Stöd till upphandlande myndigheter och enheter

33 Flera andra EU-länder har infört olika typer av obligatorium för

elektroniska fakturor från leverantörer till offentlig sektor. Exempelvis har Österrike sedan 2014 ett krav på strukturerade elektroniska fakturor från alla leverantörer till statliga myndigheter. Kravet gäller även utländska leverantörer. I Danmark gäller krav på elektronisk faktura till följd av offentlig upphandling sedan 2005. Kravet gäller såväl för de ekonomiska operatörer som skickar fakturor som för de statliga myndigheter, kommuner och landsting som tar emot och behandlar fakturorna. I Frankrike införs krav på elektroniska fakturor gradvis, med start 2017 för större företag och offentlig sektor och kommer att inkludera alla företag 2020.

Det bör även framhållas att regeringen avser att anmäla förslaget till ny lag om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling till kommissionen i enlighet med Europaparlamentets och rådets direktiv (EU) 2015/1535 av den 9 september 2015 om ett informationsförfarande beträffande tekniska föreskrifter och beträffande föreskrifter för informationssamhällets tjänster.

7.7 Stöd till upphandlande myndigheter och enheter samt till leverantörer

Regeringens bedömning: En statlig myndighet bör ges i uppdrag att tillhandahålla stöd i form av bl.a. informations- och utbildningsinsatser till såväl upphandlande myndigheter och enheter som leverantörer till den offentliga sektorn.

Promemorians förslag: I promemorian föreslås att ESV ska ges i uppdrag att tillhandahålla motsvarande stöd.

Remissinstanserna: Majoriteten av remissinstanserna uttrycker ett stort stöd för förslaget om att genomföra stödinsatser kopplade till den nya lagen. Arbetsförmedlingen påpekar att för många mindre och medelstora företag innebär reglerna en omställning från pappersflöde till elektronisk fakturering, t.ex. i form av nya interna rutiner, system för att kunna skapa e-fakturor, anslutning till VAN-tjänst (Value Added Network) etc. Många upphandlande myndigheter och enheter, bl.a. Kronofogdemyndigheten och Täby kommun, lyfter särskilt fram behovet av ett lättillgängligt stöd av bra kvalitet till små företag. Sådant stöd framhålls av remissinstanserna som viktigt för att säkerställa att eventuella nödvändiga omställningskostnader inte innebär hinder för mindre och ekonomiskt svagare aktörer. Även Länsstyrelserna i Stockholms, Västra Götalands, Västernorrlands och Örebro län påpekar att det är viktigt att beakta de små företagens förutsättningar och behov vid införandet. De anför också att en gemensam e-tjänst bör byggas upp där företag kan registrera de uppgifter som behövs för att möjliggöra elektronisk fakturering, en s.k. fakturaportallösning.

Företagarna understryker att tillgången till en fakturaportal är en helt central förutsättning för att reformen ska ha förutsättningar att kunna fungera ur ett småföretagsperspektiv. SKL påpekar att det finns kommuner, kommunalförbund, kommunala bolag och leverantörer som inte infört e-fakturering och att det är av stor vikt att de föreslagna

34

informations- och utbildningsinsatserna samt andra stödåtgärder genomförs på ett bra sätt.

Arla Foods, DLF, GS1 Sweden, Kiviks musteri, Martin & Servera, Norrmejerier och Svensk Cater menar att det av konkurrensskäl inte är lämpligt att ESV tillhandahåller utbildning till privata näringslivet.

Skälen för regeringens bedömning Behovet av stöd

Den föreslagna lagen kommer att påverka ett stort antal aktörer, såväl upphandlande myndigheter och enheter som leverantörer, system-leverantörer och växelsystem-leverantörer, dvs. system-leverantörer som erbjuder VAN-tjänster, t.ex. för att konvertera och förmedla affärstransaktioner. ESV har i sin rapport Uppdrag att analysera konsekvenser av ett krav på e-fakturering till offentlig sektor (2015:44) framhållit att det finns behov av åtgärder för att stödja införandet av elektronisk fakturering för alla de aktörer som påverkas av regleringen. ESV föreslår bl.a. informations-insatser, en central stödfunktion via SFTI för att besvara frågor samt en webbplats med stöd (via SFTI) och telefonsupport. ESV har framhållit att arbetet bör utföras i samverkan med SKL och Upphandlingsmyndigheten.

För myndigheter finns enligt ESV:s föreskrifter krav på att dessa ska vara anslutna till Peppols infrastruktur senast i november 2018 och det finns behov av stöd till myndigheterna kring anslutningen och hanteringen av Peppol.

För många mindre och medelstora företag innebär reglerna, som Arbetsförmedlingen påpekar, en omställning från pappersflöde till elektronisk fakturering, t.ex. i form av nya interna rutiner, system för att kunna skapa e-fakturor, anslutning till en VAN-tjänst etc. Regeringen delar den uppfattning som bl.a. Kronofogdemyndigheten och Täby kommun har lyft fram att behovet av informations- och stödinsatser är särskilt stort hos mindre aktörer. Det är angeläget att, som bl.a.

Migrationsverket framhåller, säkerställa att offentlig verksamhet inte går miste om goda affärer på grund av att leverantörer inte kan leverera elektroniska fakturor. Stödet kan bidra till att säkerställa att reglerna inte innebär hinder för mindre och ekonomiskt svagare aktörer.

Arla Foods, DLF, GS1 Sweden, Kiviks musteri, Martin & Servera, Norrmejerier och Svensk Cater anser att det av konkurrensskäl inte är lämpligt att ESV tillhandahåller utbildning till det privata näringslivet.

Regeringen bedömer dock att för de minsta företagen kan tillgång till kostnadsfritt stöd vara en avgörande förutsättning för att regleringen inte ska få negativa konsekvenser för konkurrensen i offentliga upphandlingar.

I 6 § förvaltningslagen (2017:900), som träder i kraft den 1 juli 2018, finns bestämmelser om myndigheters service. Enligt paragrafen ska myndig-heten bl.a. lämna den enskilde sådan hjälp att han eller hon kan ta till vara sina intressen. Hjälpen ska ges i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Den ska ges utan onödigt dröjsmål. Avsikten är att bestämmelserna på motsvarande sätt som den nuvarande regleringen i 4 § förvaltningslagen (1986:223) i sak ska innebära att myndigheterna ska vara serviceinriktade och på ett smidigt och enkelt sätt ge den hjälp som krävs för att den enskilde ska kunna ta till vara sina intressen.

35 Bestämmelsen innebär dock inte att myndigheternas serviceskyldighet

omfattar t.ex. rådgivning av sådant slag som privata ombud med juridisk eller teknisk specialkompetens inom ett visst område tillhandahåller åt enskilda individer och företag. Utgångspunkten är alltså även i fortsättningen att servicenivån måste anpassas till förutsättningarna i det enskilda fallet (prop. 2016/17:180 s. 66, 67 och 291). De stödinsatser som föreslås i denna lagrådsremiss kan i vissa fall komma att ligga nära den allmänna serviceskyldighet som myndigheterna har enligt förvaltnings-lagen. Att myndigheter erbjuder service bedöms inte påverka privata utbildningsföretags möjlighet att erbjuda utbildningar inom området.

En ny myndighet med uppgift att utveckla, samordna och stödja digitaliseringen av den offentliga sektorn

ESV har sedan 2006 haft i uppdrag av regeringen att analysera, främja och stötta arbetet med införandet av elektroniska fakturor och beställningar i staten. Vidare har ESV haft i uppdrag att medverka till att främja arbete med gränsöverskridande lösningar och tjänster för e-handel. Uppdraget har genomförts i samverkan med SKL och Upphandlingsmyndigheten inom ramen för SFTI.

Regeringen har beslutat att inrätta en ny myndighet med uppgift att utveckla, samordna och stödja digitaliseringen av den offentliga sektorn.

Den 7 december 2017 beslutade regeringen att ge en särskild utredare i uppdrag att förbereda och genomföra bildandet av den nya myndigheten för digitalisering av den offentliga sektorn (dir. 2017:117). Av direktivet framgår att ESV:s uppdrag om att främja arbetet med e-handel i staten ska överföras till den nya myndigheten. Myndigheten för digitalisering av den offentliga sektorn kommer fr.o.m. den 1 september 2018 att överta ansvaret för e-handelsarbetet och rollen som Peppolmyndighet. Mot denna bakgrund bör inte ESV vara den statliga myndighet som får uppdraget att tillhandahålla stöd.

Användningen av leverantörsportaler

Som framgår i avsnitt 6.1 är myndigheter skyldiga att erbjuda kostnadsfri tillgång till en leverantörsportal för leverantörer som inte själva har möjlighet att skicka elektroniska fakturor. Det finns olika lösningar på marknaden för leverantörsportaler. De erbjuds av de flesta operatörerna som har tjänster för förmedling av e-fakturor och andra inköps-meddelanden, men också av banker och vissa affärssystemleverantörer.

ESV upphandlar statliga ramavtal för administrativa system och till-hörande tjänster. Alla statliga myndigheter under regeringen har möjlighet att avropa från ESV:s ramavtal. Övriga myndigheter kan, genom fullmakt, avropa från ramavtalen med samma villkor. Drygt en tredjedel av landets kommuner och nära hälften av landstingen har via fullmakt möjlighet att använda ESV:s ramavtal, som tecknats med CGI Sverige AB samt Visma Commerce AB. Det innebär att dessa kan erbjuda en leverantörsportal gratis för sina leverantörer om leverantörerna vill ha en sådan.

För den enskilde leverantören kan det finnas fördelar med att ha en för offentlig sektor gemensam leverantörsportal för elektronisk fakturering, vilket bl.a. Länsstyrelserna i Stockholms län, Örebro län och Väster-norrland föreslår. Affärsmässigt finns emellertid även risker med att

36

enbart en lösning används av hela den offentliga sektorn. Konkurrensen minskar och vissa aktörer kan riskera att slås ut. Det är också en sårbar situation om den offentliga sektorn blir beroende av en enda aktör. Många leverantörer har kunder både inom offentlig och privat sektor och att offentlig sektor använder samma leverantörsportal innebär därför inte att det är den enda lösning som leverantörerna behöver förhålla sig till.

Leverantörer som upplever det besvärligt att arbeta i flera olika portaler kan välja att själva anskaffa en motsvarande portallösning som de då kan använda gentemot alla sina kunder, såväl inom offentlig sektor som inom det privata näringslivet.

Som framgått av avsnitt 7.2 förväntas marknaden för tredjepartstjänster avseende elektronisk fakturering utvecklas, vilket bl.a. Kiruna kommun lyfter fram vikten av. Även mognadsgraden hos leverantörer kommer sannolikt att utvecklas med det nya kravet på elektronisk fakturering. De leverantörsportaler som erbjuds av den offentliga sektorn används ofta som instegslösning för det företag som inte självt har erfarenhet av e-fakturering. Det är en lösning som på sikt inte kommer att behövas i takt med en ökad digitalisering i samhället. Om leverantören har större volymer fakturor kan det vara mer effektivt att använda tilläggstjänster till företagets ekonomi- och faktureringssystem. En sådan lösning blir mer integrerad i företagets ordinarie faktureringsprocesser och kan göra hanteringen än mer tidseffektiv. Sammantaget bedömer regeringen att det inte finns skäl att utveckla eller anskaffa en enda gemensam leverantörs-portal för den offentliga sektorn.