delar av nämnden verksamhet kan förbättras: Därför lämnas följande rekommendationer:
Rekommendationer
• Teknik- och servicenämnden bör se över hur valda indikatorer speglar måluppfyllelse
• Teknik- och servicenämnden bör eftersträva att knyta indikatorer och ange målvärden för samtliga mål i syfte att förbättra utvärdering och uppföljning av verksamhetens kvalitet
• Teknik- och servicenämnden bör analysera och utvärdera åtgärder för att nå ökad uppfyllelse av grunduppdraget från fullmäktige när den löpande verksamhetsuppföljningen indikerar att uppdraget inte uppfylls helt
• Teknik- och servicenämnden bör utreda orsaker till att
styrprinciper avseende investeringar inte följs och därefter
tillse förändrade rutiner så att styrprinciperna efterlevs
Mål och styrning av verksamhet 2018 Kommentar Har nämnden antagit en plan för
att bedriva verksamhet 2018 i enlighet med fullmäktiges mål och uppdrag?
x
I enlighet med styrsystem för Marks kommun fastställde teknik- och servicenämnden vid sammanträde 7 december 2017 en nämndplan för verksamhetsåret 2018. Planen ämnar tydliggöra hur nämnden ska genomföra sitt uppdrag från kommunfullmäktige. Verksamhetsplan för 2018 har tagits fram av
förvaltningen.
Har nämnden beslutat om ytterligare mål för att bedriva verksamhet i enlighet med
fullmäktiges mål och uppdrag?
x
I nämndplanen specificeras prioriteringar och strategier för att fullgöra grunduppdraget.
Har nämnden konkretiserat fullmäktiges mål samt egna verksamhetsmål så att de är
mätbara?
x
I nämndplanen har teknik- och servicenämnden anpassat de kommungemensamma målen till sin verksamhet. Däremot finns exempel på fastställda mål som inte har indikatorer för uppföljning eller målvärden för utvärdering av måluppfyllelse. Till exempel: Lokaler för kultur- och fritidsändamål ska vara bra och ändamålsenliga, På uppdrag av och i samverkan med socialnämnden ska
bostadsanpassning genomföras utifrån Boverkets rekommendationer; Nämnden ska aktivt verka för ett bra näringslivsklimat. Vidare anger inte nämndplanen hur antagna prioriteringar och strategier avses att följas upp under året. Nämnden har antagit egna mål för god ekonomisk hushållning.
Har nämnden beslutat om en intern budget för verksamheten som motsvarar fullmäktiges
tilldelade ram?
x
Fullmäktige beslutade att tilldela teknik- och servicenämnden 48,5 mnkr i driftram samt 180,4 mnkr i investeringsbudget (den taxefinansierade verksamheten inkluderas) för år 2018. I samband med nämndplanen antar teknik- och servicenämnden en internbudget som motsvarar tilldelad ram. Av budgetunderlag framgår att 455 tkr motsvarande 0,1 procent av bruttokostnader har avsatts i budgetreserv.
Har nämnden tilldelats ytterligare uppdrag från fullmäktige under verksamhetsåret och har nämnden i så fall gjort en plan för hur de ska verkställas?
Kommunfullmäktige har vid ett flertal gånger noterat att nämnden inte följts styrprinciper avseende investeringar och uppmanat nämnden att dessa ska följas.
Uppföljning och rapportering 2018 Kommentar Har nämnden beslutat om plan
eller riktlinje för hur uppföljning av verksamheten ska ske?
x Styrsystem för Marks kommun som gäller för nämnden anger att målstyrning ska följas upp efter avslutad period samt att ekonomiuppföljning ska ske månadsvis. Däremot har teknik- och
servicenämnden nämnden inte upprättat en plan för hur nämnden ska följa upp sin efterlevnad till fullmäktiges policys och riktlinjer, exempelvis folkhälsopolicy och lokala miljömål för Marks kommun.
Fokuserar uppföljningen på måluppfyllelse, resultat och effekter?
x Nämndens uppföljning följer i allt väsentligt styrsystem för Marks kommun och fokuserar på måluppfyllelse, resultat och effekter. Uppföljning av grunduppdraget görs genom uppskattning på en 5-gradig skala och beskrivning inom respektive huvudverksamhet (8 st) i april-, delår- och oktoberrapport. Vid aprilrapporten görs bedömning att nämnden helt uppfyller sitt uppdrag inom avfallshantering, i hög grad uppfyller sitt uppdrag inom VA-försörjning, parker, lokalförsörjning, kost- och städservice samt verksamhetsservice och delvis uppfyller sitt uppdrag inom vägar och gator. Samma bedömning görs i delårsrapport per augusti och oktoberrapporten.
Utökad bedömning av måluppfyllelse görs i delårsrapporten. Samtliga mål kommenteras och det finns en bedömning av i vilken grad målen förväntas att uppnås vid årets slut. Vi noterar att det i viss fall finns indikatorer som indikerar att målet inte uppnås, men att den samlade bedömningen av målet är en annan.
Uppföljning av hur arbete efter antagna strategier och prioriteringar framgår inte av delårsrapporten.
Sker regelbunden rapportering vad gäller verksamhet?
x Från protokoll framgår att nämnden löpande följer upp väsentliga verksamhetshändelser.
Sker regelbunden rapportering vad gäller ekonomi?
x Nämnden följer löpande verksamhetens ekonomiska utfall. Vid aprilrapporten framgår helårsprognos om negativ avvikelse mot driftbudgeten om 1,7 mnkr. I rapporten redogörs att verksamheten har genomlys möjligheten att få en budget i balans. Per augusti har helårsprognosen för driften justerats till ett nollresultat. Samma helårsprognos gäller per oktober.
Investeringsbudgeten har genomgående visat positiv budgetavvikelse.
Beslutar styrelsen om åtgärder för att nå uppsatta mål när
uppföljningen visar avvikelser?
x Nämnden har inte beslutat om åtgärder för att öka graden av måluppfyllelse för verksamheter som vid uppföljning visar att uppdraget endast delvis uppfylls. Det vill säga inom gator och vägar.
Når nämnden uppsatta mål för verksamheten och ekonomi)
Revisorernas gransknings av måluppfyllelse sker i samband med granskning av årsredovisning och rapporteras särskilt.
Får nämnden återrapportering av beslut som fattats på delegation?
x Redovisning av beslut fattade med stöd av delegation sker vid varje nämndsammanträde. Under året har nämnden beslutat om reviderad delegationsordning 15 mars,
47
Intern kontroll Kommentarer Har nämnden beslutat om en
plan för intern kontroll avseende verksamhetsåret 2018?
x
Nämndplan för 2018 inkluderar en plan för intern kontroll. Risker har identifierats inom områdena: redovisning; uppföljning och prognos; rehabilitering, personalservice; säker arbetsplats; politisk beslutsprocess; ledning och styrning; telefonväxel, reception ochfelanmälan; råvattenförsörjning; dricksvattensberedning; leverans av dricksvatten; hantering av kunder och service till kunder; återvinning och sortering av avfall; väghållning; belysning;
trivsamma områden; aktiviteter för barn; tillhandahålla lokaler och anläggningar;
matproduktion; städservice; tillhandahålla tjänstebilar. I huvudsak saknar planen angivelser om när och av vem kontrollaktiveter ska utföras, samt hur återrapportering till nämnd ska utföras.
Har planen för intern kontroll sin utgångspunkt i en risk- och väsentlighetsanalys?
x
Enligt fullmäktiges styrsystem för Marks kommun ska internkontrollplaner fastställas genom att väsentliga och verksamhetskritiska processer och arbetsmoment rangordnas och utifrån en bedömning av risken och sannolikheten för att fel uppstår i den professionellayrkesutövningen samt av de konsekvenser som kan uppstå vid fel. I nämndens plan för intern kontroll har identifierade risker bedömts genom en riskmateris och de risker som fått ett riskvärde på 12 eller högre ingår i 2018 års plan.
Emellertid är det oklart vilka hur urvalet för väsentliga och verksamhetskritiska processer samt arbetsmoment har gått till. Vidare framgår det inte av protokoll hur nämnden har involverats i arbetet med att bedöma och prioritera risker.
Har nämnden följt upp den interna kontrollen enligt fastställd plan?
Nämnden har inte utfört anvisning för hur planen för intern kontroll ska följas upp, men det förstås av protokoll att uppföljning av planen sker årligen i samband med godkännande av nämndens årsrapport. Eftersom uppföljnings sker en gång per år är det svårt för nämnden att löpande vidta åtgärder i det fall resultatet av den interna kontrollen påvisar brister.
Har nämnden fattat beslut om åtgärder vid uppmärksammade brister i den interna kontrollen?
Se ovan.
PwC