Resultat analys av kartlagda huvudfaktorer

I detta underkapitel redovisar jag resultatet av den analys som jag gjort vad gäller undersökningens kartlagda huvudfaktorer i referensföretagets ledningsgrupp. Resultatet har framställts med avsnitt 6.2 och 6.3 som utgångspunkt. Presentation av resultat med avseende på varje kartlagd och analyserad faktor görs i enskilda avsnitt för varje enskild faktor.

7.2.1 Acceptans

Ett grundvillkor för denna undersökning som redovisas i denna rapport är att Intranätet kommer att accepteras i referensföretagets enheter om ledningsruppen tilldelar intranätutbredningen de resurser som krävs för att den skall äga rum. Av denna anledning är det acceptansen hos de personer som utgör ledningsgrupp för referensföretagets enheter som är den faktor som primärt kommer att avgöra huruvida intranätutbredningen kommer att fortdrivas.

Acceptansens betydelse: Intranätutbredningen utgörs av en systemutvecklingsprocess som initieras med implementering av den teknik som informationssystemet utgörs av. Det finns alltså vid informationssystemets implementering i verksamheten inga direkta fastställda och tydliga krav och behov som motiverar Intranätets tillämpning och utveckling av denna. Följden av detta är att det primärt blir användares (ledningsgruppens) acceptans av Intranätet som informationssystem som i intranätutbredningens inledningsskede kommer att avgöra huruvida man i framtiden väljer att utveckla dess tillämpning.

Kartläggning av acceptans i referensföretagets ledningsgrupp har visat att acceptansen av Intranätet i ledningsgruppen generellt är mycket god. Vad som har visat sig påverka acceptansen positivt är framför allt de vinstmöjligheter som personer i ledningsgruppen anser att intranättillämpning kan föra med sig.

Kort sammanfattat utgörs, enligt ledningsgruppen, vinstmöjligheter med intranättillämpning av som följer:

• rationaliseringsvinster med avseende på traditionell informationsspridning som görs i pappersform i dagsläget

• Intranätet anser man också vara en möjlighet till att effektivisera informationsflöden och därmed tillgång till korrekt information i verksamheten. Detta anses kunna

7. Resultat

skapa bättre kvalitet och effektivitet i produktion och tjänster samt förkorta ledtider i hela referensföretaget

• Intranätet ses även som en möjlighet till att målstyra referensföretagets olika enheter med hjälp av ökad tillgänglighet vad gäller styrinformation (information som syftar till att styra referensföretagets verksamhet mot fastställda mål)

• utvidgad informationsspridningen via Intranät anses kunna påverka anställdas engagemang och utvecklingsmöjligheter, - då ökad informationsspridning kan öka förståelse bland anställda för arbetssituation, begränsningar och möjligheter i denna. Vad som enligt intervjuresultatet anses påverka acceptansen av Intranät i ledningsgruppen negativt är: bristande kunskap och intresse vad gäller intranättekniken ifråga och därmed bristande kunskap om hur Intranätet kan tillämpas på ett sätt som är ändamålsenligt i verksamheten.

Vidare tyder insamlad information på att den osäkerhet som är förknippad med intranättillämpning med avseende på vilka egenskaper som man förknippar med ett “säkert” informationssystem, påverkar acceptansen av intranättillämpning negativt. Majoriteten av ledningsgruppen anser inte att Intranätet är ett säkert informationssystem. Utgångspunkt för detta ställningstagande har varit de definitioner av ett “säkert informationssystem” som personer i ledningsgruppen angivit själva. Ett säkert informationssystem kan enligt ledningsgruppen generellt sammanfattas som:

“ett informationssystem som inte riskerar att otillbörliga personer får tillgång till information som är lagrad eller som kommuniceras i informationssystemet. Vidare anses ett säkert informationssystem vara driftsäkert”.

På överordnad nivå, i koncernen som referensföretaget tillhör, arbetar man med rutiner för hur hantering av eventuella risker med Intranät och Internet skall hanteras. Arbetet omfattar framställande av tydliga regler för hur information skall kategoriseras enligt olika säkerhetsklasser. Med utgångspunkt i klart framställda säkerhetsklasser skall vidare framställas exakta rutiner för hur information skall hanteras. När väl dessa rutiner i framtiden är fastställda kommer tillämpning av Intranätet att kunna ske enligt tydliga riktlinjer som syftar till att skapa god informationssäkerhet i koncernen.

Med avseende på den betydelse som acceptansen har för intranätutbredningens resurstilldelning, framtida utveckling och framtida resultat bör de faktorer som påverkar acceptansen av Intranätet uppmärksammas och åtgärdas. Åtgärder bör kort sammanfattat omfatta kunskapsspridning vad gäller Intranätet som företeelse och dess möjliga tillämpningsområden, samt kunskapsspridning vad gäller Intranätets egenskaper med avseende på vad personer i ledningsgruppen betraktar som ett “säkert” informationssystem.

Allmänt finns en uppfattning i ledningsgruppen som innebär att tillämpning av Intranät bör föregås av relevant utbildning och klara riktlinjer från överordnad instans för Intranätets hantering med avseende på tillämpningens säkerhet och risker.

7.2.2 Förankring av regelverk för intranättillämpning

Regelverk för tillämpning av Intranätet och dess betydelse: Som framgår i avsnitt 7.1.2 utgörs ett absolut huvudmål med intranätutbredningen av att fastställt regelverk för intranättillämpning skall tillämpas. Syftet med regelverket för intranättilämpning är att

7. Resultat

skapa informationssäkerhet i koncernen och dess företag/bolag. Förbiser man betydelsen av att säkra informationssäkerhet kan intranättillämpning vara direkt skadlig för referensföretaget.

Förankring och tillämpning av regelverket för intranättillämpning är en faktor som kommer att avgöra framtida informationssäkerhet vad gäller tillämpning av Intranätet. Insamlad information tyder på att regelverk för intranättillämpning inte är förankrat eller tillämpas i referensföretagets ledningsgrupp. Med avseende på att ett absolut huvudmål med intranätutbredningen är att intranättillämpning skall ske enligt regelverk för detta, bör en akut ansats göras för att skapa informationssäkerhet i samband med intranätutbredningen i referensföretaget.

Allmänt tyder insamlad information på att ledningsgruppen efterfrågar regelverk och klara riktlinjer för vidare utbredning och tillämpning av Intranätet från överordnad nivå i referensföretaget.

7.2.3 Tillämpningsmöjligheter

Tillämpningsmöjligheters betydelse: Tillämpningsmöjligheter har en roll som motiverande och utvecklande drivfaktor för utveckling av intranättillämpning i referensföretaget, vilken kommer att avgöra framtida resultat av intranätutbredningen. Förmågan att i referensföretaget identifiera tillämpningsmöjligheter vad gäller Intranätet kommer således att få direkt avgörande betydelse för huruvida Intranätet kommer att kunna användas som hjälpmedel vid realisering av referensföretagets operativa mål, vilka utgör ett av intranätutbredningens primära syften.

Vid utveckling av ett informationssystem bör man identifiera vilka egenskaper ett informationssystem bör utgöras av för att vara ändamålsenligt för den verksamhet i vilken det skall tillämpas. För att identifiering av ändamålsenliga tillämpningar av ett informationssystem skall kunna äga rum krävs en kombination av kunskap om aktuell verksamhet och informationsteknik att utgå ifrån.

Vad som bör ske i referensföretaget för att utveckling av intranättillämpning skall vara konstruktiv för företaget är att man ser till att de som skall identifiera och utveckla tillämpning av Intranätet har möjlighet att kombinera kunskap om hur ytterligare ett informationssystem kan komma till nytta i verksamhetens enheter, och kunskap om hur Intranätet kan användas ändamålsenligt med avseende på hur man önskar använda informationssystemet i referensföretaget.

Enligt insamlad information sker idagsläget intranättillämpning i referensföretaget i första hand i form av informationsspridning, och den informationssökning som följer det faktum att information börjat spridas via Intranät. Framför allt används Intranätet till spridning av information som vanligtvis finns att hämta i handböcker, men Intranätet används även till funktioner som intern rekrytering, försäljning av tjänstebilar, besöksrapportering, ritningshantering, processbeskrivningar och PR för avdelning.

Enligt insamlad information anser ledningsgruppen sammantaget att Intranätet kan tillämpas som följer:

Tillämpning av Intranät kommer att överbrygga geografiska avstånd mellan koncernens olika bolag och enheter inom dessa. Detta kommer att effektivisera informations- och kunskapsutbyte samt underlätta samarbete och genomförande av tillfälliga projekt som

7. Resultat

kan ske oberoende av geografiska avstånd. Intranätet kan således användas för samarbete mellan koncernens företag/bolag vad gäller:

• avtal med leverantörer • produktprojekt

• konferenser • målstyrning

Med kunskapsspridning och samarbete som enklare kan verkställas, oberoende av geografiska avstånd, kommer även kvalitet med avseende på både produkter och tjänster att förbättras.

Effektivisering av kunskapsspridning, och elektroniska möjligheter att snabbt sprida och hämta upp korrekt information, kommer att avkorta ledtider och därmed öka effektiviteten både i referensföretaget och koncernen i helhet.

Informationshantering som effektiviseras och informationsflöden som effektivare tillgängliggörs i verksamhetens enheter kommer att skapa förutsättningar för de anställda att erhålla holistisk förståelse för verksamheten i delar som i helhet, och anställda kommer därmed att enklare kunna påverka och ta del av viktiga beslut och förändringar på elektronisk väg. Intranätet kan på detta sätt vara en väg mot det demokratiserade företaget. Intranätet kan exempelvis användas för samarbete inom referensföretaget och mellan enheter i detta vad gäller:

• input för skapande av produktionsprogram • samarbete och effektivisering i produktionskedjan • hantering av order och avvikelser

• hantering av kundkontakter

• informationsdelning vad gäller besöksrapporter, arbetsinstruktioner, handböcker, och målstyrning.

Vidare kan kundrelationer förbättras då informationsutbyte som sker via telekommunikation och fax kan kompletteras med kommunikation över Intranät och Internet. Intranät via Internet kommer även att möjliggöra globalt marknadsmedvetande, global marknadsföring och försäljning i högre grad än vad som sker idag.

Vad gäller existerande och önskade tillämpningsmöjligheter av Intranätet, med hänsyn till pågående organisationsförändring, finns i referensföretagets enheter ett behov av att utveckla informationssystem som både med avseende på informationsbilder och informationsflöden är anpassade till de förändringar som sker i verksamhetens organisation. Ny organisation med nya tilldelningar av ansvar och befogenheter ställer krav på att korrekt information finns tillgänglig för att möjliggöra problemlösning och beslutstagande i referensföretagets enheter.

Insamlad information tyder på att de huvudsakliga faktorer som utgör orsaken till att inte Intranätet tillämpas som önskas i dagsläget, med avseende på angivna möjliga tillämpningar, är: brist på kunskap, engagemang och tillgänglighet vad gäller Intranätet. Med avseende på den betydelse som tillämpningsmöjligheter har för intranätutbredningens framtida utveckling och framtida resultat bör Intranätets

7. Resultat

tillgänglighet få en större omfattning i referensföretagets enheter. Vidare bör kunskapsspridning med avseende på Intranät ske, vilket kommer att skapa möjligheter för identifiering av tillämpniningsmöjligheter om denna kunskap kombineras med kunskap om verksamheten och informationshantering i referensföretaget.

Vidhåller man i lokal styrgrupp för intranätutbredningen att utveckling skall ske direkt i enheterna så bör denna strategi förankras i ledningsgruppen. Innan detta görs kan jag se att det finns en risk att man fortsätter med att invänta eventuella utbildningar från överordnad nivå.