Nedan presenteras de slutsatser som studien lett fram till mot bakgrund av den datainsamling och den analys som genomförts ovan. Efter studiens slutsatser presenteras rekommendationer som organisationen kan arbeta vidare med.
Studiens syfte har varit att utveckla kunskap kring styrkor och förbättringsområden avseende processen för att ta fram upphandlingsunderlag i offentlig upphandling för att se hur processen kan utvecklas. Detta har skett med utgångspunkt i medarbetarnas egna erfarenheter av att arbeta fram detta underlag.
6.1 Forskningsfråga 1-2
Slutsatsen i studien gällande forskningsfråga 1-2 presenteras i tabellen nedan.
Forskningsfråga 1
Vilka är styrkorna i processen för att ta fram upphandlingsunderlag i offentlig upphandling?
Forskningsfråga 2
Vilka förbättringsområden finns det i processen för att ta fram upphandlings-underlag i offentlig upphandling? Det finns erfarenhet av
upphandlings-processen. Det är en styrka att upphandlare såväl som beställare har arbetat enligt processen tidigare.
Arbeta mer koncentrerat genom processen för att undvika att tappa fart och behöva ta omtag.
Det finns kompetens om vilka krav lagstiftningen uppställer på upphandlings-processen.
Oklara förväntningar på vem som gör vad. Tydliggör tidigt en gemensam förväntansbild om vad processen ska leda till. Skapa förtroende för att processen kommer att leda till tillfredsställande resultat.
Beställare har kännedom om sitt
behov. Finns behov av ökad förståelsen om processen, dvs. vad som behöver göras och vilken arbetsinsats/resurs som krävs. Detta gäller främst när det är ”nya” beställare. Det finns respekt och förtroende för
kompetens och roller Processen behöver säkerställa att resultatet är attraktivt för leverantörerna (kundanpassat, leverantörerna är processens kund).
Även om processen inte är känd ur ett detaljerat perspektiv, så är processen är känd ur ett övergripande perspektiv.
Bristande förståelse för vilken tid och vilka resurser som krävs från beställaren för att genomföra ett upphandlingsprojekt. Skapa förståelse för varandras aspekter och att det finns flera intressen att tillgodose. Otydligt vad som gäller vid kvalitetssäkringen av underlaget. Hur lång tid ska kvalitetsäkringen ta?
Säkerställ rätt beställarkompetens.
Figur 6.1. Svar på forskningsfråga 1-2.
6.2 Forskningsfråga 3
Hur kan nuvarande process utvecklas?
Givet det om framkommit i studien och som också diskuteras i detta avsnitt följer här några förbättringsförslag för hur processen kan utvecklas vidare.
Figur 6.2. Svar på forskningsfråga 3.
1. Processfokusering
Fundera över att anpassa namnet på processen, exempelvis så att namnet består av ett verb och ett subjektiv, enligt Ljungberg och Larssons rekommendation.
2. Definiera roller för processen
Definiera och tillsätt de rollerna som behöver finnas för att kunna arbeta processorienterat, dvs. processägare och eventuellt processledare.
3. Kunden i centrum
Arbeta enligt Bergman och Klefsjös modell för att sätta kunden i centrum, se figur 2.4. Anpassa begreppet ”kund” till organisationen för att öka sannolikheten för att det landar väl. Valet av enskilda ord ska inte underskattas ur ett kommunikationsperspektiv.
• 1. Processfokusering • 2. Definiera roller för processen
• 3. Kunden i centrum • 4. Säkerställ rätt kompetens • 5. Dokumentation • 6. Mål och mätetal • 7. Benchmarking • 8. Aktiv prioritering • 9. Systematiskt lärande
loggen. Det är stort fokus på vad dokumentera när beställaren inte levererar enligt tidplan.
4. Säkerställ rätt kompetens
Säkerställ rätt beställarkompetens initialt i processen.
5. Dokumentation
Tydliggör vad loggen syftar till. Loggen kan utgöra ett verktyg för mätning och uppföljning av hur väl processen fungerar. Det krävs dock att det blir tydligt vad som ska dokumenteras och när detta ska dokumenteras. Större enhetlighet kring vad som ska uppdateras. Fundera exempelvis över följande: vad betyder det när upphandlare inte skriver ngt, att det flyter på enligt tidplan? Är det endast avvikelser som ska noteras? Positiva avvikelser?
6. Mål och mätetal
Vad är målen för processen (skilj detta från målen för respektive projekt)? Det bör finnas mål för processen och dessa ska sedan följas upp. Mät hur väl processen stödjer målen. Göra en tydlig skillnad mellan process och projekt.
7. Benchmarking
Gör processjämförelser, så kallad benchmarking för att hitta ytterligare förbättringsförslag. Vid denna typ av benchmarking är det fokus på att jämföra själva processen, dvs. hur arbetet genomförs i processen.
8. Aktiv prioritering
Fastställ vilken typ av förseningar i processen som kan accepteras och vilka åtgärder som ska vidtas vid förseningar samt hur omprioritering av resurser med anledning av förseningar ska hanteras.
9. Systematiskt lärande
Det framkommer gång på gång att det är fördelaktigt att upphandlare har gjort samma upphandling tidigare. Fastställ hur kunskap/erfarenhet ska återanvändas för att skapa ett systematiskt lärande.
6.3 Rekommendationer
Offentlig upphandling omsätter stora belopp varje år. Samtidigt minskar anslagen till offentlig sektor. Fokus flyttas från att se endast till lägsta pris till att tillfredsställa verksamhetens behov. Detta ska i sin tur, tillsammans med mycket annat, bidra till att organisationens övergripande mål uppfylls. Upphandlingsprocessen är därför en viktig process som kan bidra till besparingar och tillföra organisationen värde och på så sätt värna om de gemensamma skattemedlen. Mot bakgrund av detta är viktigt att det finns en tydligt definierad process för offentlig upphandling och också att den efterlevs. Därutöver är det också viktigt att den processen bidrar till effektiva inköp. Studien handlar i grunden om processutveckling och författaren uttryckte inledningsvis att förhoppningen var att studien ska underlätta för både upphandlare och beställare. I förlängningen innebär det också att det är blir bättre för leverantörer och den skattebetalande allmänheten. Syftet var att utveckla kunskap kring styrkor och förbättringsområden i processen ”att ta fram upphandlingsunderlag” för att se hur
processen kan utvecklas vidare. Av resultatet och slutsatserna framkommer hur processutvecklingen skulle kunna förbättras ytterligare. Det finns många upphandlingsprocesser i offentlig sektor och med tanke på att det är i de administrativa flödena som det finns stora vinster att hämta (Bergman&Klefsjö 2012) är det lämpligt att fundera vidare över just processutveckling för offentlig upphandling. En rekommendation från författaren är därför att upphandlande myndigheter funderar över hur processen för offentlig upphandling kan förbättras just utifrån ett processperspektiv. Dvs. fundera över exempelvis vilka roller som ska finnas för processen, vilka som är processens kunder samt hur processen ska mätas och styras.