Testning av PreCom

Det färdigt utvecklade systemet testades innan det presenterades för de anställda. Systemet testades bl.a. med att göra en bokning med förgånget datum (systemet godkände inte bokningen). Ett annat test var att göra en bokning på ett tåg vars tid redan hade passerat (systemet godkände inte bokningen). Jag testade att boka en order för att se om ordern skickades till aktuell handdator eller inte, det gjorde den och handdatorn gav ifrån sig ett pip när den mottog ordern. Jag accepterade en mottagen order i handdatorn för att se om statusen accepterad visas i bokningssystemet, det gjorde det. Efter att PreCom hade installerats på Göteborgsstation fick personalen använda både TEPEXC och PreCom under en tid för att lära känna systemet samt att meddela mig om något inte stämde eller behövdes ändras. Alla bokningar och andra aktiviteter gjordes i båda systemen under testperioden. Under denna tid upptäckte kundtjänst att priset på bokningarna blev fel och att systemet inte tog hänsyn till kilometertabellen, vilken används om ett paket skall levereras till mottagarens adress och inte bara till destinationsstationen (se kravspecifikationen, bilaga A). Fredrik Kågebjer och

Ragnar Martinsson besökte JAB flera gånger under denna testperiod för att försäkra sig om att systemet fungerade precis som det var beställt. PocketMobile Communications AB har hand om systemets support och om fel skulle dyka upp i framtiden löser de det, så fort JAB kontaktar dem. Efter denna testperiod installerades PreCom först på Stockholm- och Norrköpingstation och därefter på alla andra stationer. Det är viktigt att system gås igenom och testas noga innan alla användare får använda det. De anställda skulle annars inte lita på systemet om de fann fel på funktionerna, det är inte roligt att få ett nytt system som visar sig vara ofullständigt.

7. Fakturering

JAB använder SPCS (Scandinavian PC Systems)- faktureringsprogram. Hittills har JAB fakturerat manuellt i detta program. Men nu när JAB skall fakturera sina Expressgodskunder (5000 st.) själv är det omöjligt att fakturera varje kund manuellt.

JAB beställde ett programstillägg till SPCS – faktureringsprogrammet, av företaget Konsultringen i Sverige AB, vilket i princip gör följande:

• tar en inkommande fil och omvandlar det till fakturor

• skapar en specialfil av fakturorna åt Posten Sverige AB (Posten). JAB upprättar anslutning till Posten eDI med hjälp av Dos-kommandofönster och sänder specialfilen till Posten. Posten skriver i sin tur ut fakturorna och skickar dem till respektive kund. Denna tjänst heter Posten E-brev.

• skapar sedan en specialfil av fakturorna till FöreningsSparbankens Kundinkasso. JAB skickar denna specialfil till Kundinkasso med e-post. Kundinkasso bevakar sedan dessa fakturor så att de blir betalda.

53

• läser in återrapportering från Kundinkasso. Varje inbetald faktura

rapporteras på en bifogad fil som sänds med e-post till JAB. Filen läses in av SPCS – programtillägg och de betalda fakturorna avprickas i SPCS – fakturaprogrammet.

Inkommande fil

Den inkommande filen kom ursprungligen från PNL men JAB:s VD ville att PocketMobile Communications AB skulle ha hand om filen.

Varje arbetsorder som har avslutats sparas i en databas skapat av PocketMobile

Communications AB (PM). Databasen ligger i en server hos PM. Varannan vecka skickas en fil från denna databas med e-post till JAB.

Filen har tillverkats efter en mall, vilken PM har fått av en SPCS konsult. Filen innehåller uppgifter om samtliga Expressgodssändningar under denna tvåveckorsperiod. Med uppgifter menas bl.a. fraktsedelsnummer, kundnummer, vikt, pris o.s.v. .Varje uppgift har en viss position (plats på filen). När filen läses in av SPCS – programstillägget hamnar varje uppgift på rätt plats i fakturamallar. Finns uppgifterna på fel plats i filen får JAB ett felmeddelande av tilläggsprogrammet och skapande av fakturor misslyckas.

Under en tid testade jag om fakturorna som skapades med filer från PM såg exakt likadana ut som de fakturor JAB skickade till kunderna med filer från PNL. I början fann jag några småfel, t.ex. hamnade paketuppgifterna lite överallt i fakturamallen.

Jag noterade felen och meddelade PM om dem. PM fick avhjälpa felen och skicka nya filer. Så fortsatte vi tills filerna fick rätt format och ursprungs fil från PNL behövdes inte längre. JAB avslutade sitt samarbete med PNL och hade nu hand om sina egna fakturor och fakturaintäkter.

54

8. Slutdiskussion

I detta arbete har jag lärt mig att förstå och tillämpa förändringsanalys med SIM –metoden. Även om jag inte har hunnit fördjupa mig mer i vissa delar, p.g.a. tidsbrist, har jag förstått FA/SIM-metodens arbetsgång. Förändringsanalysens resultat är en bra grund om man vill genomföra verksamhetsförändringar. Syftet med förändringsanalysen var att kartlägga JAB:s verksamhet samt att analysera de förändringsbehov som existerar för både verksamheten och bokningssystemet. Det är otroligt hur mycket som kommer fram med en förändringsanalys. Det fanns många dolda problem, vilka skulle helt ha missats helt om förändringsanalys inte genomförts.

Jag tycker att jag lyckades skapa en bra bild över problemen och jag är väldig nöjd med förändringsåtgärderna. I början visste jag att ett eventuellt systembyte behövdes men var inte så säkert om det var lönsamt. Men förändringsanalysens resultat visade att många problem skulle försvinna och verksamheten skulle effektiviseras med ett nytt system. I längden skulle ett systembyte bara vara mycket positivt och ge stora vinster i kvalitet.

Utformningen av kravspecifikationen lärde mig hur viktigt det är att vara korrekt och att tänka på alla möjliga användarfall som kan förekomma. Det fick inte förekomma svaga eller ofullständiga krav. Jag gick först igenom kravspecifikationen med JAB:s VD och sedan gick vi tillsammans igenom den med PM för att inga tvetydigheter skulle uppstå.

Boknings- och kommunikationssystemet utvecklades efter kravspecifikationen och JAB var mycket nöjd med det. Jag fick testa systemets olika funktioner. Det fanns några detaljer som skulle rättas till och Fredrik Kågebjer och Ragnar Martinsson på PM ordnade dem utan något större dröjsmål. Sedan fick de andra användarna vara med vid framtagning av systemet och komma med synpunkter. De tyckte att systemet uppfyllde deras krav och var väldigt ivriga med att börja arbeta med det. Under en tid fick de anställda arbeta i båda systemen för att sedan helt lägga undan det gamla Dos-programmet. Först fick Göteborgsstationen använda systemet. Tanken var att eftersom Göteborgsstationen är JAB:s huvudkontor bör de anställda där bekanta sig med systemet först. Då kan de hjälpa andra stationer vid behov.

Bokningssystemet är användarvänligt och enkelt. En nyanställd skulle lätt kunna förstå systemet. Alla användare fick dessutom utbildning av systemet. Det medförde att användarna sedan inte var lika obekanta och rädda för systemet, vilket de var för det gamla systemet. Eftersom systemet är webbaserat kan man använda det bara man är uppkopplat mot Internet. Detta möjliggör för JAB:s VD att till exempel se hur verksamheten skötts. Han kan se på dagens statistik eller skicka meddelande till en viss station var han än befinner sig. För JAB:s del har detta system betytt väldigt mycket positivt. Nu har kundtjänst alla paket under

kontroll tack vare PreCom: s huvudsida där alla bokningar syns. Kundtjänst kan till exempel se om en station som skall lasta om ett paket inte har accepterat detta i sin handdator, då kan man skicka ett meddelande till eller ringa upp den aktuella stationen och påminna om omlastningen. På så sätt förhindrar kundtjänst att de anställda på stationen missar paketet. Handdatorerna blev också snabbt mycket populära bland de anställda då de nu skulle slippa arkivera kundens signering och sedan faxa en kopia på den till kundtjänst varje gång en kund begärde det. Nu signerar kunden direkt på handdatorns display och signeringen kommer då med i systemet, vilken kan skrivas ut av både kundtjänst och kunden själv.

55

Statistiksidan räknar ut hur många paket varje underleverantör har lastat, omlastat, avlastat, hämtat in paket från en kund till stationen och levererat paket ut till en kund. Tack vare denna funktion kan JAB:s VD ha kontroll över sina leverantörskostnader.

Integreringen med faktureringsprogrammet har effektiviserat administreringen av fakturor. Nu kan JAB fakturera sina kunder utan att PNL är delaktigt. Detta har bl.a. bidragit med mindre pappersarbete mellan dessa företag.

PreCom är även kopplat till JAB:s hemsida, www.jabsl.com, vilket gör det möjligt för JAB:s kunder att både söka efter sitt paket (tracking) om de har ett fraktsedelsnummer och se på tågtider. När de söker efter sitt paket på hemsidan visas en sida med paketets samtliga uppgifter (avsändare, mottagare, vikt o.s.v.) och paketets status (om det t.ex. har kommit fram till slutdestinationen eller inte).

Med detta arbete har jag förstått hur viktigt det är att involvera de anställda när olika förändringar i verksamheten skall ske, på så sätt uppnår företaget det bästa resultatet. Då kommer de funktioner som de verkligen vill ha och behöver med. Ett företag måste se efter sina anställda och deras behov, de anställdas välbefinnande gör att de arbetar bättre. Det gör att verksamheten kan uppvisa bättre resultat (både ekonomiskt och socialt).

56

Referenser

Litteratur

Andersen, E. S. (1994). Systemutveckling – principer, metoder och tekniker. Studentlitteratur, Lund. ISBN 91-44-31042-0

Bradley, L Jones (2002). Lär dig C# på 3 veckor. Pagina Förlags AB. ISBN 91-636-0702-6 Davis, Stephen R. (2002). C# i ett nötskal. Pagina Förlags AB. ISBN 91-636-0724-7 Goldkuhl, G. & Röstlinger, A. (1988) Förändringsanalys – arbetsmetodik och

förhållningssätt för goda förändringsbeslut. Studentlitteratur, Lund. ISBN 91-44-26371-6

Goldkuhl, G. (1993). Verksamhetsutveckla datasystem. Affärslitteratur AB, Linköping. ISBN 91-972173-0-1

Merkel, Magnus (1999). Rapport skrivning, en lathund för studenter. Linköpings Universitet

Internet (nedanstående hemsidor besöktes ett flertal gånger under 2004)

http://www.jabsl.com http://www.pannordic.com http://www.pocketmobile.se http://www.sj.se http://www.susning.nu http://www.k2it.se http://www.cargocenter.se/swe/sidor/sact.htm Muntliga

Stefan Bernhardtz Bernhardtz, JAB Shipping AB, 2004 Jan Bernhardtz, JAB Transport AB, 2004

Hedi Naavala, JAB Shipping AB, 2004

Kristian Sandahl, PocketMobile Communications AB, 2004 Fredrik Kågebjer, PocketMobile Communications AB, 2004 Ragnar Martinsson, PocketMobile Communications AB, 2004 Bo Grinsvall, SPCS Konsultringen AB, 2004

Övrigt

Kågebjer F & Martinsson R. (2003). Integration av trådlösa kommunikationstekniker. Examensarbete, Linköpings Universitet.

57