Förslag till beslut
Vård och omsorgsnämnden godkänner utförd interkontroll 2019.
Sammanfattning
Internkontroll avseende 2019 är genomförd. Vård- och omsorgsnämnden antog 2019-03-13 internkontrollplan för 2019. Redovisning av genomförd internkontroll visar på vissa anmärkningar.
Utifrån genomförd internkontroll 2019 och riskanalys har förvaltningen satt som mål att kontrollera att det görs en riskanalys på alla nya brukare. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer att granska att dokumentationen som görs enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) är skriven på ett sätt som främjar
patientsäkerheten. Verksamhetsutvecklaren kommer på motsvarande sätt granska att den sociala dokumentationen är ändamålsenlig. Vidare kommer den sociala dokumentationen att följas genom att ett slumpmässigt urval av
genomförandeplaner granskas i form av aktualitet och innehåll. Det kommer även att granskas att all personal har kunskap om offentlighet och sekretesslagen och meddelarfrihet samt att alla utskrifter som innehåller personuppgifter sker med säker utskrift. Kontroll av att det finns en uppdaterad pandemiplan, att
kvalitetsledningssystemet är aktuellt och tillgängligt samt att statistikuppgifter som tas ut ur verksamhetssystemet är kvalitetssäkrade kommer också att ske.
Bakgrund
Internkontrollplanen avser åtgärder som bidrar till att utveckla och säkerställa funktion och kvalitet i kommunens samtliga verksamheter och därmed minska risken för avsiktliga eller oavsiktliga fel.
Internkontrollen syftar till att:
– Trygga kommunens tillgångar, förhindra förluster
– Säkerställa att lagar, bestämmelser och överenskommelser efterlevs – Minimera risker, säkra system och rutiner
– Säkra att resurser används i enlighet med tagna beslut – Säkra en rättvisande redovisning
– Skydda politiker och personal från grundlösa misstankar
Vård- och omsorgskontoret 2020-02-25
Ansvarsfördelning
I 6 kap. 1 och 7 §§ kommunallagen framgår styrelsens och nämndernas ansvar för den interna kontrollen. Revisorernas uppgifter framgår av 9 kap. 7 §.
Enligt reglemente för intern kontroll framgår bl.a. följande:
Styrelsen har det övergripande ansvaret för att tillse att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunen.
Nämnderna har det yttersta ansvaret för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde. Den enskilda nämnden har därvid att tillse
att en organisation upprättas för den interna kontrollen inom respektive verksamhetsområde, samt att regler och anvisningar antas för den interna kontrollen.
Produktionschefen eller motsvarande inom nämnds verksamhetsområde ansvarar för att konkreta regler och anvisningar utformas för att upprätthålla en god intern kontroll. Dessa regler ska antas av respektive nämnd.
Verksamhetsansvariga chefer på olika nivåer i organisationen är skyldiga att följa antagna regler och anvisningar om intern kontroll, samt att
informera övriga anställda om reglernas och anvisningars innebörd. Vidare har de att verka för att de arbetsmetoder som används bidrar till en god intern kontroll.
Brister i den interna kontrollen ska rapporteras till närmaste chef.
Utförd internkontroll 2019
Internkontroll för 2019 är genomförd och visar på vissa brister. Riskanalyser på nya brukare görs och där är en del att analysera risken för hot och våld, vid risker upprättas en särskild handlingsplan. Granskningen av dokumentation enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) visar även 2019 att väsentlig information oftast finns men att det kan vara svårt att hitta äldre information då strukturen är bristfällig, en utbildning och anpassning av dokumentationssystemet kommer att genomföras.
Granskningen av den sociala dokumentationen visar att det finns en skillnad i hur dokumentationen sker på olika enheter och att de flesta brukare har en
genomförandeplan men att alla inte är aktuella, då vård- och omsorgskontoret inför individens behov i centrum (IBIC) utbildas all personal i dokumentation.
Granskningen visar också att kvalitetsledningssystemet behöver ses över och ny riktlinje kommer att fastställas under 2020. I stort sett all personal genomgår också webutbildning i nollvision för att motverka tvångs- och skyddsåtgärder.
Alla chefer kontrollerar analyslistorna för att tillse att rätt löner betalas ut. Även bisysslor kontrolleras årligen och bedöms utifrån bisysslans art. När förändringar sker i verksamheten upprättas riskanalyser ur ett arbetsmiljöperspektiv, vid risker upprättas särskild handlingsplan. När riskanalyserna upprättas är utgångspunkten att arbetstagarorganisationer och medarbetare ska vara delaktiga.
TROSA KOMMUN Tjänsteskrivelse Sida 3(3)
Vård- och omsorgskontoret 2020-02-25
anmälda register inom kontoret. Det finns utsedd GDPR-ambassadör och incidentrapportering sker.
Delegeringsordningen ses över minst en gång varje år. SKR:s skrift om mutor och jäv tas upp årligen på arbetsplatsträffar och finns även tillgänglig på personalens kontor på vissa arbetsplatser. De privata utförarna följs upp. Alla företag som utför hemtjänst enligt lagen om valfrihet (LOV) samt upphandlad leverantör av personlig assistans följs upp årligen. En ny checklista för vad som ska kontrolleras har tagits fram för att säkerställa kvaliteten på uppföljningen samt att samtliga företag följs upp på ett likvärdigt sätt. Kravåtgärder sker enligt policy när skäl för det föreligger.
Internkontroll 2020
Utifrån genomförd internkontroll 2019 och riskanalys har förvaltningen satt som mål att kontrollera att det görs en riskanalys på alla nya brukare. Medicinskt ansvarig sjuksköterska kommer att granska att dokumentationen som görs enligt hälso- och sjukvårdslagen (HSL) är skriven på ett sätt som främjar
patientsäkerheten. Verksamhetsutvecklaren kommer på motsvarande sätt granska att den sociala dokumentationen är ändamålsenlig. Vidare kommer den sociala dokumentationen att följas genom att ett slumpmässigt urval av
genomförandeplaner granskas i form av aktualitet och innehåll. Det kommer även att granskas att all personal har kunskap om offentlighet och sekretesslagen och meddelarfrihet samt att alla utskrifter som innehåller personuppgifter sker med säker utskrift. Kontroll av att det finns en uppdaterad pandemiplan att
kvalitetsledningssystemet är aktuellt och tillgängligt samt att statistikuppgifter som tas ut ur verksamhetssystemet är kvalitetssäkrade kommer också att ske.
Fredrik Yllman Produktionschef
Samhällsbyggnadsnämnden
För tidsperiod: 2019-01-01 - 2019-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens
PC Produktionschef Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar
Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens
1 Låg sannolikhet/liten konsekvens
* Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner
Rutinnummer/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno-
Konse-till likhet kvens Samhällsbyggnad
S:1 Försenad bostadsproduktion Att bostadsproduktion och detaljplaneläggning sker på ett sådant sätt att Kommunfullmäktiges mål med en årlig befolkningstillväxt på 150 invånare kan uppnås.
PC Komplett Månadsvis i samband med
befolkningsstatistik. PC 3 3
S:2 Kunders missnöje med
handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider för
bygglovhantering. Ansvarig
tjänsteman Komplett Dialog med byggenheten månadsvis och komplett statistik halvårsvis.
PC 3 4
S:3 Regelverk och/eller lagstiftning följs
inte Uppföljning av andelen bygglovbeslut som fattats med
avvikelse från gällande detaljplan. PC Komplett Genomfört dec -19 PC 2 4
S:4 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att
uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett Genomfört nov - 19 PC 2 4
S:5 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade bygglov och
detaljplaner. Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört nov -19 PC 2 4
Ekonomi
E:1 Oförutsedda kostnadsökningar för
bostadsanpassning Regelbunden uppföljning av kostnader och
kostnadsutveckling över tid. PC Komplett Genomfört månadsvis PC 3 3
E:2 Lägre intäkter än budgeterat Uppföljning av intäktsutveckling avseende bygglov, mark PC Komplett Genomfört april och sept PC 3 3
Rutinnummer/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno- Konse-till likhet kvens Ärende-/dokumenthantering
Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på
produktionskontorets organisation och befattningar m.m. Ansvarig
tjänsteman Komplett genomläsning av
delegerings-Genomfört feb -19 PC 2 4
Personal
P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor.
PC,
enhetschef Komplett Genomfört jan-feb -19 PC 2 4
P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella
handlingsplaner upprättas. PC Komplett Genomfört hösten -19 PC 2 4
P:3 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - (rätt
lön till rätt person). PC Komplett Genomfört månadsvis PC 3 3
Övrigt
Ö:1 Registerförteckning komplett och
korrekt * Genomgång minst en gång per år Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört höst -19 PC 2 5
Ö:2 Dataskyddsombud * Finns någon utsedd Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört höst -19 PC 2 5
Ö:3 Incidentrapportering * Har några incidentrapporteringar gjorts Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört höst - 19 PC 2 5
Ö:4 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun *
Enligt förfrågningsunderlag PC Komplett Genomfört maj, sept -19 PC 2 4
Ö:5 Oegentligheter eller misskötsel i
arbete * Att ”SKL:s skrift om muta och jäv" har diskuterats årligen på varje enhets APT samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet.
PC Stickprov Genomfört vår - 19 PC 3 4
Miljösnämnden
För tidsperiod: 2019-01-01 - 2019-12-31
Kommunens Internkontrollreglemente och anvisningarna till detta, ligger till grund för denna plan.
Resultaten av kontrollerna rapporteras löpande. Rapportering ska ske skriftligt, se reglementet.
Rapportering ska göras till respektive nämnd + Kommunstyrelsen 1 gång per år på genomförda kontroller och dess resultat.
Förkortningar: Bedömning sannolikhet och konsekvens
PC Produktionschef Sannolikhet = sannolikhet att det inträffar
Konsekvens = ekonomisk, personell, förtroende om det inträffar 5 Hög sannolikhet/allvarlig konsekvens
1 Låg sannolikhet/liten konsekvens
* Punkter som markerats med stjärna ska ingå i samtliga nämnders internkontrollplaner
Rutinnummer/rutin Kontrollmoment Ansvarig Metod Uppföljning Rapport Sanno-
Konse-till likhet kvens Miljökontoret
M:1 Kunders missnöje med
handläggningstider Regelbunden uppföljning av handläggningstider. Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört nov -19 PC 2 4
M:2 Kompetensförsörjning Att årlig analys görs avseende personalläget samt att
uppföljning görs av genomförda rekryteringar. PC Komplett Genomfört nov - 19 PC 2 4
M:3 Överklaganden Uppföljning av andelen överklagade ärenden. Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört nov -19 PC 2 4
Ekonomi
E:1 Lägre intäkter än budgeterat Uppföljning av intäktsutveckling avseende miljö- och
hälsoskydd samt livsmedel. Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört april och sept -19 PC 3 3
Ärende-/dokumenthantering
Ä:1 Delegering* Att delegeringsordningen är relevant med avseende på produktionskontorets organisation och befattningar m.m.
Ansvarig
tjänsteman Komplett genomläsning av
delegerings-Genomfört jan, maj dec -19 PC 2 4
Personal
P:1 Bisysslor * Att alla chefer efter genomförda utvecklingssamtal har en uppdaterad inventeringslista på medarbetarnas eventuella bisysslor.
PC,
enhetschef Komplett Genomfört jan-feb -19 PC 2 4
P:2 Arbetsmiljö * Att riskanalyser genomförs och att eventuella
handlingsplaner upprättas. PC Komplett Genomfört hösten -19 PC 2 4
P:3 Rätt lön * Att alla chefer månatligen kollar sina analyslistor - PC Komplett Genomfört månadsvis PC 3 3
Övrigt
Ö:1 Registerförteckning komplett
och korrekt * Genomgång minst en gång per år Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört höst -19 PC 2 5
Ö:2 Dataskyddsombud * Finns någon utsedd Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört höst -19 PC 2 5
Ö:3 Incidentrapportering * Har några incidentrapporteringar gjorts Ansvarig
tjänsteman Komplett Genomfört höst - 19 PC 2 5
Ö:4 Uppföljning av privata utförare enligt Program för uppföljning och insyn av verksamhet som utförs av privata utförare i Trosa kommun *
Enligt förfrågningsunderlag PC Komplett Genomfört maj, sept -19 PC 2 4
Ö:5 Oegentligheter eller misskötsel
i arbete * Att ”SKL:s skrift om muta och jäv" har diskuterats årligen på varje enhets APT samt information om hur man anmäler oegentligheter eller misskötsel i arbetet.
PC Stickprov Genomfört vår - 19 PC 3 4
Kommunkontoret Marlene Bernfalk Ekonomichef 0156-52092
Marlene.bernfalk@trosa.se
Tjänsteskrivelse Datum
2020-03-17 Diarienummer KS 2020/67