Det största problemet byrån har idag är att kunderna, på grund av lågkonjunkturen, kommer in väldigt sent med sina beställningar. Dagens ekonomiska läge gör att kunderna väntar in i det sista med beslutet att marknadsföra sig, vilket i sin tur lämnar små
tidsmarginaler för Konovalenko. Kunderna kräver med andra ord att processen ska gå väldigt snabbt och tar inte hänsyn till byråns andra projekt i arbete. Konovalenko gör allt för att hinna med dessa snabba leveranser, men produktionsledarna har på senare tid börjat fråga sig hur länge de ska orka med det höga tempot. Produktionsledarna är rädda att kunden ska vända sig till en annan byrå, ifall de inte möter kundens krav.45 VD:n och produktionsledaren/ projektledaren Mikael Signell ser inte tidspressen som ett problem, utan menar att det som krävs är god planering och att detta ansvar ligger hos
produktionsledaren. Han tydliggör också att byrån försöker övertala och förklara för
43 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 6/10 2009 44 se bilaga 1 och 2, Blanking, 25/11 2009. 13:14 45 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 20/10 2009
kunden att den kreativa processen tar lite tid, för att just vinna tid. Mikael Signell menar att problemet är angenämt och att ifall det skulle behövas, kan han rekrytera ytterligare en produktionsledare. 46
4.3.1
Tidsbrist och överbelastningstendenser
Produktionsledarna på Konovalenko har lagt märke till att det blir svårare att rättvist planera och prioritera projekten. Då vissa av kunderna kommer in sent med beställningarna lämnas inget utrymme för att bearbeta och planera de projekt som kommer in i god tid. Resultatet blir att det projekt som kommit in tidigt läggs åt sidan och får en lägre
prioritering, det får vänta tills det närmar sig deadlines. Detta är vad som händer, såvida kunden inte själv ställer krav på att se delresultat. Det blir svårt för byrån att garantera bästa kvalitet, då den kreativa fasen behöver tid. För tillfället menar Helene och Petra att kunderna inte lägger märke till byråns problematik, men de undrar hur länge situationen är hållbar innan så är fallet. Produktionsledarna Helene och Petra frågar sig också när de är ”fulla”, det vill säga när de maximerat sin arbetskapacitet. Eftersom det hela tiden kommer in nya jobb, får de aldrig någon avlastning, utan arbetet rullar vidare i högt tempo. Både Helene och Petra är trots detta tacksamma för att byrån har mycket att göra, då branschen präglas av toppar och dalar.47
4.3.2
Flaskhalsar i produktionen
Petra förklarar att en anledning till att produktionsledarna får hantera tidspressen är att den första strategiska fasen tar längre tid än planerat. Produktionsledarna hävdar att när den inledande processen dras ut, minskar tiden för själva produktionen och det blir svårare att följa tidsplanen. Petra menar att det i den strategiska fasen ofta blir många vändor mellan kund och byrå innan man når ett gemensamt mål. Innan processen är framme vid offert 1 har den många gånger gått över tidsplanen. Och när man väl sen är klar med offert 2 samt tidsplanen och fått dessa godkända, så ska kunden komma med underlag. Petra menar att den inledande fasen blir för lång i förhållande till när leveransen ska ske.48 Anledningen till
46 se bilaga 1 och 2, Signell 20/10 2009
47 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 20/10 2009 48 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 6/10 2009
att man inte gör den inledande processen längre i planeringen är på grund av att det oftast då inte finns rimlig tid kvar i förhållande till när det tryckta materialet skall vara
levererat.49 Helene och Petra påpekar att byrån borde vara mer uppmärksam på detta redan
när kunden kontaktar byrån, under det inledande arbetet. Petra menar att byrån borde vara tydligare redan från början med vem som ansvarar för vad och hur processen kan snabbas upp. Både Helene och Petra tycker dock att byrån ger tillräcklig med information till kunden om hur processen ser ut. Helene påpekar emellertid att medarbetarna inte hinner kommunicera internt.50 Vid intervjun med Mikael Signell hävdar han att den strategiska fasen är en fas som behöver ta tid då den är kreativ och att man inte kan tvinga fram kreativa lösningar. Enligt honom ger byrån grundlig information till kunderna om vilken roll de har i produktionen och vid vilka tidpunkter de måste lämna in material. Dock menar han att byrån inte behöver lämna ut samma information till en befintlig kund, då kunden redan vet hur byrån arbetar och vilken funktion hon/han fyller. 51
4.3.3
Inget systematiskt kvalitetsarbete
Eftersom arbetet baseras på att klara uppsatta deadlines, och tidspressen ständigt gör sig påmind, menar produktionsledarna att det inte lämnas rum för reflektioner eller analyser efter ett avslutat projekt. Detta är något produktionsledarna på kommunikationsbyrån efterlyser.52 Byrån gör sällan utvärderingar av samarbetet, varken med kund eller internt. De uppföljningar som görs är få ochsker osystematiskt.53 Petra och Helene menar att när arbetet avslutas finns det andra projekt som väntar och man har helt enkelt inte tid att följa upp. 54
VD:n Mikael Signell förklarade att företaget för närvarande inte systematiskt använder sig av någon förbättringsmetod eller något kvalitetssäkringssystem. Han påpekade att han var ”allergisk” mot kvalitetssystemet ISO 9000, då han tyckte att det var ett hårt
kvalitetssäkringssystem. Mikael framhöll att det förbättringsarbete byrån arbetat med tidigare var av mjukare former, bland annat genom att arbeta med teambuildning med hjälp
49 se bilaga 1 och 2, Blanking, 25/11 2009. 13:14 50 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 6/10 2009 51 se bilaga 1 och 2, Signell 20/10 2009
52 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 6/10 2009 53 se bilaga 1 och 2, Blanking, 25/11 2009. 13:14 54 se bilaga 1 och 2, Blanking och Mattisson 6/10 2009
av en psykolog. Detta gjordes för att medarbetarna skulle lära känna varandra bättre och ha större förståelse för varför man agerade på ett visst sätt. På grund av psykologens tidsbrist lades denna aktivitet åt sidan. 55