På uppdrag av de fortroendevalda revisorerna i Opplands Våsby kommun har Ernst &Young granskat om kommunen har åndamålsenliga rutiner for att s~kerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer. Med bisyssla auses anst~llning, uppdrag eller annan verksamhet som medarbetare bedriver, tillf~lligt eller stadigvarande, vid sidan om den ordinarie
yrkesutovningen inom Opplands V~sby kommun. Regler om bisysslor for offentligt anstållda återfinns i Allminna beståmmelser samt i Lag om offentlig anst211ning. Fordjupad granskning har skett av samtliga personer med chefsuppdrag inom kommunens verksamheter.
Vår sammanfattande bedomning år att det finns brister i riktlinjer och rutiner for att såkerst~lla att otillåtna bisysslor finte forekommer.
Nedan redovisas en sammanfattning av iakttagelser och rekommendationer från granskningen.
kommunen finns ett internt dokument om regler kring bisyssla. Dokumentet bedoms overlag vara knapphåndigt och fångar finte hela processen kring bisyssla. Några kompletterande stoddokument finns finte.
Granskningen har omfattat en kontroll av kommunens samtliga chefer mot Bolagsverkets register over funktionårer. Av totalt 102 personer med chefsuppdrag har 23 personer sammanlagt 33 funktion~rsuppdrag registrerade hos Bolagsverket. Då anm~lan av bisyssla och godk~nnande av densamma hittills har skett på muntlig basis i kommunen har vi finte kunnat kontrollera om funktion~rsuppdragen har rapporterats till respektive chef. I samband med granskningen har emellertid kontorscheferna stmt av samtliga funktion~rsuppdrag med sins medarbetare och bedomt att dessa ~r tillåtna.
granskningen har given fingått att kontrollere om aktiebolagen, handelsboligen, foreningarna eller de enskilda firmorna som anst~llda ~r funktionårer i har fakturerat Opplands V~sby kommun under 2012/2013. Vi har identifierat två treffar. I det ene bolaget sitter
tj~nstemannen i styreisen på uppdrag av kommunen. I det andra fallet auses ett privat aktiebolag dir tjånstemannen år ledamot och ordforande. Total fakturering har uppgått till ca 207 tkr (2012/2013) fordelet på sju fakturor auseende coachning, konsultation och
workshops. Aktuell tj~nsteman har finte attesterat någon av fakturorna. Inkopen ~r gjorda av två olika forvaltningar, varav beslutsattestering iden ene forvaltningen ~r gjord av en rektor och i den andra forvaltningen av forvaltningschefen.
Med hånsyn till vikten av att kommunens medarbetare finte har otillåtna bisysslor ~r vår bedomning att kommunen omgående bor utveckla och forsterka processen kring kontroll, provning och uppfoljning av bisysslor.
For det fortsatte utvecklingsarbetet I~mnar vi foljande rekommendationer:
Klargov statusen på det finterna dokumentet om bisysslor. Vi rekommenderar att dokumentet om bisysslor bor vara ett styrande dokument.
Ta bort eller formulere om skrivningen i dokumentet om bisyssla att fortroendeuppdrag inom fackliga, politiske eller ideelle organisationer finte råknas som bisyssla då LOA finte gor de undantagen.
Fortydliga vilken chef som åsyftas i dokumentet om bisyssla.
3
Fånga hela processen kring bisyssla i riktlinjer eller dylikt och beakta foljande rekommendationer:
Tydliggor beskrivningen av vilka regler som gåiler i syfte att forebygge och forhindra bisysslor som kan anses vara arbetshindrande, fortroendeskadliga eller konkurrerande med kommunens verksamheter.
Betona vikten av att till~mpliga lagar och avtal fofjs och vad det kan innebora om kommunens medarbetare har ol~mpliga bisysslor.
Tydliggor att medarbetare som har bisyssla ~r skyldige att anm~la bisyssla till arbetsgivaren.
Komplettere med beskrivning av vad en arbetshindrande bisyssla kan vara, att det till denne grupp av bisysslor hor ennat arbete eller uppdrag som påverkar den anstålldes mojligheter att fullgora en god arbetsprestation under arbetstid, att forskjuta arbetstid eller byta schema etc. Komplettere given med kortare beskrivningar och exempel på konkurrerande bisyssla och fortroendeskadliga bisysslor for okad forståelse och medvetenhet.
Komplettere med beskrivning av når och hur en anm~lan av bisyssla ska gå till samt hur beslut fattes.
Belys påfoljder om medarbetaren brister i sine skyldigheter genom att finte I~mna uppgifter om bisyssla eller finte foljer beslut om forbud mot bisyssla.
Komplettere med handlingsplan hur verksamheten ska agere om otillåten bisyssla uppdagas.
Riktlinjerna bor rikta sig till både chefer och medarbetare.
Komplettere processen kring bisyssla med stoddokument. Vi rekommenderar att foljande stoddokument finns:
Uppr~tta blankett el. dyl. for anm~lan av bisyssla i syfte att dels få skriftliga uppgifter om bisysslan dels for att formalisere uppgifter som alltid ska inh~mtas om en bisyssla for adekvat provning av densamma. Provningen dvs. beslutet om bisysslan ~r tillåten eller finte kan med fordel ges utrymme och dokumenteres på samme blankett som anm~lan.
Oppgifter som ~r relevante att inh~mta, och dermed bor finnes med på blankett for anmålan av bisyssla, ~r exempelvis bisysslans omfattning dvs. hur mycket tid
per dag, eller per vecka, eller per månad låggs ned på bisysslan? Bisysslans tidsm~ssiga forl~ggning dvs. ner utfors bisysslan — på helger, på kv~llar? Vem uppdragsgivaren år etc.
'> Uppråtta checklista som stod vid provning av om en bisyssla ~r tillåten eller forbjuden. Anv~nd med fordel "Bilaga 2 — (SOU 2000:800 Bilaga 4) —Pir bisysslan tillåten eller forbjuden?" som finns att tillgå via SKL:s hemsida.
4
EY
Building a better working world
Informera redan i rekryteringsprocessen om reglerna kring bisyssla som anst~llda i en kommun omfattas av. Detta bedoms vara serskilt viktigt om sokanden kommer från den privata sektorn.
Overveg att i anstållningsavtalen ha med en skrivning om att arbetsgivaren har ritt att samla information om arbetstagare har bisyssla.
~> Komplettera introduktionsprocessen for nya medarbetare med information om bisysslor, de begrånsningar som finns och medarbetarens skyldighet att anmåla bisysslor.
► Ta upp bisysslor på de årliga utvecklingssamtalen och skarp befintlig skrivning att bisysslor låmpligen tas upp i utvecklingssamtalet. Komplettera agendan till
utvecklingssamtalen med bisysslor. Att ta upp bisysslor på de årliga utvecklingssamtalen inneber att arbetsgivaren årligen påminner och informerar varje medarbetare om vilka forhållanden som kan Bora en bisyssla otillåten och skyldigheten att anm~la bisyssla. Vid forekomst av bisyssla blir utvecklingssamtalet också ett forum for uppfoljning av
bisysslan.
Målet med att regelbundet informers om forhållanden som kan gora en bisyssla otillåten år enligt vår mening att medarbetarna ska vara vil medvetna om vad som gyller for bisysslor så att avstemning av bisyssla sker innan en bisyssla påborjas. D~rigenom undviks att medarbetare lågger ned tid och pengar på att starta upp bisyssla som ner den uppdagas kanske finte kan kombineras med yrkesutovningen ikommunen. Och altra viktigast -att allm~nhetens fortroende for kommunen d~rigenom kan uppråtthållas.
Kommunicera regler kring bisysslor på arbetsplatstr~ffar. Ett alternativ till att ta upp bisysslor på utvecklingssamtalen kan vara att årligen ta upp emnet på en arbetsplatstråff.
For att vara siker på att en av årets arbetsplatstråffar innefattar dels att informers om forhållanden som gor en bisyssla otillåten dels att inh~mta uppgifter om medarbetares
bisysslor bor detta enligt vår mening i så fall framgå av kommunens agenda for arbetsplatstr~ffar.
Ta st~llning till om ansvaret for kontroll, provning och uppfoljning av medarbetares bisysslor eventuellt ska definieras separat i delegationsordningen.
Systematisers inrapporterade och godkånda bisysslor for bittre overblick av vilka bisysslor som forekommer bland medarbetare.
Ta st~llning till om och i så fall ner rapportering om medarbetares bisysslor bor rapporteras till nemnd.