Riskverktyg i bygg och anläggningsprojekt

ett urval av riskverktyg (se bilaga 2 och 3) vilka omnämns i risklitteraturen. Riskverktygen som identifierats av de undersökta företagen återges i tabell 4.

- Resultat och analys -

ABB JM _Midroc NCC _PEAB PNB

Riskbyggen Skanska Benchmarking x x x x Beslutsträd Brainstorming x x x x x x Checklista x x x x x x x x Delphi-teknik Handlingsplaner x x Klassificering och rankning av risk x x x x x x Känslighetsanalys x x x Matematiska verktyg Prototyp Scenarioanalys x x x Simulering x x x Tidsplaner x x x x Tumregler WBS x

Tabell 4 Sammanställning av undersökningsobjekten (Egen bearbetning)

Det verktyg som i störst utsträckning används av de undersökta företagen är checklistor. Checklistor förefaller i många fall utgöra grunden för riskverksamheten, genom att en strukturerad identifiering av riskerna kan genomföras. Med hjälp av checklistorna kan också riskernas betydelse och eventuella påverkan på projektverksamheten bedömas, genom att de identifierade riskernas sannolikhet och konsekvens beräknas. Checklistorna medför således att riskerna på ett enkelt sätt identifieras och analyseras. Det förefaller också som att checklistor lämpar sig väl för såväl mindre som mer omfattande projekt. Checklistornas nackdel är att de kan ge en bristfällig framställning av riskens upphov, det vill säga en tydlig indikering av vad som orsakar risken saknas. Inget av de undersökta företagen instämmer dock i den kritiken, men uppger att checklistor kan ”låsa” organisationen och dess medarbetare i ett visst tanke- och tillvägagångssätt. Med detta menas att det kan resultera i att fokus endast läggs på de risker som finns omnämnda i checklistan. Med hänsyn till projektens temporära och unika karaktär uppkommer troligtvis nya risker

som inte finns omnämnda vilket medför att checklistor bör användas med eftertanke.

Ett vanligt förekommande verktyg i byggföretagen är också klassificering och rankning av risker. Detta påminner till stor del om checklistor i form av att risker som kan uppstå i verksamheten listas. Dock rangordnas riskerna i förhållande till dess inverkan på den totala risken till skillnad från checklistans i förväg fastställda risker. En väl utförd kategorisering och rankning kan förenkla fokuseringen på de viktigaste riskerna och på så sätt underlättas även utvecklingen av åtgärder och insatser för att hantera dessa risker. Detta är positivt för bygg- och anläggningsprojekt då många olika typer av risker kan uppstå, vilket kräver att hanteringen fokuseras på de allvarligaste riskerna. Således kan resurser satsas på de mest allvarliga riskerna och en högre riskeffektivitet uppnås.

Brainstorming är ett verktyg som även används i stor utsträckning. I de undersökta företagen används brainstorming huvudsakligen i inledningsskedet, för att underlätta riskidentifieringen samt utformningen av åtgärder och handlingsplaner. Dock förefaller brainstormingmötena likna vanliga ostrukturerade möten, där idéer och förslag fritt får utbytas. Nackdelen med brainstorming är att verktyget förutsätter att medarbetarnas individuella åsikter framkommer. Därför kan ett annat verktyg, Delphi- teknik användas för att på ett mer strukturerat vis säkerställa att mötesdeltagarna inte influeras av varandra. Inget av de undersökta företagen uppger dock att de använder den tekniken, vilket sannolikt beror på att ”vanliga” brainstormingmöten uppfyller behoven.

För att utvärdera riskverksamheten och tydliggöra förbättringsbehov har flera företag valt att använda sig av olika former av benchmarking. Benchmarking kan göras både internt och externt. Dock uppstår ibland problem vid jämförelser, då projekten är unika vilket försvårar en rättvisande jämförelse. Benchmarking förefaller trots detta ge en grov indikering om hur väl verksamheten bedrivs.

Genom att bedöma konsekvenserna av förändringar i projektets variabler genom en känslighetsanalys, kan resultatet av olika utfall bedömas och mätas även då osäkerhet råder. Att utforma känslighetsanalyser är enkelt, kräver en begränsad mängd information samt möjliggör att olika variabler kombineras. Nackdelen med känslighetsanalyser är att riskens sannolikhet

- Resultat och analys -

inte kan medräknas, vilket sannolikt är en av anledningarna till att känslighetsanalyser används i liten omfattning av de undersökta företagen. Ett alternativ till känslighetsanalysen är scenarioanalysen, med vilken riskens konsekvenser kan bedömas genom att flera olika möjliga utfall utarbetas och analyseras. Ett mindre antal företag uppgav dock att de använder scenarioanalyser.

Simulering innefattar en bedömning av flera aktiviteters varaktighet kombinerat med olika sannolikheter. Genom att tillämpa program- simuleringar kan projektet teoretiskt utföras åtskilliga gånger för att på så sätt få fram en statistisk distribution av resultatet, i form av tid eller kostnad. Inställningen till simuleringsverktyget skiljer sig åt mellan de undersökta företagen. Några uppger att de inte alls använder sig av det för att de exempelvis inte identifierat något behov och andra uppger att verktyget inte ger tillräcklig med ytterliggare information att det motiverar det extra arbetet. Förespråkarna menar å andra sidan att det resultat som uppkommer i och med simuleringarna är ovärderligt för verksamhetens behandling av risken i projektet. Exempelvis kan kostnad och tidsmedvetenheten om hur och när projektet kommer att avslutas att öka. I och med detta kan simuleringsverktyget vara intressant att använda vid bedömningar av exempelvis tid och kostnad i projekt, men en avvägning mellan resurserna som krävs för tillämpandet och det resultat som beräkningen bidrar med måste göras.

Tidsplaner i form av Gantt-, PERT- och CPM-modeller används i liten omfattning av de undersökta projektverksamheterna. Detta finner vi förvånande, då bygg- och anläggningsverksamhet i hög grad kräver omfattande planering, med många intressenter inblandade. Sannolikt utarbetas tidsplaner som är så detaljerade att behov av ett formellt riskverktyg inte krävs. Dessutom utarbetar företagen sannolikt Gantt- liknande planer utan att vara medvetna om att dessa utgör ett riskverktyg. I bygg- och anläggningsverksamhet är genomförandet av specifika aktiviteter i många fall kritiska för hela det fortsatta arbetet. Trots att de undersökta företagen uppger att de inte tillämpar CPM, tror vi att de kritiska momenten i projekten på något vis ändå identifieras. Dock kan tillämningen av en formell CPM-modell ytterliggare tydliggöra kritiska moment och aktiviteter. Tillämningen av PERT-modeller i bygg- och anläggningsverksamheten förefaller mycket begränsad. Detta beror

rangordning av aktiviteter. Således finner vi att tillämpning av PERT svårligen kan motiveras.

Endast ett av de undersökta företagen uppger att de använder WBS. Verktyget förefaller komplicerat med dess indelning av projekt- verksamheten i nivåer, och behov av detta föreligger således inte. Inget av företagen uppger att de använder prototyper och tumregler. Anledningen till att prototyper inte utvecklas är sannolikt att projektverksamheten är så unik att utvecklandet av prototyper inte är ekonomiskt motiverat, då nya prototyper måste utvecklas i varje nytt projekt. Tumregler bygger till stor del på erfarenhet från liknande projekt, vilket medför att de intervjuade företagen sannolikt inte identifierar dem som ett verktyg. Inget av företagen uppger heller att de använder matematiska verktyg i riskverksamheten. Detta beror på att de anser att verktygens resultat kan beräknas med andra, mindre svårtillämpade verktyg.

Ytterligare anledningar till att inte andra verktyg används är bland annat att det i vissa företag inte finns någon strävan efter att använda andra verktyg. Andra anser att de inte har ett tillräckligt behov av nya metoder då de som används i dagsläget fungerar bra.

I dagens bygg- och anläggningsprojekt bedrivs riskverksamheten således med hjälp av ett antal riskverktyg. Grunden för identifiering av risker utgörs av en omfattande checklista vilken omfattar ett stort antal potentiella risker. Checklistan kan dessutom kombineras med bedömning av riskens sannolikhet och konsekvens, vilket därmed även tillåter analys av riskerna. Därefter kategoriseras och rangordnas riskerna, vilket möjliggör prioritering mellan allvarliga och mindre allvarliga risker. De identifierade riskerna kan analyseras med hjälp av känslighets- och scenarioanalyser vilka i kombination med simuleringar ger indikationer om projektets förväntade utfall vad avser exempelvis tid och kostnad. Tidsplanering med hjälp av Gantt- och CPM-modeller tillser att fastställda planer följs. Slutligen kan jämförelsetal och benchmarking, såväl intern som extern användas för att kontrollera och utvärdera riskverksamhetens effektivitet.

- Resultat och analys -