Tillägg av underrubriker och handlingstyper inom socialnämndens verksamheter

De största förändringarna har skett under denna rubrik, där andelen tillagda underrubriker och handlingstyper har varit stort. I synnerhet har detta berört kategorin Administration. Efter både konsultationer med relevanta personer som har utrett behovet inom respektive

förvaltningsgren och genomgångar av SKL:s gallringsråd för den kommunala socialtjänsten och lednings- och stödprocesser har följande ändringar föreslagits i utkastsförslaget till dokumenthanteringsplan:

5.4.1 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör Dataskyddsförordningen (GDPR) Under rubrikerna för allmän administration och avvikelsehantering och synpunkter har fokus i arbetet legat på att uppdatera dokumenthanteringsplanen utefter Dataskyddsförordningen (GDPR). Flera tillägg av handlingstyper föreslås som berör registerlagring och anmälan till dataskyddsinspektionen samt dataskyddsombud.

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Registerförteckningar

enligt GDPR Draftit Vid inaktualitet Förteckning upprättas av

den enskilda handläggaren till behandlingen av personuppgifterna och skickas till registeransvarig för registrering i Draftit.

Begäran om

registerutdrag Närarkiv 1, pärm Vid inaktualitet

Anmälan till Datainspektionen angående

personuppgiftsincident

Diarieförs Diarieplan Bevaras Kopia skickas till

dataskyddsombudet.

Dokumentation av mindre allvarlig personuppgiftsincident

Diarieförs Diarieplan Bevaras Original skickas till

Dataskyddsombud och bevaras där..

5.4.2 Övriga förslag till tillägg av handlingstyper som berör allmän administration

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Protokoll,

socialförvaltningens ledningsgrupp

Diarieförs Diarieplan Bevaras

Protokoll,

socialförvaltningens ledningsgrupp, fil

Diarieförs, Ines Årsvis Vid inaktualitet

MBL-protokoll Närarkiv Kronologisk Bevaras Facklig förhandling

5.4.3 Förslag till tillägg av underrubrik och handlingstyper som berör kvalitetsarbete

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Enkäter,

sammanställningar/rapp orter

Diarieförs Diarieplan Bevaras

Enkäter, svar och andra

underlag Diarieförs Diarieplan Bevaras

Kvalitetsarbete Diarieförs Diarieplan Bevaras Dokumentation av valt

verktyg samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner Kvalitetsdokument,

processbeskrivningar Diarieförs Diarieplan Bevaras

Målarbete Diarieförs Diarieplan Bevaras Dokumentation av mål,

strategier samt

utvärderingar av arbetet

5.4.4 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör sekretessbevis

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Sekretessbevis för

personal Personalkontoret Alfabetisk Bevaras

Sekretessbevis för

förtroendevalda Nämndsekreterare,

pärm Alfabetisk Bevaras

5.4.5 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör Personakter – handlingar särskilt för ekonomiskt bistånd

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Uppgifter om bilaga

samt summa som noterats i personakten

Närarkiv 1 Personnummerordning Vid inaktualitet Bevaras i de fall personakten tillhör gallringsundantag enligt socialtjänstlag kap. 12 2§

samt socialtjänstförordning 7 kap. 2§.

Bilagor till enskilds

ansökan om bistånd Närarkiv 1 Personnummerordning 2 år Kan gallras under

förutsättning att notering i personakten skett av uppgifter om bilagan (typ av bilaga samt summa).

Uppgifter om bilaga samt summa som noterats i personakten

Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år Kan gallras under

förutsättning att personakten inte tillhör

gallringsundantag enligt socialtjänstlag kap. 12 2§

samt socialtjänstförordning 7 kap. 2§.

5.4.6 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör familjerätten

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Anmälan om gemensam

vårdnad Närarkiv 1, egen akt Personnummerordning Bevaras Handlingar i

namnärenden Närarkiv 1 Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Avtal om umgänge,

boende och vårdnad Närarkiv 1, akt Årsvis När barnet fyllt

18 år Födda 5, 15, 25 bevaras.

Domar och underrättelser i vårdnads- boende- och umgängesärenden

Närarkiv 1, akt Årsvis 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Vårdnads- boende- och

umgängesutredningar Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Begäran om umgängesstöd från Tingsrätten

Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Snabbupplysningar Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Upplysningar I form av

socialregisterutdrag Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Särskild förordnad

vårdnadshavare: Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Vårdnadsöver-flyttningar Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Varaktigt förhindrande Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Avliden vårdnadshavare Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Utredning vid olämplig särskild förordnad vårdnadshavare

Närarkiv 1, akt Personnummerordning 5 år efter sista

anteckningen. Födda 5, 15, 25 bevaras.

Samarbetssamtal med

begäran från Tingsrätten Handläggaren 5 år efter sista

anteckningen. Efter rapport till socialstyrelsen Underrättelse från

tingsrätten om att förälder begärt skilsmässa

Närarkiv 1, pärm Vid inaktualitet

5.4.7 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör färdtjänst och riksfärdtjänst

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Akter för personer med

födelsedag 5, 15 och 25 Närarkiv 2 Personnummerordning Bevaras Bevaras i forskningssyfte

5.4.8 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör verkställighet SoL och LSS (VoO) inklusive boendestöd (IFO)

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Utdrag ur

belastningsregistret inför anställning

Personakt Namn Vid inakutalitet Lagkrav för verksamhet som jobbar med

myndighetsutvöning och verkställighet gentemot barn och unga.

5.4.9 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör HSL

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar Journalhandlingar enligt

1 kap. 3 §

Patientdatalagen och övrig

rutinkorrespondens

Prator Personnummerordning 10 år Dras ut från Prator och sparas i pappersjournal.

Vårdinsats och medicinsk data skrivs ut och dokumenteras i

journalsystem. Lagras tills gallringsfristen gått ut.

5.4.10 Förslag till tillägg av handlingstyper som berör genomförande – boende egen regi

Handlingstyp Förvaringsställe Sorteringsordning Bevaras/gallras Anmärkningar

Journalanteckningar Combine, Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras Skrivs ut efter att ärendet avslutats på boendet.

Lämnas till socialtjänsten.

Genomförandeplaner

original Närarkiv 1 Personnummerordning Bevaras Underskrivna lämmnas till socialtjänsten.

Boendekontrakt Elevpärm Personnummerordning Vid inaktualitet