Syntax - den logiska strukturen

Syntax beskriver de regler för hur enskilda enheter sätts samman till komplexa strukturer. Avsnittet avslutas med en sammanställning över syntaktiska krav på utformning av modeller från teorin. Dessa återfinns som en del i kravspecifikationen (bilaga 2) och har legat till grund i modellval och utvärderingen av befintliga modeller.

5.2.1 Eftersträva enkelhet

Användningen av en modell är starkt kopplat till hur enkel den är att förstå. Det har visat sig att strikta och detaljerade processbeskrivningar överges snart efter att de har introducerats (Meier, 2007). Enkla verktyg motiverar användande, medan sofistikerade verktyg med många funktioner ofta upplevs överväldigande och obegripliga. Samtidigt visar det sig att det oftast bara är en bråkdel av alla funktioner som används. Optimalt vore en programvara anpassat för att exakt stödja de funktionerna som behövs för respektive projekt. Den aspekten med övervägande påverkan på upplevelsen av processkartan är enligt Mendling et al (2007) storleken. Kartor med samma antal aktiviteter tenderar att ha liknande förståelsegrad. Andra faktorer som anses förenkla förståelsen avsevärt är tydlig struktur och modularitet. Svårigheten är att ta fram en modell med rätt nivå, som inte minskar kreativiteten i arbetet med för mycket detaljer.

5.2.2 Fokus på att visualisera kommunikation gör modellen enklare att förstå

Kock et al (2008) beskriver hur processbeskrivningen håller högre kvalitet om fokus ligger på kommunikationsflöden framför aktiviteter och element.

En modell med fokus på att visualisera kommunikation ses både som enklare att ta fram och enklare att förstå. Modellen kommer även att uppfattas som mer noggrant utförd än en modell med lägre fokus på att visualisera kommunikation. (Kock et al, 2008)

Utformningsaspekter för processmodeller

35

5.2.3 Beskriv komplexa modeller i olika nivåer

Anjard (1995) liknar en processkarta med en lök och förespråkar en karta byggd i olika nivåer med högre detaljeringsgrad ju längre ner man kommer. Kim et al (2000) skriver om hur en alltför komplex process inte kan beskrivas i en dimension och föreslår då en processmodell där hela processen delas upp i delprocesser hierarkiskt ordnade, se Figur 5. Det är en struktur som underlättar för användaren att koppla ihop process med faktisk uppgift. Anjard (1995) föreslår en numrering för att tydligt visa var i de olika nivåerna som man befinner sig.

Figur 5. The Nested Process: en modell av Kim et al (2000)

5.2.4 Tvärfunktionalitet framför linjäritet

Ofta berörs flera olika avdelningar av en process och hänsyn måste tas till beroenden och oberoende mellan avdelningar. Det görs i en så kallad tvärfunktionell karta som skiljer sig från en linjär process genom att den visar hur processen flyter genom de olika avdelningarna, visar på vilken avdelning som ansvarar för vilket steg och förtydligar gränssnitten dem emellan. Den tvärfunktionella processkartan visar även vilka aktiviteter som sker parallellt på de olika avdelningarna. En tvärfunktionell process visar tydligt på relationen med kunden.

5.2.5 Eftersträva interaktiva processer vid utveckling Bottom-up

Adaptiva system är i grunden utvecklade för en effektivare implementering av arbetsflöden Top-down (Jørgensen, 2004). Interaktiva arbetsflöden understöder istället

Bottom-up utveckling av arbetsflödet vilket möjliggör medarbetarbestämmande.

Genom att se utvecklingen av verksamhetsflöden som en interaktiv process skapas förutsättningar för en mer flexibel process, utan att för den delen behöva öka komplexiteten i systemet eller modelleringsspråket. Håvard (2005) skriver om vikten men även utmaningen i kunskapsintensiva organisationer att kunna hålla en processmodell levande och föreslår att göra den mer interaktiv. Jørgensen (2004) definierar en modell som aktiv om den påverkar verkligheten, vilket innefattar att aktörer tolkar modellen och anpassar sitt beteende efter den. Modellen anses däremot interaktiv om den underhålls och uppdateras av flera inblandade. Interaktiva modeller

Utformningsaspekter för processmodeller

36

har större krav på begriplighet och användarvänlighet då de involverar personer med mindre erfarenhet av processmodellering, men även för att utveckling och lärande kräver mer frekventa uppdateringar. Nyckeln till interaktiva processer är att möjliggöra för att användarna ska vara delaktiga i modelleringsarbetet, och inte endast fungera som informationskällor (Jørgensen, 2004).

Flexibla, interaktiva modeller som är anpassade för slutanvändaren stödjer en bottom-up strategi för arbetet med ständiga förbättringar. Detta genom att delegera ut mer ansvar till dem med störst kundkontakt (Håvard, 2005).

En god processbeskrivning innehåller inte endast en uppradning av aktiviteter, utan kommunicera mjuka faktorer som vad processen syftar att tillföra och förtydliga hur den ska användas. För användaren är det viktigt att kunna arbeta med processen och kunna ta del av konkret information. Därmed är det viktigt att integrera projektinformation och dokumentation med direkta länkar i processmodellen. Jørgensen (2004) har sammanställt 13 egenskaper som är viktiga vid utformning av modeller som är anpassade för involvering av slutanvändarna, se Tabell 4.

Tabell 4. Egenskaper definierade av Jørgensen (2004) som är viktiga vid utformning av modeller

anpassade för involvering av slutanvändarna.

Egenskaper

1 Enkelt språk

2 Visuellt, grafiskt språk

3 Användar- och domänorienterade språk

4 Utvecklad modellsemantik

5 Lokala förändringar, processhistoria, version

6 Ofullständiga modeller

7 Individanpassning och kontextualisering

8 Generalisering, analys, mätetal

9 Strukturerade mallar

10 Sammansättning av komponentmallar 11 Beskrivning av användningsområden 12 Anpassningsbart språk

Utformningsaspekter för processmodeller

37

5.2.6 Mängden system försvårar navigeringen

Det finns idag en risk med all tillgänglig teknologi. Den stora mängd system som ofta används försvårar möjligheten att få en översikt och därmed möjligheten att hitta rätt kunskap eller information inom företaget. För att förhindra det kan man införa verktyg som uppmuntrar samarbete, underlättar navigering genom olika system och tydligt kopplar ihop tillgänglig information.