Resultat från förstudien
Ulf Linnman – marketing support manager, Peltor AB Värnamo
Ulf Linnman tar upp de aspekter han anser vara viktigast när han står inför valet av byrå i följande ordning:
Kompetenser inom kommunikationsområdet – Erfarenheten av att kommunicera inom olika
medier och med olika budskap. Han menar att detta är något man ofta upptäcker vid första samtalet och det är viktigt att vissa ett genuint intresse för den aktuella situationen från konsultens sida.
Resurser – Har byrån de resurser som krävs för att leva upp till mitt uppdrag? Alla resurser
bör finnas inom konsultföretaget där det råder någon sorts samsyn. Undvik ”nätverk” eftersom där inte finns samma lojalitet och samlad kraft som i en reguljär organisation eller företag.
Den kreativa kompetensen - Vilka förutsättningar och eventuella resultat som funnits i
tidigare uppdrag samt vilka personer som arbetar på byrån i dagsläget då personal eventuellt byter arbetsplats och kan ta med sig idéer och kampanjer från tidigare arbetsplatser.
Kontrollera - Hur tidigare eller befintliga uppdragsgivare har upplevt samarbetet på byrån. Prisnivån - Erfarenheten hos köparen väger tyngst. Problemet handlar inte om att bra saker
får kosta utan om att det kan vara svårt att värdera vad som är bra eller inte, därav kravet på erfarenhet.
(Ulf Linnman, personlig kommunikation, 2006-10-31)
Berit Wall – informationsansvarig Högskolan i Jönköping (HJ)
HJ är en stiftelse och de tillhörande fyra fackhögskolorna är aktiebolag med egna styrelser och organisationer för marknadsföring.1 Varje fackhögskola har sin egen målgrupp men HJ har också en gemensam målgrupp. De som arbetar på informationsavdelningen på HJ måste ta hänsyn till alla fyra och samtidigt tänka på vad alla, dvs. helheten står för. Berit Wall anger följande kriterier som är avgörande art vid val av byrå.
Pris - På grund av den kostsamma insatsen är Berit Wall som informationsansvarig skyldig att
upphandla med byråer innan någon av dem anlitas. Hon skriver då på ett underlag som är viktat på den kreativa formgivningen. Det är inte priset som avgör, då skulle hon vara tvungen att välja det billigaste alternativet.
Egen strategi - Strategin är högskolans – inte byråns. Detta är den viktigaste aspekten. De
som arbetar på byrån är kreatörer och inspiratörer och har kvalificerad kompetens inom layout som vi nyttjar, men den ska hålla sig inom högskolans ramar. Vi kan vår verksamhet bäst och för att vi ska vara trovärdiga skriver vi texterna själva.
Utbildning - Träna och utbilda byrån i vilka vi är och vad vi står för som varumärke. Här
poängterar Berit Wall vikten av ett relativt långvarigt samarbete, ofta två år med en eventuell förlängning på tre år. Inför en ny förhandling kontaktar hon de byråer som hon är intresserad av och ber om idé- och kostnadsförslag.
1 De fyra fackhögskolorna inom HJ är Internationella Handelshögskolan (IHH), Ingengörshögskolan (ING), Hälsohögskolan i Jönköping (HHJ) och Högskolan för lärande och kommunikation (HLK).
Resultat från förstudien: Bilaga 1
Kompetensen - Hos människorna som arbetar på byrån är viktigare än själva byrån eller
byråns namn. Berit Wall byter val av byrå efter kompetens hos personal, byter de arbetsplats väljer hon den byrå de flyttar till. Tidigare har hon anlitat större byråer, men för tillfället använder hon sig av en mindre och relativt ny byrå.
Byråns ekonomi - Är av betydelse, men den är inte avgörande eftersom det är svårt att urskilja
fakta utifrån den. Bara för att en byrå ”blöder” behöver det inte betyda att den fungerar dåligt. (Berit Wall, personlig kommunikation, 2006-11-02)
Eva Hulting – informations- och marknadsansvarig Högskolan för lärande och kommunikation i Jönköping (HLK)
Eva Hulting har flera kriterier när det gäller val av byrå, men beskriver dem inte strikt i kronologisk ordning. De som är mest viktiga presenteras dock i början och de som är något mindre viktiga i slutet.
Geografiskt läge - Närheten till byrån och kommunikationen mellan mig och byrån. Kompetensen– kvalificerad och kompetent personal för att få hög kvalitet.
Byråns storlek - Det är mer osäkert att anlita en liten byrå med exempelvis endast två
anställda vilket medför större beroende, risk för förseningar och andra komplikationer.
Relationen - Samarbetet med projektledaren, dvs. kontaktpersonen måste fungera. Copywritern - Eftersom den skriver texterna har copywritern en viktig funktion. Tidsplanen- Viktigt att den håller.
Ekonomin - årsredovisning på byrån. Det är viktigt att kunna titta på den eftersom den kan
påverka lösningarna och varaktigheten i samarbetet.
PR visuellt - Inte den viktigaste aspekten men den spelar givetvis en roll. Miljöaspekten - Att ha ett miljöprogram eller ett miljöcertifikat.
Pris - Att inte i första hand välja den billigaste – kvalitet kommer före.
Intervjuguide: Bilaga 2
Intervjuguide
Allmänna frågor/Bakgrundsfrågor
• Kan ni berätta om företagets historia? (Hur länge har företaget/byrån funnits?) • Hur många anställda har byrån?
• Vilket är företagets/byråns omsättning? (senaste årets resultat) • Vad har ni för affärsmål? (2006 eller för en viss tidsperiod framåt?)
• Hur definierar ni er som företag/byrå? (reklam-, annons-, PR-byrå, kommunikation, etc) • Har ni några specifika expertområden? (helhetsleverantör, reklam, digitala lösningar,
mässor, events, etc?)
• Vilka resurser finns inom byrån i dagsläget? (kunskap, kompetenser – ex AD, Copy mm) • Arbetar ni i nätverk?
• Har ni samarbetspartners?
(partners med produkter/tjänster som man är återförsäljare av, t ex. om ni säljer något verktyg för att arbeta med webbplatser eller andra produkter/tjänster)
• Övriga samarbeten? (t ex med informationsförbund o dyl)
Affärsidé
• Vad innehåller och innebär er affärsidé?
• Har er affärsidé förändrats med tiden eller har den sett likadan ut en längre tid?
PR-byråns kommunikation, kanaler
• Vilket/vilka budskap vill ni kommunicera?
• Genom vilka kanaler kommunicerar ni ert/era budskap? • Vilka kanaler är mest använda?
• Är vissa kanaler överrepresenterade?
• Upplever ni att det är svårt att nå ut med budskapet/budskapen?
Kärnvärden
• Vilar företaget på ett eller flera kärnvärden?
• Står företaget fast vid kärnvärdena? Vad får ändras och inte ändras?
• Genomsyrar kärnvärdena verksamheten, dvs. i allt som görs och i så fall hur?
• Hur ”vässar” ni medarbetarna för att alla ska efterleva samma kärnvärden (kvaliteter)? • Hur kommuniceras kärnvärdena utåt, mot publiken och kunderna?
• Arbetar ni fortlöpande aktivt med vad ert företag som varumärke står för och dess kärnvärden?
PR-byråns marknad, nuvarande och önskad positionering
• Till vilka målgrupper riktar ni er? (VD, marknadschefer, informatörer, etc.) • Har ni några specifika branscher som ni vänder er till?
• På vilken vilka marknader finns ni idag?
Intervjuguide: Bilaga 2 • På vilket sätt positionerar ni er på marknaden? (stil och ton; ledande, utmanande, eller…?) • Arbetar ni strategiskt med er positionering? Hur tänker ni framåt?
PR-byrån som varumärke och byråns profil
• Hur har ert varumärke uppstått? Var kommer ert varumärkesnamn ifrån? • Vad innebär varumärkesbegreppet för er?
• Om ni skulle sätta en siffra i procent – av hur stor vikt är varumärket i ert företag? • Hur vill ni att publikerna och kunderna ska uppfatta er? (profil)
• Hur tror ni att publikerna och kunderna uppfattar er? (image) • Anser ni att det är viktigt att ha en stark profil?
• Hur ser arbetet med profileringen ut, rent strategiskt?
• Vad anser ni vara kännetecknande för er profil/ert ”unika” koncept? (konkurrensmedel) • Vad säger ni att ni erbjuder? (era verksamhetsområden el. samtliga produkter/tjänster) • Hur kommunicerar ni er profil internt? (T ex. vid nya rekryteringar, men även fortlöpande
i det vardagliga arbetet?)
Byråns kontakter och relationer med kunder
• Hur arbetar ni rent strategiskt med kontakter/relationer? • Hur bygger ni upp relationen?
• Hur underhåller ni relationen för att kunna behålla kunden?
• Har ni/Har ni haft långvariga relationer med uppdragsgivare/kunder? • Vad anser ni vara en lång relation i sammanhanget?
• Arbetar ni aktivt med feedback gentemot kunderna under och efter arbetet? (att ge kunderna möjlighet till feedback)
• Gör ni någon form av utvärdering efter avslutade projekt/uppdrag?
Mission och vision
• Hur ser företagets mission ut? (företagets ”reason for being”) • Upplever ni att ni har ett bra internt klimat?
• Hur ser företagets vision ut? (Hur ser ni på framtiden?)
• Tror ni att detta uppfattas och efterlevs internt? (Hur passar de anställda själva in i den bilden?)
Avslutande frågor
• Vad anser ni vara det viktigaste i ert företag, som ni vill förmedla? • Som du tidigare påpekade/berättad…
• Menar du att…?
• Som vi uppfattat det du tidigare beskre…
Följebrev: Bilaga 3
Förteag Z AB Box 123 111 22 X-stad
Jönköping 2006-11-xx
Vi är tre studenter från Högskolan för lärande och kommunikation i Jönköping. Det har nu blivit dags att avsluta tre års studier vid programmet för Medie- och
kommunikationsvetenskap med att skriva en C-uppsats. Uppsatsen handlar i korthet om hur reklam- och PR-byråer i Jönköpingsregionen förmedlar sitt varumärke genom positionering, intern och extern kommunikation och hur budskapet uppfattas och tolkas av byråernas kunder, där Ni är en av dem.
Vi skulle uppskatta Er hjälp med gällande en kort enkätundersökning (bifogad) då en av byråerna i undersökningen är X som Ni har ett samarbete med.
En sammanfattning av enkätsvaren från kunderna kommer vi att presentera för X i
utvärderingssyfte. Uppgifterna om vilket företag Ni är samt byråns namn kommer däremot att vara anonymt och kodas i den slutliga dokumentationen.
Vi skulle vara ytterst tacksamma för Ert svar så fort som möjligt i det bifogade kuvertet, helst senast x datum vilket underlättar vårt arbete med att sammanställa resultaten. Har Ni frågor gällande det här brevet eller enkäten så är Ni välkomna att kontakta oss via telefon eller e- post.
Tack på förhand för Er medverkan!
Med vänliga hälsningar
Charlotte Wallstedt Maria Eriksson Kicki Alvekrans
Tfn Charlotte: 0706-78 35 77 Tfn Kicki: 0708-68 65 35 E-post: kv04wach@hlk.hj.se E-post: kv04alki@hlk.hj.se
Enkät: Bilaga 4
1. Hur kom ni i kontakt med X? (ange endast ett alternativ)
Genom sökmotor på Internet Genom X:s hemsida
Genom nuvarande kunder till X Genom tidigare kunder till X Genom övriga personliga kontakter
Annat:……….
2. Hur länge har ni samarbetat med X? (ange endast ett alternativ)
Mindre än 1 år 1-2 år 3-4 år 5-6 år 7-8 år 9-10 år Mer än 10 år
3. Hur många år anser ni vara ett långvarigt samarbete med en byrå?
(ange endast ett alternativ)
1-2-år 3-4 år 5-6 år 7-10 år Över 10 år
4. Hur ser ni på X som definition? (ange endast ett alternativ)
PR-byrå Kommunikationsbyrå
Reklambyrå Annonsbyrå
Annat:………
5. Vilka huvudsakliga krav ställer ni inför valet av byrå? Om skrivutrymmet är otillräckligt, fortsätt på baksidan.
……… ……… ………
6. Vad var avgörande vid valet av X?
Om skrivutrymmet är otillräckligt, fortsätt på baksidan.
……… ……… ………
Enkät: Bilaga 4
7. Vilket anser ni att X erbjuder er? (ange endast ett alternativ)
Helhetslösningar
Dellösningar (inom ett specifikt område; exempelvis tryck, webb, mässor, events)
8. Anser ni att X har vissa utmärkande kunskaper/kompetenser inom något område eller några områden? (exempelvis tryck, webb, mässor, events) Ange vilken/vilka:
……… ……… ………
9. Anser ni att X saknar kunskaper/kompetenser inom något område eller några områden? (se exempel i fråga 8) Ange vilken/vilka:
……… ……… ………
10. Hur uppfattar/upplever ni X? (ange endast ett alternativ per kategori) Bra Medel Mindre bra
a. Är serviceinriktade
b. Har stor kunskap och kompetens
c. Når uppsatta mål
d. Håller tidsplaner
11. Anser ni att X är lyhörd för era behov när det gäller: (ange endast ett alternativ per
kategori)
Bra Medel Mindre bra
a. Kunskap om ert företags verksamhet
b. Kreativitet
c. Nyskapande d. Speciallösningar
12. Anser ni att ni får möjlighet att ge feedback till X om olika lösningar?
Ja Nej
13. Hur stort förtroende har ni för X? (ange endast ett alternativ) Mycket stort Ganska stort Ganska litet Mycket litet
Enkät: Bilaga 4
14. Anlitar ni mer än en PR-byrå?
Ja Nej
15. Har ni tidigare anlitat andra byråer än den/de ni anlitar idag?
Ja Nej
16. Vad är det som avgör ert val att byta till någon annan byrå?
……… ……… ………
Övriga kommentarer (Om skrivutrymmet är otillräckligt, fortsätt på baksidan).
……… ……… ………