Vi har granskat processen för finansiella anläggningstillgångar och tillhörande finanspolicy och finansinstruktion för Huddinge kommun. Detta har skett genom intervju med personal på Huddinge kommuns internbank samt genom granskning av relevanta dokument.
Den externa upplåningen för Huddinge kommun per 31 augusti kopplat till Huge Fastigheter AB och Söderenergi AB uppgick till6 581 mnkr där 5 631 mnkr avser Huge Fastigheter AB och 900 mnkr för energikoncernen.
Månatligen tar internbanken fram en riskrapport Rapporten syftar till en uppföljning av det finansiella innehavet samt en utvärdering av att fastställda policys och regler efterlevs.
Rapporten redogör för huruvida kommunens externa skuld är i linje med framtagen finanspolicy samt innefattar en riskanalys över innehav. Riskrapporten upprättas av
kommunens Risk Controller. Idag finns det ingen dokumenterad kontroll av att rapporten är fullständig och den kontroll som finns innebär att rapporten distribueras till olika personer.
Rapporten skickas bland annat till en bussiness controller som lämnar en "second opinion"
och rimlighetsbedömer den och eventuella uppenbara brister skulle därmed kunna upptäckas. Vår bedömning är att det saknas fastställda rutiner för kvalitetssäkring av rapporten. Riskrapporten kräver viss manuell handpåläggning och det saknas en dokumenterad rutin för hur denna rapport skall upprättas och kvalitetssäkras. Vår rekommendation är därför att en formell rutin upprättas och dokumenteras i en
rutinbeskrivning. Rapporten signeras inte heller för att visa att rapporten är granskad och säkerställd vilket också är att rekommendera.
Enligt finanspolicyn skall det finnas en dokumenterad finanshandbok/rutinbeskrivning för kommunen. Efter samtal med ansvariga har det framkommit att ett sådant officiellt dokument saknas. Rekommendation är att kommunen författar en finanshandbok/ekonomihandbok för att säkerställa att alla rutiner avseende den finansiella hanteringen samt rutiner för
Internbanken finns dokumenterade ifall nyckelpersoner skulle försvinna samt för att säkerställa att alla uppsatta rutiner efterlevs. Detta skulle också ge en förtydligan av ansvarsfördelning mellan de olika funktionerna och mellan personerna på de olika funktionerna.
Finanspolicyn saknar beloppsgränser för hur stora transaktioner front office får genomföra. Vidare finns inte heller klara löptider för lånen stipulerade. Kommunstyrelsen bör förtydliga sina instruktioner avseende finanspolicyn gällande hur långa löptider och lånebelopp för avtal som front office får teckna. Förslagsvis kan detta upprättas i ett separat dokument, som exempelvis i en instruktion, snarare än att lägga in detta i policyn för att undvika behovet av att uppdatera och besluta policyn vid eventuella personalförändringar. Det är dock av vikt att ta kommunens verksamhet i beaktande. Kommunen handlar inte på daglig basis utan gör affärer endast för att göra upplåning och säkra räntor och valuta. Dessa belopp kan svänga
lO
mycket beroende på behov i kommunen och hos kommunens bolag och nivån kan därför vara svår att stipulera. Kommunen bör dock överväga att upprätta ett dylikt dokument.
Finanspolicyn saknar hur eventuella överträdelser ska hanteras och rapporteras. Kommunen bör förtydliga policyn med avseende på rapportvägar vid överträdelse samt upprätta en rutin eller process för hur en eventuell överträdelse skall hanteras.
Enligt ansvariga inom internbanken är en ny finanspolicy under uppbyggnad och beräknas bli klar i slutet av 2014 alternativt i början av 2015. Tanken är att det skall finnas en finanspolicy som godkänns av kommunfullmäktige och sedan en instruktion som beslutas på
tjänstemannanivå t. ex. av finans- eller ekonomichef. l botten skall det sedan finnas en rutinbeskrivning.
Nya rekommendationer (2014):
.,. Kommunstyrelsen bör upprätta en skriftlig rutinbeskrivning om hur informationen i internbankens riskrapport kvalitetssäkras samt att de kontroller som genomförs för att säkerställa detta dokumenteras .
.,. Kommunstyrelsen rekommenderas att ta fram rutinbeskrivning/finanshandbok i enlighet med vad som föreskrivs i finanspolicyn. En instruktion bör även utfärdas som anger de maximala beloppen för internbankens front office's affärer samt maximala löptider för de kontrakt som front office ingår .
.,. Kommunstyrelsen bör komplettera finanspolicyn med föreskrifter om hur överträdelser av finanspolicyn ska hanteras och rapporteras.
9 Lönaprocessen
Vi har översiktligt granskat Huddinge kommuns löneprocess för att få en förståelse för kommunens rutiner och kontroller kopplade tilllöneprocessen. Bland annat inbegriper detta rutiner för godkännande av anställningar, lönerevision, förändringar av fast lönedata, löpande tidredovisning, utbetalningar av löner och ersättningar samt korrekt redovisning. Genomgång har även skett avseende kommunens rutiner för inrapportering av data till
pensionsförvaltaren KPA.
Vår granskning av löneprocessen har inte föranlett några väsentliga anmärkningar avseende den löpande lönehanteringen under året. Kommunen har implementerat en rutin där
stickprov tas på semesterlöneskulden och där stickproven dokumenteras och sparas, vilket vi ser positivt på. Vi bedömer att kommunen har ändamålsenliga rutiner och kontroller för att hantera löner och personalrelaterade skulder. Tidigare år rekommenderades kommunen att ta stickprov på den första utbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa korrekt lön för individer. Vid årets granskning har vi identifierat att kommunen har
kompenserande kontroller där de får en varningssignal från lönesystemet om lönen avviker med ±10% från föregående års lön. Vidare går både facket och förhandlingschefen genom samtliga löner för att säkerställa att dessa är korrekta. Vi bedömer därmed föregående års rekommendation som åtgärdad.
Rekommendationer som lämnats tidigare år:
.,. Rekommendation från 2012:
Vi rekommenderade att kommunen tar ett antal stickprov på den första
löneutbetalningen efter genomförd lönerevision för att säkerställa att korrekt lön är inlagd på individnivå Slickproven bör dokumenteras.
11
Status 2014: Genomförd granskning visar att stickprov inte genomförs. Vid granskningen identifierades dock att kommunen har så kallade kompenserande kontroller för att minimera risken för att felaktiga löner utbetalas.
"' Rekommendation från 2013:
Vi rekommenderade att löneavdelningen på respektive nämnd löpande tar ut en logglista från Herorna för att kontrollera genomförda förändringar i fasta data, framförallt avseende förändringar i månadslöner, förändringar i bank-och plusgirokonto samt vem som har initierat förändringen.
status 2014: Kommunen har implementerat en rutin för att ta ut och granska logglistor avseende förändringar av fast data i Heroma. Rekommendationen från föregående år anses därmed vara åtgärdad.
9.1. Pensioner
Pensioner är en omfattande post både i resultat- och balansräkning. För att säkerställa förståelsen för hur inrapportering avseende underlag för beräkning av pensionsskulden genomförs har detta granskats i samband med löneprocessen.
Huddinge kommun har sedan 2013 ett avtal med KPA som innebär att KPA levererar pensionsadministrativa tjänster till kommunen. Kommunen ska i gengäld tillhandahålla de underlag som erfordras för att en korrekt pensionsskuld ska kunna beräknas.
Inrapporteringen till KPA sker årligen i januari och avser samtliga anställdas
pensionsgrundande årslön inom kommunen. Rimlighetsbedömning sker på totalnivå och kommunen genomför även stickprovskontroller för att säkerställa att den inrapporterade lönen i pensionsfilen är korrekt.
Under året (september och november) rapporteras förändringar nyanmälda/avslutade personer. Uppgifterna används inte för beräkning av pensionskulden utan görs endast för att KPA ska kunna skicka ut val-paketet till nyanställda.
Vi har i likhet med bolaget genomfört stickprovkontroll avseende att de inrapporterade uppgifter till KPA, överensstämmer med vad som är registrerat i deras egna datasystem. Granskningen har genomförts utan väsentliga anmärkningar.
Vår granskning av pensioner har ej föranlett några väsentliga anmärkningar.
10 Inköp och upphandlingsprocessen
Den centrala upphandlingsenheten administrerar merparten av upphandlingarna men agerar även stöd till miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen (MSB) samt social- och
äldreomsorgsförvaltningen (SÄF) som även genomför egna upphandlingar för sina respektive förvaltningar i enlighet med lagen om offentlig upphandling, LOU (2007:1091) respektive lagen om valfrihetssystem, LOV (2008:962). Kommunstyrelsen har fastställt ett reglemente, HKF 9420, för Huddinge kommuns upphandlingsförfarande som beslutades i kommunfullmäktige 1995. Under 2014 har reglementet reviderats med anledning av att en ny handbok för upphandling har utarbetats och förändringen i reglementet är bland annat hänförlig till definitionen av upphandlande myndighet och förtydligande av rollerna i upphandlings- och inköpsprocessen.
12
Reglementet beskriver hur Huddinge kommun ska arbeta för att följa LOU, processen, och de riktlinjer som finns för hur upphandlingar ska genomföras. All upphandling ska ske med affärsmässighet, konkurrens, objektivitet, icke diskriminering, transparens, proportionalitet samt följa uppsatta lagar och regler. För årets granskning av intern kontroll i inköps-och upphandlingsprocessen har vi valt att fokusera granskningen på den centrala
upphandlingsenheten och har i samband med detta intervjuat kommunens upphandlingschef.
Upphandlingsenheten i Huddinge kommun ansvarar för att leda och utveckla upphandlingsarbetet inom kommunen. Under 2014 har processen för upphandling centraliserats och personalstyrkan utökats med ytterligare fem personer.
Upphandlingsenheten ska inom ramen för gällande lagar och förordningar bidra till en kvalitativ och ändamålsenlig verksamhet inom kommunen. Centraliseringen har genomförts för att få bättre kontroll i kommunens upphandlingsförfarande. Huddinge kommun har en central avtalsdatabas från vilken samtliga förvaltningar ska avropa. Upphandlingsenheten ansvarar för att kontrollera och säkerställa att avtalsdatabasen innehåller samtliga aktuella avtal samt bevaka när avtalen löper ut för att påkalla att upphandling sker. Samtliga
förvaltningar ansvarar för att under hösten upprätta en upphandlingsplan för det kommande året. Upphandlingsenheten ansvarar sedan för att samordna och planera samtliga behov av upphandling inom kommunen och sammanställer en förvaltningsövergripande
upphandlingsplan.
Tidigare har kommunen haft en antagen miljöpolicy att följa vid inköp och upphandling vilken under 2014 har tagits bort och ersatts med integrering av hållbarhetsfrågor (etiska, sociala och miljöaspekter) i reglementet. Vidare har tjänsten Hållsbarhetsstrateg utformats och även tillsatts och denna ansvarar för att bidra med expertkompetens avseende hållbarhetsfrågor och att göra dessa till en aktiv del i varje upphandlingsprocess.
Sedan 1 juli 2014 har kraven avseende dokumentation vid direktupphandling överstigande ett värde om 100 tkr utökats enligt LOU (2007: 1091 ). Kommunen arbetar för närvarande med att ta fram dokumentationsmallar som ska utgöra ett stöd vid bland annat
direktupphandlingar. Vidare har kommunen under 2014 tagit fram en handbok, vilken inte är publicerad ännu, för att utöka kunskapen om upphandlingsförfarandet i hela kommunen.
Vi har genomfört en stickprovsvis granskning som syftar till att kontrollera huruvida det finns tillämpliga avtal till grund för köpet samt att fastställda riktlinjer efterlevs. Granskningen pågår vid avgivandel av denna rapport och kommer att avrapporteras i samband med
årsbokslutsgranskningen.
Rekommendationer som lämnats tidigare år:
~ Rekommendation från 2012:
Kommunen rekommenderades att tydliggöra vilka ramavtal som lyder under
respektive förvaltning och vad detta ansvar innebär för förvaltningen. Det är av vikt att definiera en ansvarsfördelning för administrationen av ramavtalen. Kommunstyrelsen rekommenderas att dokumentera ansvarsfördelningen inom upphandlingsprocessen för att säkerställa en kvalitet samt kostnadseffektivitet av upphandlade varor och tjänster
status 2014: Genomförd granskning visar att det nya reglementet har förtydligats med avseende på ansvarfördelningen. Rekommendationen bedöms därmed åtgärdad.
13
~ Rekommendation från 2012:
Kommunstyrelsen rekommenderades att tydliggöra kravet på att en behovsanalys genomförs i samband med initieringen av en upphandlinglinköp samt att denna dokumenteras. Att utvärdera hur varan/tjänsten har nyttjats historiskt samt vad det framtida behovet förväntas bli bedöms vara en viktig grund vid initiering av en upphandling.
status 2014: l upphandlingshandboken framgår att en behovsanalys ska genomföras inför en upphandling i samband med att en upphandlingsstrategi tas fram.
Upphandlingsenheten ansvarar för att tillsammans med sakkunnig ta fram en
upphandlingsstrategi och dokumentera denna. Rekommendationen bedöms därmed som åtgärdad.
~ Rekommendation från 2013:
Kommunstyrelsen rekommenderades att införa en rutin vid upphandlingsenheten inom Kommunstyrelsens förvaltning som säkerställer att ramavtalligger till grund för stön-e samlade inköp hos en leverantör.
status 2014: Ett arbete pågår med att skapa ett digitalt stöd som möjliggör
uppföljning av inköp som sker utan avtal, detta för att identifiera eventuella områden där ramavtal behövs. Rekommendationen kvarstår således. Vidare pågår en
stickprovsvis granskning av fakturor mot underliggande avtal vid avgivandet av denna rapport varföreventuella identifierade awikelser avrapporteras i samband med årsbokslutsgranskningen.
Stockholm den 17 november 2014
Rebecka Hansson Auktoriserad revisor
Rebecca Ersryd Revisionsmedarbetare
14