Bordshanteringen är till för att underlätta betalning för restauranger som tar betalt efter att gästerna ätit. Bordshanteringen möjliggör enkel hantering av notor och det går smidigt att lägga till beställningar till notan.
Du kan använda olika kartor för olika platser i restaurangen. Exempelvis, uteserveringen, loungen, loftet, restaurangen och baren.
Eftersom bordshantering är en tillvalsfunktion måste vi aktivera den för att den ska gå att använda.
Bordshantering – Lägg till bord Du skapar bordshanteringen i Backoffice.
• Börja med att logga in på https://onslip360.com
• Tryck på Konfigurera och sen Bordshantering.
• Om du har verksamhet på flera platser väljer du plats i dropdownmenyn.
• Enklast är att börja med att skapa en serie av bord. Så tryck på Skapa serie av bord.
• Ange startnummer i fältet Från.
• Ange sista nummer i fältet Till.
• Förvalt prefix är Bord. Detta kan du ändra. Alternativ kan vara uteservering, övervåningen eller liknande.
• Tryck på Skapa för att spara bordet eller serien av bord.
Vill du lägga till ett bord senare väljer du istället skapa bord. Nu har vi skapat några bord och då är det dags att skapa kartan.
28 Bordshantering – Skapa Bordskartor.
• Börja med att logga in på https://onslip360.com
• Tryck på Konfigurera och sen Bordshantering.
• Växla från fliken Bordshantering till fliken Bordskartor.
• Välj plats i dropdownmenyn.
• Tryck på Skapa bordskarta.
• Ge den ett namn i rutan som visas. Tryck Skapa för att spara.
• Välj bordskarta att arbeta med i dropdownmenyn med bordskartornas namn.
• Tryck nu på -- Infoga bord -- , du kan välja storlek på borden i dropdownmenyn till vänster om knappen -- Infoga bord -- .
• Välj att infoga alla bord ovan om alla borden ska placeras ut på kartan. Det går att placera ut flera bord eller enstaka bord. Det går att bocka av bord som inte ska placeras ut. Saknas det bord går det att skapa nytt bord här också.
• Tryck på Spara ändringar längst ner på sidan. Scrolla ner om du inte ser den.
• Upprepa detta om du ska skapa flera kartor.
Nu kommer en rad med bord att visas i rutnätet. Du kan ändra namn, form och flytta runt bordet på rutnätet.
• Klicka på bordet för att ändra namn och form.
• Förvald form är fyrkant och det kan ändras till cirkel.
• Glöm inte att trycka på spara ändringar när ni är klar.
• Du flyttar borden genom att hålla nere vänster musknapp och dra och släppa bordet på önskad plats. Bordet går att flytta när pilen visar pilar åt fyra håll.
• Storleken på borden går att justera genom att placera musen på ett fyrkantigt bords undre och högra kant och hålla ner vänster musknapp och dra. Eller genom att dra i nedre högra hörnet.
• Runda bord ändras storleken på genom att dra i de små strecken som finns i fältets nedre högra hörn. Cirklar går att ändra till oval genom att dra i dom åt höger och neråt.
På bilden som följer visas ett exempel på hur det kan se ut.
29
Bilden ovan visar ett exempel på hur kartan kan se ut efter att bord ändrat form och storlek.
För att lägga in till exempel uteservering som karta så börjar du om med bordshantering och lägger till fler bord. Sen skapar du en ny karta enligt ovan. Sen väljer du den i
dropdownmenyn som det i bilden ovan står Restaurangen i.
OBS! Ett bord kan bara användas på en karta! Om det läggs in på flera blir notahanteringen felaktig.
30
Kassan
Starta och logga in
Inloggning används för att registrera vem som utfört försäljningen eller funktionen.
För att funktioner eller åtgärder ska kunna genomföras så behöver vanligtvis pågående transaktion, köp, slutföras eller avbrytas.
• Välj din användare I listan, och mata in din PIN-kod.
Listan är bläddringsbar!
• Mata in det belopp du har i växelkassan och tryck OK.
Ingående växelkassa
För varje ny försäljningsperiod behöver du ange ingående växelkassa.
Detta sker när du loggar in i kassan, eller om det skapas en ny försäljningsperiod direkt efter att Z-rapporten (Dagsavslut) tagits ut.
Logga ut
Tryck på Lås kassa för att logga ut.
Konfigurering av kassa
När du har loggat in på kassan kan du anpassa ett antal olika saker i kassan. Det går att konfigurera öresinmatning, ange om den ska öppna kassalådan vid kortbetalning samt kassakoppla kortterminalen. Kassakoppling av kortterminalen beskrivs under avsnittet om installation. Vidare går det att välja vilka av dina betalmetoder som ska gå att använda och det finns möjlighet att dölja några knappar och deras funktioner.
Gå in i menyn Konfigurera
• Tryck på Inställningar.
• Tryck på knappen Konfigurera.
Grön knapp Ja innebär att funktionen är aktiv, eller att knappen syns. Röd Nej innebär att knappen är dold eller att funktionen är avstängd.
Konfigurera - Beteende
• Förvald terminal - innebär alltså kassakoppling av kortterminal. Hur detta görs beskrivs under avsnittet om installation.
• Öresinmatning – välj NEJ om du vill stänga av möjligheten att använda öresinmatning.
• Öppna kassalådan vid kortköp – välj Ja om du vill att kassalådan ska öppnas vid kortköp.
31 Konfigurera – Köksskrivare
Du kan välja att även skriva ut beställningsnummer till kund. Då sätter du denna som Ja. Det skrivs då ut ett extra papper med beställningsnummer som ges till kund.
Konfigurera - Betalmetoder
Du kan välja vilka betalmetoder som går att använda på kassan. Förvald inställning är att alla tillgängliga betalmetoder är aktiverade. Om till exempel möjligheten att skapa
fakturaunderlag ska avaktiveras klickar ni på knappen Ja så den ändras till Nej. Tar ni inte kort eller kontanter går dessa också att avaktivera på samma sätt. Ändras rutinerna senare går det bra att ändra igen.
Konfigurera - Gränssnitt
Genom att avaktivera de här knapparna i appen fås ett renare och enklare utseende. Om företaget har funktionen värdebevis men inte använder Kundvärdebevisfunktionen så går den knappen att avaktivera. Likaså går det att avaktivera knapparna Koppla kund till köp och Nota. Samma sak här står det Ja på raden för knappen så syns den, står det Nej syns den inte. Även dessa knappar går att aktivera om så önskas.
Växelinsättning/Växeluttag
Denna funktion är avsedd för insättningar och uttag av kontanter i kassan som inte avser försäljning eller returer, tex när det läggs in mer växel eller växelkassan minskas. För att åtgärden ska kunna genomföras så behöver pågående transaktion eller köp slutföras, alternativt avbrytas.
Växelinsättning
• Tryck Inställningar och välj Växel Insättning.
• Mata in beloppet och tryck ok.
• Kvittot skrivs ut. Spara kvittot!
Växeluttag
• Tryck Inställningar och välj Växel Uttag.
• Mata in beloppet och tryck ok.
• Kvittot skrivs ut. Spara kvittot!
Konfigurera – Köksskrivare
Om ni har tillvalet köksskrivare aktiverat i er kassa måste detta även ställas in i appen. Det görs i inställningarna i appen. Glöm inte att köksskrivaren måste vara konfigurerad i
Backoffice innan ni kan ställa in den i appen. För inställning i Backoffice, se avsnittet Tillval – Köksskrivare.
32
• Tryck Inställningar och välj Enheter under System. En ny bild visas på skärmen.
• Högst upp finns en rad med knappar.
• Koppla automatiskt, känner av hur enheterna är inkopplade.
• Upptäck tjänster, undersöker om det kopplats in fler enheter.
• Ta bort alla kopplingar, kopplar loss alla enheter.
• Återställ, ångrar ändringar och återkopplar alla enheter.
• Spara inställningar, sparar ändringarna.
• De enheter där det står bunden till denna kassa kan inte ändras, men IM10 kan kopplas bort från Onslip POS Tablet. Onslip POS Z10 har inte en sådan.
Oftast behöver endast köksskrivaren kopplas in. Blir allt rätt finns den att välja redan, eller efter tryck på knappen Upptäck tjänster. Om inte, starta om Onslip360-appen.
Varje köksskrivare har en egen sektion på skärmen. Överskriften har grå bakgrund och den börjar med en skrivarikon. Texten börjar sen med SNBC BTP-R880PII, vilket är modellen på skrivaren. Inom parantes står skrivarens MAC-adress. På raden under står det LAN Printer.
Det går även att konfigurera kassans kvittoskrivare att skriva ut beställningstalongen.
Anslut köksskrivare inkopplad på nätverket
Skrivaren måste vara inkopplad med nätverkssladd på samma router som kassan använder.
• Tryck Inställningar och välj Enheter under System. En ny bild visas på skärmen.
• Tryck på Lägg till funktion på raden LAN Printer.
• Välj skrivaren som ska kopplas in. Namnet angavs när du konfigurerade den i Backoffice.
• Tryck på Spara inställningar och Stäng för att återgå till kassan.
Skriv ut beställning på kassans kvittoskrivare
• Tryck Inställningar och välj Enheter under System. En ny bild visas på skärmen.
• För att skriva ut beställningar på kvittoskrivaren trycker du på Lägg till funktion på raden Seriell port 1 eller 2. Kvittoskrivaren är redan angiven på den raden.
• Välj skrivaren som ska kopplas in. Namnet angavs när ni konfigurerade den i Backoffice.
• Tryck på Spara inställningar och Stäng för att återgå till kassan.
Nu kommer det att skrivas ut en beställning på vald skrivare i samband med köp från varugrupper som har köksskrivare angiven eller när en nota parkeras.
Meddelanden till köket
Det går bra att skriva meddelanden till köket genom att trycka på anteckningsblocksikonen till vänster om pennan på artikelraden i notan.
33
Försäljning
För att funktioner/åtgärder ska kunna genomföras så behövs vanligtvis pågående transaktion/köp avslutas/avbrytas.
Inmatning av produkt
Klicka på den Knappgrupp som knappen finns i och klicka på knappen. Har du streckkoder aktiverat och inlagt i systemet och streckkodsläsaren inkopplad till kassan eller
integrationsmodulen IM10 kan du läsa av streckkoden istället genom att trycka på knappen och belysa streckkoden. Streckkodsläsaren piper när koden är läst.
Korrigera inmatad produkt
Klicka på pennan till höger om produkten i notan.
Korrigera antal
• Klicka på pennan till höger om produkten i notan.
• Klicka på + och – för att korrigera antal.
Du kan även klicka på ange för att skriva in antalet direkt. Ange antal och klicka på ok.
Var uppmärksam på decimalerna.
• Klicka på uppdatera.
Lägg till rabatt
• Klicka på pennan till höger om produkten i notan.
• Klicka på Lägg till rabatt.
• Ange rabatt i kronor eller i procent.
Du kan klicka på x för att ta bort rabatten och börja om om det blivit fel.
• Klicka på uppdatera.
Rabatten syns under produkten i notan.
Ändra pris på en produkt Du kan ändra pris på en produkt.
• Klicka på pennan till höger om produkten i notan.
• Klicka på Ändra till höger om á pris.
• Ange pris och klicka på ok.
Var uppmärksam på decimalerna.
• Klicka på uppdatera.
Lägg till en beskrivning
Du kan lägga till en beskrivning av produkten.
Detta kan vara bra om du tex har en öppen produkt.
• Klicka på pennan till höger om produkten i notan.
• Klicka på Ändra till höger om Beskrivning.
34
• Mata in beskrivning.
Klicka i inmatningsfältet. Mata in beskrivning. Klicka på kör. Klicka på spara.
• Klicka på uppdatera.
Inmatning av öppet antal
Om artikeln är skapad utan mängd så ombeds du att ange mängd varje gång du väljer produkten.
• Ange mängd och tryck OK.
Inmatning av öppet pris
Om artikeln är skapad utan ett pris så har artikeln ett öppet pris och du ombeds då att ange pris varje gång du väljer produkten.
• Ange priset och tryck OK.
Lådöppning
Du öppnar kassalåda genom att klicka på Kassalåda. Varje lådöppning registreras.
Nota
Det är möjligt att parkera ett pågående köp. Du kan ha flera notor och du namnger varje nota som du skapar. Knapparna Parkera, Hämta och Nota finns högst upp till höger på skärmen. Hämta och Parkera visas inte samtidigt utan finns på samma knapp. Det står Hämta på den om det inte är något inslaget i en nota och om det är produkter inslagna i en nota står det Parkera.
OBS! Knappen Nota visas endast om tillvalet Bordshantering är aktiverat.
Parkera en nota och bordshantering
Du har slagit in alla produkter och vill nu parkera notan.
Exempel 1, utan bordshantering.
• Klicka på Parkera. Notan sparas. Sorteras på klockslag.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
• Notan är parkerad.
35 Exempel 2, med bordshantering.
• Klicka på Parkera.
• Nu visas en bild med en bordskarta. Det går att byta mellan olika kartor samt att spara notorna som lösa notor.
• Tryck på det bord som notan ska sparas till.
• Lösa notor fungerar ungefär som Exempel 1 ovan, men med skillnaden att ni får namnge den.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
• Notan är parkerad.
Lägg till produkter i en parkerad nota Exempel 1, utan bordshantering.
• Klicka på Hämta
• Klicka på Hämta vid den nota som du vill öppna.
• Notan är öppen.
• Slå in produkterna ni vill lägga till i notan.
• Parkera notan.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
Exempel 2, med bordshantering.
• Klicka på Hämta
• Välj bordskarta och klicka på bordet vars nota ska hämtas.
• Bord med en parkerad nota visas i vitt.
• Notan är öppen.
• Slå in produkterna ni vill lägga till i notan.
• Parkera notan.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
36 Slå ihop notor
Börja med att hämta en nota, sen kan den slås ihop med en annan parkerad nota.
Klicka på Hämta. Klicka på den nota som du vill öppna. Notan är öppen. Den sammanslagna notan kommer att få detta namn.
• Klicka på Hämta.
• Välj första notan i bordskartan eller i lösa notor.
• Tryck på Nota och sen slå ihop.
• Välj nota som ska slås ihop i bordskartan eller i lösa notor.
• Nu får du ett varningsmeddelande om att den valda notan kommer att försvinna och slås ihop med annan nota.
• Tryck på OK för att slå ihop. Tryck på Avbryt om du inte ska slå ihop notorna.
• Den sammanslagna Notan är öppen.
Notan får namnet från den först öppnade notan.
För att parkera: Tryck Parkera.
För att ta betalt: Tryck Ta betalt.
Dela upp notor
Det går att dela upp notor. Börja med att hämta notan som ska delas.
• Klicka på Nota och välj Dela upp.
• Välj de produkter som du vill lägga i en ny nota.
• Du kan även välja att dela på en produkt och sedan dela på notan.
• Klicka på produkten som du vill dela under aktuell nota.
• Välj hur många delar du vill dela upp vald artikel. (Du kan även fritt mata in antalet delar om du väljer 1/x). Produkten är nu delad.
• Välj produkterna som du vill lägga i en ny nota.
• Klicka på Ok.
• Den nya Notan är nu öppen.
För att parkera: Tryck Nota och välj Parkera.
För att ta betalt: Ta betalt.
Ta betalt för notor
Klicka på Hämta och välj sedan nota. Klicka på den nota som du vill öppna.
• Notan är öppen.
• Ta betalt.
Radera notor
Klicka på Hämta och välj den nota du vill radera.
• Notan är öppen.
• Klicka på rensa.
• Bekräfta genom att trycka ok.
Notan är rensad.
37 Radera alla öppna notor
Klicka på Nota och klicka sedan på Välj i dropdownmenyn.
Klicka på Radera alla öppna notor.
• Bekräfta genom att trycka ok.
Notorna är rensade.
Värdebevis
Värdebeviset är en skuld som du har till kunden. Det kan vara ett Presentkort eller ett Tillgodohavande kunden har gentemot er.
Skapa ett Värdebevis
• Klicka på den knappgrupp där du har lagt värdebeviset och klicka på knappen för värdebeviset.
• I rutan som kommer fram anger du ett nummer. Var noga med att det är ett unikt nummer. Om det är ett befintligt nummer så fyller du på ett gammalt värdebevis med mer pengar. Numret kan vara personnummer, serienummer på plastkort eller annat kort som används för identifiering av värdebeviset.
• I nästa ruta som kommer fram ändrar du giltighetstiden genom att klicka på den orangea knappen och väljer sen giltighetstid i Dropdownmenyn. Förvalt är 10 år på Skatteverkets rekommendation. Ofta används kortare giltighetstider.
• Koppla värdebeviset till en kund kan med fördel lämnas tom. Detta används bara i specifika fall. Koppla det till en kund genom att klicka på den gråa knappen Välj. Om kunden är inlagd i ert kundregister letar ni rätt på kunden i listan till höger i det nya fönster som öppnas. Finns kunden inte inlagd i kundregistret lägger ni in kunden i formuläret. Var gärna noga med att få in alla uppgifter här. Det underlättar om ni har flera kunder mad samma namn. När ni är klar trycker ni på den gröna knappen Ok så ni kommer tillbaka ett steg.
• Skriv in beloppet som värdebeviset ska ha som saldo.
• Ta betalt som vanligt med kontant eller kort.
Ta betalt med ett Värdebevis
• Slå in försäljningen precis som vanligt och tryck Ta betalt.
• Tryck på den blåa knappen Annat. En ny meny visas med inlagda valutor, Värdebevis och Fakturaunderlag. Välj Värdebevis.
• Ange beloppet som ska dras från värdebeviset. Tryck Ok.
• Knappa in värdebevisets nummer. Tryck Ok.
• Tryck slutför. Kvittot skrivs ut. På kvittot finns information om värdebevisets nya saldo.
38 Delad betalning med Värdebevis
Börja med att göra som beskrivs ovan. Om beloppet att betala överstiger saldot på värdebeviset visas det efter att värdebeviset valts. Så nu fortsätter vi från Knappa in värdebevisets nummer. Tryck Ok.
• Om saldot på värdebeviset inte täcker hela köpet kommer en ny ruta att visas på skärmen som säger: Värdebeviset saknar täckning (Kreditgräns nådd). På raden under står sen saldot på värdebeviset. Det innebär att betalningen måste delas upp.
• Notera saldot på värdebeviset.
• Tryck OK.
• Tryck på den blåa knappen Annat. En ny meny visas med inlagda valutor, Värdebevis och Fakturaunderlag. Välj Värdebevis.
• Ange beloppet som ska dras från värdebeviset. Får inte överstiga saldot på värdebeviset. Tryck Ok.
• Knappa in värdebevisets nummer. Tryck Ok.
• Välj Kontant eller Kort med blå knapp. Bekräfta beloppet genom att trycka Ok.
• Tryck slutför. Kvittot skrivs ut. På kvittot finns information om värdebevisets nya saldo.
Kundkopplade Värdebevis
Kundkopplade värdebevis fungerar på samma sätt som vanliga värdebevis, men med några skillnader. Eftersom de här värdebevisen är registrerade på en specifik kund är de sökbara.
Förutsättningen är att värdebeviset kundkopplas när det säljs och att den gula knappen Kundvärdebevis används för val av kund.
• Kundkopplas vid försäljning av värdebeviset.
• Betalning med kundkopplat värdebevis fungerar likadant som med vanliga. Kan även utföras med gul knapp Kundvärdebevis.
• Genomför försäljningen genom att trycka gul knapp Kundvärdebevis. Välj sen kund.
Kvittot skrivs ut direkt.
• Är saldot för lågt, delbetala med blå Kort eller Kontantknapp först och välj värdebevis med gul knapp Kundvärdebevis efter. Köpet slutförs då direkt vid tryck på gula knappen Kundvärdebevis.
Fakturaunderlag
Fakturaunderlag används för att skapa ett underlag för fakturering och bokförs inte som försäljning. Det skapas endast ett underlag så att du har alla uppgifter som krävs för att fakturera kunden.
• Skapa en vanlig försäljningsnota genom att välja produkterna som kunden ska ha.
• Klicka på Ta betalt.
• Klicka på Annat.
• Klicka på Faktura.
39
• Ange kundens fakturauppgifter eller välj en försparad faktureringskund i kundregistret och klicka på ok.
Om du har angett faktureringsuppgifterna manuellt så får du frågan om du vill spara kunden i kundregistret? Välj Spara eller Spara inte.
• Ange referens.
Klicka i inmatningsfältet. Mata in referens och klicka på kör.
• Klicka på Skriv ut fakturaunderlag.
Två kvitton skrivs ut.
• Kunden ska ange personnummer och signera butikens kvitto.
Betalning med kort
Produkterna är valda och du ska nu ta betalt.
Kassakopplad kortbetalning jämnt belopp
• Tryck Ta betalt.
• Tryck Kort OK.
Kassan skickar automatiskt ut korrekt belopp till kassakopplad kortterminal.
• Följ instruktionerna på kortterminalen.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
• Kassakvittot skrivs ut.
Kassakopplad kortbetalning ett högre belopp
• Tryck Ta betalt.
• Tryck Pil upp bredvid Kort och välj din kassakopplade kortterminal.
• Ange belopp och tryck på OK.
Kassan skickar automatiskt ut beloppet till kassakopplad kortterminal.
• Följ instruktionerna.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
• Kassakvittot skrivs ut.
Ej kassakopplad kortbetalning jämnt belopp
Du har genomfört transaktionen på ett jämnt belopp i terminalen och ska nu stämpla in det kassan
• Tryck Ta betalt.
• Tryck Kort OK.
Kassan slår ut försäljning på jämnt belopp.
• Om ni har köksskrivare installerad skrivs nu beställningen ut på vald köksskrivare.
• Kassakvittot skrivs ut.
Ej kassakopplad kortbetalning ett högre belopp
Du har genomfört transaktionen på ett högre belopp i terminalen och ska nu stämpla in det
Du har genomfört transaktionen på ett högre belopp i terminalen och ska nu stämpla in det