3. En ekonomiskt hållbar och innovativ storstad för framtiden
3.2. Stockholm använder skattemedlen effektivt till största nytta för
Analys
Under 2017 påbörjades arbetet med att införa eDok, stadens systemstöd för ärende- och dokumenthantering, vilket ska användas för registrering av handlingar, remisshantering och styrelseärenden. eDok implementeras under hösten 2019 (tyvärr försenat) och ersätter då nuvarande system för publicering av styrelsehandlingar (Insyn).
Under 2019-2020 kommer bolaget införa ett nytt fastighetssystem vilket möjliggör en ökad
digitalisering samt moderna tidssparande hjälpmedel. I samband med detta ses även ett flertal
processer och arbetssätt över för att skapa ett effektivare bolag.
Bolaget anställde 2018 en utvecklingschef som bland annat har till uppgift att strukturera upp vår upphandlingsprocess. Idag är vår struktur för upphandlingar inarbetad och
kostnadseffektiv. Eftersom vi är ett litet bolag använder vi stadens upphandlingar i stor utsträckning och kompletterar med upphandlingar som är verksamhetsspecifika. Alla
medarbetare har deltagit i genomgångar i hur inköpsprocessen går till samt hur LOU används.
Se även aktivitet "vidareutveckla bolagets inköpsstrategi".
Under hösten 2019 påbörjas ett digitaliserings- och strukturarbete gällande bolagets ritningar.
Ambitionen är att få bättre tillgänglighet till ritningarna samt ett effektivt flöde som harmoniserar med det nya fastighetssystemet som ska införas.
Bolaget har utvecklade rutiner för att leva upp till gällande dataskyddsförordning. Bolaget har ett dataskyddsombud som hanterar utvecklingen framåt. Mognadsanalysen från hösten 2018 är analyserad och delar är medtagna i kommande arbete.
Under hösten 2018 inleddes ett arbete med en extern organisationsutvecklingskonsult. Syftet är att utveckla bolaget till ett modernt fastighetsbolag med evenemangsservice. Målet är både nöjda kunder och nöjda samt affärsmässiga medarbetare. Under 2019 har detta arbete fortsatt med bland annat värdegrund, mål och vision nerbruten i bolaget samt övningar på hur den egna effektiviteten kan utvecklas.
Bolaget jobbar aktivt med att förebygga korruption och jäv. Årliga genomgångar genomförs av VD inom området och alla anställda är väl medvetna att bolaget har nolltolerans mot
korruption och jäv. Bolaget undersöker årligen om anställda har sidouppdrag och VD godkänner/avslår eventuella sidouppdrag. Vidare är det nolltolerans att använda bolagets upphandlade entreprenörer privat.
Resultaten från senaste medarbetarundersökning januari 2019 är analyserad och glädjande nog visar undersökningens förändring av medskapandeindex från 66 till 79 att bolagets ambition att vara en bra arbetsgivare bekräftas. Bolaget vill fortsätta den positiva utvecklingen och har bland annat höga mål gällande kompetensutveckling i gällande affärsplan. Att vara en attraktiv arbetsgivare är mycket viktigt och prioriterat för bolaget.
Under november 2018 inleddes även ett samarbete med KTH för att bättre tillvarata framtidens digitala möjligheter. Detta arbete kommer pågå fram till 2020.
Bolagsstyrelsens mål för
verksamhetsområdet
Indikator Periodens utfall
Prognos
helår Årsmål Aktivitet Ha en långsiktig
planering för att behålla, utveckla samt rekrytera
verksamhetskritisk kompetens.
Aktivt Medskapandeindex
79 82
Analys
Bolaget har haft en turbulent tid i bolaget med hög personalomsättning under 2018. Nu är organisationen fulltalig och resan uppåt i index är startat. Den nu genomförda mätningen som redovisades mars 2019 visar att vårt medskapandeindex har ökat från 66 till 79.
Gemensamma aktiviteter ska genomföras under verksamhetsåret.
2 2
Analys
Bolaget har genomfört två gemensamma aktivitet under året med bra uppslutning.
Bolagsstyrelsens mål för
verksamhetsområdet
Indikator Periodens utfall
Prognos
helår Årsmål Aktivitet
Behålla, utveckla samt rekrytera personal Analys
Bolaget bedriver en kompetensbaserad rekrytering där mångfald baserad på kön, ursprung och ålder eftersträvas.
Från slutet av 2018 samt under 2019 bedriver bolaget ett
utvecklingsarbete för samtliga anställda med en extern verksamhetskonsult.
Arbetet syftar bland annat till att hitta bättre arbetssätt och ett affärsmässigt förhållningssätt både mot kunder och leverantörer.
Detta arbete ska
genomföras i sin helhet och engagemanget är stort inom bolaget. Under april 2019 genomfördes en konferens för alla anställda där fokus låg på personlig utveckling och egen effektivitet.
Bolaget har
ersättningsrekryterat en teknisk chef under våren samt en projektledare som börjar under september månad.
Bolaget satsar även på annan utbildning och har en egen aktivitet för att följa upp detta.
Kompetensutveckling Analys
Vi fortsätter med vårt mål om fem
kompetensutvecklingsdagar per anställd och år. Det är av stor vikt att alla anställda har möjlighet att utvecklas i sin yrkesroll. Under året har alla anställda deltagit i sammanlagt tre
arbetsdagar för gemensam kompetensutveckling.
Säkerställa att stadens
upphandlingar används som ett medel att kvalitetsutveckla verksamheterna samt driva utvecklingen i
Vidareutveckla bolagets inköpsstrategi
Analys
Arbetet med bolagets inköpsstrategi är klart.
Merparten av bolagets alla avtal och inköpsbehov är
Bolagsstyrelsens mål för
verksamhetsområdet
Indikator Periodens utfall
Prognos
helår Årsmål Aktivitet innovativ och
ekonomiskt, socialt och ekologiskt hållbar riktning.
inventerade, och därefter har ramavtals- och entreprenadupphandlingar inom fastighetsområdet startat med hjälp av ramavtalsupphandlad konsult. Bolaget ansluter sig även löpande till stadens upphandlingar. Alla medarbetare har fått genomgång av LOU och upphandlingar generellt är ett stående avsnitt på varje månadsmöte. Vid årsskiftet hoppas bolaget att stadens avtalssystem är upphandlat och redo att ansluta sig till, vilket blir den sista biten i arbetet med
inköpsstrategin. Därefter övergår arbetet till förvaltning av rutiner och behov.
Säkerställa stadens kapacitet och förmåga att
tillhandahålla effektiva lokaler som är underhållna och ändamålsenliga utifrån verksamheternas behov
Underhållsoptimering Bolagets lokaler
Analys
Bolaget genomför 2019 ett byte av fastighetssystem.
System inklusive
integrationer ska vara klara senast december 2019. Ett av målen med detta mer moderna system är att underhållsplaneringen ska förbättras samt bli mindre personberoende. Vår ambition är att genom ett mer strukturerat arbete kunna tillhandahålla byggnader i bra skick över tid samt genomföra åtgärder till rätt kostnad.
Bolaget har nyrekryterat en projektledare som kommer ansvara för alla de underhållsprojekt som ska genomföras under en lång tid framöver. Genom denna rekrytering kommer bolaget kunna höja kvalitén på vårt underhållsarbete ytterligare.
Utveckla sin innovationsförmåga och arbeta
systematiskt med att sprida och ta till sig goda exempel på effektiva arbetssätt
Samarbete med KTH Open Lab
Analys
Bolaget har inlett ett samarbete med KTH gällande möjligheter att finna innovativa lösningar på en kommande
Bolagsstyrelsens mål för
verksamhetsområdet
Indikator Periodens utfall
Prognos
helår Årsmål Aktivitet
modernisering av Globen.
Samarbetsprojekt med KTH RISE
Analys
Utvecklingsprojekt med KTH RISE för att möjliggöra smart underhåll av
infrastruktur. Bolaget deltar med forskningsobjekt i form av t.ex. taklösningar.
Andel upphandlade avtal där en plan för systematisk uppföljning har tagits fram
90 %
Analys
Arbetet med en systematisk uppföljning pågår.Under 2019 kommer fler ramavtal upphandlas i de fall inte stadens upphandling finns. Samarbetet med SKL Kommentus fortsätter med möjlighet att nyttja de upphandlingar och avtal som skapas där. Under perioden har samtliga avtal som upphandlats hanterats på ett korrekt och systematiskt sätt
Index Bra arbetsgivare
85
Analys
Index Bra Arbetsgivare saknas i senaste undersökning då delindex Jämställdhet inte kunnat beräknas på grund av för få chefer.
Sjukfrånvaro
6,2 % 4 % 4 %
Analys
Under perioden har bolaget haft två längre
sjukskrivningar. Sjukfrånvaron kommer minska då den ena återgått i tjänst och person nummer två har avslutat sin anställning. Bolagets prognos för sjukfrånvaro helår är fortsatt 4%
Sjukfrånvaro dag 1-14
0,8 % 1 % 2 %
Analys
Korttidssjukskrivningen är fortsatt mycket låg inom bolaget.
Planering stora investeringar och projekt > 50 mnkr Rapportansvarig:
Belopp i mnkr
Bolag Projekt Stadsdel Stadsdelsområde Antal
lägenheter
Antal lokaler/p-platser/skolp
latser
Bedömd byggstart (månad, år)
Beslutad investering (månad, år)
Besluts-instans
Netto-nuvärde
Upparbetat t.o.m.
2019-08-31
Upparbetat 2019
Prognos 2019
Budget
2019 Bedömning Kommentar
Inriktnings- (I), eller Genomförandebe
slut (G)
Nybyggnation (N), Strategisk Inv/omb (SI) ersättningsinvestering
(EI)
Belopp Inv.resultat i beslut
Tidpunkt
(kvartal) Belopp
SGAF Modernisering Globen Johanneshov Årsta-Vantör jan-25 jan-19 KF
Inriktnings- (I), eller Genomförande
beslut (G) EI 720 38 3 41 6 kv 4- 2028 720
Projektet innebär både en strategisk- och ersättningsinvestering.
Prognos färdigt Typ av Investering
Investering Prognos Utfall
Fördelade på:
Summa Strategiska investeringar */Nyproduktion
Summa Strategiska investeringar/Ombyggnad 13 10
Summa Ersättningsinvesteringar ** 3 2
Total SUMMA INVESTERINGAR 16 12
* Strategiska investeringar är framtidsinriktade investeringar som skapar en större nytta än vad staden har idag.
** Ersättningsinvesteringar är investeringar som ger en uppgradering av anläggningar till minst den tidigare fastställda tekniska nivån eller nya miljöbetingelser.