4.1 Iakttagelser
4.1.1 Har kommunstyrelsen säkerställt att informationen på hemsidorna är korrekt, lagmässig och uppdaterad?
Granskningen visar att Svedala kommun saknar rutiner och riktlinjer som säkerställer att informationen som förmedlas på hemsidan är korrekt och lagmässig.
Kommunens hemsida är byggd och utvecklad av en medarbetare på kommunen och drif-ten sköts internt. Hemsidan har inte inbyggda varningar om ej uppdaterade sidor eller länk-tester, och det finns inte en angiven sidansvarig på varje sida. Det görs dock en strukture-rad genomgång av hemsidan en gång i halvåret på initiativ av informationschefen.
Informationschefen ansvarar för att leda arbetet kring hemsidan och har månatliga träffar med medarbetarna som skriver texterna på hemsidan. Det finns ett strategiskt arbete kring hemsidans utformning vad gäller layout och språk. Informationschefen uppmuntrar grup-pens medlemmar att gå utbildningar, men har ingen budget för kompetensutveckling för de medarbetarna utan kostnaden måste belasta respektive verksamhet.
4.1.2 Vad är det för information som är publicerad? Följs gällande lagar på området exempelvis Offentlighets- och sekretesslagen och Personuppgiftslagen? Finns det riktlinjer för att säkerställa informationssäkerheten?
Hemsidan innehåller information om kommunens alla verksamheter och tjänster, service och stöd som finns att få. Informationsutbudet skiljer sig åt beroende på verksamhetsom-råde. Vid våra stickprov har vi inte funnit något på hemsidan som antyder att kommunen bryter mot Offentlighets- och sekretesslagen eller Personuppgiftslagen.
Svedala kommuns hemsida använder cookies. En cookie är en liten textfil som webbplat-sen du besöker begär att spara på din dator. Enligt lagen om elektronisk kommunikation ska alla som besöker en webbplats med cookies få tillgång till information om att webbplat-sen innehåller cookies och ändamålet med användningen av dessa. Besökaren ska också lämna sitt samtycke till att cookies används. Vår granskning visar att Svedala kommuns hemsida inte ger information till användaren om användandet av cookies.
Det finns ingen informationssäkerhetsplan i kommunen och inte heller någon IT-säkerhets-strategi.
4.1.3 Går det på ett enkelt sätt att söka information?
Svedala kommuns hemsida har en sökfunktion på förstasidan. Sökfunktionen fungerar till-fredställande utifrån våra stickprov. Vi har dock konstaterat att på undersidorna är sök-funktionen inte alltid användbar samt att vissa ord inte går att söka på. (Till exempel ordet
”snöröjning” ger ett felmeddelande trots att det finns information om detta på hemsidan, in-nehållande ordet ”snö”.)
Hemsidans struktur i övrigt innehåller många ingångar och nivåer vilket gör det svårt att ori-entera sig och hitta rätt information genom att klicka sig fram i strukturen.
4.1.4 Har kommunstyrelsen tillsett att det finns uppställda mål angående hemsidan?
Svarar informationen mot de eventuella mål som finns uppställda?
I kommunens budget anges att verksamhetsmålet är att ”Svedala kommun ska tillhanda-hålla en öppen och tillgänglig kommunikation för alla som kommer i kontakt med kommu-nen […] Kundtjänsten och externa hemsidan ska därmed kunna svara på en stor del av de frågor som våra målgrupper har.” Det är svårt att uttala oss om detta mål uppnås eftersom målet är svårt att mäta. Men vi kan konstatera att till exempel endast åtta procent av bygg-lovsansökningarna kommit in via hemsidans e-tjänst.
I kommunens budget finns även ett mer konkret mål som är antaget: ”Kommunens webbin-formation till medborgarna ska uppnå minst 80 poäng enligt SKL:s webbinwebbin-formations- webbinformations-undersökning. 80 poäng 2014, 85 poäng 2015-2016.” Idag ligger resultatet på 76 poäng.
Vår granskning visar att det inte finns konkreta åtgärder antagna för hur dessa mål ska uppfyllas. Det förekommer en regelbunden kvalitetsmätning men det saknas en konkret uppföljning av mätningens resultat.
4.1.5 Har kommunstyrelsen tillsett att det finns en tydlig strategi avseende hemsi-dans uppdatering, användarbarhet och den information som finns tillgänglig där?
Kommunstyrelsen antog 2011-10-24 SKLs strategi för eSamhället. Det framgår inte av be-slutet vad det innebär att KS har antagit strategin och dokumentet i sig anger inga tydliga mål. I protokollet där strategin är antagen står det i den andra att-satsen att kommunled-ningen senast 2012-01-31 ska återkomma med en redovisning av hur strategin ska för-verkligas samt med en tidplan. Någon redovisning har inte lämnats till kommunstyrelsen och vad vi kan utröna har inte heller kommunstyrelsen efterfrågat densamma. Kommunsty-relsens ordförande och vice ordförande menar dock att frågan har fått en vidare betydelse i samband med att kundtjänsten ska utvecklas.
I budgeten (2014-2016) finns det planer i form av en budgetpost på 750 000 kronor för finansiering av en ny hemsida. Posten antogs i 2014 års budget men har enligt delårsrap-porten inte förbrukats och ska överföras till 2015. Anledningen till förseningen är att kom-munens intranät installerades och togs i bruk något försenat. Dessa två system kommer att ha samma verktyg för uppdateringar, Content Management System. Kommunens informat-ionschef har ambitionen att förändra den externa hemsidan så att läsvärde och användar-barhet ökar. Informationschefens förhoppning är att den nya sidan ska utformas i enlighet med bland annat rekommendationer från FunkaNu.
4.1.6 Lever hemsidan upp till medborgarnas behov gällande användarbarhet?
En hemsida bör sätta användaren i centrum och skapas utifrån användarens behov och inte utifrån kommunens organisationsstruktur. Svedala kommuns hemsida följer till stor del inte de rön om användarbarhet och läsvärde som finns.
Bland annat vänstermenyns ingångar är långt fler i antalet än rekommenderat och textens storlek är i minsta laget. Menyn hoppar dessutom runt när användaren klickar på en under-meny. Detta distraherar och gör att användaren lätt tappar var i den långa menyn hen be-finner sig. Under till exempel rubriken ”Vår kommun” finns det 39 ingångar på förstanivån4.
4Rolf Molich rekommenderar 5 ± 2 punkter i en meny. Läs mer sidan 88 i Webbdesign med fokus på användar-barhet, 2002, Studentlitteratur.
Informationen på förstasidan innehåller sådant som är av mindre vikt för läsaren. Vi har också noterat att förstasidan är väldigt lång, vilket gör att läsaren behöver scrolla ner för att kunna se informationen om t.ex. kommunens kontaktuppgifter.
Den löpande texten på hemsidan är ibland skrivet på ett svårbegripligt språk. Vissa av våra Lix-tester resulterar i så höga siffror att texten klassas som svår och byråkratisk. De flesta texter vi testade fick dock ett resultat på mellan 50-605.
4.1.7 Har kommunstyrelsen och nämnderna tillsett att det finns en effektiv organisat-ion för att hålla hemsidan uppdaterad och ändamålsenlig?
Det finns en informationschef och en informatör. Övriga som skriver texter och bidrar till hemsidan sitter ute i verksamheterna och på kansliet och har detta som ett uppdrag vid si-dan av sin ordinarie tjänst. Dessa medarbetare träffas en gång per månad för informations-utbyte. Ansvaret för den strategiska planeringen ligger hos informationschefen. Det finns ingen riktad budget för gruppens kompetensutveckling och endast informationschefen har utbildning inom kommunikationsområdet.
4.1.8 I vilken utsträckning använder sig kommunen av onlinetjänster?
På hemsidan finns ett antal onlinetjänster samt ett antal elektroniska anmälningsformulär.
Det finns stor utvecklingspotential och informationschefen upplever att det är mycket på gång inom detta område. Kommunen har beslutat sig för att inte köpa in ett övergripande system utan att använda det system som passar bäst för respektive ändamål. Därmed hamnar man på externa sidor som i olika grad tydliggör att det är en tjänst från Svedala kommun.
Onlinetjänsterna finns även som en ”fastnålad” länk som medföljer varje sida.
Eftersom vi inte genomfört något test av onlinetjänsterna kan vi inte uttala oss om hur de fungerar. (För att använda sig av onlinetjänsterna behöver man identifiera sig med e-legiti-mation och därmed lämna in ett verkligt ärende, vilket hindrade oss från att utföra ett test.)
4.2 Slutsatser och bedömningar
4.2.1 Har kommunstyrelsen säkerställt att informationen på hemsidorna är korrekt, lagmässig och uppdaterad?
Vi rekommenderar kommunen att upprätta rutiner och riktlinjer för att hemsidans innehåll ska vara korrekt och lagmässig.
Att hemsidans existens är avhängig en anställd i kommunen är allt för sårbart och vi re-kommenderar kommunen att sätta planerna om en ny hemsida i verket snarast möjligt.
Vi rekommenderar kommunen att tillse att tillräcklig kompetens finns inom organisationen för att hålla hemsidans innehåll uppdaterad, korrekt och lagenlig.
4.2.2 Vad är det för information som är publicerad? Följs gällande lagar på området exempelvis OSL och PUL? Finns det riktlinjer för att fastställa informationssä-kerheten?
5 Se mer på www.lix.se
Granskningen visar att informationen som finns på hemsidan inte strider mot gällande la-gar. Det bör dock säkerställas att de tjänstemän som publicerar information på kommunens hemsida har relevant kompetens.
Vi rekommenderar kommunen att tillse att användaren får information om att sidan använ-der cookies och syftet med dessa.
Vi rekommenderar kommunen att ta fram tydliga och dokumenterade riktlinjer för hur in-formationssäkerheten ska hanteras.
4.2.3 Går det på ett enkelt sätt att söka information?
Vi har konstaterat att det på hemsidans undersidor är sökfunktionen inte alltid användbar samt att vissa ord inte går att söka på. (Till exempel ordet ”snöröjning”). Kommunen bör se till att förfina funktionen.
Den information som finns på hemsidan bör struktureras på ett tydligare sätt och den viktig-aste informationen bör prioriteras.
4.2.4 Har kommunstyrelsen tillsett att det finns uppställda mål angående hemsidan?
Svarar informationen mot de eventuella mål som finns uppställda?
Vi ser en brist i att det inte finns konkreta åtgärder antagna för hur målen ska uppfyllas. Vi rekommenderar kommunen att aktivt arbeta med att ta fram tydliga och konkreta delmål för att kunna uppfylla de antagna målen.
4.2.5 Har kommunstyrelsen tillsett att det finns en tydlig strategi avseende hemsi-dans uppdatering, läsvärde och den information som finns tillgänglig där?
Eftersom kommunen inte har några planer för hur SKLs strategi för eSamhälle ska införas eller någon tidplan gör vi bedömningen att strategin efter att den beslutades inte har om-vandlats till konkreta mål och inte har implementerats.
Vi rekommenderar att kommunstyrelsen fortsätter arbetet med att ta fram en konkret stra-tegi för Svedala kommuns hemsida samt att arbetet med att förbättra användarbarheten för Svedala kommuns hemsida prioriteras.
4.2.6 Lever hemsidan upp till medborgarnas behov gällande användarbarhet?
Svedalas hemsida innehåller för många ingångar på förstasidan. De distraherar blicken och gör att fokus från viktiga ingångar försvinner. Bilder som ingångar tar upp mycket plats medan huvudingångarna har en mindre framskjuten plats. För att undvika att användaren överrumplas av för mycket ingångar och länkar behövs en översyn för att prioritera och gradera informationen.
Den löpande texten på hemsidan bör omarbetas så att den blir lättare att förstå.
4.2.7 Har kommunstyrelsen och nämnderna tillsett att det finns en effektiv organisat-ion för att hålla hemsidan uppdaterad och ändamålsenlig?
Svedala kommuns hemsida hade gynnats av att de medarbetare som dagligen arbetar med att publicera information på hemsidan hade fått utökad kompetens inom kommunikat-ions- och informationsområdet. Det hade också varit till hemsidans fördel om det funnits tydliga mål och plan för hur kommunen vill arbeta med hemsidan.
4.2.8 I vilken utsträckning använder sig kommunen av onlinetjänster?
Vi bedömer att det är angeläget att planerna på en ny hemsida sätts i praktiken och att on-linetjänsterna förhoppningsvis kommer att öka i takt med medborgarnas efterfrågan.