Samhällsbyggnadsförvaltningen kommer att arbeta med internkontrollen i projektform för att skapa ökad delaktighet och lärande inom förvaltningen. Arbetet med kontroller och åtgärder pågår
löpande under året. Kontroller ska göras och brister och felaktigheter ska snabbt rättas till.
Arbetsgrupper skapas utifrån kontrollmomentens resultat för att arbeta vidare med frågan.
Information samt utbildningar ska gå ut till de berörda.
Återkoppling av internkontrollen ska göras till ledningsgruppen som ett återkommande moment.
Alla kontrollmoment som inte är godkända tas upp i nästkommande års internkontrollplan. Arbetet med detta underlättas av att vi nu har ett system, Stratsys, där allt arbete från riskframtagande, kontrollplan, uppföljning och åtgärder nu samlas.
Enheterna har nu börjat arbeta med verksamhetsspecifika kontrollmoment och risk- och
väsentlighetsanalyser. Samtidigt pågår ett arbete att ta fram ett kommungemensamt och strukturerat arbetssätt för inventering/identifiering av risker i verksamheterna som vi ska ta del av för att stärka vårt eget påbörjade arbete.
ORDFÖRANDEFÖRSLAG 1[2]
Samhällsbyggnadsnämnden
2020-03-06 sbf/2020:49
3
Verksamhetsberättelse 2019 för samhällsbyggnads-nämnden (sbf/2020:49)
Förslag till beslut
1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens verk-samhetsberättelse för 2019.
2.Samhällsbyggnadsnämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens uppfölj-ning av nämndens beslutade investeringsplan 2019 - 2022 som redovisas i verksam-hetsberättelsen.
3. Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige att godkänna ombudge-teringar av nedanstående projektmedel på 1 045 tkr, för årliga projekt som finns med i mål och budget 2019, men som inte är färdigställda eller där arbeten är beställda men fakturering från leverantör inte har skett.
Sammanfattning
Samhällsbyggnadsnämndens resultat för 2019 visar ett överskott på 3,6 mil-joner kronor jämfört med budget. Detta beror på att vi medvetet valt att inte rekrytera till alla vakanser under året. Vi har avvaktat en omorganisation mellan teknik och fastighetsförvaltningen och samhällsbyggnadsförvalt-ningen. Syftet med omorganisationen har varit att dela upp det administra-tiva och ekonomiska stödet mellan förvaltningarna. Omorganisationen trädde i kraft 1 januari 2020.
Fler byggsanktionsavgifter, två större markförsäljningar och fler intäktsfinansierade uppdrag för geografisk informationsenhet än planerat gör att vi ligger bättre till med intäkterna mot budget.
Exploateringsintäkterna levererar ett negativt resultat jämfört med budget. Budget för 2019 var 47,6 miljoner kronor och intäkterna uppgår 2019 till ca 24,7 miljoner kronor, vilket är en avvikelse på 22,8 miljoner kronor. Avvikelsen beror främst på att detaljplaner överklagats samt att planarbetet och förhandlingar under planskedet tagit längre tid än vad som uppskattats.
Under 2019 hade vi 13 exploateringsprojekt aktiva i planskedet. Dessa omfattade ca 4000 bostäder och ca 40 hektar företagsmark. 23 exploateringsprojekt befann sig i genomförandeskedet, varav två är vilande. Dessa omfattade totalt cirka 5 500 bostä-der och cirka 20 hektar företagsmark.
BOTKYRKA KOMMUN ORDFÖRANDEFÖRSLAG 2[2]
Samhällsbyggnadsnämnden
2020-03-06 Dnr sbf/2020:49
Samhällsbyggnadsförvaltningen har under året arbetat med investeringar i våra gator, vägar, parker och konstruktionsbyggnader (broar och tunnlar).
Förvaltningen har bland annat genomfört upprustning, underhåll och trygg-hetsskapande åtgärder. Vi har byggt nya gångbanor samt gjort flera trafiksä-kerhetshöjande åtgärder. Utveckling av parken i Fittjahöjden är genomförd.
Uttrans strandpromenad har byggts om, tillgänglighetsanpassats och fått nya båtplatser.
Ärendet
I verksamhetsberättelsen ges en sammanfattning av nämndens ekonomiska utfall, vilka resultat som uppnåtts i verksamheten under året (måluppfyllelse), personalredovisning samt betydelsefulla händelser i övrigt. Utgångspunkten för uppföljningen är nämndens Mål och internbudget 2019.
Samhällsbyggnadsförvaltningens tjänsteskrivelse, daterad 2020-02-20, utgör underlag för beslutet.
TJÄNSTESKRIVELSE 1[3]
Samhällsbyggnadsförvaltningen
2020-02-20 sbf/2020:49
Samhällsbyggnadsförvaltningen
Post Botkyrka kommun, 147 85 TUMBA · Besök Munkhättevägen 45 · Kontaktcenter 08-530 610 00 Direkt 08 530 612 62 Sms·-· E-post inger.larsson@botkyrka.se
Org.nr 212000-2882 · Bankgiro 624-1061 · Fax 08-530 616 66 · Webb www.botkyrka.se
Referens Mottagare
Carina Molin
Senada Zilic Samhällsbyggnadsnämnden
Verksamhetsberättelse 2019 för samhällsbyggnadsnämn-den
Förslag till beslut
1. Samhällsbyggnadsnämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens verk-samhetsberättelse för 2019.
2.Samhällsbyggnadsnämnden godkänner samhällsbyggnadsförvaltningens uppfölj-ning av nämndens beslutade investeringsplan 2019 - 2022 som redovisas i verksam-hetsberättelsen.
3. Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige att godkänna ombudge-teringar av nedanstående projektmedel på 1 045 tkr, för årliga projekt som finns med i mål och budget 2019, men som inte är färdigställda eller där arbeten är beställda men fakturering från leverantör inte har skett.
Årliga projekt Budget
2019 Ack utfall Avvik budget-utfall Ombudgetering 3712 objekt 38040
Cen-trala gc-stråket Ha/No -500 -434 66 66
3721 Kartsystem
Inkl.Webbkarta -1005 -26 979 979
Summa -1505 -460 1045 1045
Sammanfattning
I verksamhetsberättelsen ges en sammanfattning av nämndens ekonomiska utfall, vilka resultat som uppnåtts i verksamheten under året (måluppfyllelse), personalre-dovisning samt betydelsefulla händelser i övrigt. Utgångspunkten för uppföljningen är nämndens Mål och internbudget 2019.
Ekonomi
Samhällsbyggnadsnämndens resultat för 2019 visar ett överskott på 3,6 miljoner kro-nor jämfört med budget. Detta beror på att vi medvetet valt att inte rekrytera till alla vakanser under året. Vi har avvaktat en omorganisation mellan teknik och fastighets-förvaltningen och samhällsbyggnadsfastighets-förvaltningen. Syftet med omorganisationen har
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 2[3]
Samhällsbyggnadsförvaltningen
2020-02-20 sbf/2020:49
varit att dela upp det administrativa och ekonomiska stödet mellan förvaltningarna.
Omorganisationen trädde i kraft 1 januari 2020.
Fler byggsanktionsavgifter, två större markförsäljningar och fler intäktsfinansierade uppdrag för geografisk informationsenhet än planerat gör att vi ligger bättre till med intäkterna mot budget.
Exploateringsintäkterna levererar ett negativt resultat jämfört med budget. Budget för 2019 var 47,6 miljoner kronor och intäkterna uppgår 2019 till ca 24,7 miljoner kro-nor, vilket är en avvikelse på 22,8 miljoner kronor. Avvikelsen beror främst på att detaljplaner överklagats samt att planarbetet och förhandlingar under planskedet tagit längre tid än vad som uppskattats.
Under 2019 hade vi 13 exploateringsprojekt aktiva i planskedet. Dessa omfattade ca 4000 bostäder och ca 40 hektar företagsmark. 23 exploateringsprojekt befann sig i genomförandeskedet, varav två är vilande. Dessa omfattade totalt cirka 5 500 bostä-der och cirka 20 hektar företagsmark.
Samhällsbyggnadsförvaltningen har under året arbetat med investeringar i våra gator, vägar, parker och konstruktionsbyggnader (broar och tunnlar). Förvaltningen har bland annat genomfört upprustning, underhåll och trygghetsskapande åtgärder. Vi har byggt nya gångbanor samt gjort flera trafiksäkerhetshöjande åtgärder. Utveckling av parken i Fittjahöjden är genomförd. Uttrans strandpromenad har byggts om, till-gänglighetsanpassats och fått nya båtplatser.
Betydelsefulla händelser
Att öka bostadsbyggandet i Botkyrka har varit ett väsentligt område under året för alla samhällsbyggnadsnämndens verksamhetsområden. Det har resulterat i ett posi-tivt resultat i det pågående arbetet för en god och trygg livsmiljö för Botkyrkaborna.
Medborgare och näringsliv ger verksamheten ett gott betyg, vilket kan avläsas i Nöjd Kund Index för verksamhetsåret. En pågående satsning på digitalisering sker inom nämndens verksamhetsområde för att gynna medborgare och företag och ef-fektivisera handläggningsprocesserna.
I avsnittet betydelsefulla händelser redovisas en del av allt det nämnden bidragit till för att direkt eller indirekt förbättra för medborgare och företag i Botkyrka.
BOTKYRKA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE 3[3]
Samhällsbyggnadsförvaltningen
2020-02-20 sbf/2020:49
Mål och målsatta mått
Stora insatser har utförts inom ramen för grunduppdraget för alla mål. Ett arbete pågår för att resultaten ska fortsätta att utvecklas positivt även under år 2020.
Samhällsbyggnadsnämnden bedömer sitt bidrag till måluppfyllelsen för samtliga 11 nämndmål, enligt följande:
• Grön status 5 mål.
• Gul status 5 mål
• Röd status 1 mål
Det är totalt 24 målsatta mått till de 11 målen och under vissa mål ligger ett par till några målsatta mått. Dessa mått har viktats för att därefter bedömas i målstatus.
Personalredovisning
Förvaltningen har under året arbetat med personalomsättning för att behålla rätt perso-nal och kompetensförsörjningen på rätt nivå. Frånvaron har sjunkit markant inom för-valtningen till 5,8% (8,0%). Kommunens centrala projekt "Hälsosupporten" har varit igång under hela 2019 och hjälpt till att få tillbaka medarbetare fortare efter sjukfrån-varo.
Förvaltningen har backat från 75 till 74 i HME mätningen vilket i sig är ett lågt resul-tat som kan bli bättre. Förvaltningens ledningsgrupp har tagit fram gemensamma mål/frågor att arbeta med under året. De enheter som behöver kommer att använda sig av extern hjälp för att utarbeta handlingsplan för åtgärder efter resultatet på enkäten.
Ombudgeteringar av investeringsmedel
Samhällsbyggnadsnämnden föreslår kommunfullmäktige att godkänna ombudgete-ringar av projektmedel på 1 045 tkr, för årliga projekt som medgivits i mål och budget 2019, men som inte är färdigställda eller där arbeten är beställda men fakturering från leverantör inte har skett.
Carina Molin Senada Zilic
Samhällsbyggnadsdirektör controller