Självbedömningsprocessen

Självbedömningsverktyget inom ProcurComp^EU är ett professionellt verktyg för organisatorisk utveckling för personer som arbetar med offentlig upphandling. Det ger dem möjlighet att bedöma hur väl de behärskar de kärnverksamheter som ingår i deras roll och arbetsprofil inom organisationen och att r eflektera över sin framtida yrkesmässiga utveckling.

Självbedömningsverktyget kan användas både av organisationer och enskilda personer så många gånger det behövs.

Användarguiden för självbedömning innehåller detaljerad vägledning om de olika stegen i självbedömningsprocessen.

De olika stegen i självbedömningsprocessen beskrivs nedan i en vägledande ordningsföljd, men ordningen kan anpassas till organisationens eller individens behov.

Bild 1: självbedömningsprocessen

1.1. Steg 1 – Anpassa kompetensmatrisen

Steg 1 – Anpassa kompetensmatrisen

Steg 2:

Definiera arbetsprofilen

Steg 3: Göra en individuell självbedömning

Steg 4: Samla in och analysera resultaten

Steg 5:

Åtgärda kompetensbristerna

Följande ändringar kan göras i kompetensmatrisen:

 Anpassa innehållet i de befintliga kompetenserna – Det går att ändra innehållet i de befintliga kompetenserna, exempelvis genom att anpassa förteckningen över uppgifter inom de olika kunskapsnivåerna.

 Ta bort några av de befintliga kompetenserna – En del av kompetenserna kan uteslutas om de inte anses vara relevanta för organisationen eller om de redan täcks i en annan kompetensram, exempelvis generella eller specialiserade kompetenser.

 Lägga till nya kompetenser till den befintliga förteckningen – Organisationen kanske vill definiera ytterligare kompetenser än dem som redan finns i förteckningen.

De tekniska stegen för att anpassa kompetensmatrisen beskrivs i användarguiden för självbedömning inom ProcurComp^EU .

1.2. Steg 2 – Definiera arbetsprofilerna

I det första steget kan organisationen eller den enskilda personen med hjälp av kompetensmatrisen definiera den nivå av kunskaper och färdigheter som förväntas av personer som arbetar med offentlig upphandling, genom att fastställa mål för kunskapsnivåerna för alla befintliga arbetsprofiler i organisationen. Detta gör man genom att fastställa vilken kunskapsnivå (grundläggande – medel – avancerad – expert) som en individ eller alla individer med en viss roll eller arbetsprofil bör ha. Organisationerna kan använda eller anpassa de mallar för arbetsprofiler som föreslås i verktyget eller skapa nya mallar.

Arbetsprofilerna är alltid specifika för varje organisation, och de kan ändras över tid beroende på hur arbetsuppgifterna utvecklas och vilka personer som finns tillgängliga för att utföra dem. De exempel som presenteras i avsnitt 2.1 nedan ska därför endast ses som illustrationer av vanliga profiler i förklaringssyfte. Det är upp till varje organisation att definiera sin egen uppsättning av arbetsprofiler med motsvarande kompetenser och kunskapsnivåer.

Om organisationen bara vill se en ögonblicksbild av sina befintliga resurser kan den inleda bedömningen utifrån en neutral profil, dvs. visa alla kompetenser utan att ange mål för kunskapsnivåerna.

I avsnitt 2 nedan finns beskrivningar av de sex exemplen på arbetsprofiler inom ProcurComp^EU. De tekniska stegen för att definiera arbetsprofiler beskrivs i användarguiden för självbedömning inom ProcurComp^EU.

1.3. Steg 3 – Göra en individuell självbedömning

I detta steg ska personer som arbetar med upphandling fylla i frågeformuläret för självbedömning som inleds med bakgrundsinformation som yrkeserfarenhet, utbildning osv. Därefter får personerna besvara ett antal frågor som ligger till grund för bedömningen av deras befintliga kunskaper och färdigheter inom offentlig upphandling.

Hela frågeformuläret för självbedömning återfinns i avsnitt 3 nedan. De tekniska stegen för att fylla i frågeformuläret beskrivs i användarguiden för självbedömning inom ProcurComp^EU.

1.4. Steg 4 – Samla in och analysera resultaten

När alla personer har fyllt i frågeformuläret för självbedömning bör de individuella resultaten analyseras med hjälp av de därtill avsedda beräkningsverktygen som beskrivs i användarguiden för självbedömning inom ProcurComp^EU. På så

Organisatoriska resultat: Organisationer kan sammanställa de individuella resultaten och få en bedömning på organisationsnivå som ger en bild av eventuella kompetensbrister för arbetsprofilerna och inom organisationen.

En sammanslagning av resultaten för alla enskilda personer med samma arbetsprofil, på en avdelning eller i ett team, eller för hela organisationen, kan göra det möjligt att

 beräkna ett genomsnittligt resultat för varje kompetens för att fastställa organisationens mognad och övergripande kompetens, eller

 identifiera de högsta eller lägsta poängen för enskilda personer för att upptäcka individuella talanger eller svagheter.

Se avsnitt 4 nedan för mer information om bedömningsresultat på organisationsnivå. De tekniska stegen för att samla in och analysera resultat beskrivs i användarguiden för självbedömning inom ProcurComp^EU.

1.5. Steg 5: Hantera bristerna

Med utgångspunkt i de kompetensbrister som identifieras på individ-, arbetsprofils- och organisationsnivå kan organisationerna definiera riktade insatser för att åtgärda dessa brister.

På individnivå kan enskilda personer få en rapport om sin bedömning, som sedan kan diskuteras vidare med organisationen för att fastställa vilka individuella åtgärder som bör vidtas, t.ex. vilken utbildning som behövs för att åtgärda brister i en befintlig roll eller möjligheter till karriärutveckling.

På organisationsnivå kan bristerna hanteras på flera olika sätt, bland annat genom

 intern eller extern utbildning av personal som arbetar med upphandling,

 rekrytering av ny personal,

 anlitande av externa experter,

 samarbete med andra upphandlande myndigheter inom ramen för utbyte av god praxis eller gemensam upphandling,

 delegering till centrala upphandlingsorgan.

Organisationen kan även, med hjälp av översikten över befintliga kompetenser, planera organisationens strategiska utveckling som helhet enligt dess prioriteringar för framtiden. Om organisationen till exempel vill utveckla hållbar eller innovativ upphandling, eller om den vill införa toppmoderna processer för e-upphandling, kan den inrikta sin utbildnings- och rekryteringsstrategi så att rätt kompetenser finns tillgängliga.

Med den allmänna utbildningsplanen inom ProcurComp^EU kan organisationer få hjälp att hitta rätt utbildningsprogram eller utforma riktade utbildningsmoduler eller utbildningsprogram.