Institutionen leds av prefekten som också har ett övergripande ansvar för arbetsmiljöfrågor. Till sin hjälp har prefekten en ställföreträdande prefekt och en arbetsmiljögrupp. Arbetsmiljögruppen består av prefekten (Andrei Chabes, ordf./smk), en administratör (Clas Wikström), arbetmiljöombudet Elin Larsson, ersättare Clas Wikström, miljörepresentant Anna Karin Nilsson, brandskyddsombudet (Pia Osterman) och kontaktpersonen för strålskyddsarbetet (Anna Shetsova). Förutom dessa personer finns även en ansvarig för brandfarliga ämnen (Jürgen Schleucher)
Institutionen har även en lokal samverkansgrupp (LSG) som sammanträder regelbundet. Den lokala samverkansgruppen består av prefekten, ställföreträdande prefekten, administrativa samordnaren (Ingrid Råberg), representant för doktoranderna (Ulf Persson) samt representanter för de olika fackföreningarna.
En bra arbetsmiljö är av stor betydelse för att institutionen ska kunna rekrytera kvalificerade
medarbetare och studenter vilket i sin tur är grundläggande för att institutionen ska kunna producera konkurrenskraftig forskning och bedriva högkvalitativ grund- och forskarutbildning. Det är viktigt att poängtera att alla medarbetare har ett handlingsansvar för arbetsmiljön inom sitt
verksamhetsområde, även om specifika uppgifter hänförs till specifika personer/arbetsgrupper.
Följande övergripande riktlinjer ska vara vägledande för institutionens arbete med arbetsmiljöfrågor:
• att arbetsmiljöverksamheten skall vara en integrerad del av institutionens totala verksamhet
• att ingen skall drabbas av psykisk eller fysisk ohälsa eller skador på grund av arbetet
• att prefekt och de som tilldelats uppgifter i arbetsmiljöplanen skall ha kompetens, befogenheter och resurser att lösa sina arbetsuppgifter på ett tillfredsställande sätt
• att alla nyanställda och studerande skall få erforderlig introduktion om sin nya arbetsplats
• att institutionen ska verka för att negativ miljöpåverkan från vår verksamhet minskar
• att utbilda, stödja och motivera personal att utföra sina uppgifter på ett miljömässigt ansvarsfullt sätt, där tillämpliga delar av lagstiftning och föreskrifter utgör en miniminivå
2.1 Delegationsförteckning
Uppgift Ansvarig Namn Tidplan
Arbetsledning för personal o
forskargrupper
Respektive gruppledare Löpande
Psykosocial genomgång
Prefekt Andrei Chabes Årligen
Skyddsrond fysisk miljö
Prefekt/Arbetsmiljöombud Andrei Chabes/Anna Karin Nilsson (f.d.
arbetsmiljöombud)
Årligen
Kartläggning av risker
Prefekt/Arbetsmiljöombud Andrei Chabes/ Elin larsson (nuvarande
Årligen
arbetsmiljöombud) Kartläggning av
utrustningsbehov
Infrastrukturgruppen Infrastrukturgruppen Löpande
Uppdatering av ansvarsområden
Infrastrukturgruppen Infrastrukturgruppen Terminsvis
Sjukfrånvaro Prefekt Andrei Chabes Löpande
Utvecklingssamtal TA-personal
Prefekt Andrei Chabes Årligen
Utvecklingssamtal övriga
Prefekt och gruppledare Andrei Chabes och gruppledare
Jürgen Schleucher Löpande
Handlingsansvar kurser
Studierektor grundutbildning
Andrei Chabes Löpande
2.2 Rutiner för undersökning av arbetsmiljön
En kombinerad arbetsmiljö- och brandskyddsrond sker årligen i januari. Vi denna deltar prefekten, arbetsmiljöombudet, brandskyddsombudet, KBCs servicechef samt alla som vill från
arbetsmiljögruppen. Vid olika tillfällen har även olika representanter för Umeå universitet samt HAMO deltagit. Dokumentationen sker genom att ett åtgärdsprotokoll upprättas för varje rum på institutionen. Förslag på åtgärder överlämnas sedan till respektive rumsansvarig person.
Information sker via e-post och de anslagstavlor som finns på plan 5 i kemihuset. Institutionens gruppledare träffas den första måndagen varje månad för övergripande diskussioner om forsknings-, forskarutbildnings-, och grundutbildningsfrågor. Minnesanteckningar från dessa möten skickas till all personal via e-post. Varje månad genomförs också ett möte, APT, mellan prefekt och de olika
personalkategorierna där olika arbetsmiljörelaterade frågor ventileras.
Prefekten utför medarbetarsamtal med alla lärare samt med TA-personal som är gemensam för institutionen. Medarbetarsamtal med forskargruppernas TA-personal, doktorander och postdoktorer har delegerats till respektive gruppledare, men anställda som önskar erbjuds också möjlighet till medarbetarsamtal med prefekten. Ambitionen är att dessa samtal ska genomföras årligen. En mall för dessa samtal har utarbetats och kan rekvireras från prefekt eller administratör. Vid
medarbetarsamtalet kan också lönefrågor tas, alternativt kan ett särskilt lönesamtal hållas.
2.3 Rutiner för informationsspridning inom institutionen
Information sker via e-post och de anslagstavlor som finns på plan 5 i kemihuset. Institutionens gruppledare träffas den första måndagen varje månad för övergripande diskussioner om forsknings-, forskarutbildnings-, och grundutbildningsfrågor. Minnesanteckningar från dessa möten skickas till all personal via e-post. Varje månad genomförs också APT mellan prefekt och de olika
personalkategorierna där olika arbetsmiljörelaterade frågor ventileras.
Prefekten har också utsett två stycken studierektorer. Studierektorn för grundutbildning ansvarar för att hålla sig uppdaterad om grundutbildningsfrågor, att koordinera arbetet mellan institutionens olika kurser, att koordinera arbetet mellan lärare och doktorandgrupp samt att informera institutionens anställda om nyheter och regler som rör grundutbildning. Studierektorn för forskarutbildning ansvarar för att hålla sig uppdaterad om frågor som rör forskarutbildning, att fungera som kontaktperson för doktorander inför t ex halvtidsseminarier och disputation, att fungera som
kontaktperson för institutionens forskare inför registrering av forskarstuderande, samt att informera institutionens personal om nyheter och regler som rör forskarutbildning.
Slutligen arrangerar institutionen vart annat år så kallade institutionsdagar då all personal gemensamt samlas för att utvärdera och diskutera institutionens arbete under tiden från de närmast föregående institutionsdagarna, samt för att planera arbetet för den närmaste tvåårsperioden. Vid dessa informationsdagar lämnas omfattande utrymme för information både från institutionsledning och från alla anställda.
2.4 Rutiner för medarbetarsamtal
Prefekten utför medarbetarsamtal med alla lärare samt med TA-personal som är gemensam för institutionen. Medarbetarsamtal med forskargruppernas TA-personal, doktorander och postdoktorer har delegerats till respektive gruppledare, men anställda som önskar erbjuds också möjlighet till medarbetarsamtal med prefekten. Ambitionen är att dessa samtal ska genomföras årligen. En mall för dessa samtal har utarbetats och kan rekvireras från prefekt eller administratör. Vid
medarbetarsamtalet kan också lönefrågor tas, alternativt kan ett särskilt lönesamtal hållas.
2.4.1 Lönepolicy
Institutionens lönepolicy omfattar den som finns vid universitetet (dnr 300-376-13).
Medarbetarsamtalet ska tillsammans med institutionens lönekriterier användas som underlag för prefektens löneförslag till dekanus. Därefter lämnar prefekten en motivering till den nya lönen, och förslag på vad man bör förbättra om man är missnöjd.
2.5 Rutiner för kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och
konflikthantering
Kompetensutvecklingsanalys, rehabilitering och konflikthantering ska ske enligt de principer som finns fastställda för universitetet (se
http://www.anstalld.umu.se/anstallning-lon-och-personal/kompetens/kompetensutveckling/).
Vid sjukdom ska närmaste gruppledare (handledare) ta kontakt med den sjukskrivne senast efter två veckors sjukfrånvaro. Prefekten och närmaste gruppledare ska i samråd med prefekten uppmuntra och stödja regelbunden kontakt med arbetsplatsen (en kontaktperson ska utses om den sjukskrivne så önskar). Den sjukskrivne ska informeras om möjligheten till kontakt med företagshälsovården.
Vid sjukskrivning över 4 veckor ska en rehabiliteringsutredning göras. Prefekten har ansvaret för att utarbeta en rehabiliteringsplan i samråd med den sjukskrivne (och tillsammans med fakultetens personalsekreterare och ev. företagshälsovård) och att den skickas till försäkringskassan inom 8 veckor. Prefekten ansvarar för att initiera rehabiliteringsåtgärder i enlighet med denna.
2.6 Rutiner vid stöld och sabotage
• För att förebygga stöld, sabotage och intrång åvilar det all personal att tillse att låsanordningar fungerar och att dörrar är låsta när de skall vara det.
• Vid stöld, sabotage eller demonstrationer innanför institutionens dörrar görs en polisanmälan omedelbart av den som upptäcker skadan
• Flytta inte på saker förrän polisen gjort en teknisk utredning såvida det inte finns risk för ytterligare skada eller om platsen omedelbart behöver saneras
• Den som upptäcker skadan rapporterar snarast till intendenten för KBC-huset
• Intendenten för KBC-huset informerar universitetets säkerhetsansvarig (lokalförsörjningen).
• Uppföljning och åtgärder för att om möjligt undvika förnyade skadetillfällen. Ansvarig:
prefekten
2.7 Rutiner vid brand
• Ring 112, ange institution och byggnad enl. bilaga. Den som larmar brandkår möter brandpersonalen och visar dem brandplatsen
• I utrymningsvägar och korridorer finns rökdetektorer och om dessa tjuter går larm direkt till brandkåren som med larmet också får uppgift om var det brinner
• Alla som vistas i huset skall gå till anvisade uppsamlingsplatser
• Studenter skall varje år informeras om utrymningsvägar och uppsamlingsplats
• Lärare lämnar lokalen sist vid larm
Brandsäkerhetschecklista att använda vid arbetsmiljörond
• Fungerar branddörrar och luckor samt håller de tätt vid stängning?
• Finns tillräckligt med släckningsutrustning samt är den rätt placerad?
• Kan personalen hantera brandsläckningsutrustningen?
• Finns utrymningsplaner och är utrymningsvägar tydligt markerade?
• Känner personalen till utrymningsplanerna och har de haft möjlighet till övning av utrymning?
2.8 Rutiner vid anmälan av olycksfall eller tillbud
• Varje arbetstagare ansvarar för att tillbud om olycksfall och inträffade olycksfall orsakade av brister i institutionens arbetsmiljö anmäls.
• Blankett för anmälan finns hos Arbetsmiljöombudet och på universitetets hemsidor som också tar emot anmälan.
• Arbetsmiljöombudet överlämnar omedelbart en kopia av anmälan till berörd ämnesområdesansvarig för ev. åtgärder.
• Arbetsmiljöombudet sammanställer och vidarebefordrar till prefekten årsvis, senast 1 mars.
2.9 Sammanställningar och dess framställan
Olycksfallsstatistik sammanställs av arbetsmiljöombudet och prefekten årsvis.
Statistik över sjukfrånvaro sammanställs på årsbasis och bifogas protokoll som upprättas vid
arbetsmiljörond som utföres i maj. Uppgifter om sjukfrånvaro kommer att tillställas institutionen från centrala administrationen uppdelad på kort- och långtidssjukskrivningar.
2.10 Riskbedömning
Riskbedömningar sker av alla anställda enligt färdiga protokoll. Rutinerna för detta arbete har
beskrivits för alla anställda via den informationsfolder som alla nyanställda måste läsa innan de börjar arbeta vid institutionen. Alla genomförda riskbedömningar finns dokumenterade i en speciell pärm som finns i varje forskningslaboratorium. Institutionens studierektor för grundutbildning har, tillsammans med de kursansvariga lärarna, också som ansvar att ha en genomgång om hur riskbedömningar ska utföras för alla grundutbildningsstudenter.