4. Företaget
5.3 Resultat av alla möten
Alla faktorer nämnda ovan förekom under flera möten, allt från
telefonkonferens- och webbkonferens problem till mötes disciplinproblem. Det slutgiltiga resultatet från de deltagande observationer visade att 44 av 50 möten hade något problem av de som nämns ovan. Det innebär att de flesta möten på företaget har någon sorts problem som påverkar
5.4 Intervjuer
För att förstärka den insamlade informationen från mötes observationer var det lämpligt att intervjua deltagare som använde sig av verktygen dagligen och ansvarade även för en del av möten. Intervjuerna gjordes med 6 personer som arbetade med olika distribuerade projekt.
5.4.1 Telefonkonferenser
Telefonen
Deltagarna upplevde inte några problem med själva verktyget telefonen, då det sällan som de stötte på problem med att telefonen inte fungerar.
Respondenterna fick frågan "Hur tycker du att telefonkonferenser fungerar i de stora konferensrummen", då var respondenterna eniga om att de
upplever större problem där på grund av att det inte alltid man hör
deltagarna från de andra orterna samt att man inte hördes när man satt på avstånd från telefonen. Skulle man behöva diskutera eller ge sin åsikt
gällande någon punkt så var man tvungen att tala väldigt högt eller gå fram till telefonen för att säga sin åsikt, vilket de gjorde i många fall. Vissa av respondenterna önskade att deras konferensrum skulle utrustas med satelliter som gör att alla kan höras oavsett hur stort konferensrummet är och avsett hur långt bort från telefonen man sitter.
Ljudkvalitet
Respondenterna fick frågan "Vad tycker du om ljudkvalitet i
telefonkonferenserna". I denna fråga var respondenterna också eniga om sitt svar och det är att ljudkvalitet på de flesta telefonkonferenser är dåligt. De upplever ljudkvalitet som någonting störande och frustrerande. De anser att dålig ljudkvalitet leder till missförstånd och ibland koncentrerar man sig för mycket för att förstå det som sägs och del leder till att man slutar koncentrera sig och missar en del information. De tycker att det tar mycket av mötets tid att behöva upprepa information och saker som har sagts och även att behöva ringa in igen för att få bättre ljudkvalitet.
Företaget arbetade med en ny brygga som några av respondenterna hade använt sig av, de tyckte att den hade bättre ljudkvalitet men att det kvarstår fortfarande en del arbete för att ljudkvaliteten ska förbättras.
5.4.2 Webbkonferenser
Respondenterna fick frågan "Hur tycker du att systemet som används vid
också, då alla tyckte att det fungerade bra. De har upplevt stora skillnader på systemet de senaste månaderna, då mycket arbete hade lagts på att förbättra dessa system. Det som respondenterna tyckte var mindre bra är att systemet fungerar inte lika bra i hela organisationen. De upplever att andra medarbetare som befinner sig i andra orter har mer problem med systemet och det påverkar möten när alla orter ska vara uppkopplade och ha ett virtuellt möte
tillsammans.
Jag tog tillfället i akt och intervjuade en person som hade kommit till företaget, men som egentligen jobbade på en annan ort. Då företaget brukade hålla ett möte en gång i veckan där medarbetarna i ett projekt träffas på ett kontor för att hålla ett ”ansikte-mot-ansikte” möte och diskutera olika punkter. Personen tyckte att de upplever problem och komplikationer med verktyget. Det kan vara svårt att koppla upp sig och att hålla möten med andra. Hon tror att det beror på nätverket i kontoret där hon arbetar.
5.4.3 Beteendet under möten
Förberedelse
Respondenterna fick frågan "Vad tycker du om att den ansvarige för ett möte inte har bokat telefonkonferensen eller webbkonferensmötet, att man är oförberedd”. Respondenterna var helt negativa till ett sådant beteende. De tycker att möten hålls av en anledning och för att de ska fungera så effektivt som möjligt ska man ha förberett och bokat in mötet. De tycker också att det är viktigt att den ansvarige skickar länk och information om mötet, då ibland får deltagarna information om ett webbkonferensmöte, men länken saknas. Detta upplever deltagarna som mindre bra då när det inte finns länk så är deltagarna tvungna att leta efter mötet bland många andra möten och det tar en del tid, vilket kan resultera i att mötet startar sent.
Arbeta med störande utrustning under mötet
Frågan "Vad tycker du om att medarbetarna har med sig sina datorer och mobiltelefoner under möten?" ställdes till respondenterna. Svaren var olika på denna fråga. En del respondenter tyckte att det var oacceptabelt eftersom det stör mötets gång, de upplever det som irriterande och skapar oljud under mötets gång. De tyckte att när ett möte hålls och där det finns deltagare som inte är aktiva under mötet och som är där för att få information så ska de ta hänsyn till andra medarbetare som har en diskussion och inte distrahera de under sitt arbete.
Andra respondenter tyckte att det var acceptabelt att deltagarna hade med sig sina datorer och arbetade lite med att hantera sitt mailflöde. De själva brukar göra det när de inte är aktiva under ett möte. De tyckte däremot att det kan
skapa oljud och okoncentration under mötets gång, men att det är acceptabelt att använda sina datorer under möten. Alla respondenterna var eniga om att mobiltelefoner inte ska vara aktiva under möten, det skapar oljud och stör mötet. Å andra sidan så tyckte de att det är lämpligt att deltagarna har med sig sina mobiltelefoner ifall de väntar på ett viktigt samtal, men ska helst meddela de andra innan mötet startar.
Ostrukturerade diskussioner
Det har förekommit ostrukturerade diskussioner under vissa möten och respondenterna fick frågan "Vad tycker du om ostrukturerade diskussioner under ett möte?". Respondenterna var eniga om att sådana diskussioner anses vara onödiga då de tar tid och skapar frustrationer på alla håll under ett möte. De tyckte att alla borde arbeta för att lösa problem istället för att "prata i munnen på varandra".
Ringa från störande miljö
"Vad tycker du om att deltagarna ringer in till ett möte från sina mobiltelefoner medan de befinner sig i en miljö som anses vara störande". Respondenterna tyckte att denna fråga var rolig eftersom de har upplevt många frustrationer på grund av att andra deltagare ringer in från sin bil eller från en restaurang, osv.. Det skapar oljud och visar på brist på mötes disciplin. Det som respondenterna tyckte var mest olämplig är att deltagarna glömmer av och stänga av ljudet efter att de hade pratat klart, vilket leder till att när andra håller en diskussion så hör man all oljud från den störande miljön där deltagaren befinner sig i. Respondenterna tyckte däremot att det var acceptabelt att deltagarna ringer in från sin mobiltelefon ifall omständigheterna inte tillåter att de ringer in från en konferensrum. Det är därför man har möjligheten till att ringa in från
mobiltelefonen, för att alla ska ha möjlighet att delta i möten.
Att vara sen till möten eller lämna möten
Respondenterna fick frågan "Vad tycker du om att deltagarna kommer sent till ett möte". Respondenterna var eniga där i svaret, då de tyckte att det är olämpligt och komma sent till ett möte, då det leder oftast till att möten startar sent och ifall ett möte redan har startat så kan en sen medarbetare störa mötets gång. De tyckte också att denna typ av brist på disciplin är en orsak till att många kommer sent till flera möten. De menar att när man är sen till ett möte så börjar mötet sent och det leder till att man avslutar mötet senare än när den egentligen skulle ha slutat, och oftast så har många
medarbetare flera möten efter varandra, vilket leder till att man blir sen till andra mötet, osv.. De tycker att deltagarna borde vara där i tid, eftersom det tar även tid att komma igång med all utrustning inför ett möte.
En annan fråga som respondenterna fick är "Vad tycker du om att
deltagarna lämnar ett möte och kommer tillbaka?". Respondenterna tyckte att det är brist på mötets disciplin. Man ska inte lämna ett möte om inte omständigheterna kräver att man gör det. De tyckte att det var mest
lämpligt att man talar om för de andra att man inte har möjligheten att delta i hela mötet. Att deltagarna lämnar mötet och kommer tillbaka är olämpligt under möten tyckte respondenterna. De menar att man stör mötet och
6. Analys
6.1 Introduktion
I det här avsnittet kommer analys av den insamlade informationen att göras. En SWOT-analys kommer att göras för att lyfta fram mötens starka sidor, svagheter, möjligheter som varje typ av möten ger och hot som möten skapar. Analysen kommer att göras utifrån resultaten från framförallt observationer som gjordes och även intervjuerna som hölls i företaget.
6.2 Telefonkonferenser
Styrkor
Telefonkonferenser är ett verktyg som är väldigt effektivt och enkelt att använda. Det underlättar kommunikationen mellan olika medarbetare som befinner sig på olika orter. Företaget använder sig av telefonkonferenser varje dag och i de fallen där telefonkonferenser fungerade bra så gick mötet bra och alla punkter diskuterades utan några hinder. Detta leder till att mötet var
väldigt effektivt, punkter diskuteras och tiden hålls. En bra telefonkonferens leder till ett effektivt virtuellt möte, vilket minskar behovet av att
projektgruppen träffas och det innebär stora besparningar av tid och resurser. I virtuella team är det viktigt att möten är effektiva för att få mer arbete gjort och fler punkter och deadlines avklarade.
Svagheter
Telefonkonferenser är ett effektivt och bra sätt att hålla möten på, men den har en del svageter. Ljudkvalitet är den största svagheten i telefonkonferenser. Syftet med en telefonkonferens är att flera deltagare från olika platser ska kunna kommunicera på distans. Med dålig ljudkvalitet försämras
kommunikationen och deltagarna tappar intresset för mötet.
Telefonkonferenser kan ha andra svagheter också, i det här fallet att
telefonmikrofonerna inte är starka nog för att en medarbetare som sitter några meter långt bort från telefonen ska kunna höras. Detta anses vara en svaghet som påverkar telefonkonferensmöten.
Möjligheter
Telefonkonferenser bär med sig många möjligheter. Förutom att det är ett effektivt sätt att hålla ett möte på, så ger telefonkonferenser stora
möjligheter för företag att spara tid och pengar. I företaget där möten hölls varje dag med andra deltagarna från andra orter, man fick arbete, status uppdateringar, punkter avklarade genom diskussioner via
telefonkonferenser. Hade deltagarna rest fram och tillbaka till de olika orterna så skulle det innebära stora summor av resekostnader och arbetet och utvecklingen skulle inte ske så effektivt. Man kan säga att
telefonkonferenser ger möjligheten för företag att utveckla och vara
konkurrenskraftiga på distans och över hela världen, eftersom medarbetare inte behöver träffas så länge de kan jobba virtuellt.
Hot
Hoten som kan uppstå genom telefonkonferenser är något som företag borde arbeta vidare på. Hoten kan komma från att dålig ljudkvalitet kan få medarbetarna att tappa intresset för mötet, vilket hotar mötets effektivitet. I företaget så hölls det många möten varje dag att medarbetarna fick knappt tid att utföra andra uppgifter. Ineffektivitet gör att fler möten hålls för att diskutera igenom punkter som man kanske borde ha diskuterat i föregående möte, men på grund av dålig kvalitet på telefonkonferensen så kunde man inte det. Företag ska se upp för dessa hot och försöka arbeta på att förbättra sina telefonkonferensmöten för att hålla så effektiva virtuella möten som möjligt.
6.3 Webbkonferenser
Styrka
Webbkonferenser är ett verktyg som anses vara väldigt effektiv. Denna teknologi har många styrkor i de virtuella mötena. Styrkan med
webbkonferenser är att den virtuella gruppen inte behöver resa långt för att diskutera dokument och filer och göra ändringar då man kan visa dokumenten via webben för alla deltagare och diskutera punkt för punkt, samt göra
ändringar direkt när alla kan se och bidra med sina åsikter. Styrkan som webbkonferenser har är också att man kan använda
telefonkonferenser samtidigt för att diskutera med andra deltagare som
befinner sig på andra orter. Detta upplevs som en "ansikte-mot-ansikte" möten, förutom att man inte kan se varandra, men att kunna se material och diskutera de sparar företag tid och arbetet blir mycket effektivt.
Webbkonferenser är absolut ett bra sätt för att hålla effektiva virtuella möten och att utvecklingen sker på distans är inga problem.
Svagheter
Webbkonferenser har också svagheter och det är att det krävs hög hastighet och hög bredband för att webbkonferenser ska vara effektiva. Nätverket är
en avgörande del för webbkonferenser, då om nätverket är dåligt så blir det svårt att hålla webbkonferens möte.
Andra svagheter är att medarbetare kan uppleva webbkonferenser som ett komplicerat verktyg och det kan ta en viss tid innan de vänjer sig vid att använda denna teknologi. Det kan leda till att medarbetare vill helst inte använda webbkonferenser och använder sig hellre av bara
telefonkonferenser då det anses vara ett enkelt verktyg att använda. En annan svaghet vad det gäller webbkonferenser är att det krävs att alla mötets deltagare från alla orter är uppkopplade på systemet för att delning av dokument ska ske. Har man svårigheter med att koppla upp sig så leder till svårigheter med att delta i webbkonferensmötet.
Möjligheter
Möjligheterna som webbkonferenser erbjuder den virtuella gruppen är att de kan dela dokument och hålla presentationer direkt utan att behöva träffas. Man kan effektivt diskutera alla punkter och göra ändringar i dokumenten och komma fram till hur arbetet ska gå vidare. Webbkonferenser har stor betydelse för distribuerade organisationer vad det gäller att hålla effektiva möten. I det här fallet som i telefonkonferenser så möjliggör webbkonferenser för företag att spara tid och pengar genom att hålla virtuella möten på det viset.
Webbkonferenser har också funktioner som gör att deltagare kan även skriva sina åsikter direkt på webbchatten, ifall de inte har möjlighet att säga det de vill säga, eller skriva koder mm..
Det ger också möjligheter för medarbetare att ta del av de ändringar som sker i dokumenten som visas och minskar missförståndet då alla är med på det som sker och ändras.
Hot
Som alla andra verktyg så utgör webbkonferenser ett visst hot på effektiviteten av de virtuella mötena. När medarbetarna inte kan koppla upp sig på systemet blir det svårt att hålla en webbkonferens möte. Teknologin är bra och har underlättat arbetsdagarna för många distribuerade och icke distribuerade företag men att kunna hantera teknologin krävs det kompetens. Om
medarbetarna inte kan adressera problemet till varför de inte kan koppla upp sig på systemet så blir det ingen webbkonferens. Är medarbetare uppkopplade men inte kan dela dokument och filer med alla så kan inte heller alla deltagare hänga med det som händer och vilka dokument som ändras direkt. Detta utgör ett hot att ett webbkonferensmöte övergår till ett verbalt möte via
telefonkonferensen. Detta leder även till att man planerar ett nytt möte där alla kan se dokumenten och det tar tid och leder till att ett möte blir ineffektivt.
6.4 Deltagarnas beteende
Styrkor
När deltagarna i ett möte är aktiva och koncentrerade i ett möte så håller de bra flyt på mötet. De inaktiva deltagare som oftast deltar i ett möte för att få informationer eller håller sig uppdaterade ska ta hänsyn till de andra som är aktiva under mötet. Om deltagarna tar hänsyn till det så kan mötet hållas på topp och fler punkter diskuteras utan några störningar.
I en virtuell miljö ser man inte varandra utan bara hör varandra, och genom att medarbetarna ser till att miljön runt omkring de är tyst och fri från oljud så skapar de en bra mötes disciplin och mötet blir effektivt .
Svagheter
Deltagarnas beteende har stor påverkan på hur mötet fungerar. Har man ingen bra mötes disciplin kan det påverka alla andra deltagare. Deltagarna i ett möte består av en del människor som kommunicerar från olika orter. Dessa
människor är i sin natur olika och har olika uppfattningar om ansvar. Detta kan leda till att medarbetare som inte har stark känsla för ansvar och disciplin och inte tar hänsyn till sina andra medarbetare som försöker göra sitt arbete att störa mötets gång och därmed störa koncentrationen hos andra medarbetare. Oaktiva medarbetare tar med sig sina datorer, mobiltelefoner och andra utrustningar till ett möte, trots att skyltar står med att sådana utrustningar är förbjudna. Dessa utrustningar skapar mer oväsen än vad deltagarna kan tro och försvagar mötets effektivitet.
Möjligheter
Ansvarsfulla medarbetare som har disciplin gör det möjligt för utvecklingen att gå framåt. Det är människor som styr utvecklingen och utan känsla för ansvar så kan detta inte ske.
Genom att sätta regler och att alla deltagare i ett virtuellt möte respekterar mötets disciplin regler skapar de möjligheten till att de virtuella mötena blir effektiva.
Hot
Företag är inte så hårda mot sina medarbetare och ger de mycket tillit och ansvar. Det ligger på medarbetarna att ta vara på det ansvaret och tilliten som företaget ger de. Många av mötets deltagare har brist på mötes
ha med sig under möten. Att höra medarbetare från andra orter knappa på sina datorer är minst sagt frustrerande och distraherande. Många upplever detta som frustrerande och leder till mindre koncentrationer. Man har
respekt för sina medarbetare och kanske inte kan be de sluta knappa på sina datorer och hoppas istället på att de tar sitt ansvar och respekterar mötets gång.
Medarbetare som är sena till ett möte, leder till att ett möte börjar sent och slutar sent. Mötet kanske slutar i tid men alla punkter hinner inte bli
diskuterade på grund av att medarbetarna oftast har flera möten efter
varandra och måste hinna med alla möten. Det leder till en serie sena möten som skapar frustrationer och hotar mötets effektivitet.
Under stress och press irriterar man sig på små detaljer, skulle man uppleva att ett möte har brist på disciplin, där medarbetare är sena, lämnar mötet för att besvara ett samtal från sin mobiltelefon, ger ingen uppmärksamhet till mötet utan sitter och arbetar med sitt mailflöde, mm.. kan det leda till att medarbetarna tappar intresset för mötet och allt detta leder till alltfler möten som hålls eftersom alla punkter diskuterades inte och det är mycket arbete kvar att göra.
Medarbetarnas beteende hotar mötets effektivitet. Detta kostar företag tid och pengar och leder till stressade medarbetare som måste springa från ett möte till ett annat möte.
7. Slutsats
Problemet som denna studie undersökte var hur effektiviteten av virtuella möten påverkas av de tekniska kommunikations verktygen och den virtuella gruppens beteende. Undersökningen ägde rum i företaget X som är en
distribuerad organisation och använder sig av virtuella möten för att
kommunicera och få utvecklingen igenom. Från den här studien kan man dra
denna följande slutsats:
Virtuella möten är ett väldigt effektivt sätt för att hålla möten på i en distribuerad organisation. De tekniska kommunikationsverktygen gör det möjligt för medarbetarna att kommunicera och utveckla på distans. Dessa kommunikationsverktyg har stor påverkan på de virtuella möten. Ju bättre verktyg företaget har, desto effektivare möten kan hållas.
I företaget har de tekniska kommunikationsverktygen en del problem som påverkar effektivitet i de virtuella möten, till exempel ljudkvaliteten. Dessa problem måste ses över och involvera de anställda i förbättringen av dessa system. Projektgrupperna har erfarenheter av de virtuella möten och vill gärna att de ska förbättras. Dessa verktyg kan förbättras om företaget startar någon typ av förbättrings process och genom att lyssna på de anställdas åsikter och eventuella förslag på förbättringar eller lösningar.