Hela detta avsnitt grundar sig på Curran och Keller (1998) om inget annat anges. SAP har paketerat 25 års erfarenheter av ”best-business practice” från många olika industrier till en form av ”Blueprint” som de kallar ”The R/3 Reference Model”. Detta är en beskrivning av R/3-systemet som tillhandahåller en förståelig bild av alla de processer och affärslösningar som finns tillgängliga i R/3-systemet. De tekniska detaljerna är gömda för att underlätta förståelsen för användarna. Business Blueprints kan vara startpunkten för BE (Business Engineering) åtgärder. BE innebär, som tidigare nämnts, att ett företag använder sig av IT för att förändra hur en verksamhet utför sina uppgifter. En fördel med att använda Business Blueprints är att man inte behöver starta från början med att skapa förståeliga bilder av verksamheten. Syftet med Business Blueprints är att tydligt beskriva strukturen, integreringen och funktionerna i R/3. Business Blueprints är som tidigare nämnts designad för att illustrera och beskriva de existerande affärsprocesserna som finns i R/3, hjälpa till att snabba upp implementeringen av R/3-projekt, stödja affärsprocess utveckling och främja kommunikation.
Business Blueprints har två huvudmål vilka kallas Modellorientering och Kundorientering. Modellorientering går ut på att använda modeller för att porträttera verkligheten. För att göra detta måste det finnas en balans mellan informationsinnehållet och förståeligheten hos modellerna.
Om man tittar på hur komplexa de flesta företagsstrukturer är, speciellt de hos internationella företag, så kommer inte ett enkelt tillvägagångssätt mot modellering att fungera. Det stora antal möjliga affärsscenarier som kan väljas skulle snabbt leda till att användarna körde fast i ett virrvarr av applikationer och modeller. Att modellera alla tänkbara kombinationer som kan konfigureras i R/3 skulle erbjuda en komplett bild men samtidigt översvämma användaren med mer information är han/hon kan hantera. P.g.a. detta beskriver Business Blueprints de affärsprocesser som är mest vanligt förekommande tillsammans med deras varianter. Sådana beskrivningar försäkrar att de mest frekvent valda affärsprocesserna kan implementeras effektivt med R/3.
Kundorientering går ut på att referensmodeller skapas för olika målgrupper. Även om utvecklarna kan vilja se varje detalj kommer slutanvändare och ledningen att känna sig hämmade av att få del av alltför detaljerad information under de första stegen av BE. SAP:s Business Blueprints väljer en klar och enkel metod för beskrivningar med endast få olika symboler arrangerade på ett sätt som en vanlig användare förstår. För att främja både kund och modellorientering koncentrerar sig SAP:s Business Blueprint på fyra nyckelelement. Dessa element är händelser, uppgifter, organisation och kommunikation. Dessa områden definierar vem som ska göra vad, när och hur. SAP:s Business Blueprints baseras på EPC vilket står för Event-driven Process Chain, händelsedrivna processkedjor. EPC ersätter flödesdiagram som ett nytt sätt att beskriva en sekvens av händelser. EPC börjar och slutar alltid med en händelse och genom att koppla ihop händelser och aktiviteter kan användare tydligt modellera och analysera även komplexa affärsprocesser.
Appendix 3. SAP:s Business Blueprint
EPC kan visa var det finns mellanrum i kedjan av uppgifter och ansvar som kan påverka företagets förmåga att optimera processerna. EPC porträtterar ERP-system på ett sätt som är till fördel för användare och ledning och de omfattar även viktiga faktorer som t.ex. organisationsstruktur, funktioner, data och informationsflöde. Tidigare metoder för att beskriva affärsorganisationer och processer var ofta alltför komplicerade och de tillhandahöll t.ex. inte länkar till parallella processer.
SAP:s Business Blueprints delas in i fyra olika modeller som ger företag möjlighet att förstå affärsprocesser från olika synvinklar. Modellerna används tillsammans för att skapa en bild över verksamhetens processer ur olika synvinklar. De olika modellerna kallas, Komponentmodell, Organisationsmodell, Datamodell och Interaktionsmodell. Dessa förklaras utförligare nedan.
Komponentmodellen handlar om vilket arbete som utförs i verksamheten. Ett företags komplexa nät av uppgifter modelleras tydligt i form av lättförståeliga diagram. Relationerna mellan de olika uppgifterna visas också i diagrammen. Modellen visar även vilka uppgifter som aktiverar varandra och vilka som är underordnade andra uppgifter.
Organisationsmodellen beskriver vem som gör vad och vem som är ansvarig för de olika delarna. Modellen visar relationerna mellan organisationens delar (anläggningar, leverantörer, underleverantörer, klienter etc.) samt svarar på frågor om vilka delar som ska utföra vilka affärsprocesser i framtiden och vilka som ska utföra olika uppgifter med hjälp av vilka transaktioner. Syftet med denna modell är att låta användarna förändra och optimera organisationsstrukturen.
Datamodellen handlar om vad som behövs för att utföra arbetet i verksamheten. Den analyserar hur data interagerar med föregående och efterföljande funktioner inom affärsprocessmodellen. Modellen illustrerar den informationsinput som krävs för att utföra en given mängd uppgifter och den framhäver också de allra viktigaste informationsobjekten (data) och beskriver dem och deras relationer med varandra. Interaktionsmodellen visar vilken information som måste utbytas mellan olika organisations- eller applikationsdelar i verksamheten. Målet för alla företag är att öka produktvärdet och sedan utbyta denna produkt med andra parter. Under processen med att skapa produkter eller tjänster uppkommer kostnader som måste täckas av det slutliga priset för varan eller tjänsten. Därför är det viktigt för företag att hålla reda på orderkostnaderna och för att se till att orderprocesser utförs effektivt så är det viktigt att analysera hur ett företags delar interagerar. En analys görs av hur informationen flödar mellan olika operationella delar (försäljning och distribution, materialhantering och kontroll) och mellan större affärsområden (logistik, ekonomi och personal). En interaktionsmodell visar flödet av information från sändare till mottagare och vice versa.
Business Blueprints kan användas på ett flertal olika sätt. T.ex. kan Business Blueprints hjälpa företag under den första fasen av en implementering av R/3 då målet är att lära sig hur R/3-systemet fungerar. Business Blueprints ger en bild av hur R/3 stödjer affärsprocesserna i företaget och de innehåller också beskrivningar utförda med hjälp av EPC av alla de processer som R/3 stödjer. Business Blueprints kan också användas som ett verktyg för att värdera hur bra R/3 passar företagets verksamhet.
Business Blueprints hjälper då först till med att beskriva företagets nuvarande situation och identifiera svagheter i hur företagets struktur och processer är organiserade. Sedan kan företaget med hjälp av Business Blueprints analysera hur många av de funktioner som krävs som stöds av R/3 och även hjälpa till att identifiera alternativ för att optimera affärsprocesserna. Huvudanvändningen av Business Blueprints är dock som hjälp vid implementeringen av ett R/3 system. Business Blueprints stödjer då företaget under arbetet med att illustrera affärs-, organisatoriska och tekniska koncept. Under planeringsstadiet drar företagets projektteam upp en grov bild av företagets aktuella situation och använder den bilden för att skapa en målsituation för användningen av R/3-systemet. Detta steg lägger grunden för resten av implementeringsfasen och att använda Business Blueprints ger ett konsistent och systematiskt tillvägagångssätt.
Argument för att använda Business Blueprints är att det bästa sättet att optimera ett företags processer är att inte fokusera på de områden som är generella för verksamheter inom liknande industrier utan att fokusera på de områden som är unika för individuella företag. Genom att snabbt mappa de generella delarna av verksamheten mot Business Blueprints kan företag bättre fokusera på de kritiska delarna av verksamheten.
De steg som finns vid implementering med hjälp av Business Blueprints är följande: • Sätta ihop en lista av processer som är viktiga för ett företags
konkurrensfördelar genom att använda Business Blueprints som en mall
• Redlining (välja ut) delar av Business Blueprints så att specifika behov tydligt definieras
• Jämföra det som har valts (redlined) med företagets mål
• Identifiera områden som inte täcks tillräckligt av Business Blueprints och sen utveckla kundspecifika modeller genom att använda Business Blueprints som en guide
Det första steget vid implementering med hjälp av Business Blueprints innefattar att lära om R/3-systemet. Business Blueprints visar en förståelig bild av hur R/3 stödjer affärsprocesser. Business Blueprints innehåller den mängd processer som R/3 stödjer, beskrivna med hjälp av EPC.
Det andra steget innebär att företaget ska använda Business Blueprints som ett verktyg för att utvärdera R/3. För att se hur en organisation fungerar måste ett företag först dokumentera sina nuvarande processer. Med Business Blueprints behöver de inte börja från början eftersom de vanligaste processerna som används finns färdigdokumenterade i Business Blueprints. Med hjälp av Business Blueprints beskrivs nuläget, identifieras svagheter i hur strukturer och processer är organiserade, analyseras hur många av de funktioner som krävs av företaget som finns i R/3 och identifieras alternativ för att optimera affärsprocesser.
I det tredje steget illustrerar företaget affärskoncept, organisatoriska koncept och tekniska koncept. Sedan visas en grov bild av företagets nuläge och denna bild
Appendix 3. SAP:s Business Blueprint
Sammantaget dokumenterar Business Blueprints standardprocesser, gör det enklare för företag att dokumentera nuvarande affärsprocesser, utvecklar procedurer för att designa affärsprocesser och designar och dokumenterar en målsituation av önskvärda affärsprocesser.