Bakgrund
Enligt direktionens beslut den 28 oktober 2016 ska förbundet varje år upprätta en särskild kontrollplan för innevarande års uppföljning/granskning av den interna
kontrollen. Resultatet av denna samt bedömning av riskhanteringen ska rapporteras till direktionen.
Direktionen beslutade den 16 december 2020 om kontrollpunkter inom följande områden:
• Representation
• Beslutsattest
• Firmateckning
• Hantering riskvaror, rutin och dokumentation Rapport 2021
Rapporten påvisar att gymnasieförbundets rutiner i de områden som granskats, i huvudsak fungerar tillfredsställande. Följande förbättringar/förändringar föreslås avseende kontrollpunkten ”Firmateckning”:
• Vid signering av fullmakt ska en bedömning av avtalets värde för Kalmarsunds gymnasieförbunds del göras och då kontrolleras mot den kollektiva firmateckningens beloppsgräns.
• Genom ett tillägg i delegationsordningen förtydliga att intäktsavtal kan skrivas av respektive chef.
Förslag till beslut
Direktionen beslutar att godkänna rapporten för uppföljning och åtgärder, upprättad 2021-10-22, avseende den interna kontrollplanen för år 2021.
FÖR KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND
Mats-Peter Krantz Carina Cerafiani
Förbundschef Ekonomichef
Bilaga
Rapport för intern kontroll 2021, ekonomifunktionen
Datum
för Kalmarsunds gymnasieförbund
Besöksadress Stagneliusgatan 14B| Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
1 (2)
Rapport för intern kontroll 2021, ekonomifunktionen
Ekonomienheten har under 2021 genomfört interna kontroller inom ekonomiområdet gällande alla förbundets enheter. De kontrollpunkter inom givna riskområden vilka granskats följer nedan.
1. Risk för: felaktig kontering och verifikationsunderlag. Rutiner som granskats:
Representationskonto samt konto för restaurangnotor så som konto för
fika/måltider. 50 procent av förbundets representationsfakturor samt 10 procent av förbundets konteringar för fika, måltider och restaurang skulle enligt beslut granskas men då antal fakturor var överkomlig har 100% granskats.
2. Risk för: felaktig beslutsattest leverantörsfakturor. Rutiner som granskats:
Kontroll att beslutad attestplan efterlevs i leverantörsreskontra. 10 fakturor per beslutsattest har kontrollerats.
3. Risk för: felaktig firmatecknare. Rutiner som granskats: Kontroll av 100% av årets ingångna avtal mot beslutad förteckning av firmatecknare.
4. Risk för: felaktig hantering av riskvaror. Rutiner som granskats: Inventering och kontroll av inköp och kassering av alkoholhaltiga drycker. Rutiner och uppföljning på enheten granskas efter förra årets uppstart av kontrollen.
Resultat av den interna kontrollen
1. Representationskontot nyttjas sällan. Detta tillsammans med konto för måltider och fika har under 2020 och 2021 varit ovanligt lite använt hänfört till pandemin.
Kontrollen av de poster som ändå redovisats under året uppvisar en förbättring på vissa enheter gällande komplett anteckning avseende syfte och
medverkande efter internutbildningen i slutet av förra året. 86 % korrekt redovisning och hantering baserat på kontrollen.
2. Förbundets beslutade attestlista efterlevs till största del. Några av de avvikelser som konstaterats kan härledas till oklarhet kring vem som attesterar vilken lokalkostnad då den rutinen förändrades nyligen. I övrigt mycket gott resultat.
Styrsystem för att hantera behörigheter fungerar väl. 98 % av kontrollerade attester var helt korrekta.
3. Kalmarsunds gymnasieförbund har vid avstämningstillfället 37 registrerade avtal i sin avtalsbank. ”Delegationsordning 2021” och ”Firmatecknare och övriga behörigheter 2021” är de kontrollparametrar som använts vid avstämningen av alla avtal. Fem avtal hade anmärkning eller avviker mot beslutad firmateckning:
o Två avtal som tecknats av Kalmar kommuns upphandlingsenhet genom fullmakt från Kalmarsunds gymnasieförbund saknar kollektiv
firmateckning.
Kalmarsunds gymnasieförbund Datum Ärendebeteckning 2021-10-22 GYF 2020/0444-01.05
Besöksadress Stagneliusgatan 14B | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
2 (2)
Förslag till förbättring: vid signering av fullmakt ska en bedömning av avtalets värde för Kalmarsunds
gymnasieförbunds del göras och då kontrolleras mot den kollektiva firmateckningens beloppsgräns.
o Tre avtal avviker mot punkt 5.5 i delegationsordningen: ” Ingå avtal som ej rör lokaler och som överstiger gränsen för direktupphandling enligt LOU”, delegerat till Förbundsdirektör. Ett av dessa har fel firmatecknare.
Två av avtalen avser intäktsavtal, dvs avtal där Kalmarsunds gymnasieförbund är leverantör.
Förslag till förbättring är att förtydliga genom ett tillägg i delegationsordningen vem som är berättigad att signera intäktsavtal.
4. Vid förra årets kontroll konstaterades att det inte fanns någondokumenterad nedskriven, antagen rutin avseende avstämning av de alkoholhaltiga dryckerna som förvaras på Restaurang- och Livsmedelsprogrammet. Det som fanns var en arbetsbeskrivning vilken var förankrad i arbetslaget. Årlig restaurangrapport skickas till kommunen. Det som önskas och var uppdraget efter förra årets kontroll var en antagen VLS-rutin som används för att inköpta volymer ska kunna stämmas av mot lager, kasserade och försålda volymer. Efter årets
uppföljningskontroll kan konstateras att VLS-rutin är antagen. Inköp, nyttjande och kasserade volymer registreras.
Slutsats
Rapporten påvisar att gymnasieförbundets rutiner i de områden som granskats, i huvudsak fungerar tillfredsställande. Förbättringsåtgärderna kopplade till kontrollpunkt
”Firmateckning” ska genomföras.
FÖR KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND
Carina Cerafiani Caroline Johansson
Ekonomichef Controller
TJÄNSTESKRIVELSE
Besöksadress Stagneliusgatan 33 | Postadress Box 865, 391 28 Kalmar | Telefon 0480-45 15 00 | E-post gymnasieforbundet@gyf.se | www.gyf.se
1 (1)
Ny kontrollplan 2022
Enligt förbundsstyrelsens beslut den 28 oktober 2016 ska förbundet, senast i december, varje år upprätta en särskild kontrollplan för kommande års uppföljning/granskning av den interna kontrollen. Resultatet av denna samt bedömning av riskhanteringen ska rapporteras till styrelsen senast i samband med upprättandet av årsredovisningen.
Utifrån konstaterade risker med relativa höga risktal inom ekonomifunktionen har ett antal kontrollpunkter med konsekvensanalys tagits fram i syfte att kontrollera hur pass utsatt förbundet är inom respektive område.
Under 2022 kommer följande områden kontrolleras:
- Sekretessklassade fakturor - Manuella utbetalningar
De olika kontrollområdenas risker, kontrollmoment samt metoder, frekvens och ansvarig utförare av kontrollen framgår av dokumentet ”Interna kontrollpunkter 2022,
ekonomifunktionen” upprättat 2021-10-22. En konsekvensanalys som beskriver framtagna kontrollpunkter har tagits fram, upprättad 2021-10-22.
Ekonomisk konsekvens
Kontrollpunkterna är prioriterade och kommer att hanteras inom befintlig personalstyrkas arbetsuppgifter.
Förslag till beslut
Direktionen beslutar att anta interna kontrollpunkter för ekonomifunktionen år 2022, upprättade 2021-10-22.
FÖR KALMARSUNDS GYMNASIEFÖRBUND
Mats-Peter Krantz Carina Cerafiani
Förbundsdirektör Ekonomichef
Bilagor
Interna kontrollpunkter 2022, ekonomifunktionen
Konsekvensanalys – beskrivning av interna kontrollpunkter 2022 Datum 2021-11-30
Ärendebeteckning GYF 2021/0442- 01.05
Handläggare
för Kalmarsunds gymnasieförbund
2021-10-22
Handläggare:
Caroline Johansson 0480-45 15 14
caroline.johansson@gyf.se