2021-09-10 1 av 6
Post: 185 83 Vaxholm Besök: Eriksövägen 27
Telefon: 08-541 708 00 E-post: kansliet@vaxholm.se Webb: www.vaxholm.se
Org nr: 212000-2908 Plusgiro: 165411-0
Stadsbyggnadsförvaltning Sergio Mazzeo
GIS-samordnare
Projektplan för projekt öppna data
VERSIONSHANTERING
Detta dokument har följande revisonhistorik:
Version Anledning Namn Datum
0.1 Skapa förutsättningar för publicering av öppna
data inom alla förvaltningar Sergio Mazzeo 2021-09-12 0.2 Granskad och kommenterad av
stadsbyggnadschef Susanne Edén 2021-09-13
0.3 Granskad och kommenterad av kommunchef Marie Wiklund 2021-09-24 0.4 Granskad och kommenterad av IT- och
digitaliseringschef Mikael
Österberg 2021-09-26
167
Projektplan
2021-09-10 2 av 6
Innehåll
1. Projektägare ...3 2. Bakgrund och förutsättningar ...3 3. Syfte ...3 4. Mål och projektresultat ...3 5. Projektorganisation och bemanning ...4 6. Prioriteringar (?) ...4 7. Genomförande ...4 8. Aktivitets och tidsplan ...5 9. Resursbehov, budget och finansiering ...5 10. Kritiska framgångsfaktorer ...5
Godkännande av projektplan
Projektägare Projektledare
Susanne Edén Sergio Mazzeo
168
Projektplan
2021-09-10 3 av 6
1. Projektägare
Projektbeställare är stadsbyggnadschef Susanne Edén.
2. Bakgrund och förutsättningar
Mellan 2018 och 2020 har Vaxholms stad deltagit i projektet för öppna data, ÖDIS, anordnat av Storstockholm. I projektet deltog samtliga 26 kommuner i Stockholms län med syftet att gemensamt erbjuda öppna data på ett standardiserat sätt. Mellan 2019 och 2021 har Vaxholms stad startat ett internt projekt där representanter från alla förvaltningar har deltagit och jobbat med diverse frågor kring öppna data.
Öppna data handlar ytterst om lagen om offentlighetsprincipen, och Offentlighets- och sekretesslagen. I Offentlighets- och sekretesslagens fjärde kapitel framhävs att myndigheter ska ta hänsyn till rätten att ta del av allmänna handlingar och särskilt se till att allmänna handlingar kan lämnas ut med den
skyndsamhet som krävs enligt tryckfrihetsförordningen. Vidare ska myndigheterna säkerställa att automatiserad behandling av uppgifter hos myndigheten ordnas med beaktande av det intresse som enskilda kan ha av att själva utnyttja tekniska hjälpmedel hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar.
Vad som är öppna data regleras i Öppna data-direktivet och Inspire-direktivet från EU som också införts i svensk lagstiftning. Det innebär att de offentliga data som samlas in och lagras hos myndigheter i
elektronisk form också ska tillgängliggöras som öppna data till företag och privatpersoner så att de kan återanvändas.
Kommuners arbete med öppna data är således inte frivilligt utan tvingande. Grunden för Sveriges arbete med öppna data är EU-kommissionens öppna data-direktiv. Den nuvarande versionen av direktivet från 2019 är en uppdatering av en tidigare version som kallades PSI-direktivet. Öppna data-direktivet skulle implementeras i nationell lagstiftning senast 17 juli 2021 men har blivit försenat.
Sedan 2019 och 2021 har Vaxholms stad drivit ett internt projekt där representanter från alla
förvaltningar har deltagit och jobbat med diverse frågor kring öppna data. Målsättningen med projektet är att driva arbetet kring öppna data och skapa alla förutsättningar för att kunna publicera och förvalta öppna data på ett systematiskt och säkert sätt. Under oktober 2021 presenteras projekt öppna data för kommunstyrelsen för beslut om genomförande.
3. Syfte
Syftet med projekt är att fortsätta öka de kunskaperna och erfarenheter om öppna data som vi har samlat på oss, att tillskapa och lansera öppna datakällor, samt att göra vissa organisationsanpassningar för att till fullo kunna uppfylla lagkraven samt förbereda staden för att kunna vidareutveckla och förvalta öppna data på ett systematiskt och säkert sätt.
4. Mål och projektresultat
Målsättningen med projektet är:
169
Projektplan
2021-09-10 4 av 6
● driva arbetet kring öppna data och skapa alla förutsättningar för att kunna publicera och förvalta öppna data på ett systematiskt och säkert sätt.
● bygga en kultur kring öppna data, informera och utbilda tjänstepersoner, och stötta förvaltningsarbete med öppna data.
● Införa en plattform för publicering av öppna data. Denna ska vara tillgänglig bl.a. via stadens hemsida. I plattformen ska minst en datamängd per förvaltning publiceras inom ett år från projektensgruppens startmöte.
5. Projektorganisation och bemanning
Projektägare Susanne Edén Projektledare Sergio Mazzeo Styrgrupp
Styrgruppen består av kommunchef Marie Wiklund, stadsbyggnadschef Susanne Edén, samt IT- och servicechef Mikael Österberg.
Projektgrupp
Stadens förvaltningschefer ska utse en resurs och företrädare för sin förvaltning. Tillsammans bildar nedanstående resurser projektgruppen för projekt öppna data:
Sergio Mazzeo, projektledare och företrädare för stadsbyggnadsförvaltningen
Namn Efternamn, företrädare för kommunledningskontoret
Namn Efternamn, företrädare för utbildningsförvaltningen
Namn Efternamn, företrädare för socialförvaltningen
Namn Efternamn, företrädare för IT-enheten
Miranda Lymeus, specialistfunktion – jurist
Beata Rosvall, specialistfunktion – jurist, GDPR
6. Prioriteringar
Följande prioritering görs mellan projektresultat, projektets tidplan och projektets kostnader. 100 % fördelas enligt nedan.
Prioritering:
Resultat Tidplan Kostnad
0,5 0,3 0,2
7. Genomförande
Efter politiskt beslut i kommunstyrelsen för att driva ett projekt kring öppna data, och efter projektledarens återvändande från föräldraledighet, ska projektledaren informera samtliga förvaltningschefer om beslutet. Alla förvaltningar ska tillsätta en representant som ska medverka i
170
Projektplan
2021-09-10 5 av 6
projektgruppen. Andra tjänsteperson med specialistfunktion som också ska medverka i projektet kommer att bli informerade av sin närmaste chef.
Projektledaren ska kalla projektgruppen till ett startmöte och börja att planera det gemensamma arbetet och identifiera de aktivitet som ska utföras både inom gruppen och vidare inom förvaltningarna.
Syftet med projektgruppens arbete ska vara att skapa förutsättningar och ge rätt verktyg till tjänstepersoner som i sin tur ska arbeta för att integrera dem nya rutinerna för öppna data i alla arbetsmoment och processer.
En viktig del av projektet är att nå alla medarbetare och hålla dem informerade om projektgruppens aktiviteter, vad som händer kring öppna data och vad som förväntas i framtiden. Därför kan en kommunikationsplan vara en lämplig åtgärd att ta farm med stöd från kommunikationsenheten.
Projektgruppen ska hålla en hög kunskapsnivå för att kunna stötta samtliga verksamheter. Därför kan projektgruppen anordna utbildningar, samverka med externa aktörer, införa IT-system, fastställa gemensamma rutiner, skapa interna fokusgrupper.
8. Aktivitets och tidsplan
2021 oktober KS tar beslut att genomföra ett projekt för öppna data 2022 april Projektets uppstart
oktober Arbetsgrupper finns i alla förvaltningar 2023 januari Införa öppna data portalen
april Alla arbetsgrupper (förvaltningar) ska ha publicerat minst en ny datamängd och skapat rutiner för publicering och förvaltning av öppna data
9. Resursbehov, budget och finansiering
I ett första skede ska förvaltningarna tillsätta resurs i form av personal som ska delta i projektgruppen.
Personalen ska närvara på möten och andra aktivitet som anordnas under projektets gång.
Storstockholm driver just nu en upphandling för en gemensam öppna data portal. Kommuner i Stockholmsregion kommer att kunna avropa ifrån det avtal för att köpa och införa portalen i sin organisation. Eftersom avtalet inte är tecknat ännu är införandekostnader inte bestämde, men de uppskattas vara ca 50 000 kr per kommun. Ytterligare ekonomiska resurser kan behövas för installation och implementering av plattformen samt för koppling av andra system.
10. Kritiska framgångsfaktorer
Några kritiska faktorer har identifierats i projektet. På grund av en allmänt hög belastning på
verksamheter finns en stor risk att arbete inte blir prioriterat och förvaltningarna kan inte använda sin personal i den utsträckning som behövs.
En mindre risk finns i det ekonomiska perspektivet. Projektet i sig kräver från början inte stora
ekonomiska insatser men större investeringar kan behövas i framtiden om den interna organisationen behöver externt stöd eller köpa annan typ av tjänster och data-system.
171
Projektplan
2021-09-10 6 av 6
10.1 Avvikelsehantering
Styrgruppen kan behöva hantera personal och ekonomiska frågor. Hur drivs projektet om inte
förvaltningarna kan sätta personal till det? Hur får projektgruppen tillräckligt med ekonomiska resurser när det behövs?
Styrgruppensmöte behöver planeras oftare i början att projektet för att ge projektgruppen det stöd den behöver. Ett möte i en timme per månad kan vara lämpligt plus en kortare avstämning med
projektledaren vid behov. När allt fungerar så som man planerat behöver styrgruppen träffas med en mindre frekvens eller bara vid behov.
10.2 Kvalitetssäkring
● Kvalitetsarbetet bör följa cykeln: REAGERA - PLANERA - GENOMFÖRA – KONTROLLERA.
● Projektledare stämmer regelbundet av projektgenomförandet med styrgruppen
172