STYRSYSTEMET Dokumentstruktur i styrsystemet

I dokument Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern (sidor 22-27)

Huvudprincipen för indelning av kommunkoncernens övergripande dokument är att poli-tiken bestämmer vad som ska uppnås, fastställer dokument som innehåller en politisk vilje inriktning; medan förvaltnings- och bolagsorganisationen anger hur verksamheten ska genomföras. Dokument indelas i huvudkategorierna styrande, stödjande och redo-visande dokument.

Struktur för politiskt fastställda dokument i styrsystemet

Långsiktigt styrande dokument:

Visionen Eskilstuna – den stolta Fristaden. Visionen är ledstjärnan för det framtida Eskilstuna.

4-årigt styrande dokument:

Strategisk inriktning med politiskt prioriterade strategiska mål fastställs av kommunfull-mäktige. I strategisk inriktning ingår också kommunkoncernens övergripande verksam-hetsprocesser.

Nämnderna och bolagsstyrelserna fastställer för sina ansvarsområden fyraåriga processmål.

1-årigt styrande dokument:

Årsplan /Årsredovisning fastställs av kommunfull mäktige.

Verksamhetsplan/verksamhetsberättelse fastställs av nämnder/bolagsstyrelser. Lokala verk-samhetsplaner/verksamhetsberättelser arbetas fram på enhetsnivå och fastställs inom för-valtningen/bolaget.

Övriga styrdokument

Politiska program, lagstadgade planer och handlingsplaner ska vägas in vid fastställande av årsplanen och verksamhetsplaner. Politiska program uttrycker den politiska viljan från ett enskilt parti eller från grupperingar av partier i fullmäktige. Lagstadgade planer upprättas av kommunen enligt anvisningar och på uppdrag av staten. Handlingsplaner är alltid tidssatta och kopplade till en verksamhetsprocess eller ett utpekat område där förbättringar behövs.

Lagstiftning, organisationens värden, reglementen fastställda av kommunfullmäktige, bo-lagsdokument, föreskrifter, avgifter och taxor. Detta är dokument som anger grundläggan-de förutsättningar och regler. De gäller som regel tillsvidare.

Struktur för dokument för intern styrning i organisationen

Inom organisationen fastställs dokument för intern styrning av kommunkoncernen; doku-ment som anger hur verksamheten ska genomföras.

De gemensamma sorteras enligt följande struktur:

Policydokument; dokument som är övergripande; innehåller en avsiktsförklaring för att styra beslut och uppnå önskade mål, fastställs av kommunfullmäktige.

Riktlinjer; dokument som stöder och är kopplade till ett policydokument; förklarar och fördjupar områden, fastställs som regel av kommundirektören, alltid efter samråd med kommunstyrelsens arbetsutskott.

Anvisningar; dokument som ger konkret vägledning, innehåller konkreta instruktioner, stöder ofta en riktlinje.

Rutiner; dokument som ofta finns i form av formulär, blanketter, mallar.

Definitioner

Aktivitet

En handling som bidrar till att uppfylla nämndens åtaganden. Akti viteter ska vara konkreta, ansvarsfördelade och tidssatta.

Effektiv organisation

Hur kommunkoncernen ska genomföra sitt uppdrag. Perspektivet Medarbetare omfat-tar satsningar för att tillgodose behovet av kompetens; perspektivet Ekonomi åtgär-der för att säkerställa ekonomi i balans;

pers pektivet Processkvalitet utveckling av arbets metoder så att resurser och tillgäng-lig tid används på bästa sätt.

Hållbar utveckling

Hållbar utveckling tillfredsställer dagens behov utan att äventyra kommande gene-rationers möjligheter att tillgodose sina behov. Den består av tre delar: Sociala värden; att bygga ett samhälle där grund-läggande mänskliga behov uppfylls. Miljö-mässiga värden; att bevara vattnens, jor-dens och ekosystemens produktionsför-måga och inte äventyra naturen och män-niskans hälsa. Samhällsekonomiska värden;

att hushålla med mänskliga och materiella resurser på lång sikt.

Indikatorer

Indikatorerna används för att bedöma om det uppsatta strategiska målet är på väg att nås. De ska tillsammans fånga bredden i ett strategiskt mål. Indikatorerna nivåsätts med styrtal som visar den resultatnivå som ska uppnås. Ortsindikatorer belyser om-råden som fullmäktige vill följa för Eskils-tuna som ort även om kommunen själv inte råder helt över dem. Organisationsindika-torerna avser områden som kommunkon-cernen har högre rådighet över.

Smarta indikatorer. Indikatorerna ska vara Specifika, Mätbara, Accepterade, Realistiska, Tidsatta och Ansvarsfördelade.

Kommunkoncernen

Gemensamt begrepp för Eskilstuna kom-muns förvaltningar och samt de av Eskils-tuna Kommunföretag AB helägda kom-munala bolagen Eskilstuna Energi och Miljö AB, Eskilstuna Kommunfastigheter AB och Parken Zoo AB. De leds av kom-munala nämnder respektive bolagsstyrel-ser. Tjänste mannaorganisationen leds av kommundirektören.

Nyckeltal

Mått som löpande visar om utvecklingen följer upprättad plan; kan avse resultat, volym och kvalitet.

Organisationens värden

Värdeorden bildar en grund för vad som ska känneteckna kommunkoncernens med-arbetare i mötet med invånare, brukare och kunder, och mot varandra. Våra värden är helhetssyn, professionalism, tydlig-het, respekt samt invånar-, kund- och brukar fokus.

Process

En serie av aktiviteter som förädlar en vara eller en tjänst. Den har en väl defi-nierad början och ett väl definierat slut;

det måste alltid vara klart vad processen ska ta emot, vad den ska åstadkomma, hur det ska ske, och vad det förväntade resul-tatet ska bli. Alla processer har en kund – externt (huvudprocess) eller internt (stödprocess). Processer är repetitiva; de genomförs många gånger. (Källa: SIQ)

Processmål

De 4-åriga resultat som ska uppnås i våra verksamhetsprocesser för invånare/

brukare/kund. Målet kan vara att säkra en bra, befintlig resultatnivå, eller att för-bättra resultatet.

DEFINITIONER

Resultatstyrning

Att i förväg bestämma resultatet, ange vad som ska uppnås; beskriva den förväntade effekten och med den utgångspunkten pla-nera för vad som måste göras för att nå dit.

Ekonomistyrningsverkets definition:

Styrsystem som innebär att mål anges, att resultatet följs upp och/eller utvärderas samt att bedömningar görs beträffande vilka åtgärder som behöver vidtas.

Resultatstyrning handlar i stor utsträckning om att återrapportera uppnådda resultat, dels därför att återrapportering i sig kan bidra till att målen uppnås, dels därför att den information som tas fram kan ge en bild av eftersatta områden, som behöver prioriteras. Alternativt kan resultatinforma-tion peka ut sådana områden där insatser inte längre behövs.

Servicedeklaration

Beskriver i förväg en tjänst och dess om-fattning för brukare/kund. Erfarenheten är att den som har en realistisk förväntan ofta blir mer nöjd med tjänsten. (I en del organisa tioner används begreppet tjänste-garanti).

Strategisk inriktning

Kommunfullmäktiges plan för mandat-perioden, som utifrån hållbar utveckling och effektiv organisation anger politiska priori teringar med de strategiska mål som ska uppnås; dessutom en beskrivning av syftet för var och en av kommunens sju över gripande verksamhetsprocesser.

Strategiska mål

Politiskt prioriterade mål för mandat-perioden (4 år).

Stratsys

Ett kommungemensamt stödsystem för ledning, planering och uppföljning av all verksamhet i kommunkoncernen. Strat-sys är uppbyggt ut ifrån strukturen i styr-systemet och används på alla nivåer i orga-nisationen.

Styrkort

Ger snabb och överskådlig information för planering, uppföljning och styrning. Måtten på styrkortet ska spegla det mest väsentliga i en verksamhet, men det är också viktigt att de kan mätas fortlöpande för att fungera som stöd i löpande styrning. Styrkort utgår från hållbar utveckling och effektiv orga-nisation och visar vad som driver resultat.

Styrsystem

Metod för att samordna styrningen inom kommunkoncernen.

Styrtal

Den nivå som enligt planen ska uppnås vid en viss tidpunkt för ett processmål, indikator eller nyckeltal.

Verksamhetsberättelse

Årsredovisning från en nämnd eller bolags-styrelse. Visar årets resultat i förhållande till uppsatta mål och gjorda åtaganden.

Verksamhetsplan för nämnder och bolagsstyrelser

Nämnders och bolagsstyrelsers planering för ett verksamhetsår. Utgår från stra-tegiska mål, kommunkoncernens årsplan och nämndens/styrelsens uppdrag. Varje nämnd och bolagsstyrelse gör åtaganden utifrån den sociala, miljömässiga och eko-nomiska dimensionen inom hållbar utveck-ling och inom alla perspektiv under en effek tiv organisation. I verksamhetsplanen ska balans mellan perspektiven eftersträ-vas. Verksamhetsplanen innehåller vad som ska uppnås (nämndens/styrelsens beslut).

Förvaltnings- eller bolagsledning avgör hur det ska utföras.

Verksamhetsplan för enheter

Motsvarande arbetssätt används även på enhetsnivå vid framtagande av lokal verk-samhetsplan. Den ska innehålla enhetens åtaganden och aktiviteter som bidrar till och stödjer nämndens/bolagsstyrelsens åtaganden, processmål och strategiska mål.

Vision

Ledstjärna, anger gemensam färdriktning, ska genomsyra all verksamhet och vara en kraft för att uppnå önskat tillstånd. Detta är Eskilstunas vision:

Eskilstuna – den stolta Fristaden – Vi är modiga och utmanar – Vi välkomnar olikheter och idéer – Vi tar ansvar för en trygg och hållbar framtid

Till oss kommer du för att uppleva, in-spireras och lära.

Visions- och målstyrning

Innebär att ange en långsiktig färdriktning och att definiera vad som ska uppnås, inte hur det ska utföras.

Årsplan

Kommunfullmäktige fastställer i juni kom-munkoncernens årsplan för nästa kalender-år. Visionen, den fyraåriga strategiska in-riktningen, styrdokumenten och omvärlds-faktorer är utgångspunkt för fram tagandet av årsplanen. Årsplanen indelas i hållbar utveckling, effektiv organisation samt eko-nomisk plan. Under hållbar utveckling be-skrivs strategiska mål för hållbar utveck-ling samt syftet med kommunkoncernens övergripande verksamhetsprocesser. Under effektiv organisation beskrivs strategiska mål för en effektiv organisation samt per-spektiven processkvalitet, medarbetare och ekonomi.

Årsredovisning

Visar årets resultat i förhållande till upp-satta mål, följer strukturen i årsplanen. Års-redovisningen innehåller en bedömning av hur koncernen närmar sig de fyraåriga strategiska målen. Indikatorerna utgör ett underlag för bedömning av måluppfyllelse.

Analys visar varför resultaten ser ut som de gör. Års redovisningen byggs upp succes sivt under året genom två delårsrapporter, per sista mars respektive sista augusti. Under löp ande år presenteras nyckeltal i nyckel-talsrapport månadsvis.

Åtagande

Åtaganden anger vad nämnden/bolags-styrelsen i sin verksamhetsplan åtar sig att uppnå eller genomföra för att bidra till att kommunen uppnår strategiska mål och processmål. Åtagandena är en grundbult i resultatstyrningen. De ska vara så tydligt formulerade att det går att bedöma om de är utförda eller inte. De ska vara tydliga, ansvarsför delade, kvantifierbara och tids-satta (TAKT).

Åtagan den av central betydelse återges i kommunkoncernens kompletterande plan och följs upp i den gemensamma års-redovisningen.

Övergripande verksamhetsprocesser Kommunal verksamhet sker i form av pro-cesser. Eskilstuna kommun har fastställt sju övergripande verksamhetsprocesser som tillsammans täcker verksam heten inom kommunkoncernen. De har som syfte att främja demokrati; att till godose behovet av utbildning; att tillgodose be-hovet av vård och sociala tjänster; att till-godose behovet av kultur och berikande fritid; att till godose behovet av miljö- och samhällsbyggnads arbete; att bedriva sam-hällsskydd och säker hetsarbete; samt att främja närings liv och arbete.

NOTERINGAR

KÅP Strategiska mål Hållbar utveckling och Effektiv organisation Nämnd/

I dokument Styrsystemet i Eskilstuna kommunkoncern (sidor 22-27)