705-5284-2016
Miljönämnden i Trosa kommun har tagit del av underrättelse med anledning av tillsyn enligt alkohollagen (SFS 2010:1622) och Tobakslagen (SFS 1993:581).
Länsstyrelsen i Södermanland besökte Trosa kommun under en heldag 2016-11-30.
Syfte med Länsstyrelsens besök var att kontrollera kommunens tillsynsarbete under perioden 2015 och 2016 gällande alkohol- och tobakslagen. Trosa kommun välkomnade Länsstyrelsens tillsyn av verksamheten och har vidtagit en rad förbättringsåtgärder sedan besöket 2016.
Intrycket efter Länsstyrelsens tillsynsbesök var positivt och vi uppfattade efter
Länsstyrelsens muntliga återkoppling att vi endast hade ett fåtal brister men att vi på det stora hela hade en väl fungerade tillsyn enligt alkohol- och tobakslagen. Bristerna som påtalades muntligt åtgärdades efter besöket.
Vi tycker dock inte att underrättelsen reflekterar den muntliga återkoppling som gavs.
Den reflekterar heller inte den bedömning som Länsstyrelsen gör varje år där Trosa kommun har fått betyget godkänt för tobaks- och folkölstillsynen. Det är beklagligt att Länsstyrelsens skriftliga återkoppling från deras tillsynsbesök har tagit nästan två år att upprätta. Vår verksamhet förändras och förbättras kontinuerligt och på två år hinner mycket att ske. Det är svårare att bemöta Länsstyrelsens kritik när det har gått så lång tid eftersom bland annat rutiner och delegationsordning har uppdaterats sedan dess.
Hade vi mottagit underrättelsen tidigare hade vi också kunnat åtgärda bristerna mer skyndsamt.
Miljönämnden har följande synpunkter på underrättelsen:
Organisation och delegationsordning
Felaktigheter i delegationsordningen har åtgärdats. Det är inget krav på att ha lagrumshänvisning med i delegationsordningen. Punkten 7.1 är formulerad så det tydligt framgår vad delegationen omfattar, trots avsaknad av lagrumshänvisning.
Beslut som förbud och avslag finns inte med i delegationsordningen eftersom dessa alltid är nämndsbeslut.
Riktlinjer, tillsynsplaner och övergripande styrdokument
När det gäller riktlinjer är det otydligt vad som är en brist och där vi inte följer lagstiftningen. Riktlinjer för folkhälsoarbetet upprättas ej av miljönämnden. Riktlinjer för serveringstillstånd kommer att uppdateras under 2019.
Handläggarnas arbetssituation Inga synpunkter.
Sida 2 av 5
Länsstyrelsens aktgranskning av tillståndsprövningen Brister gällande ansökan och kommunens utredning:
Majoriteten av ansökningar inkommer nu via kommunens e-tjänst där det per automatik skickas ett meddelande till sökande att kommunen mottagit ansökan.
Sökande kan via e-tjänsten följa sitt ärende samt se vilken inspektör som handlägger ärendet. Sökande informeras alltid muntligt eller skriftligt om ansökan ej är komplett.
Om ansökan inkommer med post skickar alkoholinspektörerna bekräftelse via e-post eller meddelar sökande via telefon.
Ny rutin sedan Länsstyrelsens besök har upprättats gällande ansökan om utökad serveringstid. Alla datum som utökad serveringstid önskas måste anges av sökande innan ansökan anses vara komplett och tillstånd ges.
Alla ansökningar som inkommer via e-tjänsten stämplas med datum digitalt. Övriga ansökningar ankomststämplas alltid av administratör eller handläggare innan ärendet diarieförs i ärendehanteringssystemet.
Kommunen skickar alltid remisser till Polismyndigheten när lagstiftningen kräver detta.
Majoriteten av de ärenden Länsstyrelsen hänvisar till gäller ett hotell som har ett stadigvarande serveringstillstånd och som vid slutna sällskap såsom bröllop och födelsedagsfester vill kunna servera sällskapet alkohol längre än vad deras stadigvarande tillstånd medger. Det slutna sällskapet abonnerar ofta hotellet och kretsen har varit känd för tillståndsinnehavaren.
I 8 kap. 11 § Alkohollagen (2010:1622) framgår att en ansökan om stadigvarande serveringstillstånd får inte bifallas utan att Polismyndighetens yttrande har inhämtats.
Detsamma gäller, om det inte rör sig om arrangemang av endast obetydlig omfattning, tillfälligt serveringstillstånd för servering till allmänheten.
Enligt miljönämndens tolkning av lagstiftningen behövs inte ett yttrande från Polismyndigheten då det rör sig om arrangemang av obetydlig karaktär till slutna sällskap. En kopia på beslutet skickas alltid till Polismyndigheten.
I beslutet anges arrangemang och därmed vilket slutet sällskap det handlar om som exempelvis bröllop eller födelsedagsfest. Eftersom kretsen är känd för tillståndshavaren och det handlar om slutna sällskap anser vi att en deltagarlista ej är nödvändig för att kunna besluta i ärendet. Skulle misstanke finnas om att det handlar om ett fingerat slutet sällskap begärs en deltagarlista in innan tillstånd beviljas.
Ny rutin har upprättats gällande ansökan om utökad serveringstid.
Alkoholinspektörerna skickar alltid en remiss till miljökontoret gällande hälsoskydd och livsmedel.
Beslut och tillståndsbevis:
Datum måste anges i ansökan innan beslut kan tas. Alla datum som sökande beviljas utökad serveringstid anges alltid i beslutet.
Särskilda skäl kommer från och med nu att anges enligt riktlinjerna som motiverar varför kommunen beviljar utökad serveringstid. Riktlinjerna kommer att uppdateras med information kring detta.
Obligatorisk uppgift om serveringsytan saknas inte utan finns angett i det befintliga tillståndet.
Sida 3 av 5
beslutet.
Alla beslut tagna sedan 2016 har skickats till Folkhälsomyndigheten för kännedom.
Tillsyn inom alkoholområdet Inga synpunkter
Ansvarsfull alkoholservering Inga synpunkter
Anmälan om försäljning av tobak och folköl
Anmälan om försäljning av tobak och folköl finns sedan 2017 även som e-tjänst. Där ges information om regler vid försäljning samt om krav på att ett egenkontrollprogram (EKP) ska upprättas. Det framgår tydligt att ett EKP ska bifogas anmälan för tobak.
Länsstyrelsens granskning av anmälningsärenden
Länsstyrelsen granskade tre ärenden från 2015. Dessa ärenden var handlagda i OL2.
Eftersom ärendehanteringen inte fungerade optimalt i OL2, infördes en ny rutin 1 januari 2016. Den nya rutinen innebar att miljökontoret hanterar alla ärenden gällande tobak och folköl i ECOS. Det är ett ärendehanteringssystem som kontoret använder till miljö- och livsmedelsärenden. Sedan dess förekommer inga rapporter eller beslut utan diarienummer. Detta kommunicerades till Länsstyrelsen under deras besök 30
november 2016.
När miljökontoret bytte ärendehanteringssystem flyttades ett ärende över från OL2 till ECOS. Det var den anmälan som inkom 7 oktober 2015. Eftersom det var en ny
anmälan och ett nytt objekt var det relevant att flytta över anmälan till ECOS. Ärendet registrerades i ECOS 2016, därav diarienumret. Vi använder 2018 fortfarande ECOS och alla inkomna ärenden registreras och diarieförs korrekt och enligt rutin.
Länsstyrelsen besökte kommunen i slutet på 2016 och påstår att kommunen inte genomfört tillsyn trots att det fanns skäl till det. Eftersom det inte anges i
underrättelsen vilka försäljningsställen som inte fått tillsyn är det svårt att bemöta påståendet. Enligt miljökontorets tillsynsregister har alla försäljningsställen fått minst ett besök under perioden 2015-2016 i enlighet med miljönämndens tillsynsplan.
Enligt gällande lagstiftning krävs att försäljare av folköl har upprättat ett
egenkontrollprogram när försäljningen påbörjas men det finns inget krav att den ska bifogas anmälan. Det kravet gäller endast tobak. Egenkontrollprogrammet granskas på försäljningsstället för folköl. Miljönämnden följer kraven i lagstiftningen och inte kraven i riktlinjerna som behöver revideras.
Rutinen när det uppdagas att ett försäljningsställe inte anmält försäljning av tobak eller folköl är att verksamheten uppmanas att genast upphöra med försäljningen och
inkomma med en anmälan. Skulle inte anmälan inkomma under samma dag beslutas om förbud att sälja varorna.
Tillsyn av försäljning av tobak och folköl
Kontrollköp har genomförts sedan Länsstyrelsens besök.
Länsstyrelsens granskning av tillsynsdokumentation avseende tobak, folköl
Gällande Länsstyrelsens iakttagelse att dokumentationen är sparsam så är vår rutin att kommuniceringen ska vara tydlig och enkel för näringsidkaren att förstå. Om en
checklista skulle användas beskrivs resultatet i rapporten och checklistan sparas inte.
Skulle foton tas förvaras dessa i originalakten. Länsstyrelsen påpekar att det saknas tillsynsrapporter. Kontrollrapporten som alltid upprättas är en tillsynsrapport.
Sida 4 av 5
det var originalhandlingar som begärdes ut skrevs kontrollrapporterna och besluten ut från ärendehanteringssystemet ECOS och OL2. Dessa dokument saknar påskrift samt bilagor.
Alla våra dokument upprättas i systemen som sedan skrivs ut och skrivs på. Påskrivet original skickas till försäljningsstället och en kopia sparas i akten. Inga påskrivna dokument finns i ECOS eller OL2. Vi scannar heller inte in bilagor i ECOS utan bilagor skickas endast till försäljningsstället och sparas inte i akten. Krav på att spara bilagor som dekaler eller broschyrer om regler kring försäljning i akten eller i ECOS finns inte.
Krav på att ha påskrivna rapporter eller beslut i ECOS finns inte utan kravet finns att dessa ska finnas i originalakten. Till följd av Länsstyrelsens underrättelse har bilagan Hur man överklagar lagts in i beslutsmallar och kommer fortsättningsvis att sparas i akten.
Miljökontoret har inte varit konsekvent i att dokumentera klockslag i rapporterna.
Datum dokumenteras alltid. Klockslag dokumenteras i rapporten om det har betydelse för tillsynen, t ex om brister uppmärksammas där det handlar om personansvar. Finns det ett lagkrav på att vi alltid ska dokumentera klockslag kommer vi givetvis att ändra våra rutiner.
I kontrollrapporten dokumenteras de brister som uppmärksammas. Bristerna kommuniceras också på plats under tillsynsbesöket. Det resulterar ofta i att
verksamheten självmant åtgärdar bristerna. Skulle inte företaget självmant åtgärda bristerna skrivs ett överklagbart beslut om åtgärd. Det är inte rättssäkert att ställa krav på åtgärd eller att tala om vilka åtgärder näringsidkaren ska vidta i en rapport. Skulle näringsidkaren behöva råd och stöd om hur bristerna kan åtgärdas ges muntliga förslag på detta samt att hjälpmedel som folkhälsomyndighetens broschyrerna Att sälja
tobak/folköl ges till näringsidkaren.
Rökfria miljöer Inga synpunkter.
Länsstyrelsens granskning av tillsynsdokumentation avseende rökfria miljöer Eftersom tillsynen har gjorts i samband med annan tillsyn har tillsynsrapporterna bakats ihop. Tillsynen har gjorts tillsammans med hälsoskyddstillsyn och
livsmedelskontroll där det inte ställs krav på redovisning av klockslag utan datum räcker. Finns det ett lagkrav på att vi ska dokumentera klockslag gällande tillsyn av rökfria miljöer kommer vi fortsättningsvis att följa lagkravet.
Varje brist redovisas separat inom respektive tillsynsområde. Finns inget beskrivet gällande rökfria miljöer betyder det att ingen brist uppmärksammades av inspektören.
I de fall brister uppmärksammas kommuniceras det på direkten till den som ansvarar samt att bristen beskrivs i tillsynsrapporten. Det viktigaste för oss har varit att tillsynen faktiskt blir genomförd och att reglerna kring rökfria miljöer tas upp med ansvariga på skolor, förskolor och fritidsgårdar samt att vi säkerställer att inga askkoppar finns på skolgårdar eller andra utomhusmiljöer där barn vistas och att skyltar om rökförbud finns uppsatta. Sekundärt har varit att skriva rapporter med mer text än vad som är nödvändigt.
Om bristerna är av allvarlig karaktär måste ett beslut upprättas med krav på åtgärder.
Det är inte rättssäkert att ställa kraven i en rapport som inte kan överklagas.
Från och med 2019 införs en ny rutin så att rökfria miljöer redovisas separat i en egen tillsynsrapport.
Skulle det uppmärksammas att rökning sker på andra rökfria miljöer, utöver barn- och ungdomsverksamhet, som finns beskrivna i tobakslagen kontaktas den som är
lokalansvarig och en tillsynsrapport upprättas.
Sida 5 av 5
Susanne Wase Smith Miljöchef
Bilagor
1. Länsstyrelsens underrättelse Dnr 705-5284-2016
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: trosa@trosa.se www.trosa.se
Kanslienheten Melissa Bojang Nämndsekreterare 0156-522 78
melissa.bojang@trosa.se
Datum 2018-08-02 Diarienummer MN 2018/2