Ett bra prognosarbete som leder till tillförlitliga prognoser förutsätter bl.a. att bud-geten är väl underbyggd med ekonomiska kalkyler. I budbud-geten ingår givetvis också politiska antagna mål och prioriteringar. För att underlätta prognosarbetet bör också budgeten periodiseras (årets resursförbrukning indelad i perioder) och man bör använda samma mätmetoder vid periodrapportering som används vid del- och årsbokslut.
Prognoser är en av de viktigaste förutsättningarna för att skapa en sund ekonomi-styrning. En god styrning innebär att ekonomin och dess utveckling, inte minst kostnadsutvecklingen, regelbundet utvärderas mot beslutade ekonomiska ramar.
En tillförlitlig och aktuell prognos är ett nödvändigt beslutsunderlag i syfte att fort-löpande kunna analysera måluppfyllelsen och eventuellt vid behov besluta om kor-rigerande åtgärder. Det är väsentligt att i ett tidigt skede få grepp om resultat och avvikelser mot tilldelad ram.
4.1. Prognossäkerhet 2012-2013
Prognoser redovisade till socialnämnden 2012:
Månadsprognoserna fluktuerade under 2012 mellan 21 och 37 mnkr. Framförallt under de sista månaderna steg den negativa prognosen beroende på höga personal-kostnader (timanställd personal). I månadsrapporterna före december månad fanns inga tecken på denna utveckling.
Prognoser redovisade till socialnämnden 2013:
När socialtjänsten startade 2013 följde föregående års negativa resultat på 37 mnkr med in i det nya året, vilket tillsammans med årets förväntade underskott (februari 2013) pekade på en total negativ årsprognos på -112,6 mnkr. Årsprognosen har
se-Årsbudget Prognoser redovisade till Socialnämnden2012 Differens
Mnkr 2012 Feb Mar Apr Maj Jul Aug Sep Okt Nov Dec årsbudget
Vht intäkter 257 265 267 279 280 280 288 287 287 291 298 41
Personalkostnader - 1 349 - 1 337 -1 337 -1 349 -1 349 - 1 349 -1 351 - 1 348 - 1 347 -1 349 -1 386 - 37
Årsbudget Prognoser redovisade till Socialnämnden2013 Differens
Mnkr 2013 Feb Mar Apr Maj Jul Aug Sep Okt Nov Dec årsbudget
Vht intäkter 248 248 249 249 249 249 265 269 263 262
Personalkostnader - 1 306 - 1 375 -1 357 -1 357 -1 357 - 1 357 -1 400 - 1 402 - 1 412 -1 387
valtningens förmåga att verkställa beslut och inom den tidsplan som beslutats.”1I någon intervju framkom kritik mot att använda sig av prognosintervall. Vid något rapporttillfälle var spannet 25 mnkr. Precis som under 2012 var 2013 års prognoser per månad relativt stabila över tiden. Vid en analys av månadsrapporterna för åren 2012 - 2013 och prognoserna saknas en mer djupgående analys som förklarar avvi-kelserna samt förslag på åtgärder. Rapporteringen till socialnämnden under 2013 har stegvis ändrat karaktär till att innehålla mer information och analys om nuläget och den prognos som lämnas för helåret. Under intervjuerna har framkommit att den mer utvecklade informationen har skapat en större kunskap om verksamheten.
4.2. Metodik prognos
Prognoserna på förvaltningen skapas av verksamhetsekonomerna tillsammans med förvaltningens ekonomiansvarige som sedan sammanställer en periodprognos för hela socialnämnden. Fyra ekonomer ansvarar för specifika verksamhetsområden.
Det finns ingen nämndspecifik avrapporteringsmodell för förvaltningen. Den rap-port som används är den som tillhandahålls av koncernstaben och den samman-ställs enbart på övergripande nivå inom socialnämnden. Inga ekonomiskt ansvariga chefer deltar i det faktiska prognosarbetet. Däremot har ekonomiskt ansvariga che-fer tillgång till BEST (rapportgenerator) där de kan följa upp sin ekonomi. Det före-kommer ingen avrapportering av prognoser per ansvarsområde och dess chef.
Strukturen på rapporteringen är istället verksamhetsblock; äldre- och handikapps-omsorg, IFO etc.
Under 2012 och 2013 har budgeten blivit inläst i systemet och fördelad per månad 12:e-delar (den är således inte periodiserad). Detta innebär att man vid analyser måste ta hänsyn till en framräknad procentuell riktpunkt för varje månad för att veta det ekonomiska utfallet mot budget. Under året genomförs inga periodisering-ar i ekonomisystemet, förutom vid del- och årsbokslut och då på kända och upp-skattade intäkter och kostnader.
När respektive period har stängt, ca 3-4 arbetsdagar in på nästa period startar arbe-tet med uppföljning och prognoser. Periodrapport inklusive prognos är klar om-kring den 8:e-10:e påföljande månad. I prognosarbetet används ett Excel ark som innehåller budget och utfall på lägsta anslagsnivå. Som stöd i prognosarbetet an-vänder ekonomerna bland annat trendanalyser där framtiden beräknas utifrån ett historiskt utfall och som därefter kompletteras med kända större förändringar. För att undvika stora avvikelser i slutet av året bokförs intjänad semesterskuld och se-mesterersättning varje månad.
Det finns inget internt regelverk (kalkylhandbok eller motsvarande) för hur fram-tida kostnader och intäkter ska beräknas, dock tar ekonomiansvarig hänsyn till alla kända tänkbara intäkter och kostnader.
Ekonomiansvarige sammanställer rapportdokumentet enligt den mall som kon-cernstaben har angivit. Socialdirektören ”godkänner” rapporten innan den skickas till nämnden.
Det finns inga riktlinjer från socialnämnden för hur prognosarbetet ska utföras eller dess detaljeringsgrad, utan koncernstabens mall för ekonomisk rapportering är sty-rande på vad socialförvaltningen lämnar till nämnden. Vid varje nämndsamman-träde redovisar ekonomiansvarig månadsrapporten med utfall och prognos. Vid en analys av nämndens protokoll och beslut avseende månadsrapporter och prognoser för åren 2012-2013 finns ytterst få kommentarer från enskilda ledamöter rörande rapporternas innehåll eller eventuella önskemål om kompletteringar.
4.3. Revisionell bedömning
Vår bedömning är att de prognoser som har tagits fram av förvaltningen under 2012 och 2013 har varit relativt tillförlitliga, trots avsaknaden av en specifik prognosme-tod. Det är snarare enskilda personers bedömningar som har skapat prognosen och då främst genom teoretiska trendanalyser. Under 2013 saknades en tydlig ansvars-organisation/ekonomistyrning, där chefer kunde hållas ansvariga för ekonomi inom sin verksamhet.
Användandet av prognosintervaller är ett tecken på att socialnämnden och förvalt-ningen inte har haft full kontroll på sitt besparingsarbete och effekterna av detta.
Informationsvärdet i månadsrapporten har ökat betydligt under senare delen av 2013, framförallt med mer djupanalyserade fakta. Samtidigt är det även viktigt att socialnämnden anger vilken information de behöver och vad som är viktigt att be-lysa i rapporterna.
4.3.1. Rekommendationer - prognos
Nämnden och förvaltningen bör utveckla prognosarbetet ytterligare. Detta gäller framförallt skapandet av en gemensam prognosmodell där ekonomiskt ansvariga (verksamhetschefer) blir mer delaktiga i arbetet. I den nuvarande modellen ges inte verksamhetscheferna någon roll i prognosarbetet. Dagens prognosmodell är snarare en ekonomprodukt på central nivå inom förvaltningen. För att stärka den ekono-miska analysen av verksamheten, även för icke ekonomer, bör förvaltningen an-vända sig av periodiserade budgetar och framförallt avseende personalkostnader.
Framtagandet av en ”kalkylhandbok” som reglerar hur man ska agera vid periodise-ringar av kostnader/intäkter, hantering av vikarie- och OB-kostnader etc. skapar förutsättningar för flera aktörer att vara delaktiga i prognosarbetet och samtidigt uppnå en god prognossäkerhet.
2014-02-28
Johan Skeri
Projektledare Per-Åke Brunström
Uppdragsledare