3 TEORI
3.1 Mässor och evenemang
3.2.2 Spedition
Många transportföretag arbetar med att utöka sitt erbjudande till kunderna vid förflyttning av godset. Utökningen av transporttjänsten har begränsats till att innefatta flera länkar i transportkedjan. Denna utökning av ansvar och utförande i transportkedjan kallas spedition. I detta fall kan det ansvariga transport- eller speditörsföretaget utöka ansvaret genom att sköta
78 Berglund, M., 1997, s. 36
79 Ibid
80 Ibid, s. 37
81 Hong, J., et al., 2004, s. 18
82 Lieb, R., Bentz, Brooks A., 2005, s. 9
Teori
25 en del av transportkedjan upp till ett totalansvar för hela transporten, från produktion till konsumtion. Förutom enbart fysiska transporter kan dessutom kompletta logistiklösningar erbjudas, vilket innebär ett komplett transportsystem med fysisk förflyttning, transportplanering och lagring. Syftet med detta är som nämnts tidigare, att kundföretaget inte ska behöva ägna sig åt externa materialflöden, utan istället fokusera på sin kärnverksamhet.83 Speditörsbranschen domineras av ett fåtal stora internationella företag som har ett väl utbyggt internationellt nätverk tillsammans med de flesta trafikslag.84
Speditören agerar som en transportförmedlare i transportsystemet, där denne identifierar och ingår avtal om transporttjänster åt transportköparen. Traditionella tjänster som speditören ansvarar för är transport, omlastning, lagring, försäkring och förtullning. Transporterna genomförs inte av speditören själv utan transportörer anlitas och agerar i speditörens namn.
Dock kan speditörer i viss utsträckning genomföra transporttjänsterna själva med egna transportörsbolag.85
Speditörens fokus ligger på utvecklandet och ansvaret av logistiktjänster som transport, lagring och terminaltjänster, och han har tillgång till ett antal lager och terminaler.
Möjligheten till samordning av olika flöden ges eftersom speditören ansvarar för olika kunder, till vilka anpassning av lämpliga transportupplägg görs.86 Speditören fungerar som en viktig komponent i transportorganisationen i samband med land-, sjö- och flygtransporter.87 3.2.3 Transporter
En transport kan definieras som en samling resurser i rörelse, där godset och lastbäraren är olika delar av dessa resurser. Godset kan antingen representera en stor, eller liten av den totala resursbindningen under transporten, vilket påverkar valet av transportsätt. Detta kan utryckas som att kapitalkostnaden och transportkostnaden bör vara i balans om rätt transportlösning används. Om detta inte är fallet bör byte ske till snabbare transportsätt ifall kapitalkostnaden är dominerande eller till ett långsammare om transportkostnaden dominerar.88
Teori
26
Figur 3. Kapitalkostnad = Transportkostnad89
Enligt detta synsätt och i praktiken skickas gods med lågt värde med fartyg eller järnväg.
Gods med högt värde transporteras vanligen med flyg medan landstransporter intar en slags mellanställning. Valet av transportsätt kan dock påverkas av andra faktorer än värdet av det gods som transporteras. Ibland kan kravet på transporttid styra valet av transportsätt. Även gods med måttligt värde kan bli aktuellt att transportera med flyg då det exempelvis rör sig om reservdelar som snabbt måste finnas tillgängliga hos mottagaren, eller gods med hög aktualitet. Valet av ett snabbare transportsätt, då transportkostnaden blir högre än kapitalkostnaden för det gods som binds, motiveras i detta fall med att bristkostnaden för att inte ha godset tillgängligt hos mottagaren vid en specifik tidpunkt blir ännu högre.90
3.2.3.1 Landtransporter
Landstransporternas främsta fördel ligger i dess flexibilitet. Landtransporter lämpar sig, teoretiskt sätt, för avstånd upp till 30-40 mil.91 Eftersom dessa transporter kan ske dörr till dörr, elimineras omlastningar, vilket är förknippade med extra kostnader och skaderisker.
Landtransporternas flexibilitet förklaras även av att de tillåter resursanpassning efter behovet, små bilar för lokala enstaka sändningar och stora långa bilar för tranporter över längre avstånd. En annan fördel är transportsättets snabbhet vilket möjliggör att biltrafiken utan större svårigheter kan konkurrera med flyg, då det gäller transporter till kontinentländerna.
Dessutom tillkommer möjligheten till kompletteringslastning och dellossning under pågående
89 Lumsden, K., 2006, s. 96
90 Jonsson, P., Mattsson, S-A., 2005, s. 100
91 Pewe, U., 2002, s. 126
Teori
27 transport.92 Begränsningarna grundar sig främst i en hård reglering vilken styrs av både nationella och internationella politiska beslut, samt en ökad uppmärksamhet kring lastbilstrafikens miljöpåverkan.93
3.2.3.2 Sjötransporter
Sjöfrakt är fortfarande, mätt i volym, det viktigaste transportmedlet inom internationell handel. Sjöfrakten har sin styrka i transporter av stora volymer av lågvärdigt gods över längre avstånd. Typiskt gods som fraktas med sjöfrakt är olja och petroleumprodukter, kemikalier, mineraler, malm, kol, spannmål samt containrar.94 De viktigaste faktorerna för den höga kostnadseffektiviteten vid sjötransporter är den stora lastkapaciteten och den fria färdvägen som haven erbjuder på internationellt vatten.95 En nackdel med sjöfrakt är att den endast möjliggör transporter mellan hamnar och inte direkt till och från en avsändares och mottagares anläggningar. Denna nackdel kan emellertid undvikas genom att kombitransporter används.96 En annan nackadel är den långa transporttiden.97
3.2.3.3 Flygtransporter
Godstransporterna genom flygfrakt har ökat kraftigt under det senaste decenniet. Denna ökning beror till stor del på bättre flygplansmaterial och en successiv utbyggnad av flygplatser. Flyg har sin främsta styrka i transporter över längre geografiska avstånd då dessa avverkas på kort tid. Vid internationella transporter av vissa typer av gods har därför flygfrakt blivit ett bra alternativ till den långsammare, och vad gäller ankomsttider osäkrare, sjöfrakten.
Flygfrakten har begränsningar eftersom den är flygplatsberoende och att godset dessutom måste transporteras i specialanpassade lastbärare. Dessa faktorer gör att det ofta krävs omlastningar. En annan kritik mot flygfrakten är att den påverkas tids- och kostnadsmässigt av ineffektiv terminalhantering.98Prissättningen vid flygfrakt vid mindre volymer bestäms utifrån tariffmetoden som bygger på en maximering av det totala täckningsbidraget, och vid större volymer ofta utifrån ett framförhandlat avtal.99
98Storhagen, Nils G., s. 141-142
99 Lumsden, K., 2006, s. 194
Teori
28 Varor som normalt fraktas med flyg är varor med tidskrav, vilka kan delas in i fyra huvudtyper:100
• Lättfördärvliga varor – Färskvaror som frukt, grönsaker och blommor.
• Varor med högt nyhetsvärde – Nyhetsmaterial av olika slag som dagstidningar, tidskrifter och filmer. Även modevaror som kläder och datorer med tillhörande utrustning och programvaror.
• Varor med speciella krav på snabb leverans – Varor och reservdelar som används i tillverkning.
• Högvärdiga varor – Varor med högt värde per tidsenhet som mediciner och smycken.
100 Lumsden, K., 2006, s. 200- 201
Teori
29 3.3 Organisation
3.3.1 Projekt
Ett projekt kan definieras som en serie av nära relaterade uppgifter som strävar mot ett huvudsakligt mål och som kräver en viss tid för att kunna utföras. Projekt anses oftast vara engångsföreteelser, men det förekommer att projekt upprepas med samma förutsättningar eller med mindre förändringar.101 Projekt skiljer sig på ett antal punkter från den dagliga verksamheten i ett företag, framför allt tidsmässigt102. Alla projekt är temporära, vilket betyder att det finns en definitiv början samt ett definitivt slut då projektet läggs ner eftersom målen har uppnåtts, behovet av ett projekt inte längre existerar eller att det står klart att projektets mål inte kommer att kunna uppfyllas. Temporärt betyder inte nödvändigtvis att tiden för genomförandet är kort men däremot begränsad. Även om ett projekt i sig bara pågår en kortare tid så kan syftet vara mer långsiktigt. Ofta är syftet att någon form av nytta ska framträda efter projektets slutförande, som till exempel ekonomiska fördelar.103 Någon form av mätning görs ofta för att bedöma projektets resultat.104
Tidsaspekten är alltså något som utmärker projektbaserade aktiviteter jämfört med företagens dagliga aktiviteter. Andra skillnader är att projekt har unika syften och mål medan standardoperationer ständigt upprepas eftersom syftet med dessa ofta är de ska kunna upprätthållas en längre tid. Detta innebär att projektverksamhet ofta medför större risker och ökad osäkerhet.105 Risker förekommer inom en rad olika områden och dessa kan ha varierande påverkan. Risker kan ibland också vara svåra att identifiera. Därför bör riskkontroll ha en viktig roll i projektet. Exempel på risker som kan äventyra ett helt projekt är brist på resurser eller dålig tillgång till kvalificerad personal.106
Det finns också likheter mellan de både arbetsformerna. Båda kan beskrivas som planerade och styrda, alltså ej spontana, aktiviteter och de är alltid begränsade av en viss mängd resurser.107 Exempel på projekt kan vara när en marknadsföringsgrupp förbereder introduktionen av en ny produkt genom att analysera marknaden, planera kampanjer och
Teori
30 förbereda grossister och detaljister eller när en välgörenhetsorganisation samarbetar med lokalbefolkningen i ett land i tredje världen för att förbättra vattentillgången genom att gräva en brunn.108
3.3.1.1 Projektmål
Resultatet av ett projekt mäts med hjälp av tre kriterier: tid, kostnad och prestation/kundtillfredsställelse, vilket visas i följande figur där den optimala positionen är i hörnet där pilarna möts.
Figur 4. Project goals109
Prestation innebär att kundens specifikationer ska tillgodoses. Tidsaspekten innebär att specifikationerna ska vara uppfyllda i tid och kostnadsaspekten siktar mot att hålla den uppställda budgeten. Ett av dessa mål, prestationen, alltså krav och anspråk, specificeras i regel alltid enskilt av ”kunden” medan tid- och kostnadsaspekterna vanligtvis ställs upp i samråd mellan kund och projektledning. 110
108 Field, M., Keller, L., 1998, s. 5
109 Mantel, Jr. S. J., et al., 2001, s.5
110 Ibid, s.5
Teori
31 3.3.1.2 Ekonomi inom projekt
Budgetering i samband med projekt är mer komplicerad än traditionell budgetering. Orsaken är framför allt att projekt är unika företeelser vilket gör att kostnader är svårare att bedöma.
Liksom vid all budgetering finns det en risk att någonting bedöms felaktigt. Det kan ibland vara svårt att bedöma hur olika kostnader ska fördelas. Det gäller framför allt indirekta kostnader och kostnader för resurser som bara används i mindre utsträckning. 111
Kostnader för ett projekt behandlas i tre steg:
1. Kostnadsbedömning. Att uppskatta kostnaderna för att anskaffa de resurser som krävs för att genomföra projektet.
2. Budgetering. Sammanställning av de enskilda kostnaderna för att nå fram till en totalkostnad.
3. Kostnadskontroll. Försök att påverka de faktorer som kan leda till variation mellan budget och verkligt utfall. 112
3.3.1.3 Kvalitet inom projekt
Det finns olika syn på begreppet kvalitet inom ekonomin. Kvalitet är viktigt för alla aktörer i en värdekedja, men synen på kvalitet förändras mellan olika aktörer i kedjan. Balansen mellan de olika perspektiven är givetvis heller inte likadan mellan olika produkter, men det finns också skillnader i synen på kvalitet internt, mellan olika delar av en organisation.113
Synen på kvalitet skiljer sig ibland mellan produkter och tjänster. Tjänstesektorn började sitt kvalitetsarbete senare än tillverkningsindustrin, vilket bland annat berodde på att tillverkningsindustrin tidigt kännetecknades av konkurrens mellan företag från hela världen.
Liksom för produkter kan kvalitet på tjänster kort beskrivas som ”att leva upp till kundens förväntningar”. Det finns dock även skillnader i synen på kvalitet. Tjänster är svårare att definiera, vilket gör att problem kan uppstå när tjänsten ska specificeras. Mycket beror på hur kundens behov ser ut och därför är tjänster ofta inte lika standardiserade utan mer användaranpassade än produkter.114
111 Mantel, Jr. S. J., et al., 2001, s. 82 ff
112 PMBOK Guide, 2004, s. 157
113 Ibid
114 Evans, J. R., Lindsay, W. M., 2002, s. 57 ff.
Teori
32 De mest påtagliga kvalitetsfaktorerna för tjänsteorganisationer är tid och missnöje/fel.
Tidsbaserade prestationer i företagens verksamhet kan vara väntetid, leveranstid, servicetid med mera. Dessa är normalt sett enkla att mäta. Antal eller andelen felaktigt levererade tjänster är också en parameter som ofta används, exempelvis av transportföretag.115
Trots svårigheten att definiera tjänstekvalitet finns det väl utvecklade kvalitetssystem i många tjänsteföretag, exempelvis banker och flygbolag där kundrelationen är viktig. Två nyckelfaktorer för tjänsteföretag är informationsteknologi samt personal.116
Hög kvalitet är självklart viktigt även inom projekt. Det finns framför allt två orsaker till detta. När ett projekt har som mål att åstadkomma bestående förändringar inom en organisation är projektets resultat avgörande för hur organisationen kommer förändras. Dålig kvalitet i projektet kan leda till att organisationen inte förändras till det bättre. Det andra exemplet är när projekt utförs på uppgift av en extern organisation. Dålig kvalitet i detta fall kan betyda att ”kunden” inte anser att målet för projektet har uppnåtts och därmed att uppdraget inte genomförts på ett acceptabelt sätt, vilket kan försämra chanserna till framtida samarbete.117
3.3.1.4 Projektorganisationens struktur
När en projektorganisation ska byggas upp finns det olika alternativa strukturer. Ett sätt är att sätta ihop ett rent projektteam där deltagarna enbart sysselsätter sig inom projektet och där projektet leds av en ”projekt manager”. Fördelarna med detta arbetssätt är att all tid kan koncentreras på projektet och att kommunikationen ofta fungerar bra. Deltagarna brukar också känna stark motivation i denna typ av organisation. Negativt sidor kan vara att huvudorganisationens, till exempel företagets, grundläggande mål och strategier ibland sätts åt sidan.118
Ett annat upplägg är Matrisorganisationen, som blandar den rena projektstrukturen med den funktionella strukturen. Varje enskilt projekt utnyttjar resurser från olika avdelningar i
115 Evans, J. R., Lindsay, W. M., 2002, s. 667 f.
116 Ibid, s. 60 ff.
117 Andersen, E.S., et al. 1995, s. 199
118 Chase, R. B., 2006, s.74
Teori
33 företaget. En ”projektmanager” beslutar vilka uppgifter som ska utföras, men de olika avdelningscheferna bestämmer vilken personal och teknologi som ska användas. 119
Figur 5. Matrisorganisationen120
Matrisorganisationen som arbetssätt innebär goda möjligheter för effektiv kommunikation mellan de avdelningar som påverkas av projektet. Olika sorters resurser kan göras tillgänglig för flera projekt. Projektet behåller också kontakten med företaget eftersom många delar blir inblandade. Ibland förekommer dock motsättningar mellan olika avdelningschefer och projektets ”manager”, vilket är ett problem som inte förekommer lika ofta när de andra strukturerna används. Suboptimering är också en risk eftersom olika projekt kan försvaga varandra. 121
3.3.1.5 Nätverk
Nätverk innebär att det finns en relation eller kontakt mellan olika personer, grupper, enheter eller organisationer. Det finns starkare och svagare former av nätverk. Allianser, franchising och industriella nätverk är exempel på starkare typer av nätverk. Bransch- och intresseorganisationer är nätverk där parternas samarbete inte är lika ingående. Definitionen
119 Chase, R. B., 2006, s. 75
120 http://opax.swin.edu.au/~388226/howto/it2/matrix.jpg (2007/05/24)
121 Chase, R. B., 2006, s. 75
Teori
34 av ett nätverk säger att relationen eller kontakten måste bestå under en viss tidsperiod.
Spontana och tillfälliga samarbeten räknas alltså ej som nätverk.122
Det finns två huvudtyper av nätverk. Äkta nätverk och strukturella nätverk. Äkta nätverk kännetecknas av att alla parterna i samarbetet har kontakt med varandra och att ingen har mer makt än någon annan. Därmed är äkta nätverk ofta dyra att upprätthålla. Strukturella nätverk innehåller någon form av hierarki och alla parterna har därmed inte kontakt med varandra, utan istället bara med närmsta nivå uppåt i hierarkin.123
3.3.1.6 Temporära logistiklösningar
Begreppet temporära logistiklösningar innebär att någon form av projekt ska försörjas med material under en avgränsad tidsperiod. Denna sorts logistik förekommer överallt i dagens samhälle. Några vanligt förekommande exempel är byggarbetsplatser, mässhallar, katastrofplatser och idrottsevenemang. Ett stort idrottsevenemang kräver transport och hantering av allt ifrån mat och datorer till själva idrottsutrustningen. Tidsaspekten tillsammans med andra begränsningar i form av infrastruktur, byggnader med mera, gör att logistikarbetet under dessa förhållanden ställs inför större utmaningar än vid mer traditionell logistik. Ibland är också många olika yrkesgrupper inblandade vilket gör att problem kan uppstå om skillnader i rutiner och arbetssätt finns på en projektplats.124
122 Abrahamsson, B., Andersen, J. A., 2005, s. 254
123 Ibid, s. 254 f
124 Modig, N., 2006, s. 20
Teori
35 3.4 Analysmodell
Vad särpräglar logistikföretagens logistiktjänster och organisatoriska lösningar vid mässor och evenemang?
Mässor Vilka likheter och skillnader finns mellan mässor och evenemang gällande logistikföretagens logistiktjänster och organisatoriska lösningar?
Figur 6. Analysmodell125
För att kunna beskriva mässor och evenemang enligt vår frågeställning och vårt syfte, har vi valt att dela upp vår analysmodell i olika delar. I analysmodellen delas huvuddelen mässor och evenemang upp i två delar vilka sedan analyseras utifrån logistik och organisation. Detta görs i syfte att svara på vår första delfråga.
Enligt vår mening är det tre allmänna ”dimensioner” som påverkar logistiktjänster och organisatoriska lösningar. Dimensionerna tid, plats och storlek används därför för att beskriva likheter och skillnader i logistiktjänster och organisatoriska lösningar vid mässor och evenemang. Detta görs i syfte att svara på vår andra delfråga.
125 Egen
Teori
36 Nedan följer en beskrivning av de tre dimensionerna tid, plats och storlek vilka påverkar logistikföretagen under mässor och evenemang på olika sätt.
Tidsdimensionen innebär under hur lång tid mässan eller evenemanget pågår. Detta påverkar logistiktjänster genom val av transportmedel beroende på vilken tidspress som finns, och logistikplanering beroende på hur lång tidsperiod det handlar om. Organisatoriska lösningar påverkas av tidsdimensionen eftersom logistikföretagens organisation ofta påverkas av olika tidsaspekter.
Platsdimensionen berör var mässan eller evenemangets är placering. Detta påverkar logistiktjänster genom val av transportmedel både beroende på avstånd och utseende på platsen. Även logistikföretagens organisatoriska lösningar påverkas av platsen. Framförallt eftersom samverkan inom företag är väldigt viktigt för att underlätta transporter över långa avstånd.
Storleksdimensionen innebär storleken och omfattningen på mässan eller evenemanget. Detta påverkar logistiktjänster genom val av transportmedel beroende på godsets mängd och egenskaper. Evenemang av stor omfattning innebär ibland att logistikföretagen måste upprätta en tillfällig organisatorisk lösning.
Det finns även andra dimensioner som analysmodellen hade kunnat innehålla, till exempel ekonomiska och kulturella. Vi tycker dock att tid, plats och storlek även sträcker sig över dessa dimensioner och tar därför inte upp dem som särskilda dimensioner i analysmodellen.
Empiri
37
4 Empiri
Empirikapitlet presenterar den empiri som har insamlats via intervjuer med representanter från logistikföretagen Schenker och DHL. Först ges en kort beskrivning av logistikföretagen, därefter redovisas de intervjuer som gjorts med personer från respektive företags avdelningar för mäss- och evenemangstransporter.
4.1 Schenker AB
4.1.1 Företagsbeskrivning
Gottfried Schenker bildade företaget i Wien, Österrike, för 130 år sedan. Koncernledningen för Schenker finns i Essen, Tyskland. Schenker AB bildades i oktober 1998 när BTL Sweden och Schenker Transport slogs samman till ett företag. BTL Sweden bestod tidigare av bolagen Bilspedition Inrikes och Scansped.126
Schenker AB utvecklar och producerar transporter samt logistik- och informationstjänster som möter marknadens krav på kvalitet, effektivitet, enkelhet och miljöansvar.127 De är internationellt en av de ledande leverantörerna av integrerade logistiktjänster. Totalt har koncernen en omsättning på 6,856 miljoner Euro, 38 000 medarbetare och 1100 kontor.
Schenker AB, som är dotterbolag till Deutsche Bahn, erbjuder land-, sjö- och flygtransporter samt globala logistik- och Supply Chain Management-lösningar över hela världen. Inom global sjö- och flygfrakt är företaget den tredje respektive femte största aktören. De har ett av Europas ledande landtransportnätverk av väg- och järnvägstransporter. Verksamheten är inriktad på inhemska och gränsöverskridande transporter, distribution, lagring och tillhörande kringtjänster.128
126 http://www.schenker.se/upload/attachments/83/8318/Infoblad2005.pdf
127 www.schenker.se
128 Ibid
Empiri
38 4.1.2 Intervju med Anneli Larsson och Tomas Carlström, Schenker AB
4.1.2.1 Schenker – Fairs & Events
Enheten Fairs & Events ligger under stab Marknad, avdelning Events. Stab Marknad, avdelning Events sysslar framför allt med sponsring och kundevenemang. För att få en bild av verksamheten inom Fairs & Events intervjuade vi Anneli Larsson som är gruppchef på denna avdelning. Senare genomförde vi även intervjuer via mail och telefon med Tomas Carlström som är chef för avdelningen Events.
Tomas bedömer att Fairs & Events till 90-95% arbetar med mässtransporter. Övrig tid ägnas åt evenemangslogistik, i samband med att Schenker väljer att gå in som sponsor/logistikpartner till ett evenemang. Det handlar om traditionella tjänster som land, sjö och flygtransporter, lagring, tullhantering, men också projektledning på plats, planering och kompetensöverföring till arrangören. Det förekommer också att de tar på sig mindre evenemangsuppdrag utan att vara sponsor. Senaste exemplet är att Schenker ansvarade för schweizisk television i samband med Alpina VM i Åre, berättar Tomas Carlström.
För Schenker Sverige är sponsring av logistiktjänster i större sammanhang en relativt ny företeelse med undantag för Friidrotts VM i Göteborg –95. Enligt Tomas Carlström använder de sig inte av några särskilda kriterier när de väljer att ta logistikansvaret för ett evenemang.
Efter goda erfarenheter från de projekt som har genomförts, kommer de sannolikt att öka
Efter goda erfarenheter från de projekt som har genomförts, kommer de sannolikt att öka