Riskbedömning, riskhantering, avtal, betalning och garantier

Grath (2004) skriver att alla de beskrivna riskerna inte alltid föreligger vid ett inköp utan skiljer sig från fall till fall. Vilka risker som är aktuella vid ett inköp och storleken på dessa beror främst på vad som köps och från vilket land inköpet görs. I det specifika inköpet måste bedömningen av riskerna bli en subjektiv värdering, vilket innebär att det är nödvändigt för inblandade parter att ha kunskap om dessa risk- och problemområden för att kunna göra en så realistisk bedömning som möjligt. Utifrån detta får sedan ett beslut tas om fördelarna med inköpet verkar uppväga eventuella riskmoment. Detta är inget enkelt avgörande eftersom det är svårt att koppla verkliga kostnader till riskerna, men då riskområdena identifieras fås trots allt ett bättre bedömningsunderlag som ökar chanserna till att kunna välja den mest lämpliga leverantören och det ger också fördelen att köparen är medveten om eventuella problem vilket gör det enklare att hantera dem om de skulle uppstå.

Riskerna kan enligt Skoog och Widlund (2001) lämpligen identifieras genom att använda checklistor baserade på tidigare erfarenheter och på de inblandades uppfattning om potentiella risker. Ett lämpligt sätt är att göra en riskanalys i form av ett diagram med beskrivning av riskerna, sannolikheten, konsekvenser och eventuella förebyggande åtgärder. Utifrån riskanalysen kan projektet sedan avgöra huruvida varje risk ska beaktas och förebyggas. Eftersom det kan vara kostsamt att förebygga risker är det inte rimligt att utföra åtgärder för samtliga utan endast de som bedöms vara mest relevanta. T.ex. kan det vara affärsmässigt klokt att acceptera händelser som kan medföra små kostnader om förebyggande åtgärder är kostsamma och det kan också vara mest ekonomiskt att acceptera kostnadskrävande händelser vilka har mycket liten sannolikhet att inträffa. Ett lämpligt tillvägagångssätt för att på ett snabbt och enkelt sätt få en strukturerad riskbild är att de inblandade listar riskerna de upplever föreligga och sedan gemensamt bedömer

dess sannolikheter och konsekvenser och för in detta i ett diagram. Utifrån resultatet kan sedan en bedömning av situationen göras och eventuella åtgärder vidtas.

En riskbedömning ger enligt Grath (2004) inte bara ett underlag för bedömningen inför val av leverantör utan även för hur betalningsvillkoren och avtalet ska utformas för att köparen ska kunna minska eventuella risker. Genom att bedöma vilka risker som eventuellt kan föreligga vid inköpet från den potentiella leverantören kan projekten avgöra vilka av dessa som är möjliga att täcka genom betalningsvillkoren och avtalet kompletterat med garantier och försäkringar och sedan bedöma om resterande riskområden är acceptabla i förhållande till inköpets betydelse genom att uppskatta möjliga effekter på viktiga krav. I följande avsnitt beskrivs vilket skyddsnät som krävs vid affären för att undvika problem, dvs. hur avtal bör utformas, vad det ska inkludera och exempel på vilka garantier, betalningsformer samt betalningsvillkor som är lämpliga att använda vid internationella inköp.

4.3.1 Avtal

I alla affärstransaktioner är det viktigt att det upprättas ett avtal som reglerar vad parterna har kommit överens om. Syftet med ett avtal är att förtydliga vad som ska levereras, när leveransen ska ske och på vilket sätt. Ett avtal ska utformas så alla delar blir tydliga och inte kan tolkas på olika sätt. För att få ett heltäckande avtal kan det vara lämpligt att anlita eller rådfråga någon med juridisk kompetens för att få hjälp med detta. I många

branscher, liksom i byggbranschen, finns standardavtal som kan användas. En

grundläggande uppgift vid inköp är såklart att veta vad som avtalats i kontraktet, vilka spelregler som gäller för leveransen. Det är viktigt att i ett tidigt skede gå igenom avtalet och att reda ut eventuella ändringar i avtalet eller beställningen. Att ordna med

nödvändiga tillstånd, utforma behövliga dokument och gå igenom villkoren i avtalet med berörda projektmedlemmar är också väsentliga delar. Detaljer som är av särskilt stor vikt att upplysa övriga berörda projektdeltagare är t.ex. vilken garantitid som gäller,

betalningsvillkor, vilka konsekvenser eventuella förseningar får, hur köpet hävs,

förseningskostnader, vilka skatter, tullar och valutor som är aktuella (Skoog & Widlund 2001).

Då varor köps från ett annat land är det enligt Lorentzon (2006) viktigt att parterna har avtalat vem som ska stå för kostnaderna och ansvaret för tranporten. Vid ett

internationellt inköp finns en risk att avtalets innebörd tolkas olika av köpare och säljare t.ex. beroende på ländernas affärskulturer. Ett lämpligt sätt att undvika problem kopplade till leveransen är att hänvisa till leveransvillkoret Incoterms 2000 i avtalet. Incoterms 2000 är internationellt accepterade leveransvillkor som specificerar de kritiska punkterna då risk och kostnad övergår från säljare till köpare i samband med transporten. Detta leveransvillkor underlättar i frågor som gäller vem som ska packa godset, boka och bekosta transporten i exportlandet, huvudtransporten samt transporten i importlandet, ansvara för kontakten med Tullverket vid exporten och importen samt stå för

4.3.2 Betalningsformer

Betalningsformen definierar, enligt Grath (2004), hur betalningen ska genomföras, vilka förpliktelser som de båda parterna har samt vilken roll parternas banker ska ha i

betalningen. Vid utlandsaffärer används oftast banköverföring (ren betalning),

dokumentinkasso6eller remburs7. Kostnaden för betalningsformerna beror huvudsakligen på vilka uppgifter som banken utför och vilka avgifter som tas ut för dessa. Ofta

tillkommer också andra kostnader i samband med betalningen, t.ex. kostnader för att ta fram nödvändiga dokument. Normalt ses dessa dock som en del av leveranskostnaderna och bekostas av den part som enligt leverans- och betalningsvillkoren ansvarar för att ta fram dokumenten.

I utlandet kan bankkostnaderna variera rejält mellan olika länder och banker. Därför är det lämpligt att avtala att motparten ska stå för alla bankkostnader och andra eventuella kostnader, avgifter eller skatter som uppkommer i exportlandet. I Sverige skiljer sig inte bankkostnaderna nämnvärt åt mellan banker. Bankkostnaderna kan bestå av olika slags aviseringsavgifter, handläggningsavgifter, riskprovisioner t.ex. då det gäller

garantiutfärdande. Avgiften för avisering är oftast fast medan de övriga vanligtvis tas ut som en procentuell andel av det aktuella beloppet.

4.3.3 Garantier

Vid utlandsaffärer brukar, enligt Grath (2004), någon av parterna, eller båda, ställa krav på att motparten lämnar säkerhet för de förpliktelser som överenskommits i form av skriftliga garantier. Genom garantier kan köparen säkerställa säljarens åtagande. Vid mindre inköp när det endast gäller rena service- eller garantiåtaganden kan motparten själv utfärda garantier. I andra fall kan en fristående part som en bank eller ett

försäkringsbolag användas för att säkerställa åtaganden.

Leverantören bör ansvara för att materialet är intakt vid leveransen och att det håller under en överenskommen tid om det byggs in och används på sättet det är avsett för. Därför är det viktigt att föra in garantivillkor i avtalet och att köparen ser till att leverantören förser leveransen med anvisningar för hur materialet ska transporteras, lossas och förvaras, samt med monteringsinstruktioner, drift- och underhållsinstruktioner.

4.3.4 Betalningsvillkor

Lämpligt utformade betalningsvillkor innebär att parterna i förväg kan styra när, var och hur betalning kommer att ske och därigenom känna till hur inköpets kapitalbindning blir. Innan förhandling tas upp är det viktigt att ha kunskap om vad betalningsvillkoren ska omfatta, vilka krav som ska ställas och hur dessa ska utformas. Betalningsvillkoren bör omfatta betalningstidpunkt, betalningsort och betalningssätt (Grath 2004).

Det gäller enligt Skoog och Widlund (2001) att vara försiktig när affärer görs med nya leverantörer. Förskottsbetalningar bör helst undvikas. Skulle leverantören gå i konkurs

6_{En betalningsform där säljaren överlämnar dokument som parterna kommit överens om till sin bank som}

sedan utlämnar dessa till köparen mot betalning (Grath 2004).

7

Remburs är en betalningsform som innebär att köparen ger sin bank i uppdrag att ge säljaren en betalningsgaranti under vissa angivna villkor (Grath 2004).

kan det bli svårt att få tillbaka eventuella förskottsbetalningar. Vid förskottsbetalning bör resterande betalning vara så pass stor att leverantören har intresse att leverera enligt överenskommelse. Genom att sprida ut betalningarna minskar köparen riskerna. Praxis vid inköp av material till den löpande produktionen är att betalningarna sker i takt med leveranserna. Köparen kan se till att förskottsbetalningarna garanteras av leverantören genom att denna låter en bank utfärda en förskottsgaranti, som säkerställer att det erhållna förskottet återbetalas om åtagandet inte fullföljs. För att få en säkerhet att leveransen fullgörs enligt avtalet kan köparen också begära att leverantören utfärdar en

genomförandegaranti via sin bank.