Rekryteringsprocessen

som att organisationen bryr sig om sina anställda och har ett stort intresse för sin personalstyrka.

3.1.2 Rekryteringsprocessen

Rekryteringsprocessen är en viktig process därför att det är under den tiden som organisationen eller företaget har en chans att skaffa sig så mycket information om de sökande som möjligt (Lindelöw 2008) Det innebär ett större underlag när

organisationen ska välja den som de anser är bäst lämpad att arbeta för just deras organisation. Det är under den processen som en organisation kan upptäcka vilka personer som passar in i deras arbetsbeskrivning och vilka som inte gör det, utan att det kostar organisationen något extra. Har man väl tagit in en person och märker att den inte fungerar i arbetet är det svårt och kostar pengar att behålla den, samtidigt som det även kostar pengar att börja om processen för att hitta en ny medarbetare. Enligt Lindelöw (2008) finns det ett antal viktiga områden som man bör lägga vikt vid för att lyckas med sin rekryteringsprocess. Områdena är behovsanalys, kravspecifikation, hur man lockar till sig rätt arbetssökande, intervju och urval.

Organisationer lägger ofta stora resurser på att bedöma de arbetssökande på olika sätt genom t.ex. referenstagning och intervjuer (Newington & Metclafe 2014). Något som det däremot inte läggs lika mycket resurser kring är förberedelserarbete och analys av den befattning som man söker personal till. Många organisationer fokuserar endast på att hitta arbetssökande som har vissa egenskaper som de anser passar in på befattningen i organisationen och glömmer att analysera utformningen av befattningen. Befattningen kanske bör förändras eller kompletteras med nya arbetsuppgifter. Personalbehovet bör även det analyseras, både hur det ser ut i nuläget men även i framtiden. En fråga som man kan fundera över då är varför inte fler organisationer gör behovsanalyser om det anses så viktigt. Lindelöw (2008) beskriver ett par anledningar till varför

behovsanalyserna lyser med sin frånvaro. Det första skälet handlar om tidbrist hos de ansvariga rekryterarna. Många upplever att de inte har tid för behovsanalyser av personalen eftersom arbetsbelastningen är för stor. Ett annat skäl är att det i många organisationer saknas metoder och verktyg för att kunna genomföra analyserna, de vet helt enkelt inte hur analyserna ska genomföras och därför blir de heller inte av.

32

Utifrån en behovsanalys genomförs ofta en kravspecifikation som kan förklaras som en mall för att specificera de krav som man ställer på de personerna som söker en viss befattning (Newington & Metclafe 2014). Kravspecifikationen bör omfatta alla

områden som är relevanta för just den befattningen. Saker som personliga egenskaper, utbildning, kunskap och praktiska förutsättningar är delar som bör ingå i en

kravspecifikation. Både den arbetssökandes egenskaper men även rekryterarens egenskaper är viktigt för att rekryteringsprocessen ska bli lyckad. Utifrån

kravspecifikationen kan man sedan inrikta sig på att attrahera rätt sökande (Obert & Södergård 2010). En nyckel för att locka till sig rätt sökande är att välja rätt kanaler för att marknadsföra den lediga tjänsten som organisationen söker folk till. Man kan välja att själv söka upp de arbetssökande, något som kallas headhunting eller så kan

organisationen försöka att få de arbetssökande att själva söka sig in till företaget genom annonsering i tidningar eller via internet. Det som många gånger är avgörande för om en organisation lyckas attrahera arbetssökande personer är hur organisation uppfattas av de sökande och om organisationen senare lever upp till de förväntningar som skapats hos de arbetssökande. Om företaget skulle locka sökande med att de är ett professionellt företag som alltid är seriösa i sitt agerade oavsett vad de arbetar med och det sedan visar sig att de inte alls är det sjunker trovärdigheten hos de arbetssökande. Det kan innebära att många av dem arbetssökande istället kommer att söka sig till andra jobb.

Intervju är en av de vanligaste urvals och bedömningsmetoderna som används för att som arbetsgivare få en uppfattning om de sökandes personligheter och kompetens osv. Det finns olika sorters intervjutyper som är mer eller mindre strukturerade men enligt Kahlke & Schmidt (2002) är den strukturerade intervjutypen avsevärt bättre för att kunna göra en bedömning av en kandidat. En strukturerad intervju brukar bland annat kännetecknas av att de frågor som ställs utgår från de kompetenser som är viktiga i arbetet. Det används ungefär samma frågor till samtliga sökande och svaren bedöms utifrån systematiska och tydliga bedömningskriterier. I motsats till den strukturerade intervjutypen finns den ostrukturerade intervjun som utmärks av helt andra faktorer. Ett exempel som utmärker den ostrukturerade intervjun är att informationen om olika sökande inte alltid är jämförbar. Det innebär att man använder metoder som gör att man inte får fram samma svar och därför inte kan jämföra dem med andra sökande. Ett annat

33

kännetecken är att det ofta saknas ett syfte med intervjun samt att det inte finns någon plan för hantering av olika ämnen, vilket kan betyda att rekryteraren ställer frågor som man inte vet hur man ska använda sedan i urvalsprocessen.

En anställningsintervju har olika syften och det första syftet är enligt Khalke & Schmidt (2002) att skaffa sig ett första intryck av varandra. Ur företagets perspektiv kan man ge en övergripande information kring verksamheten och förklara hur urvals och

bedömningsmetoderna går till för att stämma av med den sökandes förväntningar. För de jobbsökandes del är det första mötet en chans att få mer information och en större förståelse kring hur verksamheten fungerar. Det ger också de sökande en chans att känna efter huruvida jobbet känns rätt för dem eller inte. Det andra syftet som Khalke & Schmidt (2002) diskuterar kring är att väcka intresse och marknadsföra företaget. Ett inledande samtal eller en intervju ger företaget en möjlighet att visa upp sin verksamhet och bli attraktiva för jobbsökande. Rekryteraren har också en möjlighet att styra

intervjun vilket innebär att man kan få ut den informationen som man vill och på det sättet marknadsföra företaget. En intervju eller ett samtal som används för att skapa ett intresse kan även ge de sökande en chans att presentera sig själva och sina egenskaper utan att intervjun blir alltför formaliserad.

Det tredje syftet som handlar om urval och bedömning är den vanligaste uppfattningen om intervjuns riktiga syfte. För att kunna göra en bedömning av de jobbsökandes kompetens krävs att intervju är strukturerad och har kunskapsbaserade frågor som rör tjänsten som skall tillsättas (Khalke & Schmidt 2002). Ett annat syfte med

anställningsintervjun är att göra en bedömning av hur sökande och organisation fungerar ihop både kulturellt och personlighetsmässigt.