentää.
Kuva 3. Piirroskuvat valmiista sidonnasta ja solmusta.