ÅTERRAPPORTERINGSKRAV
Sida skall redovisa i vilken omfattning myndighetens mål för kompetensförsörjningen under har uppnåtts, samt vilka mål som gäller för myndighetens kompetens- försörjning under respektive ‒.
Nedan redovisas de övergripande målen för Sidas kompetensförsörjning samt en uppföljning av del- målen för . I anslutning till varje delområde anges målen för perioden respektive ‒.
Övergripande mål 2003–2006
Sida ska, genom att rekrytera, utveckla och behålla kompetenta medarbetare, alltid ha rätt kompetens för att utföra verksamhetsuppdraget.
Rekrytering 2003 års mål:
• Påbörja en översyn av Sidas rekryterings- process och utveckla effektivare och profes- sionellare rekryteringsmetoder
• få tillräckligt urvalsunderlag på utlysta tjän- ster
Sida har under påbörjat ett utvecklingsarbete som ska ge en effektivare och mer ändamålsenlig rekryteringsprocess. Pådrivande faktorer för detta arbete är att många anställda går i pension de när- maste åren, en mer konkurrensutsatt arbetsmarknad samt nya kompetenskrav som Sidas verksamhet stäl- ler. För att kunna hantera denna utmaning krävs en bättre strategisk planering och nya metoder för att kunna rekrytera rätt personal. Under året har Sidas rekryteringsprocess kartlagts och utvärderats.
Antalet ansökningar till Sidas lediga tjänster är högt, vilket delvis kan förklaras av den ökade arbets- lösheten. En annan förklaring är att Sida marknads- för sig själv som arbetsgivare. Detta sker bland annat genom besök och föreläsningar vid arbets- marknadsdagar vid universitet, högskolor och andra utbildningar. Det stora antalet svenskar som arbetar eller på annat sätt deltar i Sidafinansierade resurs- basprogram bidrar också till att visa upp Sida som arbetsgivare. Sida har även deltagit i den marknads- föringskampanj som Företagsbaromentern anordna- de i form av en bilaga till Svenska Dagbladet.
Flera externt utförda undersökningar har placerat Sida högt upp på studenters och yngre yrkesarbe- tandes listor över Sveriges mest attraktiva arbets- platser. Sida ligger i år på nionde plats på ekonomi- studerandes lista och på fjortonde plats på listor för yrkesverksamma ekonomer upp till år.
Sidas organisationsmätning från mars visar ett mycket gott resultat, vilket naturligtvis påverkar Sidas renommé som arbetsgivare.
2004 års mål:
• Slutföra översynen av Sidas rekryteringspro- cess och utveckla rekryteringsmetoderna. • Vidareutveckla det marknadsföringsmaterial
som används vid arbetsmarknadsdagar med mera.
• Vidmakthålla Sidas goda namn bland arbetssökande.
2005–2006 års mål:
• Förvalta och finjustera den nya rekryterings- processen med målsättning att Sida är väl förberett för den ökade personalomsättning- en som blir följden av att en stor del av Sidas personal går i pension under åren
‒.
Sida som lärande organisation 2003 års mål:
• Skapa ett löpande lärande i det vardagliga arbetet.
• Påbörja ett projekt som ska ge Sida en stra- tegi för lärande; lärstrategiprojektet. • Utveckla och genomföra ledarskapsprogram
för medarbetare.
• Öka satsningen på kompetensutveckling för personal i fält.
• Utnyttja de medel som tidigare avsatts till Trygghetsstiftelsen för kompetensomställ- ning.
Genom att Sida löpande arbetar med nya arbetsfor- mer, till exempel arbete i projektform, i grupp och genom handledning, skapas kontinuerliga möjlighe- ter till lärande i det dagliga arbetet.
Lärstrategiprojektet har tagit fram en projektbe- skrivning och satt upp mål för arbetet. Det är dels
170 BILAGA6
övergripande mål: förbättra organisationens lärande i syfte att stärka Sidas kapacitet att bidra till förbätt- rat fattigdomsfokus, dels etappmål: formulera en för Sida gemensam syn på lärande, ge förslag på peda- gogiska metoder och strukturer som främjar formellt och informellt lärande och att utarbeta en modell för styrning av Sidas lärande.
Tre utbildningsprogram i ledarskap för medarbe- tare har genomförts under året. Syftet är att ge med- arbetare med ledarfunktioner självkännedom och större insikter i ledarskapsteorier. Medarbetare som har gått en sådan utbildning kompletterar Sidas resursbas vid framtida chefstillsättningar. Dessutom har flera avdelningar startat egna utvecklingspro- gram för chefer och medarbetare.
Ett seminarium, delvis inriktat på ledarskap, har genomförts för administrativa chefer i Asien. En utvecklingsprocess som berör både utsänd och lokal- anställd personal har påbörjats vid ambassaden i Vietnam. Områden som behandlats är bland annat roller, organisations- och arbetsformer samt grupp- arbete.
Sida har utvecklat en digital utbildning om hiv och aids i biståndet. Hitintills har en webbaserad kurs om hiv och aids genomförts i samarbete med övriga nordiska biståndsmyndigheter. Kursen rikta- des till programhandläggare vid de nordiska ambas- saderna i Lusaka, Hanoi och New Delhi. Om försö- ket faller väl ut kommer denna typ av utbildning att genomföras på andra sakområden inom biståndet under den kommande treårsperioden. Webbaserad utbildning är ett effektivt verktyg för Sidas utlands- stationerade medarbetare.
De medel som tidigare avsattes till Trygghetsstif- telsen har använts för kompetensomställning i enlig- het med ett lokalt avtal med arbetstagarorganisatio- nerna. Utbildningssatsningar har gjorts inom områ- den informationsteknik, ekonomi med mera.
2004 års mål:
• Slutföra lärstragegiprojektet.
• Påbörja en årlig systematisk styrning av Sidas lärande.
• Öka medvetenheten om och formerna för det informella lärandet.
• Ta fram nya verktyg för mål- och utveck- lingssamtal som ska leda till individuella utvecklingsplaner för samtliga medarbetare. • Verksamhetsstrategiskt uttnyttjande av de
medel som tidigare avsattes till Trygghets- stiftelsen för kompetensomställning.
• Fortsatt satsning på kompetensutveckling för Sidas medarbetare vid utlandsmyndigheter-
na, särskilt för de lokalanställda medarbe- tarna.
2005–2006 års mål:
• Kvalitetssäkra Sidas styrning och system för lärande.
• Ta fram ett databaserad metod för analys och inventering av kompetensen. • Hitta system för att mäta det långsiktiga
lärandet av genomgångna utbildningar.
Arbetsmiljö 2003 års mål:
• Minska sjukfrånvaron.
• Öka medvetenheten kring stress i arbetslivet och förebygga stress.
• Ta fram verktyg för systematiskt arbetsmiljö- arbete och genomföra det vid samtliga avdelningar.
• Påbörja arbetet med att ta fram en etisk policy för personal vid utlandsmyndigheter.
Årets organisationsmätning och en verksövergripan- de hälsoundersökning visar att många medarbetare på Sida är stressade. Samtliga chefer har därför genomgått en halv dags utbildning om stress och förebyggande arbete. Därutöver har samtliga avdel- ningsledningar fått besök av Sidas personalenhet för att öka medvetenheten om stress och hur man kan förebygga den. En ökad medvetenhet märks nu bland personal och ledning, som även har undersökt arbetsmiljön för att tidigt upptäcka risker.
Sida har under året i samarbete med företagshäl- sovården Feelgood utbildat samtliga skyddsombud i arbetsmiljöfrågor.
Sida har i samarbete med andra organisationer som Migrationsverket, Räddningsverket, Rikspolis- styrelsen och Röda korset tagit fram riktlinjer för etiskt agerande vid utlandstjänstgöring. Följande områden har identifierats som centrala ur etisk syn- vinkel: utnyttjande av maktställning, diskriminering, organiserad brottslighet, korruption, sexhandel, sex- uella trakasserier, pornografi, alkohol samt narkoti- kaklassade preparat.
2004 års mål:
• Minska sjukfrånvaron, särskilt bland de kvinnliga medarbetarna.
• Ytterligare öka medvetenheten om stress och vidta erforderliga åtgärder för att före- bygga stress. Bland annat genom riktad chefsutbildning där chefens ansvar tydlig- görs.
• Förbättra den fysiska arbetsmiljön som rör dataskärmar, ljus, luft, klimat och buller. • Ytterligare förbättra verktygen för systema-
tiskt arbetsmiljöarbete.
• Genomföra den verksövergripande åtgärds- planen utifrån organisationsmätningens resultat.
• Bli klara med en etisk policy vid utlandstjänstgöring och förankra den.
2005–2006 års mål:
• Följa upp det systematiska arbetsmiljöarbe- tet och vidta erforderliga åtgärder.
• Genomföra en ny organisationsmätning.
Mångfald 2003 års mål:
• Ta fram en ny jämställdhetsplan.
• Öka medvetenheten kring mångfaldsfrågor. • Utveckla verktyg för att kartlägga löneskill-
nader och analysera om de har saklig grund. • Eliminera osakliga löneskillnader i samband
med års lönerörelse.
Sidas jämställdhetsplan tydliggör vikten av att öka könsbalansen i varje arbetsgrupp, öka antalet kvinn- liga chefer – särskilt vid utlandsmyndigheterna – samt se till att utvecklingsmöjligheter och arbetsvill- kor är könsneutrala.
För att åstadkomma en mer ändamålsenlig löne- struktur och eliminiera osakliga löneskillnader har Sida startat ett ”saklighetsprojekt”. Målet i års löneförhandling att eliminera osakliga löneskillnader är nästan uppfyllt. Sida har tagit upp mångfaldsfrå- gorna vid chefs- och förberedelseutbildning inför utlandstjänstgöring. Medarbetare vid Sidas avdel- ning för personal- och organisationsutveckling har deltagit vid ett flertal utbildningstillfällen på temat mångfald.
2004 års mål:
• Ta fram en mångfaldsplan med en åtgärds- plan för och .
• Inrätta ett mångfaldsråd för att ytterligare lyfta fram mångfaldsfrågorna inom organi- sationen.
• Ytterligare förbättra analysverktygen för kartläggning och analys av löner.
2005–2006 års mål:
• Inrätta ett system för att mäta och följa upp personalsammansättningen ur ett mång- faldsperspektiv.
• Konsolidera verktygen för att analysera och kartlägga löneskillnader.
• Att vid års löneförhandling kunna kon- statera att Sida inte har några osakliga löne- skillnader.
Lönepolitik
2003 års mål och uppföljning:
• Se de lönepolitiska målen under Mångfald ovan.
• I års lönerörelse minska löneskillnader- na mellan Sida och lönenivåerna i Sidas jämförbara omvärld.
• Ta fram instrument för merit- och presta- tionsbedömning.
• Genomföra försök med lönesamtal i enlighet
med.
års löneförhandling har ännu inte utvärderats, men preliminär statisik visar att löneskillnaderna mellan kvinnor och män vid samma befattning har minskat samt att Sidas löner har närmat sig jämför- bara lönenivåer vid andra organisationer.
Sida har i samband med års löneförhand- ling tagit fram och prövat nya instrument för merit- och prestationsbedömning. De verktygen har funge- rat tillfredsställande. Under året har samtliga chefer genomgått ett halvdags löneseminarium. Tre avdel- ningar har prövat löneförhandling i enlighet med den lönesamtalsmodell som föreslås i .
2004 års mål:
• Se Mångfald ovan vad gäller kartläggning och analys av löneskillnader.
• Utvärdera års löneförhandling och utifrån utvärderingens resultat vidta erfor- derliga åtgärder av Sidas lönepolitik.
2005–2006 års mål:
• Konsolidera Sidas lönepolitik.
• I års lönerörelse se till att Sidas löner ligger i nivå med den jämförbara omvärl- dens löner.
172 BILAGA7
2003 2002 2001
Tabell 7:1. Återrapporteringskrav intern effektivitet, total översikt
Sidas samtliga insatser
Antal insatser
Genomsnittligt utfall per insats, tkr Genomsnittligt avtalat belopp per insats, tkr Genomsnittlig avtalslängd per insats, mån
Sidas nya insatser
Antal nya insatser
Genomsnittligt avtalat belopp per ny insats, tkr Genomsnittlig avtalslängd per ny insats, mån
5 986 1 804 7 474 34 1 902 6 658 19 6 224 1 865 6 877 33 2 052 5 605 19 6 511 1 859 6 048 31 2 146 5 194 17 Sida skall i årsredovisningen för redovisa mått för
myndighetens interna effektivitet i de olika delarna av biståndsproduktionen.
De mått som används är huvudsakligen mått på produktivitetsutvecklingen i den resursomvandling som sker inom Sida – det vill säga resursåtgången för de prestationer som Sida ”levererar” i utveck- lingssamarbetet. Denna typ av mått måste användas med stor försiktighet, eftersom en värdering av nyt- tan av de prestationer som levereras saknas. För att mäta effektivitet och resultat av Sidas arbete måste produktivitetsmåtten kompletteras med en värde- ring av myndighetens prestationer och en värdering av de totala resurser som används.
De mått som Sida har valt visar hur Sidas verk- samhet utvecklas i förhållande till mål för föränd- ringsarbete. Dessa syftar till att höja värdet på Sidas prestationer i utvecklingssamarbetet.
Syftet är att ge information om hur myndigheten Sida utvecklas över tiden. Måtten mäts därför i årli- ga tidsserier. Två olika typer av mått presenteras: insatsportföljens utveckling samt fördelning av per- sonalens tid på verksamhetsgrenar och regioner.
För att följa insatsportföljens storlek har Sida valt följande mått; genomsnittligt utfall per insats, genomsnittligt avtalat belopp per insats och genom- snittlig avtalslängd per insats. För nya insatser används ovanstående mått med undantag från genomsnittligt utfall per ny insats, eftersom det sist- nämnda inte ger någon korrekt bild. Denna typ av
mått påverkas av respektive års anslag, eventuella utgiftsbegränsningar och så vidare. Generellt har utfallet minskat jämfört med tidigare år. Bland annat disponerar Utrikesdepartementet återigen - bidragen vilket påverkar siffrorna för verksamhets- grenen Övrigt samt Globalt. Av översiktstabellen (:) framgår att Sidas prioriteringar för nya insatser slagit väl ut. Både avtalat belopp och avtalslängd per ny insats har ökat under åren till . Antalet nya insatser har minskat kontinuerligt. Tabellen visar en liknande trend för samtliga Sidas insatser. Ett undantag är genomsnittligt utfall per insats som minskat under .
Sidas förvaltningskostnader består till mycket stor del av personalkostnader. I syfte att mäta hur perso- nalresurserna fördelats, har Sida under tre år genomfört en undersökning där arbetstiden fördelas på verksamhetsgren och land. Siffrorna påverkas av att mätmetoden har utvecklats över åren. Under och räknades lokalt anställda program- handläggare på utlandsmyndigheterna inte konse- kvent in i beräkningarna av antalet årsarbetskrafter. Från och med kommer emellertid dessa hand- läggare ingå i beräkningen.
Det är inte relevant att jämföra utfall eller tren- der mellan olika verksamhetsgrenar eftersom de omfattar så olika typer av verksamheter. De är där- för mycket olika vad gäller innehåll, styrning, biståndsform med mera. De mått som är framtagna ska i stället användas för att se trender över åren inom de olika verksamhetsgrenarna och regionerna.