Teknisk support

5.13.1 EFSIS krav

Grundläggande nivå

10.1 Företaget skall ha ett system i bruk som säkerställer att man fortlöpande inhämtar information beträffande all relevant lagstiftning, hygien- och produktsäkerhetsfrågor, relevanta tekniska framsteg, branschkrav och rekommendationer i övrigt.

10.2 Företaget skall kunna visa att man har en tillräcklig grad av teknisk support. Det är väsentligt att denna support kan motsvara företagets behov och att man är kapabel att ta itu med de problem som förväntas uppträda.

5.13.2 Nuläge med införd Isopeq

Coldsped har idag under kvalitetsfliken i Isopeq handböcker som rör kvalitet, miljö och säkerhet. I denna samling av handböcker finns även länkat till branschorganisationerna

Djupfrysningsbyrån och Svenska Kyltekniska Föreningen. Det finns det inget system i bruk som säkerställer att Coldsped inhämtar information om lagstiftning, hygien- och produktsäkerhetsfrågor etc. Det som finns idag är att Coldsped själva har ansvaret att söka efter information.

5.13.3 Alternativ förändring

För att uppfylla detta krav behöver Coldsped utarbeta ett system som säkerställer att man kontinuerligt inhämtar information. Detta skulle kunna innebära att en person i Coldspeds huvudkontor får ansvaret att inhämta information om lagstiftning, hygien- och

produktsäkerhetsfrågor, relevanta tekniska framsteg, branschkrav och rekommendationer i övrigt.

För att redovisa denna tekniska support sätts en ny modul in i kvalitetsledningssystemet ISO9001:2000 verktyg Isopeq. Denna modul sätts under enheten support där ekonomichef, personalchef och IT-chef anges. Strukturen för den nya enheten ska vara densamma som i dessa befattningsbeskrivningar, där syfte, organisatorisk placering, ansvar och

befogenheter anges.

5.14 Reklamationshantering

5.14.1 EFSIS krav

Företaget skall ha ett system för hantering av produktreklamationer. Grundläggande nivå

13.1.1 Åtgärder skall genomföras snabbt och effektivt och skall vara anpassade till problemens allvarlighetsgrad och frekvens.

13.1.2 Reklamationsstatistiken skall då det är lämpligt, användas för att införa fortlöpande förbättringar rörande produktsäkerhet, lagenlighet och kvarlitet samt ha som målsättning att undvika upprepningar.

5.14.2 Nuläge

Schenker har en handbok som bl.a. ger information om hur reklamationer ska regleras, vem som ansvarar för vad, avvikelsehantering, rutiner vid haveri, stöld av last m.m. Coldsped använder två olika system, ett för inrikes transporter som kallas REKO samt ett för lager och utrikes transporter som är Webclaim.

Webclaim är Schenkers globala system för reklamationshantering. Detta system är uppbyggt så att när en reklamation har uppkommit registreras denna i Webclaim. Webclaim är uppbyggt så att man kan se precis vilken sorts skada godset har fått, vilket datum, transportör, kund, ansvarig person, det skadade godsets värde, självrisk mm. Då beloppet på skadan går över ett visst belopp så rapporteras detta direkt till ledningen för den aktuella enheten. Då skadornas omfattning registreras samt typ av skada kan man se vilka sorts skador som händer ofta och därför åtgärda dessa. (Engblom, 2005-06-08)

Transportdelen inrikes har ett dataprogram för att registrera reklamationer online. Schenker Coldsped kallar programmet för REKO. För att få tillgång till detta behövs behörighet. Programmet inhämtar information från andra program samt kan även användas för

utbetalning av reklamationsersättningar. Inmatningen in i REKO sker med hjälp av koder,

vilka redovisas i Isopeq/handböcker/Reko. Koderna används för att registrera företag, reklamationstyp, orsak, skede, status reklamationsanmärkning, status reklamationer, kollislag samt skadetyp. Med denna information kan reklamationen kategoriseras och reklamationen består av 4% av värdet görs omedelbara åtgärder.

Genom att Coldsped använder sig av Schenkers reklamationssystem Webclaim och REKO uppfyller Coldsped EFSIS krav på reklamationshantering.

5.14.3 Alternativ förändring

För att få en enhetlig reklamationshantering bör Coldsped ta in sin inrikes transport i Webclaim också. Hanteringen och kunskapen blir för såväl inrikes som utrikes generell vilket innebär enhetlighet gentemot kund, enklare rutin och ett mer lätthanterligt system att underhålla. Genom att använda ett system kan lärandet ske genom att man ser alla typer av reklamationer samtidigt, vare sig det berör inrikes eller utrikes.

5.15 Återkallelseplan

5.15.1 EFSIS krav

Företaget skall ha effektiva rutiner för att hantera incidenter och för att kunna återkalla samtliga produkter

Grundläggande nivå

14.1.1 Företaget skall tillhandahålla skriftlig vägledning till berörd personal om vilken typ av händelse som skulle kunna utgöra en incident och det skall finnas en dokumenterad rutin för rapportering av incidenter. 14.1.2 Rutinen skall vara av lämplig omfattning, formaliserad och kunna genomföras när helst så krävs och den skall ta hänsyn till lageromsättning, logistik, återförande av produkt, lagring och kassation. Rutinen skall ses över regelbundet och vid behov kunna revideras så att den är aktuell.

14.1.3 Återkallelseplanen skall regelbundet testas så att man på ett lämpligt sätt kan säkerställa dess effektiva verkan.

Rekommendationer

14.1.4 Företaget bör avtala svarstider med kunden i samband med utredningar av incidenter.

14.1.5 Företaget bör vara ansvarigt för att säkerställa att korrigerande åtgärder, inklusive en genomgång av alla registrerade incidenter och förebyggande åtgärder, vidtas.

5.15.2 Nuläge

I dagsläget finns det ingen återkallelseplan på Schenker Coldsped. För Burger Kings gods är det idag inte möjligt att spåra vilket gods som har kommit till respektive restaurang eftersom spårning endast kan ske på batchnivå, dvs. man identifierar inte vilket kolli som går till respektive restaurang.

5.15.3 Alternativ förändring

För att kunna uppfylla detta krav på återkallelseplan behöver man först och främst införa spårning och identifiering på pallnivå, eventuellt på enskilda kollin. Då kan man spåra vilken väg enskilda kollin har tagit, dvs. vilken restaurang den kommit till samt vilken lastbil den åkt med. Då denna grundläggande bas är lagd kan man använda sig av reklamationsrutinerna som är införda i Isopeq och modifiera dessa för att ta fram en återkallningsplan.