Huvudprinciper för styrning och uppföljning av den kommunala verksamheten
Hallstahammars kommun tillämpar principerna för mål- och resursstyrning. Styrningen och ledningen tar sin utgångspunkt i Hallstahammars kommun övergripande vision och värdegrund samt kommunens och verksamheternas uppdrag som finns beskrivet i kommunala och statliga styrdokument. Kommunens vision speglar kommunens långsiktiga viljeinriktning och ger en bild av ett önskvärt framtida tillstånd för kommunen och kommunens värdegrund beskriver vad som genomsyrar vårt arbete för våra kommuninvånare.
Styrningen sker med mål, värderingar och dialog kopplade till givna resurser. Styrningen ska präglas av helhetstänkande och främja kommunens utveckling. Hallstahammars kommuns mål- och resultatstyrning utgår från tre styrprinciper; målstyrning, ekonomistyrning (och kvalitetsstyrning i grunduppdrag.)
Målstyrning handlar om utveckling av den kommunala verksamheten och beslutas av kommunfullmäktige och kommunstyrelse/nämnder. Målen ska - utifrån ekonomiska ramar - ange önskad inriktning, omfattning och kvalitet i verksamheten.
Ekonomistyrning handlar om bland annat resursfördelning och att utifrån tillgängliga resurser och god ekonomisk hushållning sätta finansiella mål och fördela resurser mellan kommunens olika verksamhetsområden utifrån det grunduppdrag de kommunala verksamheterna har, samt den utveckling som de politiska målen beskriver.
(Kvalitetsstyrning av grunduppdrag handlar om att styra och följa upp grunduppdraget, stödja genomförandet samt utveckla arbetsformer så att kommunen håller hög kvalitet i den dagliga verksamheten över tid.)
Uppföljning och utvärdering är en central del i styrningen av verksamhet och ekonomi. Det behövs resultatanalyser och kontroller som visar om verksamhetens resultat och kvalitet uppfyller mål och grunduppdrag. Genom utvärdering blir det tydligt vad som behöver åtgärdas. Dessa åtgärder förs sedan in i planeringsprocessen på nytt.
Ansvar och befogenheter
Varje nämnd har i sitt reglemente fått i uppdrag av kommunfullmäktige att bedriva en väl avgränsad verksamhet i enlighet med gällande lagar, förordningar, föreskrifter samt nationella mål för den kommunala verksamheten. Kommunfullmäktige antar också ägardirektiv för kommunens bolag.
Kommunstyrelsens ansvar
Kommunstyrelsens uppgift är att leda, samordna och styra förvaltningen av kommunens angelägenheter. Kommunstyrelsen ansvarar för den ekonomiska förvaltningen, strategiska planering och ser till att nämnder, förvaltningar och kommunala bolag följer riktlinjer som bestämts av kommunfullmäktige. Kommunstyrelsens har enligt kommunlagen uppsiktsplikt över nämnder, kommunalförbund och bolagens verksamheter.
Syftet med kommunstyrelsens uppsiktsplikt är att styrelsen ska övervaka att kommunens verksamhet och angelägenheter bedrivs och utvecklas i enlighet med kommunens styrdokument och beslut samt att lagar och förordningar efterlevs.
Nämnder och styrelsers ansvar
Nämnder och styrelser har sitt uppdrag från kommunfullmäktige. Nämnder och styrelser ska se till så att verksamheten inom respektive område bedrivs enligt de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten samt de kommungemensamma styrdokumenten. Nämnders och kommunstyrelsens ansvar finns reglerat i reglementen. För bolagen finns ansvaret reglerat i ägardirektiven.
Intern kontroll
Internkontrollen är en viktig del av styrningen och utvecklingen av verksamheten. Det är också ett sätt för kommunstyrelsen att utöva sin uppsiktsplikt. De flesta risker kontrolleras eller åtgärdas som en naturlig del i verksamhetens processer. Internkontrollen följer upp verksamheten och säkerställer att verksamheten har:
• Ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet
• Tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten
• Efterlevnad av tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer med mera
Kommunstyrelsen har det övergripande ansvaret för att se till att det finns en god intern kontroll. I detta ligger ett ansvar för att en organisation kring intern kontroll upprättas inom kommunens samlade verksamheter samt att se till att denna utvecklas utifrån kontrollbehov. Kommunstyrelsen ska, med utgångspunkt från nämndernas och de kommunala bolagens återrapportering, utvärdera kommunens samlade interna kontroll och bedöma om det behöver beslutas om åtgärder. Resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnd eller styrelse i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Rapporteringen ska även innehålla vidtagna och föreslagna åtgärder med anledning av konstaterade brister. Resultatet skall även behandlas av kommunstyrelsen.
Budget och planeringsprocessen
Ett normalt år startar budgetprocessen med en budgetberedning i slutet av mars där nämnderna presenterar förra årets ekonomiska utfall, måluppfyllelse och förutsättningar för nämnden.
Budgetberedningen utgör också startskottet för budgetarbetet för kommande år. På budgetberedningen presenteras även förutsättningarna för kommande år utifrån skatteberäkningar, befolkningsprognoser, regeringens budget, omvärldsfaktorer med mera.
Efter denna budgetberedning skriver nämnderna i ordning sina budgetdokument med nämndens kommande drift och investeringsbehov. I slutet av april träffar sedan kommunstyrelsen nämndernas arbetsutskott inför Mål och Budget där de får beskriva sina behov och andra förutsättningar som inte var kända sen tidigare. Nämnderna tar sedan sina budgetdokument i maj månad.
Kommunstyrelsen bereder sedan under maj ett mål och budgetförslag till kommunfullmäktige som sen fastställer förslaget i juni. Under hösten bearbetar sedan nämnderna förslaget och återkommer sedan till kommunstyrelsen i oktober med konsekvensbeskrivningar av det beslutade förslaget.
Kommunstyrelsen tar fram ett ändringsförslag som sedan beslutas av kommunfullmäktige i november.
2020 har dock varit ett speciellt år. Hela budgetprocessen flyttades till hösten och för att nämnderna skulle ha något att utgå ifrån så beslutade kommunstyrelsen om ett budgetdirektiv med ett grovt utkast till en budget. Den slutliga budgeten beslutades sedan av kommunfullmäktige i december.
Detta gjordes på grund av det osäkra läget i och med pandemin. Förutsättningarna var så osäkra att det var svårt att få en överblick över vilka resurser som fanns tillgängliga i form av skatter och statsbidrag.
Uppföljning
Uppföljningen av verksamheten är en central del av styrningen. Det kommunövergripande resultatet följs upp vid tre tillfällen varje år. Dels en resultatprognos per sista mars med prognos för hela året som är en förenklad prognos utan måluppföljning. En delårsrapport per sista augusti med prognos för hela året är uppställd för att uppnå lagkraven i kommunallagen och lagen om kommunal bokföring och redovisning (LKBR) på uppföljningen och innehåller därför en förenklad förvaltningsberättelse och måluppföljning. Båda dessa rapporter ska ta upp avvikelser och presentera eventuella åtgärdsplaner för att hantera avvikelserna. Årsredovisningen är kommunstyrelsens redovisning av årets verksamhet och ekonomiska ställning i kommunkoncernen till i första han kommunfullmäktige men även andra intresserade. Årsredovisningens struktur och innehåll regleras av kommunallagen och LKBR. Kommunfullmäktige behandlar vanligen årsredovisningen vid sammanträdet i april men på grund av pandemin så överlämnades den till kommunfullmäktige i april i år men behandlades först på sammanträdet i maj.