Process och daglig verksamhet

Enkätundersökningen visar att 46 % av företagen ser arbetet med intern kontroll som en process, dvs. att arbetet ska fortlöpa och förbättras (se Diagram 4). Intern kontroll är inget som företaget bara implementerar och sedan är färdig med utan arbetet måste fortgå och genomsyra hela företaget. Som framkom under intervjuerna står företaget kontinuerligt inför nya förändringar och utmaningar som måste beaktas i arbetet med intern kontroll. Detsamma framkommer i Turnbull Guidance, att det inte är tillräckligt att implementera ett effektivt system för intern kontroll utan för att systemet ska hållas effektivt måste företaget hela tiden ta hänsyn till nyuppkomna risker, misslyckanden i kontrollerna osv.154

151_{FAR, (2006) Testa den interna kontrollen}

152_{IFAC, International Federation of Accountants 2007} 153_{Kollegiet för svensk bolagsstyrning, 2010a}

154

Att arbetet med intern kontroll ska hanteras som en process ger möjlighet till företaget att uppnå ett önskat resultat på ett mer effektivt sätt.155Både TQM och ISO föreskriver att arbetet ska ske som en process för att säkra upp kvaliteten i slutprodukten.156,157 _{Under intervjuerna}

framkom det att intern kontroll inte är något annat än ett kvalitetssäkringssystem. Om de två kvalitetssäkringsstandarderna skulle appliceras på arbetet med intern kontroll inom den finansiella rapporteringen kan det konstateras att de företag som arbetar med intern kontroll som en process har möjlighet att höja kvaliteten på den finansiella rapporteringen.

Enkätundersökningen visar även att majoriteten av företagen även ser arbetet med intern kontroll som en del av sin dagliga verksamhet, dvs. att intern kontroll inte ska vara en extra uppgift vid sidan av de vanliga arbetsuppgifterna (se Diagram 6). Under intervjuerna framkom det att intern kontroll ska vara en integrerad del av företaget för att den ska vara effektiv. Ett exempel är att en medarbetare ser den interna kontrollen som en extra börda vid stor arbetsbelastning, detta exempel visar på ett tillfälle när den interna kontrollen inte är en del av den dagliga verksamheten och att den bara utförs för att den måste bli utförd. Om företagen lägger intern kontroll vid sidan av sina vanliga arbetsuppgifter innebär det ökade kostnader för företaget, bland annat på grund av extraarbete. Arbetet med intern kontroll blir därmed ej effektivt.

Sammanfattningsvis visar studiens undersökning att för att uppnå effektivitet inom den interna kontrollen ska arbetet med intern kontroll ses som en process och som en del av den dagliga verksamheten. På detta sätt kan företag med begränsade resurser uppnå önskat resultat och följa med i förändringar och nya utmaningar.

6.2.1 Kontrollmiljö

Enkätundersökningen visar att flertalet respondenter ej anser att alla inom företaget ser arbetet med intern kontroll som en process eller som en del av den dagliga verksamheten, men att de på företaget arbetar för att förmedla detta (se Diagram 5 och 7). För att skapa bra disciplin och struktur i organisationen krävs en god kontrollmiljö.158 En av de viktigaste punkterna för att skapa en god kontrollmiljö som respondenterna i intervjuerna poängterade är utbildning. COSO-ramverket tar också upp att medarbetarna bör besitta den erfarenhet och kompetens

155_{Bergman, B. & Klefsjö, B. (2007) Kvalitet – från behov till användning} 156_{Sandholm, L., (2001) Kvalitetsstyrning med totalkvalitet}

157_{Bergman, B. & Klefsjö, B. (2007) Kvalitet – från behov till användning} 158

som krävs för att kunna utföra sina arbetsuppgifter inom den finansiella rapporteringen korrekt. Att medarbetarna besitter rätt erfarenhet och kompetens ansvarar varje företag för.159 Genom utbildning kan företaget skapa förståelse för arbetet som medarbetarna utför och de kan utföra sina arbetsuppgifter på ett bättre sätt. Utbildning är extra viktig när företaget anställer nya medarbetare då dessa ofta saknar erfarenhet och kunskap specifikt inom detta företags policys och riktlinjer. I utbildningen kan företaget använda sig av brainstorming och workshops för att få medarbetarna delaktiga i diskussionen, och då blir utbildningen på deras nivå, med deras egna termer.

Att ledningen förespråkar god kontrollmiljö är också viktigt, det kan bl.a. göras genom företagets riktlinjer och policys.160 Enligt vad som framkom under intervjuerna ska god kontrollmiljö vara inbyggt i hur ledningen driver företaget. De riktlinjer och policys som arbetas fram ska vara lättförståeliga och enkla att ta till sig både som ny och erfaren medarbetare. Haglund m.fl. menar att risken för fusk ökar om företaget saknar förhållningsregler.161

Både enkätundersökningen och intervjuerna visar att det är viktigt med förståelse hos medarbetarna i form av utbildning och riktlinjer m.m. Exempelvis bör de som utför kontroller förstå varför kontrollerna ska utföras och inte bara att de ska utföras. Om alla medarbetare förstår kontrollernas innebörd, dvs. att de ska täcka riskerna, kan företaget öka medarbetarnas incitament för att utföra kontrollen.

Att företag har en expertfunktion inom intern kontroll är också viktigt, vilkets har noterats dels vid intervjuerna och dels vid enkätundersökningen. De som arbetar inom denna expertfunktion kan med sin kunskap förmedla arbetet med intern kontroll vidare ut i företaget. Funktionen kan tillsammans med styrelsen skapa en god kontrollmiljö om de sinsemellan har en bra kommunikation.

Att delegera ut ansvarsuppgifter till olika delar inom arbetet med den finansiella rapporteringen bidrar även det till en effektiv intern kontroll, under förutsättning att ansvaret

159_{COSO, 1992} 160_Ibid

161

läggs på rätt person och på rätt nivå i företaget.162Både intervjuerna och enkätundersökningen visar att de företag som har en avdelning för intern kontroll låter avdelningen för intern kontroll ansvara för att designa och upprätthålla arbetet med intern kontroll. Sedan kan företaget ansvarfördela, t.ex. genom processägare, kontrollägare och kontrollutförare. Ägarna ska förstå vilka risker som måste täckas upp och därefter designa kontroller för att täcka dessa, men ansvaret för att utföra kontrollerna ligger på kontrollutförarna.

Att visualisera, dvs. att med hjälp av en bild åskådliggöra processen, är ett bra sätt att förmedla hur arbetet med den interna kontrollen inom den finansiella rapporteringen ska gå till och därmed öka förståelsen hos medarbetarna. Under intervjuerna visade respondenterna deras respektive visualisering över processen och detta gav en ökad förståelse för hur de arbetar med intern kontroll. Visualisering klargör på ett enkelt sätt hur helheten ska se ut och hur alla medarbetare kan bidra till en tillförlitlig finansiell rapportering.

Alla dessa delar som nämnts ovan är viktiga bidrag till en god kontrollmiljö och avslutningsvis ett viktigt bidrag till en effektiv intern kontroll, men enkätundersökningen visar att flertalet företag inte arbetar på bästa sätt för att skapa en god kontrollmiljö, exempelvis är det endast 27 % av företagen som utbildar nya medarbetare i företagets rutiner och policys när företagen ska förmedla att intern kontroll är en process (se Diagram 5). Personella resurser är också en viktig del för att uppnå effektivitet. Medarbetarna ska besitta den kunskap och kompetens som krävs samt ha en förståelse för arbetet som utförs.