I det här avsnittet jämför jag hur respektive institution ordnar och förtecknar sitt bildmaterial. Framförallt tas kunskapsorganisatoriska och praktiknära aspekter här i beaktning.
De tre undersökta institutionerna har gemensamt att de förtecknar sina bilder med det allmänna arkivschemat som grund. Ingen institution har således börjat inkorporera verksamhetsbaserad arkivredovisning som metod för ordnande och förtecknande. I enlighet med Riksarkivets föreskrift 2008:4 skall statliga myndigheter efterhand gå över till verksamhetsbaserad arkivredovisning, denna föreskrift trädde i kraft den 1 januari 2009. Då Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek samt Centrum för Näringslivshistoria är enskilda arkiv lyder de således ej under arkivlagen eller Riksarkivets föreskrifter. De väljer själva vilken metod de använder för att ordna och förteckna. Landsarkivet i Uppsala är däremot en statlig myndighet och har krav på sig att börja använda verksamhetsbaserad arkivredovisning efterhand.
Det råder delade meningar huruvida allmänna arkivschemat är ett bra sätt att utgå ifrån för att arkivera bildmaterial. Informant A vid Arbetarrörelsens arkiv och bibliotek anser att vi arkivarier är alltför upptagna med att kunna passa in handlingar i serier och volymer (Intervju med A 2017-02-01). Så länge alla handlingar går att passa in är det bra sen, man struntar i alltför hög grad i innehållet menar A: ”Entiteterna som utgörs av allmänna arkivschemats huvudavdelningar är det vackra, så länge de kan passas in tillsammans är man allt som oftast nöjd, men det finns problem i det” (Intervju med A 2017-02-01). A menar att man på det här sättet missar att se bilderna som informationsbärare och som artefakter vilket de behöver betraktas som för att de ska nå sin fulla potential som källa (Intervju med A 2017-02-01).
På Centrum för Näringslivshistoria arbetar man också med allmänna arkivschemat, men här ser man inte samma problematik. Informant C menar att de har valt allmänna arkivschemat på grund av att det är ett historiskt material de i grund och botten arbetar med: ”Vi rekonstruerar arkiven ungefärligt efter allmänna arkivschemat för att de från början kom till med de olika huvudavdelningarna i åtanke, exempelvis protokoll, diarier eller räkenskaper” (Intervju med C 2017-02-16). C menar att andra tekniker för ordnande och förtecknade allt som oftast bygger på att man är med när handlingarna skapas
vilket alltså inte är fallet med det historiska materialet (Intervju med C 2017-02- 16). ARAB och CfN har gemensamt att de i allmänna arkivschemat använder en K-serie för bildmaterial. Därav får bilen en egen huvudavdelning i allmänna arkivschemat. Vanligt är också att lägga bildmaterialet under Ö som övriga handlingar.
Landsarkivet i Uppsala använder till viss del K-serie och till viss del Ö-serie vid ordnande och förtecknande av bildmaterial. Det beror lite på omfånget menar informanterna. ULAs uppfattning om huruvida allmänna arkivschemat är ett bra tillvägagångssätt var mera tvetydig. ULA arbetar nu med att ta fram en mera komplett policy för ordnande och förtecknande av bilder. Informanterna berättar att de har efterlyst ett mer ändamålsenligt sätt att ordna och förteckna bilder på, men att någon sådan ej ännu har kommit till stånd (Intervju med U1 och U2 2017- 01-16). Det kan framstå som förvånande att ULA som är en del av Riksarkivet och därav en statlig myndighet inte har ett systematiskt tillvägagångssätt för bildmaterial. Men till saken hör att det saknas generella föreskrifter för behandling av fotografiskt material. Riksarkivet har tagit fram föreskrifter för mikrofilm (RA- FS 2006:2), analoga och ljud- och bildupptagningar för rörlig film (RA-FS 2013:2) samt för ritfilm såsom kartor och dylikt (RA-FS 2006:3). Men för bildmaterial såsom fotografier, trycksaker och affischer saknas föreskrifter. Och tittar man på de generella föreskrifter som finns för pappershandlingar (RA-FS 2006:1) står det i 1 kap. 1 § att författningen inte gäller för fotografiska bilder på papper. Därför finns det ingenting som tvingar landsarkiven till att behandla bildmaterial på särskilt sätt, det blir därmed upp till dem själva hur de väljer att gå tillväga. På Riksarkivets webbplats finns emellertid en vägledning för hantering av olika medier men är främst riktad till användare och allmänt intresserade. Här finns tips och råd för fotografiskt material och det är den enda vägledning för bildmaterial jag har lyckats hitta hos Riksarkivet. Här står följande:
Fotografiska material är generellt mer känsliga än de flesta andra medier för yttre påverkan av den miljö de befinner sig i. Emballage, förvaringsmöbler och klimatförhållanden har stor betydelse för ett fotografiskt objekts överlevnad. Speciellt negativ, diabilder eller påsiktsbilder i färg är känsliga p.g.a. de organiska färgämnen, som bildinformation består av, ej är åldringsstabila.
Utskrifter med färgtransfer- eller bläckstråleskrivare av digitala bildfiler har generellt ännu sämre beständighet än traditionella färgbilder. Färgtransferbilder är dessutom känsliga för värme från solljus, en lampa eller värmestrålning från ett element.
Generellt kan man säga att man ska bevara fotografiskt material minst under 20°C och gärna så svalt som möjligt, och i en relativ luftfuktighet (RF eller RH) mellan 30% och 40% (Riksarkivets webbplats > Offentlig förvaltning > Vägledning om arkivhantering > Förvara och skydda > Hantering av olika medier).
Även om ovanstående beskrivning inte säger något om bilders innehåll per se, påvisar det ändå med emfas att fotografiskt material har specifika förutsättningar för hantering och arkivering. Suzanne Briet poängterade redan på 50-talet hur dokumenthanteringens teknologiska och praktiknära aspekter går hand i hand med de mer sociala och kulturella kunskaperna kring dokumentet som ett ting (2006, s. 31). Briet menar på att en yrkesutövande specialist inom dokumenthantering behöver ha förmågan att förstå och tolka växelverkan mellan det rent fysiska i ett dokument och det mer intellektuella innehållet (Briet 2006, s. 31-32). De mer praktiknära aspekterna får därmed inte underskattas. Att känna till ett materials fysiska förutsättningar kan ha stor inverkan på dess bevarande för framtiden. Arkivsektorn har inte minst ett ansvar för detta då materialen förväntas bevaras om inte för all framtid så åtminstone för oöverskådlig tid.