inte är av intresse beror på att de först uppkommer när implementeringen är klar och underhåll kan behövas. Med en rapport för varje projektledares projektprognoser skulle det också bli lättare att se om någon av projektens prognosarbete inte utförts. Idag gör personen endast detta för tjänster och licenser.
Personen som intervjuades hade inte hittat något smidigt sätt att arbeta med budgetavstämningar i Dynamics AX och har därför valt att arbeta med Exceldokumentet som utvecklats av den internansvarige hos Medius för projektuppföljning.
3.3 Scenarion från intervjuer
Med utgångspunkt från behovssammanfattningen av intervjuerna framställ- des följande scenarion för att fastställa vilka element i prototypen som borde utvecklas.
När scenariona skapades eftersträvades att tillfredställa alla behov. Men pågrund av exempelvis redovisningsrutin som i fallet med de indirekta kost- nadera kunde inte alla behov tillgodoses.
3.3.1 Sammanfattning scenarion
Följande scenarion är baserade på att användarna har tillgång till ett roll- center. Rollcentret är en webbtjänst, för att använda tjänsten krävs en webb- läsare vars funktionallitet minst motsvarar Internet Explorer 7.
Användarna i scenariona har alla tillgång till en webbläsare som är den ända teknologin användarna kommer arbeta med.
3.3. SCENARION FRÅN INTERVJUER KAPITEL 3. EMPIRI
Figur 3.4: Hur scenarion motiverar kravspecifikationen
Figur 3.4 visar en sammanfattning av de scenarior som gjordes och hur de leder fram till kravspecifikationen
3.3.2 Redovisa arbetad tid
Användare Konsult
3.3. SCENARION FRÅN INTERVJUER KAPITEL 3. EMPIRI
Sammanhang
I slutet av en månad ska underlaget för en fakturering genomföras. Då an- vänder konsultchefen Dynamics AX för att skapa underlag om hur många timmar de underställda konsulterna har arbetat i olika projekt. Det kan då hända att en konsult har rapporterat fler timmar än väntat i ett pro- jekt. Konsultchefen kontaktar då konsulten som har rapporterat in oväntat många timmar för en förklaring innan faktureringen.
Aktiviteter
Konsulten får begäran att förklara den stora mängden rapporterade timmar och skapar då en detaljerad lista över inrapporterad tid under den senaste månaden.
3.3.3 Hitta nya säljmöjligheter
Användare Support
Sammanhang
Supporten märker att en kund konsumerar många timmar. Detta förmedlas till säljarna som är ansvariga för att skriva supportavtal.
Aktiviteter
Supporten tar fram en rapport med antal använda supporttimmar jämfört med kundens avtal, om det finns något. De kan sedan ta fram ett nytt förslag på supportavtal om det är motiverat. Informationen vidarebefodras sedan till säljarna.
3.3.4 Ge överblick av utfört arbetet
Användare
3.3. SCENARION FRÅN INTERVJUER KAPITEL 3. EMPIRI
Sammanhang
En konsult har varit hemma för vård av barn, arbetat i en del kundprojekt och andra internprojekt. Det börjar närma sig slutet av månaden och kon- sulten vill delvis se hur mycket frånvarotid som rapporterats och få en bild av hur mycket lön han eller hon kommer få.
Aktiviteter
Konsulten öppnar rollcentret och får då presenterat för sig på första sidan hur många timmar han eller hon har rapporterat i de olika kategorierna av arbete.
3.3.5 Påminnelse om tidsrapportering
Användare
Konsult, Support, Projekledare, Affärsområdesansvarig
Sammanhang
I slutet av månaden ska projektledare och AO-ansvariga sammanställa un- derlag för fakturering. För att underlaget ska vara korrekt är det nödvänligt att alla anställda har rapporterat in sina timmar. Skulle en anställd ligga efter med sin tidsrapporteringen måste denna kontaktas och det uppstår en fördröjning innan arbetet med fakturaunderlaget kan avslutas.
Aktiviteter
När en anställd öppnar rollcentret för att använda någon funktion så visas en varning om personen har missat att tidsrapportera på länge.
3.3.6 Uppföljning av arbetad tid i projekt
Användare
3.3. SCENARION FRÅN INTERVJUER KAPITEL 3. EMPIRI
Sammanhang
När lönerna betalas ut varje månad ska de konsulter som arbetar i fast- prisprojekt få en rörlig bonusdel i sin lön. Varje konsultchef ska då arbeta fram underlag för bonusutdelningen som baseras på antalet timmar som de underställda konsulterna arbetat i fastprisprojekt.
Aktiviteter
En affärsområdesansvarig använder rapporterna i rollcentret för att visa alla konsulters som den är ansvarig för och hur många timmar de har jobbat i fastprisprojekt.
3.3.7 Skapa underlag för verksamhetsbeslut
Användare Ekonom
Sammanhang
Personer med högre roller i företaget ska hålla ett möte för att utarbeta en plan för företagets framtida verksamhet och exempelvis besluta om det behövs nyanställningar. Då behövs en entydig bild av företagets ekonomis- ka situation. Information ska användas för att identifiera de välfungerande delarna inom verksamheten och de som kan förbättras.
Aktiviteter
Innan mötet om verksamhetsförändringar använder mötesdeltagarna rap- portsystemet för att analysera verksamheten. Då alla använder det inbygg- da rapportsystemet får alla samma informationsunderlag och kan skapa sin egen bild. Under mötet blir det också lättare att diskutera verksamheten eftersom alla använt sig av samma underlag och ingen har tagit fram något eget potentiellt felaktigt underlag. Information som hämtas är utfall jämfört med budget eller prognos för den intressanta verksamhetsdelen.
3.3.8 Skapa överblick av affärsområdena
Användare
3.3. SCENARION FRÅN INTERVJUER KAPITEL 3. EMPIRI
Sammanhang
Användaren kan vara intresserad av att få en ekonomisk översikt av de olika affärsområdena till exempel för att kunna avgöra vad de bör satsa mer på. Samtidigt är det också intressant för en AO-ansvarig att i slutet av månaden kunna jämföra sitt affärsområdes resultat mot tidigare för att besluta om eventuella åtgärder.
Aktiviteter
I rollcentret kan användaren enkelt se intäkter, kostnader och olika defini- tioner för genomsnittligt arvode. Denna information kan en ekonom också hämta för alla affärsområden för att använda som underlag vid beslut eller uppföljning.
3.3.9 Beslutsstöd vid planeringsarbete
Användare Projektledare
Sammanhang
Efter faktureringen gör en projektledare en avstämning med sin projekt- grupp och får då en sammanfattning vad som gjorts i projektet samt hur mycket som är kvar att göra. Nu vill projektledaren veta om arbetet ligger efter eller i fas med budget som är satt för projektet.
Aktiviteter
När avstämningen är gjord öppnar projektledaren rollcentret och kontrolle- rar hur mycket tid som rapporterats på projektet jämfört med den totala tiden som projektet är budgeterat till. Med detta underlag kan projektleda- ren lättare planera det kvarstående arbetet i projektet.
3.3.10 Skapa överblick av projekt
Användare