2. BESTÄMMELSER OCH AKTÖRER VID DE KYRKLIGA VALEN
2.5 Svenska kyrkans valprövningsnämnd
För att pröva överklaganden av val finns Svenska kyrkans valprövningsnämnd. Nämndens ledamöter väljs av kyrkomötet. Vilka beslut som kan överklagas och vilka tidsfrister som gäller regleras i 38 kap.
90–92 §§ kyrkoordningen.
KAPITEL 2
Valnämnden har det lokala ansvaret för valets genomförande.
Det är viktigt med ett gott samarbete på alla nivåer och att valnämnderna får de resurser i försam- lingarna/pastoraten som krävs för att kunna genomföra valet på valdagen.
Nytt inför kommande val är att kyrkoherden har rätt att vara med på valnämndens sammanträden.
Det tydliggörs också i bestämmelserna att valnämnden ska ha tillgång till personal och övriga resurser i den omfattning som behövs för att nämnden ska kunna utföra sina uppgifter. Det är stiftsstyrelsens ansvar att utbilda valnämnderna. Församlingen/pastoratet ska svara för kostnaden för valnämndens verksamhet.
3.1 VALNÄMNDENS SAMMANSÄTTNING OCH ARBETE
Valnämndens ansvarsområde gäller alltid för den lokala indelning som gäller från 1 januari året efter valåret. Om en ändrad indelning innebär att en ny församling som inte ingår i ett pastorat/nytt past- orat bildas, ska interimsdelegerade snarast utse en valnämnd för den nya församlingen/pastoratet.
Denna valnämnd ansvarar då för valets genomförande.
Kyrkofullmäktige beslutar om antal ledamöter och ersättare som ska finnas i valnämnden. De väljs för fyra år, räknat från 1 januari året efter valåret.
I de fall en ny valnämnd ska utses redan nu rekommenderas kyrkofullmäktige att följa de krav som gäller från nästa mandatperiod (2022–2026): Att antalet ledamöter i valnämnden inte får vara färre än tre och att antalet ersättare ska vara minst hälften av antalet ledamöter.
Om fullmäktige mot all förmodan ännu inte valt en valnämnd eller i det fall en ändrad lokal struktur leder till att en ny valnämnd ska utses av interimsdelegerade, rekommenderas att man följer det beslut som har fattats av kyrkomötet om att antalet ersättare ska vara minst hälften av antalet ledamöter.
Syftet med regleringen är att säkerställa att det finns beslutsföra valnämnder. För att vara beslutsför krävs att fler än hälften av nämndens ledamöter är närvarande vid sammanträdena.
Bland valnämndens valda ledamöter ska kyrkofullmäktige välja en ordförande och en eller två vice ordförande. För valnämnden gäller samma valbarhetsvillkor och valbarhetshinder som för kyrko- rådet.
3.2 VALNÄMNDEN I KYRKSAM
Ledamöter och ersättare i valnämnden ska registreras i Kyrksam.
Det är viktigt med korrekta kontaktuppgifter till valnämnden så att information och material når fram på utsatt tid. Kyrkoherden ansvarar för att registreringen är korrekt.
Valnämnden och
dess uppgifter
Uppgifter som ska registreras enligt regelverket är:
y namn, personnummer och postadress till varje ledamot och ersättare i nämnden.
Därutöver behöver även följande registreras för att valarbetet ska fungera:
y e-postadress till varje ledamot och ersättare, för att kunna kommunicera med valnämnden (inte församlingens/pastoratets e-postadress, de får informationen ändå)
y telefonnummer till varje ledamot och ersättare
y leveransadress till den fysiska plats dit valmaterialet ska levereras y korrekta start- och stoppdatum för respektive persons uppdrag.
För att fler personer i församlingen/pastoratet ska få information om kyrkovalet är det viktigt att anmäla ytterligare mottagare/medarbetare. Detta registrerar församlingen/pastoratet i Kyrksam under ”valnämnd” som ”kontaktperson” eller ”informationsmottagare”.
Kontaktpersonen kan vara en anställd som eventuellt är sekreterare eller har andra verkställande uppgifter för valnämnden. Läs mer om registrering i Kyrksam på
internwww.svenskakyrkan.se/kyrkoval.
3.3 VIKTIGA BESLUT OCH ARBETSUPPGIFTER FÖR VALNÄMNDEN
Det finns ett antal beslut och arbetsuppgifter som valnämnden behöver genomföra som kommer att förtydligas i det här avsnittet. I kapitlet finns även en checklista för valnämndernas arbete samt ett förslag på arbetsordning för valnämnden.
3.3.1 Valnämnden utser valförrättare och röstmottagare
Valnämnden ska utse valförrättare och röstmottagare. Valförrättaren tjänstgör i vallokal och röst-mottagare i röstningslokal. Det görs på nytt inför varje val. För att kunna utses till valförrättare/röst- mottagare måste personen ha genomgått en utbildning för uppdraget. Det finns i övrigt inte några särskilda villkor som måste uppfyllas för att kunna utses till uppdraget. Valnämnden ansvarar även för att besluta om valförrättarnas/röstmottagarnas tjänstgöring.
Kyrkostyrelsen har i sin skrivelse till kyrkomötet 2020 föreslagit att en ytterligare förutsättning ska vara att respektive valförrättare/röstmottagare också undertecknar en tystnadspliktsförbindelse.
Information om beslutet kommer att uppdateras på internwww.svenskakyrkan.se/kyrkoval. Valförrättare
Valförrättare utses för varje valdistrikt. Valförrättaren ansvarar bland annat för ordning och genom-förandet av röstningen i vallokalen. Minst tre valförrättare ska tjänstgöra samtidigt i vallokalen när den är öppen. Valnämnden bör därför utse minst fyra valförrättare, ifall någon av de som utsetts får förhinder. Det behövs ytterligare valförrättare om var och en av dem ska tjänstgöra under enbart en del av valdagen.
Bland valförrättarna för ett valdistrikt ska valnämnden utse en ordförande och en ersättare för ord-föranden. En av dessa ska alltid vara närvarande när vallokalen är öppen.
Röstmottagare
Röstmottagare ska tjänstgöra i röstningslokaler. Minst två röstmottagare ska alltid tjänstgöra när röstmottagning äger rum. Röstmottagarna ansvarar bland annat för ordning och genomförandet av röstningen i röstningslokalen.
KAPITEL 3
Planera bemanning
När bemanningen för vallokalerna och röstningslokalerna planeras är det viktigt att valnämnden tar hänsyn till de nya reglerna för de ökade öppettiderna för röstningslokalerna samt att det kan behövas ytterligare resurser för att se till att avskärmningen för valsedlarna följs. Transport av valsedlar från röstningslokaler till vallokalen på valdagen kräver också resurser. När röstningen avslutas och val- lokalen har stängt så ska bland annat den preliminära sammanräkningen av rösterna genomföras och inrapporteras. Avslutningsvis ska valmaterialet transporteras till stiftsstyrelsen enligt stiftens rutiner och anvisningar.
Arvode
Det finns inte några bestämmelser om ersättning till valförrättarna/röstmottagarna i kyrko- ordningen. Det är en fråga för respektive församling/pastorat att ta ställning till om och i så fall vilken ekonomisk ersättning som ska utgå. Vad som gäller i fråga om arvoden är i många fall en del av kyrkofullmäktiges beslut om budget.
Samråd med kyrkoherden
Samråd med kyrkoherden ska ske om valnämnden utser personal anställda i församlingen/pastora-tet för arbeförsamlingen/pastora-tet med valet, eftersom kyrkoherden är den som leder all verksamhet i församlingen/pas-toratet. All rekrytering av personal som tjänstgör i valet bör därför ske via den som har chefs- och arbetsledaransvar. Det kan vara någon annan än kyrkoherden.
3.3.2 Utrustning och material till vallokaler och röstningslokaler
Valnämnden ansvarar för att se till att vallokaler och röstningslokaler har den utrustning som krävs för att kunna genomföra valet.
Kyrkostyrelsen ansvarar för att ta fram merparten av det material som behövs för att genomföra valet och även för att distribuera det till valnämnderna, det vill säga valnämndsmaterialet.
Valnämnderna är mottagare av allt material som behövs för att valet ska kunna genomföras. Val- nämnden ansvarar också för att materialet fördelas till vallokaler och röstningslokaler inom dess ansvarsområde.
3.3.3 Utbildning och information till valförrättare och röstmottagare
Valnämnden har ansvar för att de som ska tjänstgöra som röstmottagare i röstningslokal samt som valförrättare i vallokalen får den utbildning och information som krävs för att de ska kunna fullgöra sitt uppdrag. Alla valförrättare och röstmottagare ska ha genomgått utbildning för att formellt kunna utses till sina uppdrag samt få tjänstgöra under valet. Till stöd för detta finns häften om valförrättarnas och röstmottagarnas uppgifter samt utbildningsfilmer. Det är stiftens ansvar att se till att valnämnd- erna har rätt kunskap för att kunna utbilda valförrättare och röstmottagare.
3.4 CHECKLISTA FÖR VALNÄMNDENS UPPGIFTER
Här finns en checklista med översiktliga uppgifter för valnämnden. Uppgifterna kan utföras i olika tidsföljd, vissa uppgifter har regelverksstyrda datum att förhålla sig till. Det kan komma till uppgifter och datum för er valnämnd som inte finns med i översikterna och checklistan.
KAPITEL 3
Uppgifter om valnämnden finns registrerade i Kyrksam.
Ansökan om eventuell valdistriktsindelning till stiftsstyrelsen.
Godkänna beställning av valnämndsmaterial.
Klart med planering för mottagandet av valnämndsmaterial och vidare distribuering av materialet.
Samråd har skett med kyrkoherden gällande val av vallokal samt röstningslokaler och deras öppettider samt tjänstgörande valförrättare och röstmottagare.
Beslut har fattats om vallokal samt röstningslokaler som ska vara öppna på valdagen samt deras öppettider. Uppgifterna registreras i vallokalsystemet.
Beslut har fattats om vilka röstningslokaler som ska inrättas för val innan valdagen samt deras öppettider. Uppgifterna registreras i vallokalsystemet.
Genomgång av konsekvenser av eventuella indelningsändringar. Finns behov av ny valnämnd?
Vad har indelningsändringarna för betydelse för valet?
Klart med personal som krävs för valets genomförande, efter samråd med kyrkoherden.
Minst fyra valförrättare utsedda i vart och ett av valdistrikten. Bland dessa har en utsetts till ord- förande och en till vice ordförande per valdistrikt.
Röstmottagare för röstningslokaler har utsetts.
Klart med planering av utbildning för valförrättare och röstmottagare.
Samtliga valförrättare och röstmottagare har fått utbildning och information om sina uppgifter.
Klart med ordning för hur dubblettröstkort tillhandahålls väljare vid behov.
Eventuell kontakt har tagits med kommunens valnämnd om lån av valurnor och valskärmar samt eventuellt erfarenhetsutbyte.
Genomgång av befintligt valmaterial, till exempel valurnor, valskärmar och annan utrustning.
Genomgång av lokaler som används under valet. Inställning av låsning, belysning, larm och likn- ande. Verifiering/test av funktionalitet av internetuppkoppling samt tillgång till samtliga grupp- och kandidatlistor i röstningslokalerna. Kontaktuppgifter tillgängliga/noterade till kontaktperson/vaktmästare för de aktuella lokalerna.
Informationsplan för den lokala informationen om kyrkovalet med information om bland annat röstningslokaler, kontakt med vårdinstitut/fängelser/anstalter och liknande för möjligheterna att rösta.
Klart med ordning för hur valsedlar från nomineringsgrupper som deltar i val inom valnämn-dens ansvarsområde ska distribueras till vallokal samt röstningslokaler.
Klart med ordning för hur röster från röstningslokaler som avgivits av röstande inom valnämn-dens ansvarsområde ska överlämnas så att rösterna är i vallokalerna innan lokalerna stänger samt för hur röster ska hanteras i röstningslokal som håller öppet till klockan 20.00 där rösterna inte hinner transporteras till vallokalen innan stängning.
Klart med ordning för hur röstlängder tas emot och distribueras till vallokalerna.
Klart med ordning för hur grupp- och kandidatförteckningar och resultatbilaga (B3) tas emot och distribueras till vallokalerna.
Klart med ordning för hur grupp- och kandidatförteckningar tas emot och distribueras till röst-ningslokalerna.
Klart med planering av valdagen, kommunikation mellan valnämnden och vallokalerna samt ordning för hur handlingarna från vallokalerna överlämnas till valnämnderna.
Klart med planering för slutgiltig leverans av material till stiftskansliet enligt stiftens rutiner och anvisningar.
En ansvarig person utsedd för rapportering och registrering av preliminärt valresultat. Även ersättare har utsetts ifall ordinarie person får förhinder.
3.5 FÖRSLAG TILL ARBETSORDNING FÖR VALNÄMND MED KOMMENTARER Valnämndens uppgifter
1 § Valnämndens uppgifter framgår av kyrkoordningen och i kyrkostyrelsens beslut (SvKB 2019:17) med närmare bestämmelser om direkta val.
Kallelse
2 § Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträden.
Kallelse ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.
Av kallelsen bör framgå vilka ärenden som ska behandlas. Ordföranden bestämmer vilka handlingar som ska bifogas kallelsen.
Kallelsen ska minst 7 dagar före sammanträdesdagen lämnas till ledamöter och ersättare på lämpligt sätt. Om ett ärende är brådskande får kallelse ske inom kortare tid och på annat sätt.
Inkallande av ersättare
3 § En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av sammanträdet ska snarast anmäla detta till valnämndens ordförande eller någon anställd som valnämnden utsett.
Denne ska kalla den ersättare som står i tur att tjänstgöra.
Justering av protokoll
4 § Protokollet justeras av ordförande och ytterligare en ledamot. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska redovisas skriftligt innan val-nämnden justerar den.
KOMMENTARER TILL FÖRSLAGET TILL ARBETSORDNING FÖR VALNÄMND Inledning
Valnämnden är en obligatorisk nämnd som enligt 38 kap. 3 § kyrkoordningen ska finnas i varje för-samling eller, om förför-samlingen ingår i ett pastorat, i pastoratet med ansvar för valets genomförande.
Ledamöter och ersättare i valnämnden väljs av kyrkofullmäktige till det antal som fullmäktige bestämmer. De väljs för fyra år, räknat från och med den 1 januari året efter valåret. Antalet ledamö-ter i valnämnden får inte vara färre än tre och antalet ersättare ska vara minst hälften av antalet leda-möter (38 kap. 4 § kyrkoordningen). Sistnämnda reglering om miniminivå för antalet ersättare beslutades av kyrkomötet 2019 och tillämpas första gången när det nyvalda kyrkofullmäktige efter kyrkovalet 2021 förrättar val till valnämnd, men har under flera mandatperioder varit en rekom-menderad sammansättning.
Om en ändrad lokal struktur innebär att en ny församling som inte ingår i ett pastorat eller ett nytt pastorat bildas och interimsdelegerade har utsetts, ska i stället interimsdelegerade välja ledamöter och ersättare i en valnämnd som ansvarar för genomförandet av valet enligt den nya indelningen/struk-turen.
Kyrkoherden har rätt att närvara vid valnämndens sammanträden och delta i överläggningarna, men inte i besluten (38 kap. 4 a §). Kyrkoherden har också rätt att lämna en särskild mening till protokollet.
Före beslut om vilka röstmottagningsställen som ska anordnas och om öppettider för dessa ska val-nämnden enligt 38 kap. 51 b § kyrkoordningen samråda med kyrkoherden. Samråd behöver också ske när det gäller att utse röstmottagare bland anställda, eftersom kyrkoherden leder all verksamhet i församlingen och pastoratet.
KAPITEL 3
I övrigt när det gäller frågor om hur till exempel arbetet ska bedrivas, om jäv, om ordförandens upp-gifter, om protokoll med mera tillämpas samma bestämmelser som för kyrkorådet, se 38 kap. 5 § som hänvisar till 4 kap. 9–18 §§ kyrkoordningen)
Valnämndens uppgifter, 1 §
Det finns vissa bestämmelser om valnämndens konkreta uppgifter i kyrkoordningen. De uppgifter som framgår av kyrkoordningen är i huvudsak:
yansvara för valets genomförande (lokalt) och biträda stiftsstyrelsen (38 kap. 3 §) ysamråd med stiftsstyrelsen inför beslut om valdistriktsindelning (38 kap. 20 §) yse till att det finns blanka valsedlar för vallokal och röstningslokaler (38 kap. 32 §)
yta emot röstlängder och göra eventuella rättelser på uppdrag från kyrkostyrelsen (38 kap. 41 a §) yta emot valkuvert och andra ytterkuvert som ska används vid valet (38 kap. 42 §)
ybesluta om vilka lokaler som ska vara vallokaler och röstningslokaler för förtidsröstning (38 kap. 50 §)
yutse valförrättare och röstmottagare (38 kap. 53 §)
yfrån valförrättare, efter den preliminära sammanräkningen i vallokalen, ta emot röstlängd, protokoll, ytterkuvert samt valsedlar i förseglade omslag och därefter omgående vidarebefordra samtliga dessa handlingar till stiftsstyrelsen (38 kap. 58 §).
Ytterligare bestämmelser om valnämndens uppgifter finns i kyrkostyrelsens beslut (SvKB 2019:17) med närmare bestämmelser om direkta val. Där anges följande uppgifter:
ysvara för viss information om valet till röstberättigade samt information till församlingar/pastorat om vikten av likabehandling av nomineringsgrupper (13 §)
ytillhandahålla dubblettröstkort (14 §)
ysenast den 1 april under valåret i vallokalssystemet registrera vallokaler med öppettider samt röstningslokaler som ska hållas öppna på valdagen och öppettiderna för dessa (16 §)
ybesluta om öppettider för vallokaler (16 §)
yvidarebefordra omslagen med fönsterkuvert till stiftsstyrelsen (50 §)
ybesluta hur omslag med fönsterkuvert som avser väljare inom det egna ansvarsområdet ska överlämnas till ordföranden för valförrättarna i respektive valdistrikt (50 §)
yvidarebefordra protokoll och anteckningar från valförrättning och röstmottagning till stifts- styrelsen (53 §).
Kallelse, 2 §
Kyrkoordningen innehåller inga bestämmelser om kallelse till sammanträdena. Det är därför lämp-ligt att ta in sådana i förslaget till arbetsordningen.
Det är rimligt att kallelse till ett sammanträde går ut minst en vecka i förväg. Undantagsregeln i sista stycket bör inte bli regel, utan är endast avsedd för plötsligt uppkomna ärenden som kräver snabba beslut. Av 4 kap. 13 § kyrkoordningen framgår när sammanträden ska hållas.
Inkallande av ersättare, 3 §
Genom den föreslagna bestämmelsen klargörs hur det rent faktiskt ska gå till när en ledamot har förhinder att närvara vid ett sammanträde, då det i kyrkoordningen saknas bestämmelser om detta.
Bestämmelser om ersättarnas tjänstgöring finns i 4 kap. 14 § kyrkoordningen som i sin tur hänvisar till vad som gäller i kyrkofullmäktige enligt 3 kap. 14–16 §§. Av 39 kap. 2 och 18 §§ framgår vidare i vilken ordning ersättarna ska träda in.
Justering av protokoll, 4 §
Bestämmelserna om justering finns i 4 kap. 18 § kyrkoordningen med hänvisning till 3 kap. 39–40 §§.
I arbetsordningen bör dock regleras vilka som ska justera. Förslaget i arbetsordningen om att det är ordföranden och ytterligare en ledamot som ska justera protokollet stämmer överens med vad som hittills brukat tillämpas i kyrkoråd.
Syftet med andra stycket i den föreslagna bestämmelsen är att det i efterhand inte ska behöva uppstå några oklarheter om innehållet i den omedelbart justerade paragrafen. Observera att systemet med omedelbar justering endast bör tillgripas när ett ärende är så brådskande att man inte kan avvakta med verkställighet till dess protokollet är justerat på sedvanligt sätt.
Beslutsfattande på distans
Den 1 januari 2020 trädde nya bestämmelser i kraft som möjliggör deltagande på distans i bland annat kyrkofullmäktige, se 4 kap. 15 a § kyrkoordningen. Ändringen medför att det finns möjlighet även för valnämnder att besluta om att ledamöter får delta i nämndens sammanträden på distans, om kyrkofullmäktige har medgivit detta. För det fall att en valnämnd beslutar detta ska deltagandet ske på det sätt som anges i 3 kap. 17 § första stycket.
För att hantera hela valprocessen tillhandahåller kyrkostyrelsen stödsystem för att samla in den information som behövs för att kunna genomföra ett kyrkoval. Grunden för valprocessen är Svenska kyrkans organisatoriska struktur, det vill säga indelningen. Den organisatoriska strukturen utgör grund för att fastställa vilken församling som var och en av Svenska kyrkans medlemmar till-hör och för att kunna genomföra kyrkoval och välja förtroendevalda till kyrkofullmäktige, stiftsfull-mäktige och kyrkomötet. Systemen används vid olika tidpunkt och av olika målgrupper (se bild under 4.2).
4.1 ÖVERSIKT
Bilden nedan beskriver de olika processerna i kyrkovalet och i vilken ordning de kommer. Bilden ska läsas nerifrån och upp och börjar med Svenska kyrkans indelning.
Valdag Efterträdarval
Valresultat
Valsedlar Grupp- och kandidatförteckningar
Resultatbilagor
Nomineringsgrupper
och kandidater Beställningar valmaterial
Valorganisation
Indelning
Röstberättigade Leverans av valmaterial Röstkort &
röstlängd
Valprocessen
och stödsystem
KAPITEL 4
Här följer en kort beskrivning av respektive stödsystem. För utförligare instruktioner om hur regist-reringarna görs hänvisas till respektive manual på internwww.svenskakyrkan.se/kyrkoval. 4.1.1 Valorganisationssystemet
Valorganisationssystemet är det IT-stöd som finns för att registrera den beslutade valorganisationen och läggs ovanpå Svenska kyrkans indelning. Här registreras information om var det direktvalda organet finns, vilken valtyp det handlar om (kyrkomöte, stiftsfullmäktige eller kyrkofullmäktige), totalt antal mandat (antal ledamöter som ska utses) samt ersättarkvot och utjämningsmandat.
4.1.2 Vallokalssystemet
I Vallokalssystemet registreras valdistrikt samt vallokaler och röstningslokaler. Uppgifterna i Val- lokalssystemet ligger till grund för information på röstkortet och i röstlängden samt för den externa visningen av vallokaler och röstningslokaler på webben för allmänheten. Registreringen i Vallokals- systemet sker i olika perioder.
4.1.3 Grupp- och kandidatsystemet
Grupp- och kandidatsystemet är det IT-stöd som används vid registrering av nomineringsgrupper, kandidater och valsedelsbeställningar. I systemet registreras också nomineringsgruppernas kontakt-uppgifter liksom gruppens ombud och övriga uppdrag. Informationen i Grupp- och kandidatsystemet ligger till grund för den grupp- och kandidatförteckning som ska finnas i varje vallokal och röstnings- lokal samt för den externa visningen av nomineringsgrupper och kandidater på webben för allmän-heten.
4.1.4 Kandidatvisning
Via systemet Kandidatvisningen presenteras samtliga nomineringsgrupper och kandidater som man kan rösta på i kyrkovalet. Informationen finns tillgänglig på svenskakyrkan.se/kyrkoval
Via systemet Kandidatvisningen presenteras samtliga nomineringsgrupper och kandidater som man kan rösta på i kyrkovalet. Informationen finns tillgänglig på svenskakyrkan.se/kyrkoval