1. Bakgrund
Kommunens revisorer ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelse samt enskilda ledamöter i dessa. För att möjliggöra bedömningar och skapa en tydlig grund för dessa anger kommunallagen att all verksamhet ska granskas årligen.
En viktig del i den årliga granskningen är att bedöma om nämndens eller styrelsens ansvarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövning avses nämndens eller styrelsens aktiva åtgärder för att styra, leda, följa upp och kontrollera verksamheten.
Ett effektivt ansvarsutövande förutsätter att det finns system och rutiner som stödjer nämnden i dess arbete.
Enligt kommunallagen ska nämnderna var och en inom sitt verksamhetsområde se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten och att kontrollen inom nämnden är tillräcklig.
Mot bakgrund av ovanstående har PwC fått i uppdrag av de förtroendevalda reviso-rerna att granska ansvarsutövningen inom kommunens nämnder. Resultatet av
granskningen har diskuterats vid ett sammanträffande mellan förtroendevalda revisorer samt nämnd- och förvaltningsledning.
2. Genomförande
Den årliga granskningen av ansvarsutövande har genomförts enligt följande arbetsmodell:
Insamling av grunddokumentation
Analys/verifiering av grunddokumentation
Avstämning/diskussion med nämnd och förvaltningsledning
Upprättande av PM
Avstämning och diskussion med kommunstyrelse/kommunledning
Uppföljning av resultat/underlag kring fördjupande revisionsprojekt
2
I och med att grunddokumentation insamlades tidigare år har årets granskning fokuse-rats på en komplettering av materialet och en diskussion kring:
Nämndens årsredovisning
Lägesrapporter
Framtidsperspektiv
3. Resultat
3.1 AllmäntDen sammanfattande bedömningen är att det finns ett strukturerat system för styrning och ledning samt uppföljning och kontroll som omfattar nämndens samlade verksam-hetsområde. Vissa brister finns dock, bl a när det gäller styrning och uppföljning av investeringsprojekt, slutredovisningar av investeringsprojekt samt återrapportering av fattade delegationsbeslut.
Ett antal av ovanstående bristområden finns även med i den handlingsplan som nämn-den fastställt, med anledning av vår tidigare granskning av investeringsprojekt under 2013. Ett viktigt område i denna handlingsplan, som ännu inte slutförts, är utarbetande av processbeskrivningar kring kalkylering och uppföljning av investeringsprojekt.
När det gäller att tillskapa en ändamålsenlig lokalförsörjningsprocess ligger ansvaret för detta på kommunledningsnivå. Ett förslag till ny process har utarbetats och varit föremål för remiss, men var vid granskningstillfället ännu inte politiskt fastställd. Vi anser att det är viktigt att få ”målgång” i denna fråga. Detta har även påtalats vid tidi-gare års granskningar.
3.2 Nämndens årsredovisning
Ekonomiskt resultat
Nämnden redovisar ett budgetöverskridande på 8,4 mnkr, vilket innebär att den av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramen inte har klarats. Nämnden har inte heller uppfyllt kommunfullmäktiges tilläggsdirektiv, vid behandling av delårsrapport I och II, om att begränsa prognostiserat budgetunderskott.
Budgetavvikelsen fördelar sig mellan va-verksamheten (+5,5 mnkr) och fastighetsen-heten (-14,0 mnkr). Den främsta förklaringen till va-verksamfastighetsen-hetens positiva bud-getavvikelse är högre intäkter än budgeterat samt senarelagt ombyggnadsprojekt vid Himmerfjärdsverket. Fastighetsenhetens negativa budgetavvikelse beror på ökade underhållskostnader, främst akut underhåll, samt effekter av driftavtalen.
Sammantaget bedömer vi att orsakerna till budgetavvikelserna kommenteras på ett tillfredsställande sätt i nämndens årsredovisning.
3 Prognossäkerhet
Eftersom tekniska nämnden i stort har en nollbudget har vi valt att relatera avvikelse och prognossäkerhet till omslutningen.
Mnkr och % Omslutn T 1 T 2 Utfall Avvik i % P-fel i T 2 i %
Nämnd 514,5 -4,1 -3,6 -8,4 1,6 0,9
Den procentuella avvikelsen i relation till omslutningen är 1,6 %. Prognosfelet är 0,9 %, vilket visar på en god träffsäkerhet på totalnivå i budgetutfallsprognosen per tertial II (T 2). Prognossäkerhet inom investeringsverksamheten är dock fortfarande ett utvecklingsområde.
Protokollförd uppföljning av ekonomin har skett i nämnden fyra gånger under året, vilket är två gånger fler än de obligatoriska uppföljningstillfällena. Av reglementet för budgetansvar och attest framgår att det åligger nämnden att kontinuerligt hålla sig underrättad om såväl kostnader och intäkter som verksamhetens utveckling. Vi be-dömer att ovanstående rapporteringsfrekvens i huvudsak är tillräcklig.
Verksamhetsmässigt resultat
Nämnden redovisar i sin årsredovisning bidraget till ettårsplanens kommunövergri-pande målområden, via åtaganden, nämndmål och indikatorer. För ett målområde, framtidens jobb, har inga åtaganden formulerats för tekniska nämnden.
Nämndens egen utvärdering visar att bidraget till måluppfyllelsen är god inom ett område, godtagbar inom tre områden och ej godtagbar inom ett område. Resultatet bedöms vidare vara oförändrat jämfört med föregående år inom samtliga områden.
Vi kan konstatera att åtaganden, mål och indikatorer samt genomförda åtgärder för att nå dessa kommenteras på ett tillfredsställande sätt i nämndens årsredovisning.
Följsamhet till anvisningar
Nämndens årsredovisning följer i stort kommunledningsförvaltningens anvisningar.
Utvecklingsområden är dock redovisning av jämförande mått1 ur befintliga databaser (t ex Kolada, öppna jämförelser och Södertörns nyckeltalen) samt slutsatser för framti-den kring uppföljning av åtaganframti-den inom olika målområframti-den.
Samlad bedömning
Den samlade bedömningen av nämndens ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat sker i revisionsberättelse och vidhängande redogörelse. I övrigt hänvisar vi till revisionsrapporten över granskning av årsredovisning 2014.
1 Tre till fem jämförande mått ska redovisas enligt anvisningarna.
4
3.3 Lägesrapporter
Mål- och kvalitetsarbete
I nämndens årsredovisning finns en beskrivning kring mål- och kvalitetsarbetet, utifrån bidraget till de kommungemensamma målen i ettårsplanen. En aggregerad sammanställning av måluppfyllelsen kring dessa mål finns i kommunens samlade årsredovisning. En genomgång och revidering av de kommungemensamma målen har även skett under förra planperioden. Utifrån detta har nämnden i dialog med förvalt-ningen utarbetat nämndmål och åtaganden. Inför flerårsplan 2014 har direktiv utgått från kommunledningsförvaltningen till nämnderna att se över sina mål och åtaganden, utifrån antal och mätbarhet.
I övrigt hänvisas till kommentarerna i delavsnitt 3.2, kring det verksamhetsmässiga resultatet för 2014.
Intern kontroll
Det är nämnden, som enligt kommunallagen, har det formella ansvaret för den interna kontrollen. De förtroendevalda revisorerna ska årligen bedöma om nämnden har ett fungerande system för intern kontroll.
Tekniska nämnden har antagit en plan för intern kontroll för 2014, vilket skedde i februari 2014. Planen bygger främst på antagen handlingsplan med anledning av vår tidigare granskning av investeringsprojekt. Planen för intern kontroll har genomförts och återrapportering har skett till nämnden i november 2014.
I detta sammanhang kan konstateras att kommunfullmäktige 2014-01-30 fastställt ett nytt reglemente för intern kontroll, som ställer större krav på nämnderna kring risk- och väsentlighetsbedömningar, tidpunkt för fastställande och återrapportering av plan m m. Delar av detta regelverk gäller dock formellt fr o m 2015, men som tidigare påpe-kats är det viktigt att redan under 2014 påbörja en anpassning till regelverkets skärpta krav. Vi kan konstatera att tekniska nämnden har utarbetat en plan för intern kontroll, avseende 2015, som uppfyller ovanstående krav. Planen fastställdes av nämnden i mars 2015.
Handlingsplan med anledning av granskning av investeringsprojekt Under 2013 genomfördes en granskning av investeringsprojekt, där den sammanfat-tande bedömningen gjordes att tekniska nämnden inte säkerställt en ändamålsenlig styrning, uppföljning och slutredovisning av investeringsprojekt under granskad period. Utifrån detta fastställde tekniska nämnden i november 2013 en konkret hand-lingsplan i nio punkter för att komma till rätta med påtalade brister. Planen har följts upp under 2014 samt är även intagen i tekniska nämndens plan för intern kontroll för 2014.
En uppföljande granskning av investeringsprojekt gjordes under 2014 och vår sam-manfattande bedömning är att tekniska nämndens styrning, ledning och uppföljning har utvecklats sedan förra granskningen, men bedöms ännu inte i alla delar vara
till-5
räcklig. Detta eftersom ändamålsenliga rutiner för slutredovisning av investerings-projekt inom tekniska nämndens samlade ansvarsområde fortfarande saknas. Vidare är arbetet med processbeskrivning av kalkylering och uppföljning av investerings-projekt ännu inte slutfört.
Vi bedömer att genomförandet av handlingsplanen hittills följts upp på ett tillfreds-ställande sätt samt att samtliga punkter som gäller tekniska nämndens ansvarsområde anses vara helt eller delvis genomförda, förutom två punkter. De kvarvarande punk-terna kring slutredovisning och processbeskrivning är dock viktiga utifrån styrnings- och uppföljningssynpunkt, varför vi förutsätter att även dessa blir genomförda.
Tekniska nämnden fastställde en delegationsordning i maj 2014. Utifrån detta vill vi påtala vikten av att ändamålsenliga återrapporteringsrutiner tillskapas för fattade delegationsbeslut så att dessa framledes löpande återrapporteras till nämnden, t ex via rapporter ur äredehanteringssystemet Lex. Vi kan konstatera att ingen återrappor-tering av delegationsbeslut hittills skett till tekniska nämnden.
När det gäller lokalanskaffningsprocessen bedömdes den vid tidigare granskningar inte i alla delar vara aktuell och ändamålsenlig. Ett förslag till ny process har utarbetats av kommunledningsförvaltningen och varit föremål för remiss, men var vid gransknings-tillfället ännu inte politiskt fastställd. Vi anser att det är viktigt att få ”målgång” i denna fråga, vilket även påtalats vid tidigare års granskningar.
Underhållssituationen inom kommunens fastighetsbestånd
Utifrån kraftigt ökade kostnader för akut underhåll under både 2013 och 2014 diskute-rades underhållssituationen inom kommunens fastighetsbestånd. När det gäller skolor och förskolor i Norra Botkyrka tillkom huvudelen av dessa under miljonprogramseran.
Mot bakgrund av detta har en underhållsinventering skett av förskolor under 20142. Detta för att få ett utökat underlag för ändamålsenlig satsning och priortiering av det planerade underhållet i kommunens samlade fastighetsbestånd. Finansieringsfrågan och behovet att få en rimlig balans mellan planerat och akut underhåll är även viktig att diskutera i detta sammanhang.
Policy mot mutor och jäv
Kommunfullmäktiges policy kring mutor och jäv har tagits upp som ett anmälnings-ärende till nämnden i mars 2014. Ingen nämnd- och förvaltningsspecifik utbildning har ännu genomförts med anledning av den nya policyn. Policyn har dock enligt uppgift redovisats i ledningsgruppen, diskuterats på arbetsplatsträffar och ska även tas även upp vid introduktion av nyanställd personal.
I samband med ny mandatperiod har en kommungemensam tvådagars introduktions-utbildning för förtroendevalda genomförts vid två tillfällen under mars 2015. Ett block i denna utbildning berörde bl a kommunallagens jävsregler och gällande mutlagstift-ning. Enligt uppgift har ca 170 förtroendevalda deltagit i denna utbildmutlagstift-ning.
2 I externt genomförd utredning av 15 förskolor rekommenderas rivning av nio.
6 Övriga frågor
Under denna rubrik aktualiserades skillnaden mellan kommunens internränta och genomsnittlig upplåningsränta, investeringsbehov, energioptimering, personalsitua-tionen inom fastighetsenheten, lokalförsörjningsprocessen samt omorganisapersonalsitua-tionen och tillskapandet av en tekniska förvaltning fr o m 2015.
4. Framtidsperspektiv
Under denna punkt har diskussioner förts kring framtidsperspektivet. Bland annat berördes personal- och rekryteringssituationen, underhållsituationen inom kommu-nens fastighetsbestånd, omfattande investeringsprogram framgent samt va-situationen i Norra Botkyrka (dagvattenhantering).
För ytterligare information kring framtidsperspektivet hänvisas till nämndens framåt-sikt 2015-2017.