13. Arbetssätt och systemstöd
13.3 Pågående och planerade arbetssätt för utvecklad
Nedan beskrivs några av de pågående och planerade utvecklingsområdena gällande beställarrollen som har påverkan på området spridning i anbudspriser och
kostnadsökningar under kontraktstider.
13.3.1 Utvecklad beställarroll
I gränssnittet beställare–utförare skapas incitament för entreprenören att vara kreativ och innovativ och därmed ge mer järnvägsunderhåll för pengarna. Samtidigt ska det finnas möjlighet för upphandlande part att vid behov kontrollera utfört arbete enligt kontraktet, samt dokumentera anläggningsdata på sådan nivå att framtida underhållsbehov går att prediktera och fördelning av medel till rätt anläggningsdel går att göra.
Det nu gällande äldsta underhållskontraktet handlades upp så tidigt som 2014. Det ger att flera kontrakt inte har med den utveckling och förbättring som skett under de senaste sju åren. Därmed finns det ett antal kontrakt som har stor utvecklingspotential då de
upphandlas på nytt. Rollerna och arbetssätten håller dessutom på att förändras i kölvattnet av digitaliseringens, robotiseringens och automatiseringens potential. En trolig utveckling är att järnvägsinfrastrukturen på sikt är väl dokumenterad via kombinationer av sensorer, kameror och professionella bedömningar. I kombination med smarta algoritmer som via stora mängder data bättre kan prediktera fel långt innan de inträffar skapas nya möjligheter. Detta kan i grunden förändra relationen och gränssnittet beställare–utförare, då denna handlar mycket om
a) vilket tillstånd anläggningen har vid anbudsräkningen (ingående standard),
c) hur mycket anläggningen brutits ner under kontraktstiden och hur den ekonomiska regleringen ska göras utifrån förändrat tekniskt tillstånd jämfört med vid kontraktets början. Observera att det tekniska tillståndet kan ha förbättrats eller försämrat beroende på vad som står i kontraktet.
Trots att en anläggnings nedbrytning bättre kan predikteras via digitaliseringens potential finns delar inom järnvägsunderhåll som ändå kommer att kräva avhjälpande insatser. Det kan röra sig om is i spårväxlar, snö på perronger och löv på spår där en felavhjälpande organisation i dag kontrakteras för att snabbt återställa fel så att tågen kan gå i tid. Även här kan dock ny teknik i form av big data ge åtminstone positiva effekter. Väderprognoser i kombination med järnvägens utformning på den specifika platsen, huruvida bandelen ligger i lä, det finns träd nära och antal tåg och typ av tåg kan tillsammans ge en bra prediktion kring när den avhjälpande organisationen behöver åka ut och ta bort snö, löv etc. Det avhjälpande underhållet blir därmed mer planerbart och på så sätt förebyggs tågstörande fel bättre. Långt tillbaka i historien fanns banvaktare längs hela järnvägssträckorna som såg till att dessa typer av fel kunde åtgärdas snabbt. På den tiden fanns 75 000 anställda vid statens järnvägar (SJ), varav 18 000 arbetade med underhåll ute i anläggningen.
Trafikverket bedömer att de insatser som hittills gjorts för att utveckla såväl marknadens kompetens som myndighetens egen beställarkompetens, till delar har gett effekt men att mycket kvarstår. Trafikverket bedriver ett ständigt förbättringsarbete och på senare år har ett antal större initiativ startats respektive genomförts med syfte att förbättra vår
verksamhet kopplat till hur vi arbetar med kunskap om anläggningen, planering av åtgärder, genomförande av entreprenadprojekt och uppföljning. Mer om dessa initiativ går att läsa i slutet av rapporten. En del initiativ har kommit längre än andra och det krävs tålamod att slutföra och implementera längst ut i organisationsdelarna.
För att omhänderta digitaliseringens möjligheter snabbt och effektivt är det viktigt att planerad utveckling av arbetssätt och systemstöd görs. Att uppkopplade tåg, fasta sensorer i anläggningen eller okulära bedömningar säger något om järnvägens skick kommer inte att leda till fler tåg i tid. All denna information behöver omhändertas, analyseras och förstås.
13.3.3 De viktigaste planerade utvecklingsinsatserna för utvecklad beställar- och
utförarroll
Inom Trafikverket pågår ett projekt i syfte att utveckla beställarrollen. Tanken har varit att definiera gränssnittet mellan Trafikverket och deras leverantörer. Fokus är nu att utveckla det gemensamma arbetet och tillsammans ta nästa steg. Vad vill Trafikverket bevara och vad behöver Trafikverket utveckla? Vilka utmaningar upplevs med beställarrollen?
Beställarrollen på Trafikverket är i grunden ett förhållningssätt som innebär att Trafikverket som beställare ska skapa förutsättningar för marknaden och dess drivkrafter till ökad innovation och produktivitet. Trafikverket avser att utveckla beställarens roll och ansvar i syfte att överlämna ett större åtagande och ansvar till leverantörerna och ge förutsättningar för ökad konkurrens i anläggningsbranschen.
Trafikverket genomför sedan 2011 leverantörsundersökningar, NLI (nöjd-leverantör-index), för att få veta hur leverantörer uppfattar Trafikverket. Utifrån de inkomna svaren kan följande rekommendationer och förbättringsområden lyftas fram:
Återkoppling
För att få nöjdare leverantörer är det viktigt att Trafikverket är snabba att återkoppla vid frågor och problem inom projekten, att Trafikverket uppmuntrar leverantörerna
att lämna förbättringsförslag och att dessa förbättringsförslag sedan leder till konkreta åtgärder.
Samarbete
Den uppföljningsmodell som Trafikverket har måste ge en rättvis bild av leverantörens samarbetsförmåga, och Trafikverkets utvärderingskriterier bör vara relevanta för den begärda produkten eller tjänsten. Det är också viktigt för leverantören att Trafikverkets arbetssätt gör det enkelt att samarbeta med dem.
Rätta förutsättningar
Trafikverket bör säkerställa att det finns en balans i riskhanteringen mellan beställare och utförare i affären (till exempel prisindexregleringar) och att Trafikverket ger leverantören förutsättningar för innovation via affären. ”Tillåt innovationsupphandling. Flytta fokus från pris till kompetens och samverkan.”
Figur 9. Visar dåtid, nutid och önskat läge gällande samverkan Trafikverket och Entreprenrö, Beställarrollen kontra utföranderollen.
Förbättringsområden som Trafikverket har definierat
Figur 10. Visar prioriterade förbättringsområden för att utveckla beställarrollen.