I detta kapitel presenteras resultat och sammanställningar från den enkät som enheten Ersättningsprövning och arbetslöshetskassorna besvarade samt från det diskussionsseminarium IAF hade med samma aktörer i mars 2016.
Enkäten bestod till stor del av öppna frågor där arbetslöshetskassorna och
enheten Ersättningsprövning formulerade sina egna svar. I vissa fall har IAF valt att återge svaren som citat i stället för att sammanfatta dem.
Resultat av enkätundersökningen 4.1
IAF sände ut enkäterna under januari 2016, och samtliga arbetslöshetskassor och enheten Ersättningsprövning besvarade den. Syftet med enkäten var att samla in deras förklaringar till den variation som finns i hanteringen av underrättelser samt att få deras synpunkter på hanteringen.
Enkäterna utformades så att de skulle vara så lika som möjligt, men några frågor skiljer sig åt eftersom aktörerna till viss del har olika förutsättningar. En del frågor har till exempel handlat om SO:s handläggarstöd som
arbetslöshetskassorna använder för att handlägga och registrera underrättelser.
Enkäterna och följebrev finns i bilaga 2.
4.1.1 Allmänna frågor
Inledningsvis fick arbetslöshetskassorna och enheten Ersättningsprövning besvara några allmänna frågor om deras förutsättningar i arbetet med underrättelser. Frågorna gällde:
antalet årsarbetskrafter för att handlägga underrättelser
svarstiden som anges i kommuniceringen
om beslut fattas innan eller efter att hela kommuniceringstiden löpt ut
andelen som svarar på kommuniceringen
om svar vid kommuniceringen sker via ”Mina sidor”.
Uppskatta arbetsbelastningen i form av antalet årsarbetskrafter för handläggning av underrättelser år 2015
Av diagram 1 framgår att arbetslöshetskassorna har uppskattat att de totalt har cirka 25 fler årsarbetskrafter för att handlägga underrättelser jämfört med Arbetsförmedlingens enhet Ersättningsprövning. Detta trots att enheten Ersättningsprövning tar emot fler underrättelser än arbetslöshetskassorna (se kapitel 5). En förklaring till att enheten Ersättningsprövning lägger mindre resurser på att handlägga underrättelser är att de har åtkomst till alla uppgifter om sökanden i Arbetsförmedlingens ärendehanteringssystem. Enheten behöver därför inte efterfråga underlag från arbetsförmedlare.
Diagram 1: Uppskattat antal årsarbetskrafter som hanterade underrättelser år 2015.32
Många av arbetslöshetskassorna har uppgett att de inte får in det underlag de behöver från förmedlare för att kunna fatta beslut. Det är vanligt förekommande att arbetsförmedlare till exempel inte sänder med handlingsplanen och relevanta delar av daganteckningar, och då måste arbetslöshetskassan be arbetsförmedlarna om komplettering. Trots att begäran om komplettering görs elektroniskt kan det ta ett par dagar innan arbetslöshetskassan får det underlag de behöver. Det gör att underrättelser tar längre tid att handlägga för arbetslöshetskassorna men också att de behöver lägga mer resurser på handläggningen.
Arbetslöshetskassorna anser att enskilda arbetsförmedlare tolkar
sekretessreglerna väl strikt när det gäller att lämna ut uppgifter, vilket gör att arbetslöshetskassorna har svårt att få det underlag de behöver för att kunna utreda underrättelser.
32 För enheten Ersättningsprövning har svaret multiplicerats med 1,2 för att räkna om det till helår.
Hur lång svarstid anger ni i kommuniceringsbreven?
Av diagram 2 framgår att enheten Ersättningsprövning har gett de sökande 16 dagar att komma in med skäl till att de inte ska få någon sanktion.
Arbetslöshetskassorna Finans- och Försäkringsbranschens, Elektrikernas, Journalisternas och Lärarnas har i stället valt att sätta gränsen vid 7 dagar.
Majoriteten av arbetslöshetskassorna har valt 14 dagar.
Diagram 2: Svarstid som anges i kommuniceringsbreven vid handläggning av underrättelser.33
Väntar ni med att fatta beslut till dess att hela kommuniceringstiden löpt ut?
Av diagram 3 framgår att majoriteten av aktörerna inte väntar med att fatta beslut till dess att hela kommuniceringstiden har passerat. Om beslutet gäller en
sanktion väntar enheten Ersättningsprövning och arbetslöshetskassan Alfa tills hela kommuniceringstiden passerat. Övriga arbetslöshetskassor fattar beslut när de anser att de har ett komplett underlag.
33 Svaren i arbetsdagar har räknats om till kalenderdagar genom att multiplicera antalet arbetsdagar med 1,4.
4
10
14
1 0
2 4 6 8 10 12 14 16
7 dagar 10 dagar 14 dagar 16 dagar
Antal
Diagram 3: Antal aktörer som väntar med att fatta beslut till dess att hela
kommuniceringstiden löpt ut när den sökande tidigt svarar på kommuniceringen.
Hur stor andel av sökanden svarar på kommuniceringen?
Av diagram 4 framgår att det är stor variation vad gäller hur benägna arbetssökande är att svara på kommuniceringen av en underrättelse enligt aktörernas uppskattningar. Journalisternas arbetslöshetskassa angav att nästan samtliga (99 procent) svarade på kommunicering när det gällde inte aktivt sökt arbete, och de låg även högst när det gällde inte lämnat in sin aktivitetsrapport i tid (89 procent). När det gällde arbetssökande som inte besökt/kontaktat
Arbetsförmedlingen enligt överenskommelse var det medlemmar i STs
arbetslöshetskassa som svarade på kommuniceringen i högst utsträckning (90 procent). Generellt är sökanden i arbetslöshetskassor med en högre andel högutbildade mer benägna att svara på kommuniceringen och ange skäl till att inte få en sanktion.
Diagram 4: Uppskattning av i hur stor andel av ärendena som den sökande svarar på kommuniceringen.
Inte lämnat aktivitetsrapport i tid Inte besökt/kontaktat AF Inte aktivt sökt lämpligt arbete
Vidare framgår det av diagrammet att en del arbetssökanden svarar i väldigt låg utsträckning. Orsaken kan vara att de inte har några skäl att åberopa men det kan också vara så att de inte förstår att de kan komma med skäl innan
arbetslöshetskassan eller enheten Ersättningsprövning fattar beslut om eventuell sanktion. Det är stor variation i andelen som svarar på kommuniceringen, vilket inte borde kunna förklaras helt av att sökande är olika benägna att följa reglerna.
Om sökanden inte anger några skäl beslutas det om en sanktion.
Vissa arbetslöshetskassor anger att de arbetssökande i väldigt låg utsträckning svarar på kommuniceringen. Det gäller till exempel Elektrikernas,
Hamnarbetarnas, Handelsanställdas och Sekos arbetslöshetskassa.
Uppskatta hur stor andel av svaren på kommuniceringen som sker via
”Mina sidor”
Arbetslöshetskassorna fick även uppskatta hur stor andel av svaren som kommer in via funktionen ”Mina sidor”. Enheten Ersättningsprövning har inte ”Mina sidor” och därför redovisas bara arbetslöshetskassornas svar i diagram 5. När kommuniceringen av underrättelser sker via ”Mina sidor” kan
handläggningstiderna kortas ner eftersom tiden det tar för posten att levereras effektiviseras bort.
Diagram 5: Uppskattning av hur stor andel av svaren på kommuniceringen av underrättelser som sker via ”Mina sidor”.
Journalisternas arbetslöshetskassa uppskattar att deras medlemmar använder
”Mina sidor” i 95 procent av fallen, vilket är den största andelen i denna undersökning. Medianen ligger på 60 procent. Lägst andel har Skogs- och Lantbrukstjänstemännens arbetslöshetskassa med 5 procent.
4.1.2 SO:s handläggarstöd
SO har i samverkan med arbetslöshetskassorna utarbetat handläggarstödet
”Hantering av Arbetsförmedlingens meddelanden”. I enkäten fick arbetslöshetskassorna besvara frågor om detta handläggarstöd.
5%
60%
95%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Kassor minimum Kassor median Kassor maximum
I vilken utsträckning följer ni SO:s handläggarstöd "Hantering av
Arbetsförmedlingens meddelanden" vid handläggning av underrättelser?
Av diagram 6 framgår att sex arbetslöshetskassor inte alltid följer
handläggarstödet. Två av dem, arbetslöshetskassan Vision och Småföretagarnas arbetslöshetskassa, har dock angett att de framöver har för avsikt att göra det.
STs arbetslöshetskassa gjorde avsteg vad gäller registrering av besluten bifall och avskrivning när enkäten sändes ut men följer i dag handläggarstödet enligt återkoppling från arbetslöshetskassan i juni 2016.
Diagram 6: Antal arbetslöshetskassor som alltid respektive oftast följer SO:s
handläggarstöd "Hantering av Arbetsförmedlingens meddelanden" vid handläggning av underrättelser.
Arbetslöshetskassan Alfa har valt att göra avsteg från handläggarstödet vad gäller buntning av underrättelser.34 De uppger att man vill följa handläggarstödet men först ha en diskussion med SO och övriga arbetslöshetskassor för att komma överens om det lämpligaste sättet att hantera flera underrättelser som inkommer på kort tid.
IF Metalls arbetslöshetskassa uppger att de gör en annorlunda tolkning av bestämmelser och rättsläget, främst angående byten av sökandekategori.
Lärarnas arbetslöshetskassa har angett att de inte följer handläggarstödet fullt ut utan att de är lite hårdare i sina bedömningar vad gäller godtagbara skäl till att inte besöka eller kontakta Arbetsförmedlingen eller en kompletterande aktör. I SO:s handläggarstöd står det så här:
”En sökande som inom en ersättningsperiod gör sig skyldig till ett sådant förhållande som anges i 43 § ALF utan att uppbära arbetslöshetsersättning bör enligt SO:s mening inte tilldelas någon åtgärd.”
34 Samtliga arbetslöshetskassor buntar underrättelser inom samma åtgärdstrappa, vilket innebär att de endast fattar beslut på första underrättelsen och avskriver de underrättelser som kommer in innan beslutet har fattats på första underrättelsen. Arbetslöshetskassan Alfa gör avsteg genom att de endast buntar under kommuniceringstiden.
22
Lärarnas arbetslöshetskassa har uppgett att deras bedömning av om det ska bli en sanktion inte påverkas av om arbetssökande inte får arbetslöshetsersättning under händelseveckan på grund av arbete, hinder, avslag eller liknande. Som skäl till att göra avsteg från handläggarstödet anger Lärarnas arbetslöshetskassa att de inte finner stöd i regelverket för SO:s generösa tillämpning.
Saknas något i SO:s handläggarstöd?
IAF ställde även frågan om arbetslöshetskassorna saknar något i SO:s handläggarstöd. Arbetslöshetskassorna uppgav bland annat att de ville ha:
- förtydliganden av hur beslut ska registreras (bifall, avslag och avskrivning) med typfall och all information samlad på ett ställe - information om när en ersättningsperiod pågår
- information om hur länge man ska bevaka om kassakort kommer in - tydligare rutiner kring när en medlem arbetar deltid eller vid behov - utförligare resonemang och exemplifiering kring vad som är godtagbara
skäl när någon misskött sitt arbetssökande
- tydligare tekniska instruktioner där det framgår hur vissa specifika situationer ska hanteras tekniskt i ÄGA.
En arbetslöshetskassa lyfte också fram att de önskade diskussioner kring godtagbara skäl samt vad det innebär att vara aktivt arbetssökande.
4.1.3 Val av åtgärd
Enkäten innehöll tabeller som visade aktörernas andel sanktioner, bifall och avskrivna ärenden. Tabellerna redovisade endast uppgifter om fall där sökande fått ersättning eftersom syftet var att få en diskussion om andelen avskrivna underrättelser där orsaken inte var att sökande inte fick ersättning.
Aktörerna fick besvara följande frågor:
Vad kan förklara er andel sanktioner respektive avskrivna ärenden?
Vilka är de vanligaste skälen till att ni beslutar om bifall?
I vilka situationer avskriver ni?
Svaren från arbetslöshetskassorna visar att det finns en viss variation i vilka situationer de avskriver respektive bifaller ett ärende, vilket är en förklaring till skillnaderna i sanktionsgraden mellan arbetslöshetskassorna. Det framgår också att arbetslöshetskassorna är olika hårda i sin bedömning av vad som är
godtagbara skäl. Vidare kan andelen sanktioner till viss del förklaras av buntningsförfarandet som innebär att man avskriver ytterligare underrättelser inom samma åtgärdstrappa som kommer in innan den första har beslutats. Om en arbetslöshetskassa är snabb i handläggningen blir alltså andelen sanktioner högre eftersom de inte buntar (avskriver) i lika hög utsträckning. Även huruvida
sökanden svarar på kommunicering kan påverka andelarna eftersom ett uteblivet svar medför sanktion. Arbetslöshetskassan Alfa svarade att deras icke-anslutna
ofta inkommer väldigt sent med kassakort efter att de har ersättningsanmält sig hos Arbetsförmedlingen, vilket gör att det ofta kommer flera underrättelser på en gång.
4.1.4 Beslut om sanktion eller inte sanktion
IAF frågade ”i vilka situationer är det svårt att avgöra om det ska vara en sanktion eller inte?” Nedan är några av de svar aktörerna har lämnat:
”När det finns en muntlig överenskommelse med arbetsförmedlare.”
”När sökanden uppger tekniska problem”
”Kassakorten inkommer sent i förhållande till meddelandet vilket gör det svårt att bekräfta sökandes uppgifter. Uppgifter lämnas av den sökande som är svåra att styrka.”
”Nya arbetssökande där det kan vara svårt att avgöra vilken information de fått. Detta problem har minskat ju längre som vi har haft regeln om
aktivitetsrapporter.”
”… där arbetsförmedlaren skriver i meddelandet att sökanden varit på möte.
Detta ska inte generera något ärende.”
”Motstridiga uppgifter. Det kan exempelvis vara oklart huruvida AF och medlemmen kommit överens om att flytta den bokade tiden”
”Framförallt hälsoskäl”
”Att styrka att sökanden inte nåtts av kallelse”
”Vad är aktivt? Hur många arbeten ska anses vara aktivt arbetssökande?
Vilka andra omständigheter påverkar? Kan vara jättesvårt.”
”När AF inte kan redovisa vilket matchningsunderlag som fanns”
”Handlingsplanerna är ofta otydligt formulerade med oklara krav”
”Underlag för bedömningen skickas nästan aldrig med underrättelsen (t.ex.
handlingsplan och aktivitetsrapport), och det kan vara svårt att få ut de uppgifter som behövs från AF.”
4.1.5 Överenskommelse mellan arbetsförmedlaren och sökande IAF frågade hur aktörerna hanterar situationer när den sökande och dennes arbetsförmedlare har kommit överens om att personen inte ska lämna in sin aktivitetsrapport. Nästan samtliga som besvarade frågan uppgav att de i dessa fall fattade beslut om att avskriva eller bifalla ärendet. En arbetslöshetskassa, Småföretagarnas, svarade dock så här:
”Vi följer regelverket, är sökande skyldig att lämna in en aktivitetsrapport så får han/hon en sanktion även om arbetsförmedlaren sagt något annat. Dessa ärenden är väldigt tråkiga, men de förekommer.”
4.1.6 Förtydligande av regelverket gällande aktivt söka lämpliga arbeten IAF frågade också om aktörerna efterfrågar något särskilt förtydligande i
regelverket eller i handläggarstödet vad gäller bedömningen av om en person aktivt söker lämpliga arbeten. Nedan presenteras ett urval av svaren:
”Vad gäller om flera underrättelser kommer innan beslut i första meddelandet fattats.”
”Förtydligande av vad som kan krävas i mängd aktiviteter och/eller sökta arbeten för att komma upp i bedömningen för aktivt arbetssökande”
”Handlingsplanens vikt vid bedömning som t.ex. klumpiga formuleringar som begränsar vad för yrken som medlem ska söka.”
”Finns det en skillnad i krav mellan den som arbetar och den som är helt arbetslös?”
”Kassan får inte ett fullgott beslutsunderlag per automatik, framförallt är det handlingsplanen som saknas. Utöver det kan vi ibland behöva
daganteckningar. Här anser Arbetsförmedlingen att det råder sekretess och gör en sekretessprövning i varje enskilt fall, samtidigt framgår av
förarbetena till regelverket i 43 § p. 5 ALF att handlingsplanen tillsammans med aktivitetsrapport och övriga handlingar, är en viktig utgångspunkt i bedömningen av sökaktiviteten. Behöver de sekretessbrytande reglerna ses över?”
”Det skulle underlätta med tydligare kravformulering, antingen i en föreskrift eller i form av tydligare kravformulering i handlingsplanen”
”Kan krav ställas på dagar då sökande inte får arbetslöshetsersättning.”
”Hur ska man värdera andra aktiviteter som vidtagits”
”Fler exempel och ställningstaganden från SO på vad som krävs för att vara aktivt arbetssökande”
”Vi vill ha förtydligande i de fall där ord står mot ord. Är det då medlemmens eller AF:s bedömning som väger tyngst”
”Tydligare riktlinjer för AF kring hur de ska resonera innan de skickar en underrättelse till kassan. I nuläget är det vitt skilda typer av underrättelser som skickas gällande denna sanktionstyp.”
”Det finns få specificerade godtagbara skäl. Det vore önskvärt med förtydliganden av vad som i övrigt kan vara godtagbara skäl.”
4.1.7 Övriga synpunkter
Arbetslöshetskassorna och enheten Ersättningsprövning fick också möjlighet att lämna övriga synpunkter. Nedan redovisas ett urval av dessa:
”Arbetsförmedlingen bör undersöka möjligheten att påminna om möten och aktivitetsrapporter. Till exempel skulle ett SMS eller ett mejl kunna skickas ut några dagar innan möte/deadline.”
”Vore önskvärt med förtydligande riktlinjer hur dessa ärenden ska hanteras så att alla gör lika. Gäller Arbetsförmedlingen likväl som a-kassorna. Är man alltid skyldig att lämna in en aktivitetsrapport? Om sökanden är avanmäld de två första veckorna under tiden han/hon kan
aktivitetsrapportera, utgår den skyldigheten då? Vad är godtagbara skäl?
När anses man aktivt arbetssökande? Ska verkligen AF meddelanden buntas?”
”En annan fråga som kassorna är oense om. Ifall en person ska ha en sanktion, men själva sanktionen (ex. 1 avstängningsdag) inte kan dras av under de kommande 112 kalenderdagarna ... ska han/hon ha förbrukat steget i trappan även om de undgår själva sanktionen?”
”Att Arbetsförmedlingen medsänder matchningsresultat, aktivitetsrapporten och handlingsplanen i samband med underrättelsen.”
”Viktigt att vi får snabbare svar från Af på vår begäran av kompletterande uppgifter”
Resultat av seminariet 4.2
Efter att enkätsvaren hade kommit in till IAF presenterades svaren på ett diskussionsseminarium i mars 2016. Syftet med seminariet var att:
aktörerna skulle mötas och diskutera erfarenheter och utmaningar vid handläggningen av underrättelser i syfte att främja lika behandling och rättsäkerhet
IAF skulle få mer information om utmaningarna i handläggningen av underrättelser.
Vid seminariet deltog försäkringsansvarig eller motsvarande från varje
arbetslöshetskassa (en arbetslöshetskassa fick dock förhinder), en representant från SO och representanter från Arbetsförmedlingens enheter Ersättningar och Ersättningsprövning.
Deltagarna delades in i fem grupper för att få ett så bra diskussionsklimat som möjligt. IAF hade en deltagare i varje diskussionsgrupp vars roll var att
sammanställa det som sades. Representanterna från SO och Arbetsförmedlingens enhet Ersättningar deltog inte eftersom diskussionsfrågorna rörde den praktiska handläggningen av underrättelser.
I detta avsnitt presenteras sammanställningar av vad som sades vid de olika diskussionspunkterna. Frågorna som diskussionerna utgick ifrån är fetmarkerade.
4.2.1 Inte lämnat in aktivitetsrapport i tid
Hur hanterar ni situationer när den enskilde säger sig inte ha fått någon information om att lämna aktivitetsrapporten?
I september 2013 kom kravet att sökande som fick arbetslöshetsersättning skulle aktivitetsrapportera, och då var det ett problem att många arbetssökande uppgav att de inte hade fått information om detta. Numera upplever inte
arbetslöshetskassorna att detta är vanligt förekommande. Enheten
Ersättningsprövning uppger däremot att det är relativt vanligt förekommande, vilket kan förklaras av att kravet om aktivitetsrapporter för programdeltagare infördes mars 2015.
I de fall situationen uppstår uppger några arbetslöshetskassor att de begär in underlag från Arbetsförmedlingen för att undersöka om det framgår att den arbetssökande fått information om att lämna en aktivitetsrapport. En del arbetslöshetskassor informerar själva de sökande om kravet på att
aktivitetsrapportera för att säkerställa att de sökande är medvetna om det.
Hur hanterar ni en situation där den enskilde anser sig ha fått information om att inte behöva lämna in aktivitetsrapporten, utan att detta kan styrkas av Arbetsförmedlingen?
De flesta av arbetslöshetskassorna uppger att det blir en sanktion om Arbetsförmedlingen inte kan styrka att den arbetssökande och
Arbetsförmedlingen har kommit överens om att personen inte behöver lämna in sin aktivitetsrapport. Några arbetslöshetskassor uppger att det är en
bedömningsfråga och att de utreder ärendet innan det eventuellt blir en sanktion.
Enheten Ersättningsprövning uppger att de kan ta hänsyn till en sådan
överenskommelse även om den inte finns nedtecknad och att de själva utreder och bedömer varje ärende.
Vilka krav ställer ni på att den enskilde styrker åberopade skäl till att inte lämna aktivitetsrapporten, såsom tekniska problem, sjukdom eller
trängande familjeangelägenheter?
Arbetslöshetskassorna uppgav att de sedan januari 2016 får information från SO angående tekniska driftproblem hos Arbetsförmedlingen, vilket gör att de inte längre behöver utreda detta.
Vad gäller tekniska problem hos den sökande, kortare sjukdom och trängande familjeangelägenheter finns det ofta inget intyg att begära in. Många
Vad gäller tekniska problem hos den sökande, kortare sjukdom och trängande familjeangelägenheter finns det ofta inget intyg att begära in. Många