4 Ärenden
4.5 Tillsyn
Länsstyrelsen ansvarar för tillsyn av överförmyndarverksamheten. De två senaste tillsynerna av Södertörns överförmyndarnämnd genomfördes 2013 och 2015.
Vid tillsynen 2013 granskades slumpvis utvalda akter, fördelade på 14 förmynderskap, 15 god manskap, 14 förvaltarskap och två ärenden avseende anmälningar/ansökningar om behov av ställföreträdare. Länsstyrelsen fann inte anledning att rikta någon kritik mot nämnden. Aktsgranskningen föranledde tre kommentarer.7
Vid tillsynen i februari 2015 granskade länsstyrelsen slumpvis utvalda akter fördelade på 8 förmynderskap, 7 god manskap, 8 förvaltarskap samt 2 ärenden angående god man för ensamkommande barn. Länsstyrelsen riktade ingen kritik mot nämnden. Aktsgranskningen föranledde två kommentarer. Länsstyrelsen konstaterade att nämnden åtgärdat de
påpekanden som länsstyrelsen gjort 2013.
Sedan 2012 har överförmyndarnämnden anmälts fem gånger till Justitieombudsmannen (JO). Av dessa har fyra behandlats och ingen har föranlett kritik eller åtgärd från JO:s sida.
Den femte anmälningen8 är under handläggning vid tidpunkten för denna granskning.
7 Kommentarer avser anmärkningar gällande handläggningen som länsstyrelsen gör i sin tillsyn, men som inte bedöms föranleda kritik. Vid tillsynen 2013 anmärkte t.ex. länsstyrelsen på att nämnden vid byte av ställföreträdare inte överlämnat samtliga redovisningshandlingar i akten till den nya
ställföreträdaren. Detta åtgärdades av nämnden, enligt tillsynsrapport 2015.
5 E-tjänster
Nämnden har idag inga e-tjänster. Skälet är, enligt de intervjuade, att det saknas en fungerande integration mellan e-tjänsteplattform och nämndens ärendehanteringssystem Wärna. Förvaltningen har under hösten 2015 sett en demonstration av e-tjänster i Wärna och gjort bedömningen att det för närvarande inte finns tillräckliga effektivitetsvinster. Att införa e-tjänster skulle enligt intervjuad enhetschef snarare medföra ökad arbetsbelastning i
handläggningen.
Enligt intervjuade är digitalisering en aktuell fråga för nämnden.
Som beskrivet i granskningen 2012 finns en mall för årsräkning på hemsidan med en inbyggd elektronisk räknedosa, som ska underlätta inrapporteringen för ställföreträdarna.
Utöver detta tillhandahålls ett stort antal blanketter, länkar och informationsblad på hemsidan.
Intervjuade ställföreträdare är överlag nöjda med överförmyndarnämndens hemsida. De flesta av de intervjuade använder sig av blanketterna som finns att tillgå på hemsidan, och de flesta upplevs som användarvänliga. Några ställföreträdare uppger att de skapat sina egna mallar och att vissa blanketter upplevs som omfattande.
6 Intern kontroll
Av reglemente för intern kontroll framgår att Haninge kommuns nämnder varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Nämnden antog 2013
internkontrollplan för 2014 men antog ingen internkontrollplan för 2015. I frånvaro av en beslutad internkontrollplan har nämnden tillämpat internkontrollplanen som antogs inför 2014. Det har inte skett någon formaliserad revidering av den tillhörande riskanalysen för 2015. Kontrollmomenten bedöms som relevanta, men bör uppdateras för att vara
ändamålsenliga, vilket enhetschefen instämmer i. Enligt intervjuade ska en ny internkontrollplan antas för 2016.
Internkontrollplanen som har tillämpats innehåller 6 kontrollmoment, som enligt intervjuade stäms av månadsvis inom enheten och rapporteras till nämnden via delårsrapporter samt årsredovisning. Internkontrollplanen följs upp i delårsrapporterna för 2015, där enheten även gör en generell känslighets- och riskanalys.
7 Slutsatser
Syftet med granskningen är att bedöma ändamålsenligheten i den gemensamma nämndens ärendehandläggning utifrån rutiner och stöd i bland annat e-tjänst samt vilka rutiner som finns för att säkerställa en säker hantering, uppföljning och tillsyn av ställföreträdares hantering av sitt uppdrag.
Nedan beskrivs i komprimerad form svaren på revisionsfrågorna och de bedömningar som görs utifrån respektive revisionsfråga. Därefter redogörs för slutsatser och svar på den övergripande revisionsfrågan.
Delfråga Svar
1 Ärendeutveckling under de senaste tre åren?
Det har skett en tydlig volymökning under åren 2011 till 2015, där ökningen avseende god man för
ensamkommande barn, uppgår till 430 procent. Även antalet ordinarie ställföreträdarskap har ökat.
2 Finns regelverk, rutinbeskrivningar för handläggning av ärenden etc.?
Ja. Det finns ett stort antal rutinbeskrivningar för olika delar av handläggningsprocessen. Det bedöms finnas en adekvat process för revidering av rutinerna.
3 Är den interna kontrollen ändamålsenligt utformad?
- Är rutinerna för kontroll av gode mäns redovisning tillräcklig?
- Finns relevanta systemstöd för att utföra den interna kontrollen på ett effektivt sätt?
Delvis. Nämnden har inte upprättat en internkontrollplan samt uppdaterad riskanalys för 2015, istället har 2014 års plan tillämpats. Den markanta ökningen av ärenden, främst avseende ensamkommande barn torde föranleda en reviderad riskanalys. Den interna kontrollen följs upp löpande, vilket är positivt.
Ett stickprov väljs varje år ut för djupgranskning. Övriga akter normalgranskas och kan granskas närmre vid behov. Länsstyrelsens tillsyn från 2013 och 2015 har inte föranlett någon kritik.
Den interna kontrollen är integrerad i
ärendehanteringssystemet, men enligt intervjuade fungerar inte systemet ändamålsenligt avseende uppföljning.
4 Erfarenheter av införandet av e-tjänst, dess användning och nytta?
Nej. Nämnden har inga e-tjänster, då
ärendehanteringssystemet inte är kompatibelt med e-tjänsteplattformen.
5 Fortsatta utvecklingsområden som identifierats vad gäller tjänst och e-förvaltning?
Möjligheten att införa e-tjänster finns, med bedöms inte resurseffektiva med nuvarande
ärendehanteringssystem. Nämnden arbetar aktivt med frågan.
6 Tillgång, rekrytering, kvalitetssäkring och utbildning av god man/förvaltare?
- Hur påverkar antal uppdrag kvalitén?
Det finns enligt intervjuade en tillfredsställande tillgång på ställföreträdare. Rekryteringsprocessen består av informationsmöten, kontroll, testning och utbildning.
Tilldelning av uppdrag sker successivt utifrån en bedömning av ställföreträdarens lämplighet, för att säkerställa ett ändamålsenligt antal uppdrag.
Enligt intervjuade varierar lämpligt antal uppdrag beroende på ställföreträdaren. Vissa klarar ett stort antal, andra bör ha ett mindre antal. En successiv tilldelning av uppdrag sker för att säkra att
ställföreträdaren inte har mer uppdrag än denne kan fullgöra på ett bra sätt. Gränsen är idag satt till 15 uppdrag per ställföreträdare, för att minska
verksamhetens sårbarhet. Det finns dock exempel på ställföreträdare med fler än 15 uppdrag.
7 Utveckling vad gäller antal uppdrag per god man/förvaltare?
Nämnden har satt en gräns på 15 uppdrag per ställföreträdare för att minska sårbarheten om en ställföreträdare t.ex. blir sjuk. Nämnden har beslutat att öka maxantalet uppdrag avseende ensamkommande barn till 20 för att kunna möta de ökade behoven.
8 Har Länsstyrelsens tillsyn föranlett några påpekanden? Åtgärder i så fall?
Länsstyrelsen har genomfört tillsyn under 2013 och 2015. Ingen utav dessa tillsyner föranledde kritik. I aktsgranskningen 2013 gjordes ett antal påpekanden som länsstyrelsen fann åtgärdade i tillsynen 2015.
En JO-anmälan bereds för närvarande, vid rapportens skrivande har inget beslut fattats. Övriga 4
JO-anmälningar som inkommit 2012-15 har inte föranlett kritik eller åtgärd.
9 Fungerar samarbetet mellan medlemskommunerna på ett ändamålsenligt sätt?
Enligt intervjuade upplevs samarbetet fungera väl.
Utöver ordinarie rapportering och den kommunikation som sker i nämnden, sker en informationsöverföring till respektive kommun via ordförande och ledamöternas kontaktytor. Varje kommun kan också be om särskilda informationstillfällen.
Överförmyndarenheten informerar även om
verksamheten på förfrågan från socialtjänst, skola och t.ex. boendestödjare i kommunerna.
7.1 Bedömning
Södertörns överförmyndarnämnd har, när rapporten skrivs, funnits i ca fem år. Nämnden granskades 2012 och då visade granskningen att bland annat arbetssätt med arbets- och processbeskrivningar och framtagande av rutiner varit i fokus. Vidare visade granskningen att nämnden saknat en antagen kontrollplan med tillhörande riskanalys.
vilket bidrar till en standardiserad och rättssäker ärendehandläggning. Vidare indikerar tavelmötena graden av arbetsbelastning, vilket synliggör behov av åtgärder.
Nämnden har under 2015 sett en ökning av ärenden, främst avseende ensamkommande barn. Denna ökning har ansträngt verksamheten under hösten 2015, och föranlett en bemanningsökning från årsskiftet. Ökningen har även föranlett en omfördelning av
handläggning av dessa ärenden från fyra särskilda handläggare till samtliga, vilket är positivt för att skapa en hållbar arbetsbelastning utifrån nuvarande prognos.
En av nämndens målsättningar, och mått på rättssäker hantering av ärenden, är granskningen av årsräkningar, sluträkningar och delräkningar. Samtliga kompletta årsräkningar som lämnas in innan 1 mars ska granskas innan 31 augusti. Granskning är därmed en väsentlig del av handläggningen vilket förutsätter att det finns tillräckliga resurser för att uppfylla kravet. Idag har en medarbetare funktionen granskare på heltid medan handläggarna på enheten granskar utöver ärendehandläggning. Handläggare har ett tydligt system om vem som ersätter vem vid frånvaro eller sjukdom. Däremot verkar inte samma system finnas för funktionen granskare, vilket kan utgöra en risk vid sjukdom eller vakant tjänst, att granskning av årsräkningarna inte följer fastställd tidsplan.
Haninge kommuns reglemente för intern kontroll anger att kommunens nämnder däribland Södertörns överförmyndarnämnd varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Att nämnden inte har antagit en internkontrollplan för 2015 betraktas som en brist. Kontrollmomenten bör ses över årligen. En löpande uppföljning av risker sker i verksamheten, vilket bedöms som positivt.
Nämnden har inga e-tjänster, då det inte bedömts kompatibelt med nuvarande systemstöd.
Vår bedömning är att det finns en vilja att kunna erbjuda e-tjänster som även bidrar till effektivare ärendehandläggning, när en passande IT-lösning hittats. Fortsatt prioritering krävs för att säkerställa att överförmyndarenheten har ändamålsenliga IT-stöd.
I föregående granskning framkom ett behov av nyrekrytering av ställföreträdare. I denna granskning finns tillfredsställande tillgång på ställföreträdare, vilket är positivt. Nämnden arbetar aktivt med rekryterings- och matchningsprocessen, som är formaliserad i stor utsträckning.
Uppfattningen är att samarbetet mellan samverkande kommuner fungerar väl. Vi ser positivt på att överförmyndarenheten har informerat om verksamheten på förfrågan samt att
ambitioner finns om att informera om verksamheten i respektive kommun. Det bör också ligga i samverkande kommuners intresse att genom sitt finansieringsansvar efterfråga information.
Det noteras att processen att utse särskilt förordnad vårdnadshavare inte har prioriterats av respektive kommuns socialtjänst. Detta kommer få konsekvenser för nämndens budget. Vid en fortsatt ökning av ärenden gällande ensamkommande barn riskerar denna process att belasta nämndens budget ytterligare. Det bör kartläggas om behov finns av en
överenskommelse avseende kostnadsfördelning för arvode till god man under tiden särskilt förordnad vårdnadshavare utses.
En notering som gjordes i föregående granskning och som återkommer i denna granskning är möjligheten att inhämta huvudmäns synpunkter. Beroende på huvudmannens situation, kan det vara problematiskt att inhämta synpunkter, t.ex. i de fall ställföreträdarskapet inte är frivilligt eller där psykisk ohälsa föreligger. Men då det även finns andra grupper av
huvudmän, t.ex. den ökande andelen ensamkommande ungdomar, så borde
synpunktsinhämtning vara givande för kvalitetssäkring och verksamhetsutveckling. I vissa fall borde även anhörigas synpunkter kunna vara relevanta.
Sammanfattningsvis har utveckling skett på ett antal punkter sedan föregående granskning.
Följande rekommendationer ges till nämnden i det fortsatta arbetet:
Upprätta en årlig internkontrollplan och säkerställ att denna bygger på en ändamålsenlig riskanalys.
Kartlägg sårbarheter i enhetens bemanning.
Intensifiera arbetet med att utveckla metoder för att inhämta huvudmäns synpunkter.
Fortsätt arbetet för att säkerställa att överförmyndarenheten har ändamålsenliga IT-stöd, som främjar en effektiv handläggning samt dokumenthantering.
Stockholm den 29 februari 2016
Johan Perols Anja Zetterberg Andreas Halvarsson Certifierad kommunal revisor Verksamhetsrevisor Verksamhetsrevisor
Källförteckning
Reglemente för Södertörns överförmyndarnämnd
Avtal om samverkan i gemensam överförmyndarnämnd
Strategi och budget 2015, Södertörns överförmyndarnämnd
Delegationsordning, Södertörns överförmyndarnämnd
Delårsrapport 1, 2015 Södertörns överförmyndarnämnd
Delårsrapport 2, 2015 Södertörns överförmyndarnämnd
Internkontrollplan för Södertörns överförmyndarnämnd år 2014
Årsredovisning 2014, Södertörns överförmyndarnämnd
Statistik över ärenden 2011-2015
Inspektionsrapport Södertörns överförmyndarnämnd 21 november 2013, Länsstyrelsen Stockholm
Inspektionsrapport Södertörns överförmyndarnämnd 5 februari 2015, Länsstyrelsen Stockholm
Utbildningsmaterial ställföreträdare, Södertörns överförmyndarnämnd
Rutin för granskning av årsräkning och sluträkning – vuxen (senast reviderad 2015-10-20)
Rutin för djupgranskning (senast reviderad 2013-01-31)
Riktlinjer för arvode till ställföreträdare (senast reviderad 2011-12-14)
Rutin för kontroll av ställföreträdare vid rekrytering (senast reviderad 2015-10-22)
Rutin för vite (senast reviderad 2015-05-04)
Rutin för ansökan om god man (senast reviderad 2015-10-20)
Rutin för rapportering till nämnd (senast reviderad 2015-10-20)