Organisation, ledarskap och IT-stöd

I detta avsnitt presenterar vi resultat med efterföljande analys gällande delar som rör organisation, ledarskap och IT-stöd.

Styrkor

Som framgår i nulägesrapporten arbetar man på enheten utifrån lagstadgade krav på dokumentation vilket ställer höga krav på teknik och teknisk support gällande IT och telefoni. Att kvalitetssäkra dokumentationssystemet Treserva har satts upp som mål i verksamhetsplanen för år 2015. Enhetschefen berättar att de som arbetar på IT-stöd hjälper till med övergripande och allmän support samt sköter systemen och ansvara för förändringar i dem. Vardagssupporten sker sedan lokalt i verksamheten, vilket enhetschefen menar indirekt hamnar på handläggarna själva. Hen berättar dock att i samband med införandet av 1:e socialsekreterarna beslutades att ansvaret skulle vara en del av deras uppdrag då de befinner sig i en sådan position där de kan samla in information och sprida ut den till gruppen. Genom nulägesrapporten framgår det att styrkor i organisationen bland annat är en tät arbetsledning, ett fokuserat uppdrag och en tydlig rollfördelning. Vidare framgår även i handlingsplanen för arbetsmiljö att en viktig friskfaktor för enheten är en tillgänglig arbetsledning. Enhetschefen för barn- och ungdomsenheten en lång erfarenhet som chef. Enhetschefen säger att hen har regelbundna träffar med områdeschefen, något som är tänkt att vara en gång i månaden. Hen berättar att tiderna kan variera beroende på hur mycket de har att göra, men att om hen ber om en tid med områdeschefen är det inga problem. Även arbetsledarna, de så kallade 1:e socialsekreterarna, har arbetsledning i snitt två timmar per vecka. Vidare beskriver enhetschefen att det som chef inte går att hålla i allt och att det därför finns stödverksamheter som ska vara chefer behjälpliga. Hen kan exempelvis vända sig till sin HR-specialist för råd och stöd i

lönesättningsfrågor, rekryteringsfrågor eller arbetsmiljö. Enhetschefen säger vidare att det som chef är viktigt att kunna verksamheten, allra helst på enhetschefsnivå där

48

man bland annat måste kunna lagstiftning. Förutom att vända sig till områdeschef och stödverksamheter uttrycker enhetschefen att hen kan vända sig till sina kollegor i ledningsgruppen vid behov av stöd.

I medarbetarenkäten har personalen svarat på frågor gällande ledarskap. På frågan ”Chefen ger mig det stöd jag behöver i arbetet” har 24% svarat 5 och 53% svarat 4, vilket motsvarar 77% av alla svarande. På samma fråga har 12 % svarat 1-2. På frågan “Chefen visar uppskattning för mina arbetsinsatser” har 35% svarat 5 och 24% svarat 4, vilket motsvarar 59% av alla svarande. På frågan har 0 % svarat 1-2. På en liknande fråga “Chefen visar förtroende för mig som medarbetare” har 65% svarat 5 och 29% svarat 4, vilket motsvarar 94% av alla svarande. På frågan har 0 % svarat 1-2. Majoriteten av personalgruppen upplever således att chefen stöttar, visar uppskattning och förtroende för dem som personal.

Svagheter

I nulägesrapporten beskrivs otillräckligt administrativt stöd, brister i

dokumentationssystemet Treserva, bristande teknikstöd samt ständigt införande av nya IT-system som svårigheter i verksamheten. En svårighet för medarbetarna är att administrativa uppgifter ligger på socialsekreterare istället för administrativ

personal. Enhetschefen säger att: “Det som är besvärligt är att man nästan tagit bort allt administrativt stöd inom socialtjänsten.”. Idag finns inte administratörer i samma utsträckning, vilket blir besvärligt och ställer bland annat höga krav på enhetschefen att själv hantera många system samtidigt. I handlingsplanen för arbetsmiljö

framkommer det att dokumentationssystemet Treserva är tidskrävande och att en åtgärd för att förbättra detta skulle vara införande av stödpersoner som agerar “hands on” för exempelvis tekniskt stöd. Denna åtgärd är dock något som enheten inte fått. Problem som kan uppstå i dokumentationssystemet är att det ibland kraschar och att de förlorar all dokumentation, vilket gör det till ett “användarovänligt”

dokumentationssystem (Intervju enhetschefen).

I nulägesrapporten beskrivs att barn- och ungdomsenheten har nära samarbete med andra enheter och samverkanspartners inom socialtjänsten. Men trots detta

framkommer en svaghet vara att man inte befinner sig på ett samlat socialkontor. Detta beskrivs utgöra en förhindrande faktor för en god intern samverkan.

49

Lokalfrågan belyses vara viktig, men måste planeras utifrån ett barn- och

familjeperspektiv så till vida att varje handläggare ska ha ett tjänstrum samt att det måste finnas tillräckligt antal besöksrum för klienter för att arbetet ska vara effektivt och hålla en hög kvalitet. Det pratas om sammanslagning av lokaler för barn- och ungdomsenheten och andra myndighetsutövande enheter inom socialtjänsten (Intervju enhetschefen). Hen nämner dock att de lokaler det är tal om är för små för att inrymma alla enheter och att de därför inte kommer att kunna uppfylla de uppställda kraven.

Analys

På enheten uppges en styrka och friskfaktor vara en tillgänglig arbetsledning och att man kan vända sig till stödpersoner och kollegor i olika frågor. Perski (2012) belyser att produktivitet och arbetsmiljö kan gynnas av kollegialt samarbete och informella kontaktnät. Att befinna sig i samma byggnad som en nära samverkanspart kan vara fördelaktigt då detta ökar produktiviteten genom att man lättare kan nå varandra, planera och träffas. Ett samlat socialkontor hade därför kunnat skapa förutsättningar för att bättre kunna samverka med interna enheter.

Medarbetarenkäten visar på höga siffror gällande uppfattningen av att chefen ger stöd, visar uppskattning och förtroende för medarbetarna. I tidigare forskning (Aronsson, Astvik & Gustafsson, 2010; Font, 2012; Kim, 2011; Tham, 2007; Tham & Meagher, 2009) påpekas att chefen spelar en viktig roll vid arbetsbelastning. Som Schmid (2010) uttrycker är empati och hänsyn gentemot de anställda två

grundstenar i ledarskapet för att kunna skapa motivation hos dem. De höga siffrorna i medarbetarenkäten gällande chefens egenskaper och förmågor tolkar vi därför som fördelaktiga kopplat till vad som sägs i tidigare forskning och teori. Uppskattning och stöd från chefen är en bidragande faktor till att anställda stannar på arbetsplatsen (Tham, 2007; Tham & Meagher, 2009) och kan vara en förklarande faktor till att personalen stannat på denna enhet.

Bristande IT- och administrativt stöd, ständigt införande av nya system samt krångligt dokumentationssystem är problem på enheten. Bristande IT-stöd är något som står i linje med vad som diskuteras hos fackförbunden (Akademikerförbundet SSR, 2015; Vision, 2015b) samt att det administrativa stödet behöver förbättras. Problematiskt är även att administrativa arbetsuppgifter hamnar på enhetschefen, 1.e

50

socialsekreterarna och socialsekreterarna. Lipsky (2010) belyser att en stor del av gräsrotsbyråkraters arbetstid går åt till administrativa uppgifter, något som påverkar arbetet med klienter. Vi tolkar att de problem som uppstår i socialsekreterarnas administrativa arbete upptar en stor del av den tid som borde gå till arbete med klienter. Dokumentationssystem är tänkt att vara behjälpliga för socialsekreterarna och inte tvärtom.

51