Instruktioner: Resultatsammanfattning
Resultatsammanfattningen berättar om ert projekt.
Alla resultat har betydelse! Både väntade och oväntade (så kallade sidoeffekter), positiva och negativa, avsiktliga och oavsiktliga.
Vad ni behöver ha till hands
Ni behöver ha tillgång till resultatmatrisen (som baseras på mål- och riskmatrisen) och andra relevanta dokument som ni har samlat under projektperioden, som till exempel minirapporter från självutvärderingen i grupp (team self-reviews), externa utvärderingar av projektresultat, intervjuer om de mest betydelsefulla effekterna (most significant change).
Följ de sju stegen nedan för att skriva berättelsen om ert projekt. Tänk på att den ska vara kortfattad – resultatsammanfattningen är tänkt att vara en sorts informativ
”aptitretare” som till exempel kan användas externt för att ge information till tänkbara framtida bidragsgivare.
Ni kan kasta om ordningen på stegen om berättelsen flyter bättre så, förutsatt att ni inte utelämnar några steg.
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
7-stegsmetoden:
1. VILKA
Vilka problem har projektet hanterat? Vilka förändringar har projektaktiviteterna lett till? Hänvisa till tidigare resultat om de har betydelse för att förstå hur projektet har bidragit till förändring.
2. VEM eller VAD har påverkats?
Vem eller vad har påverkats? Till exempel organisation X, målgrupp Y, lag Z, ekosystem A.
3. AV VEM
Vilken aktör bidrog till förändringen? Om flera aktörer har samverkat och genomfört en större förändring ska ni så konkret som möjligt beskriva hur själva projektet har bidragit till detta.
4. VAR
Var skedde förändringen (region, ort)?
5. HUR genomfördes den?
Vad gjorde ni för att lösa problemet? Beskriv hur projektet bidrog till att få till stånd en förändring (aktiviteter/outputs/metoder).
6. VERIFIERBARHET
Hur har ni verifierat era resultat? Vilka belägg finns? (Utvärderingar, intervjuer, enkäter osv.)
7. LÄRDOMAR
Vilka lärdomar drogs av projektarbetet, och hur kommer dessa att påverka framtida arbete?
Se exemplet på resultatsammanfattning på nästa sida.
11 (30)
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Vår verifierbarhet Exempel på resultatsammanfattning:
Fiskesamhällen i Östra Kapprovinsen i Sydafrika, med småskaligt fiske som främsta försörjning, har aldrig tidigare beviljats status som rättslig aktör eller haft lagstadgad rätt till sina fiskezoner. Med stöd från den svenska organisationen Marine Conservation Society till Comfish upprättade
fiskesamfunden sin egen organisation ”Fishing Links” 2015–
2016.
Verksamheten har stärkt kapaciteten hos tjugo lokala ledare – fem kvinnor och femton män – att företräda sina samhällen i beslut som påverkar deras försörjning, och lett till att Fishing Links fått ökad legitimitet som organisation. En extern utvärdering (Fish on the Dish, maj 2017) som gjordes på uppdrag av Comfish visar att fiskesamfunden har fått ett större erkännande som aktörer av den lokala fiskerimyndigheten i Bhisho, att Fishing Links agerar som en enande röst för samfundens krav, och att de har börjat få inflytande i fiskerifrågor inom lokala och nationella myndigheter.
En oväntad effekt var att kvinnor började delta i organiseringen av samfunden och även startade ett nätverk för kvinnogrupper.
Som en följd av detta har både män och kvinnor i Fishing Links deltagit i referensgruppen för ett nytt politiskt
handlingsprogram där de småskaliga fiskesamfundens roll erkänns inom bevarandet av marina resurser. Utvärderingen visar också att Fishing Links är en ny organisation som måste stärka den interna kapaciteten och delaktigheten.
Vem/vad har
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Måluppfyllelsen uppskattar den omfattning i vilken projektmål har uppnåtts och om genomförandestrategin varit rätt sätt att uppnå målen under de förhållanden som har rått.
I resultatsammanfattningen beskrivs projektresultaten, medan i måluppfyllelsen jämförs de förväntade resultaten (planerade mål) med uppnådda resultat (uppfyllda mål).
Instruktioner: Projektets måluppfyllelse
Fråga 1. Har projektmålet uppnåtts? Förklara varför resultaten är bättre eller sämre än förväntat.
Använd följande frågor som vägledning för att besvara fråga 1:
- Har projektmålet varit korrekt uppsatt i förhållande till uppnådda resultat? Eller var det överambitiöst/för återhållsamt?
- Vilka faktorer bidrog till att uppnå mer än förväntat? / Vilka faktorer förhindrade uppfyllande av målet?
- Uppnåddes alla de delmål som beskrevs i mål- och riskmatrisen? Ange orsakerna till avvikelser.
- Finns det några oväntade resultat som uppkommit under projekttiden? Vad tror ni har bidragit till det?
Fråga 2. Vilka av de metoder och aktiviteter som användes var mest effektiva när det gällde att uppfylla målen?
Denna fråga kan besvaras med metoden självutvärdering i grupp eller med hjälp av de minirapporter som kan ha gjorts under genomförandet av projektet / förberedelserna av årsrapporten. Använd följande frågor som vägledning:
- Är våra metoder och aktiviteter lämpliga för de mål som vi arbetar för att uppnå?
- Motsvarar de målgruppens behov och kapacitet?
- Är de rätt anpassade för kontexten där vi arbetar?
Fråga 3. Har ni sett över riskanalysen eller riskhanteringsåtgärderna under projektgenomförandet?
- Hänvisa till den godkända mål- och riskmatrisen. Vilka faktorer motiverade översynen?
- Påverkade de risker som fastställdes i er mål- och riskmatris uppfyllandet av målen? På vilket sätt? Se på både förebyggande och reaktiva åtgärder.
- Vilka lärdomar har ni dragit som kan förbättra riskanalysen i framtiden?
Fråga 4. Kommentera hur projektresultaten verifieras i resultatmatrisen för projektet:
Besvara delfrågorna a–d.
Motivera och resonera! Inga
”ja” –” nej” svar, tack!
13 (30)
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport Fråga 5. Har projektet gett resultat i fråga om jämställdhet?
I fråga 5 vill vi att ni ska beskriva eventuella resultat i fråga om jämställdhet. Ta upp både väntade och oväntade resultat och hur de uppnåddes. Om inga
jämställdhetsresultat finns, beskriv hur ni har arbetat med jämställdhetsrelaterade frågor inom projektet.
Exempel på beskrivningar:
- På vilket sätt projektet har lett till jämnare maktrelationer mellan kvinnor och män i målgruppen när det gäller
delaktighet
beslutsfattande
arbetsförhållanden
arbetsfördelning i hushållet
ekonomiskt självbestämmande
könsbaserat våld
sexuella och reproduktiva rättigheter.
- På vilket sätt projektet har ökat medvetenheten om kvinnors rättigheter bland rättighetsinnehavare och ansvarsbärare.
- Hur resultat uppnåtts i fråga om avskaffande av diskriminerande lagstiftning mot kvinnor.
- Hur män har gjorts delaktiga i arbetet för jämställdhet.
- Hur ni har arbetat för ökad jämställdhet inom organisationen (till exempel utveckling och genomförande av jämställdhetspolicy, utbildning i
jämställdhetsfrågor, jämställdhetsintegrering och budgetering ur ett jämställdhetsperspektiv).
- Om och hur indikatorer som belyser jämställdheten har använts.
Resultat som uppnåtts i projekt med jämställdhet som huvudfokus (i betydelsen att projektmålet eller merparten av delmålen syftade till att få till stånd en förändring) kan beskrivas mer detaljerat här som komplettering till resultatsammanfattningen.
Fråga 6. Har projektet gett resultat i fråga om miljö eller klimat?
Beskriv miljö-/klimatrelaterade resultat. Ta upp både väntade och oväntade resultat och hur de uppnåddes.
Om det inte finns några märkbara miljö-
/klimatrelaterade resultat, beskriv hur ni har arbetat med sådana frågor inom projektet.
Exempel på beskrivningar:
- Hur medvetenheten om miljöfrågor har ökat hos målgruppen.
- Hur samarbetsorganisationen har ökat sin medvetenhet om hur man kan arbeta på ett mer hållbart sätt med positiv inverkan på miljön.
- Hur samarbetsorganisationen har utvecklat sina arbetsmetoder, till exempel utarbetat en miljöpolicy.
- Hur ansvarsbärare har ändrat inställning till arbete med miljörelaterade frågor i det lokala samhället.
- Hur den externa miljösituationen har påverkat projektet. Har ni genomfört några förändringar av projektupplägget för att anpassa det till miljösituationen?
Vissa organisationer i det civila samhället har övergått från att använda plastmuggar till
återvinningsbara pappersmuggar
= ett minibidrag genom hållbar användning av naturresurser!
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Kostnadseffektivitet är ett mått på förhållandet mellan använda resurser (tid, pengar, material osv.) och uppnådda resultat knutna till den godkända projektplanen och - budgeten.
Resultat som uppnåtts i projekt med en förändring av miljö-/klimatsituationen som huvudfokus (i betydelsen att projektmålet eller merparten av delmålen syftade till att få till stånd en förändring) kan beskrivas mer detaljerat här komplettering till
resultatsammanfattningen.
Fråga 7. Reflektera över om SvEO:s eller LEO:s aktiviteter inom andra projekt eller regelbunden verksamhet har bidragit till de resultat som uppnåtts.
Fråga 8. Reflektera över om utvecklingen i den region där projektet genomfördes eller andra aktörers arbete har bidragit till de resultat som uppnåtts.
I frågorna 7 och 8 vill vi att ni reflektera över om ert projekt har bidragit till en förändring tack vare arbete som utförts i tidigare projekt. Eller är det så att resultaten förstärktes tack vare att förmånliga förhållanden hade skapats av andra
aktörer/förändringar i sammanhanget? Beskriv detta samband med andra aktörer eller tidigare arbeten om det är relevant för projektet.
Om LEO eller SvEO arbetar med verksamhet som stöds av andra bidragsgivare kan detta också förstärka resultaten. Fundera på effekterna av samfinansiering på projektresultaten och LEO:s organisationsutveckling.
Fråga 9. Reflektera över hur kostnadseffektivt projektet var.
Använd följande frågor som vägledning. Välj de aspekter som är relevanta för ert projekt:
- Stämde den projektbudget som hade beräknats?
- Hur motiveras förändringarna i budgeten? Exempel: Andra metoder användes än de som hade planerats, eller riskhanteringen krävde omfördelning av medel.
- Om SvEO:s egeninsats översteg kravet på 5 procent med stor marginal, hur påverkade detta projektresultaten och kostnadseffektiviteten?
- Ange om kostnaderna för svensk expertkunskap ingick i projektbudgeten och hur detta påverkade resultaten.
15 (30)
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Uppföljning: fortlöpande, metodisk process för data- och informationsinsamling under ett projekts livstid.
Utvärdering: bedömning av vad som har skett, för att förbättra framtida arbete.
Samarbete och lärdomar ger möjlighet att analysera samarbetsprocessen mellan genomförandeparterna: SvEO, LEO och projektets målgrupper.
Rättighetsbaserat arbete syftar till att öka människors kapacitet att själva utkräva sina rättigheter. Det är viktigt att visa att ert projekt har en tydlig koppling till
rättighetsinnehavare även om ni valt att arbeta med andra förändringsaktörer, ansvarsbärare eller civilsamhälle.
Instruktioner: Samarbete och lärdomar
Fråga 10. Beskriv rollfördelningen mellan SvEO och LEO i genomförande, uppföljning och utvärdering av projektet.
Använd följande frågor som vägledning:
- Hur har delegeringen av ansvar och rollfördelningen fungerat? Beskrivs rollfördelningen tydligt i avtalet mellan SvEO och LEO? Har avtalet varit ett användbart verktyg i ert samarbete?
- Hur har samarbetet mellan SvEO och LEO utvecklats under projektets gång?
- Vilket mervärde medförde SvEO (utöver det ekonomiska bidraget) till projektgenomförande, utvärdering och rapportering?
Fråga 11. På vilket sätt medverkade rättighetsinnehavare i genomförande av projektet och uppföljning av resultaten?
Här har ni en möjlighet att kommentera kolumnen Målgrupp i resultatmatrisen.
Använd följande frågor som vägledning:
- Framgår det i matrisen vilka metoder/källor ni använde för att beräkna hur många (kvinnor, män, andra grupper) som nåddes av varje enskilt delmål?
Kommentera om det behövs.
- Går det att uppskatta hur många människor som påverkades indirekt av projektet?
- Har ni nått de målgrupper ni hade planerat att nå från början? Har ni involverad andra målgrupper under projektets gång?
- Vilka metoder användes för att engagera rättighetsinnehavare i genomförande- och/eller uppföljningsarbete?
- Om rättighetsinnehavarna, d.v.s. den slutliga målgruppen vems
rättighetssituation har varit i projektets fokus, inte var den direkta målgruppen, beskriv hur rättighetsinnehavare tagit del av projektets resultat.
T. ex., diasporan spelar en betydande roll med sin organisering, kunskap och ekonomisk styrka för hur utvecklingen i
ursprungländerna kan gå till.
Lyft fram ert arbete!
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Hållbarhet: Sannolikheten för fortsatta långsiktiga fördelar av en utvecklingsinsats efter att det omfattande stödet har avslutats.
Fråga 12. Reflektera över hur projektets uppföljnings- och utvärderingsprocess har fungerat.
Fundera på följande aspekter:
- Har ni haft en skriftlig uppföljningsplan från det att projektperioden inleddes?
- Hur utbytte SvEO och LEO kunskap och färdigheter i samband med uppföljningen och utvärderingen?
- Hänvisa till eventuella självutvärderingar i grupp som har genomförts i samband med årsrapporter. Har de lärdomar som dragits under
uppföljningsprocessen motiverat till förändringar under genomförandet?
Fråga 13. Har projektet lett till någon förändring av LEO:s kapacitet …
Tänk på de kapacitetsförändringar hos LEO som ägt rum under projektperioden och som inte är synliga i resultatmatrisen.
Fråga 14. Beskriv hållbarheten i projektresultaten.
Analysera projektresultatens hållbarhet genom att använda frågorna nedan som vägledning. Välj de aspekter som är relevanta för ert projekt:
Rättighetsinnehavare:
Vilka förändringar av rättighetsinnehavarnas kapacitet eller av deras livssituation kommer sannolikt att kvarstå eller fortsätta att utvecklas efter att projektet har avslutats?
Det civila samhället och LEO:
Vilka förändringar av LEO:s/andra samhällsaktörers kapacitet eller av deras arbetssituation kommer sannolikt att kvarstå eller fortsätta att utvecklas efter att projektet har avslutats?
Ansvarsbärare och andra samhällsaktörer:
Har projektet utgjort en del av en förändring på ansvarsbärarnas nivå på ett sätt som gör att det kan betraktas som ett bidrag till projektresultatens hållbarhet?
Fråga 15. Har SvEO och LEO följt utfasningsplanen? Hur har det fungerat?
ForumCiv ser utfasningen som en del av projektresultatens och samarbetets hållbarhet.
Ha följande i åtanke när ni sammanfattar era reflektioner över utfasningen av projektet:
- Tidsåtgång (hur länge har verksamheten/projektet pågått?) - Effektivitet (uppnåddes de förväntade resultaten?)
- Inriktning (stöder projektet/samarbetet LEO:s verksamhet, dess organisatoriska
17 (30)
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Personliga berättelser
Nedan följer ett exempel på en berättelse som publicerades i ForumCivs årsrapport för 2012. Ni kan använda den som mall, eller berätta med egna ord. Berättelsen kan vara kortare än exemplet nedan och bestå av några citat som ändå ger en förståelse av sammanhanget och förändringsaktörerna.
Kambodja
”Om inte jag gör något kommer ingen annan att göra det heller.” Orden är Nheu Lebhs, en 25-årig tvåbarnsmor bosatt i den nordostliga provinsen Mondulkiri, på den kambodjanska landsbygden. Förutom att ta hand om hemmet, sina barn och bruka sin egen jord, leder Lebh ett nätverk som har till syfte att stärka kvinnors rättigheter. Detta görs genom samtal och utbildning om kvinnors rättigheter och leder till att kvinnorna i nätverket får större tillgång till samhället. Lagen föreskriver lika rättigheter för män och kvinnor i Kambodja, men här, liksom på många andra platser, har man inte samma ställning i praktiken. Nätverket verkar för ökat inflytande och deltagande i beslutsprocesser både på lokal och regional nivå. Det är långsiktigt arbete som flyttat fram positionerna för landets kvinnor de senaste åren, och det är den lokala organisationen My Village som med stöd av ForumCiv driver arbetet. Kvinnorna i Lebhs hemby uppskattar hennes insatser och tycker sig vara på rätt väg. I dag bemöts kvinnorna med respekt, och man kan göra sin röst hörd i offentliga sammanhang.
Kambodja
Foto: Johannes Nilsson
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Del 2: Finansiell rapport
Instruktioner: Hantering av beviljad budget Frågorna 1 och 3. Beskriv avvikelser från den godkända budgeten.
Här beskriver ni vilka budgetposter som avviker från den godkända budgeten.
- Om valutakursvinster har förekommit och ni har använt dessa extra medel, beskriv vilka aktiviteter de har använts till. Samma sak gäller eventuella räntevinster som har använts till projektaktiviteter.
- Om valutaförluster har förekommit, beskriv hur dessa påverkade projektgenomförandet.
- Om valutakursvinsterna eller räntevinsterna inte användes till projektaktiviteter ska de betalas tillbaka till ForumCiv i anslutning till slutrapporten. ForumCivs kontonummer anges på rapportblanketten.
***
Växelkurseffekter Budgetering av växelkurser
Budgetering av växelkurser i projekt är svårt och bör göras noggrant med väl underbyggd kunskap om i vilken ekonomisk kontext projektet befinner sig i. Att förutse hur en växelkurs kommer utvecklas är svårt men det går att göra mer eller mindre kvalificerade gissningar. På websidan
http://www.oanda.com/lang/sv/currency/converter/ finns historiska växelkurser och annan matnyttig information. Kom ihåg att inte bara titta på hur den lokala valutan har förhållit sig till kronan historiskt utan även till andra marknadsdominerande valutor som Dollar, Euro, Renminbi/Yuan, Rubel, Rand, Rupies, Pesos etc. Ett annat tips är att höra med er bank om till vilket prisvalutan säljs på termin. Att köpa valuta på termin innebär att man på förhand bestämmer ett pris för en växling vid ett senare tillfälle.
Exempelvis om 1 USD i dag står i 6 SEK och banken tror att USD kommer stärkas mot SEK så kan man åta sig att köpa 1 USD om 3 månader för 6,2 SEK. Även om man inte vill göra detta så ger informationen bankens analys av växelkursförändringar.
Växelkurseffekter
Växelkursvinster eller förluster kan uppstå vid olika tidpunkter under en projektcykel.
De kan uppstå när pengar som en gång skickats till en lokal organisation blir återbetalda till den svenska organisationen, när pengar tas ut från ett dollarkonto och då växlas till lokal valuta eller då pengar överförs till en lokal organisation till en annan växelkurs än budgeterat. Se beskrivning av det nedan.
Instruktionerna syftar till att tydliggöra några nödvändiga redovisningstermer och vid behov specificera hur frågan ska förstås.
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
19 (30)
Ett första exempel
Den budgeterade växelkursen är 6,1 USD/SEK.
Den första överföringen äger rum i januari 2014. Då är växelkursen lägre än budgeterad vilket innebär att redan nu har en växelkursvinst uppstått. Det innebär att vi kan utföra mer av de budgeterade aktiviteterna om detta har godkänts av ForumCiv. Annars sparas pengarna och återbetalas vid projektets slut.
Den femte överföringen äger rum i juni 2016. Då är växelkursen högre än budgeterad vilket innebär att vid detta tillfälle har en växelkursförlust uppstått. Det innebär att vi kan utföra mindre av de budgeterade aktiviteterna eller öka egeninsatsen för att kunna genomföra alla aktiviteter.
Vid projektets slut så kan vi fastställa att växelkursvinster har uppstått, i förhållande till i budget använd kurs. I genomsnitt är växelkurserna lägre än budgeterat. Det resulterar i att vi har fått mer USD än väntat vilket innebär att projektets kostnader blir lägre än väntat i SEK. Dessa pengar ska återbetalas till ForumCiv, om det inte godkänts av ForumCiv att de används i projektet.
Exchange rate
Växelkurseffekt kan vara speciellt krångliga att hålla reda på om ett projekts pengar halls på ett dollarkonto varifrån uttag i andra valutor görs. Låt oss säga att 100 000 USD hålls på ett dollarkonto i Tanzania och den lokala organisationen gör flera uttag i månaden från dollarkontot. Vid tidpunkten för varje uttag så växlas dollar till shillings, det innebär att växelkursen mellan SEK - USD - TZS troligtvis kommer att skilja sig från den budgeterade växelkursen mellan SEK och TZS.
Exchange rate jan-14 mar-14 maj-14 jul-14 sep-14 nov-14 jan-15 mar-15 maj-15 jul-15 sep-15 nov-15 jan-16 mar-16 maj-16 jul-16 sep-16
jan-14 jun-14 dec-14 jun-15 dec-15 jun-16 dec-16 Exchange rate
USD/SEK 6 6,5 5,8 7 6 6,25 5,75
Handbok för rapportering Instruktioner för slutrapport
Proceduren i det här fallet är dock det samma som i det första exemplet. Varje transaktion skapar en växelkursvinst eller förlust. Effekterna av dessa kan hanteras genom att de genomsnittliga växelkurserna för varje månad beräknas och bokas i den lokala bokföringen. Genom detta så kommer alla kostnader att knytas till rätt växelkurs.
Vid projektets slut så ska den genomsnittliga växelkursen för alla transaktioner
beräknas och användas i den finansiella rapporteringen till den svenska organisationen.
Om den månatliga bokföringen med rätt växelkurser är gjord så kommer den genomsnittliga växelkursen för alla transaktioner vara given.
***
Fråga 7. Har den svenska organisationen och samarbetsorganisationen/-
organisationerna följt de vedertagna redovisningsprinciperna i samtliga länder? Om så inte är fallet, vilka avvikelser har gjorts?
Vedertagna redovisningsprinciper innebär att organisationens redovisning utförs i enlighet med gällande redovisningslagstiftning och -standarder.
Enligt Sidas instruktioner Strategi för stöd genom svenska organisationer i det civila samhället måste alla organisationer som får ekonomiskt stöd av Sida följa vedertagna redovisningsprinciper, oavsett om den nationella lagstiftningen kräver det eller inte.
Fråga 8. Vilken bokföringsprincip har tillämpats för projektet (kontantmetoden eller faktureringsmetoden)?
Vid bokföring enligt kontantmetoden redovisas intäkter och kostnader när de
Vid bokföring enligt kontantmetoden redovisas intäkter och kostnader när de