I detta kapitel sammanställer vi slutsatserna genom att besvara vår övergripande frågeställning. Vidare innefattar kapitlet en avslutande diskussion.
6.1 Slutsats
Vi ska nu besvara vår övergripande frågeställning som lyder:
• Hur verkar kombinationen av budget och rullande prognoser som styrverktyg för Parker Hannifin?
Studien av fallföretaget Parker Hannifin visar att både budget och rullande prognoser är nödvändiga och kompletterande verktyg för företagets styrning. De båda verktygen kompletterar varandras styrkor och svagheter. Slutsatsen stöds av nedanstående dialektiska resonemang: Statiska och dynamiska faktorer som påverkar budget: Budgeten ger en stabiliserad verkan på företaget eftersom den är statisk och ligger fast över ett år. Utan budget saknar företaget referens att mäta utfall mot. Snabba och oväntade förändringar kan ha stor påverkan på företaget. Stora förändringar som kan orsakas av exempelvis konjunkturen ökar värdet av rullande prognoser. I en relativt dynamisk omgivning som Parker verkar i krävs rullande prognoser som ett komplement för att företaget skall kunna anpassa sig till marknadens krav och kunna ta tillvara på affärsmöjligheter. Rullande prognoser behövs för att företaget ska kunna se vart utvecklingen är på väg och fånga upp om verkligheten avviker för mycket mot budgeten. Genom att Parker använder sig av båda styrningsverktygen ökar företagets förmåga till anpassning.
Interna och externa faktorer som påverkat budget: Företagets interna verksamhet, investeringar, anställningar och organisationsutveckling med mera styr företaget i stor utsträckning själv över. För denna styrning är budgeten ett bra hjälpmedel som grund. Externa faktorer rår företaget inte över och är därför svåra att förutse och budgetera. För anpassning till de externa faktorerna krävs rullande prognoser. Dock behövs även rullande prognoser som ett komplement till den interna planeringen. En rullande prognos kan fånga upp de ekonomiska konsekvenserna av exempelvis maskiner som går sönder vilket är svårt att förutse i budgeten. Även ur detta perspektiv kompletterar budget och rullande prognoser varandra.
Långsiktig och kortsiktig planering: Budgeten är en viktig del i företagets långsiktiga strategiska planering. Strategin tas fram mot ett någorlunda väldefinierat långsiktigt mål med den årliga budgeten som vägvisaren att nå detta mål. Strategin förväntas ligga fast under en längre tid. Å andra sidan kan omgivningsförändringar framtvinga ändringar av den långsiktiga strategin. Detta kan fångas upp med rullande prognoser. Budgeten ger en stabiliserad verkan på företaget eftersom den tvingar företaget att tänka mer ”långsiktigt” och undvika att kortsiktigt frångå den strategiska planen för att öka lönsamheten. Med enbart rullande prognoser finns risk att företaget
tar för hastade beslut. Även ur detta perspektiv är budget och rullande prognos kompletterande styrverktyg.
I nedanstående text besvaras delfrågorna för uppsatsen:
• Vilka för- och nackdelar finns det med Parkers budgetprocess?
Fördelar med Parkers budgetprocess är att den ger en grundlig genomgång av verksamheten. Budgetansvariga chefer tvingas att tänka igenom vad i verksamheten som görs bra och mindre bra samt vad som kan förbättras. Fel och brister kan upptäckas eftersom varje del detaljgranskas. Budgetansvariga chefer tvingas även att tänka igenom och prioritera det som är viktigt för att kunna planera verksamheten för det kommande året. Ytterligare en fördel med den framtagna budgeten är att varje siffra går att motivera och härleda till ett ursprungsställe. Därmed kan varje siffra motiveras och förklaras. Budgeten ger en stabiliserad grund att stå på och fungerar som ett bra mått att jämföra utfall mot. Den har även betydelse för att nå företagets långsiktiga strategiska mål eftersom den används som en vägvisare att nå dessa.
Nackdelar med Parkers budgetprocess är att processen är mycket utdragen och tidskrävande. Ett problem med budgetprocessen är kommunikationen mellan säljbolag och fabriksenheter. Parker börjar alltid budgetprocessen med att ta fram omkostnadsbudgetar. När dessa är fastställda budgeteras försäljningsvolymerna. I det skede då försäljningsvolymerna skall budgeteras har säljbolagen svårt att ge indikationer på vad dessa förväntas bli. Detta leder till svårigheter i budgetprocessen med följden att den eventuellt måste omarbetas flera gånger. Detta leder till onödigt mycket arbete. Mycket fokus i budgetprocessen läggs även på onödigt administrativt arbete som exempelvis kopiering av siffror som skall läggas in i olika mallar och format. Ytterligare en nackdel med den framtagna budgeten är att den snabbt blir inaktuell och kan inte anpassas till förändringar som sker i omgivningen eftersom den är låst för ett år framåt i tiden och innehållet går inte att ändra.
• Varför finns det tendenser att mer använda sig av rullande prognoser?
Genom att använda rullande prognoser kan Parker lättare anpassa sig till förändringar i omgivningen och därmed få bättre framförhållning. Rullande prognoser ger bättre träffsäkerhet för företagets resultat i jämförelse med budgeten. Genom att använda rullande prognoser kan företaget ta tillvara på affärsmöjligheter eftersom de kan följa upp vad som sker både internt i företaget och externt i företagets omgivning. Dessutom får rullande prognoser de anställda att tänka till mer och fokusera på verksamheten. Med enbart användning av budget blir det lätt hänt att de anställda slår sig till ro och lutar sig tillbaka när budgeten väl är färdigställd. Prognoserna får de anställda att tänka till och engagera sig i verksamheten kontinuerligt.
6.2 Avslutande diskussion
Vi kan konstatera att de båda styrverktygen budget och rullande prognoser var och en för sig inte ger tillräckligt med information men att båda tillsammans är ett godtagbart system för hela verksamheten. Budgeten har fått mycket kritik även inom Parker. Trots detta har vi svårt att se att
budgeten helt ersätts med rullande prognoser eftersom den är så fast inrotad i företaget idag då det mesta är baserat på budgeten. Ett visst mått av grundlig planering är ofrånkomligt. Däremot kan vi se att det finns tendenser hos Parker att förnya sitt styrverktyg. Både budget och rullande prognoser har sina för- och nackdelar. Frågan är hur mycket tid och resurser som skall läggas på var och ett för att göra kombinationen bättre. Några förslag till förbättringar:
Enklare budgetprocess: Budgetprocessen som idag är omständlig och tidskrävande kan förenklas t.ex. genom att tid och energi läggs på de mest betydelsefulla posterna i budgeten.
Utveckling av prognosverktyg: Rullande prognoser görs idag mycket på känsla. Här kan finnas en utvecklingspotential. Statistiska metoder kan möjligen bidra till ett bättre beslutsunderlag för prognoserna. Detta kan vara viktigt för att kunna förlänga prognoserna till exempelvis 12 månader.
Bättre samverkan med säljbolagen: Ett problem är att information från säljbolagen kommer in sent i budgetprocessen. Detta kan leda till att delar av budgetprocessen måste göras om. Enklare budgetprocess i kombination med bättre samarbete med säljbolagen skulle kunna minska problemet.